Bulun ve düzenleyin: Her belgeyi saniyeler içinde bulun

Aramak yerine soru sorun

Merhaba ve PaperOffice AI Akademisi’ne hoş geldiniz. Bu film bulma ve düzenlemeyi ele alıyor: klasör yapıları tutmadan her belgeyi saniyeler içinde nasıl bulabileceğinizi. Önce sonuç: Basitçe soruyoruz: Veldtmann hangi faturaları gönderdi? PaperOffice soruyu anlıyor, ilgili belgeleri buluyor ve yanıtın belgenin tam olarak neresinde olduğunu vurguluyor. Her şey yine de düzenli: yapay zekânın kendisinin önerdiği sanal klasörlerde ve belgeler ile tedarikçiler arasındaki bağlantılarda. Adımları şöyle izleyeceğiz: önce arama, sonra anlama göre arama, sayılar ve tutarlar, filtreler ve gruplar, sanal klasörler, belge türleri, bağlantılar ve son olarak zaman çizelgesi ile sürümler.

Arama

Arama kutusunu en üstte, arama alanında kullanırsınız. Solda Ajana sorun ve Ara arasında geçiş yaparsınız. Burada kalıp bu Workspace’te Veldtmann için arama yapıyoruz. PaperOffice dört yerde aynı anda arar: dosya adında ve veri alanlarında, tanınan metinde, tanınan şirketlerde, kişilerde ve tutarlarda ve anlam üzerinden. Bunun sonucunda tek bir liste oluşur. En üstte en iyi eşleşmeyi görürsünüz. Önem derecesi göstergesi, bir sonucun nereden geldiğini ve aramanızla ne kadar iyi uyuştuğunu gösterir. Bir sonucu açın; önizleme isabetin konumuna atlar ve belgede onu vurgular. Bir sonraki isabete geçmek ve tüm geçtiği yerleri dolaşmak için okları kullanın. Tek tıkla yalnızca Workspace’te değil, tüm Workspace’lerde arama yaparsınız. Son aramalarınız da her zaman hazır bekler.

Anlama göre arama

Belgede hangi kelimenin geçtiğini bilmeniz gerekmez. Basitçe bir soru sorun, örneğin: Hangi sözleşmeler otomatik olarak yenileniyor ve fesih için bildirim süresi nedir? Tamamen farklı ifadeler kullanılsa bile ilgili sözleşmeleri bulursunuz. Önem derecesi göstergesi, bunların anlama dayalı eşleşmeler olduğunu gösterir. Genel kural: Bir ya da iki anahtar kelime PaperOffice tarafından harfi harfine ve çok hızlı aranır. Tam cümleler ve sorular anlamlarıyla anlaşılır. Anlama göre arama, AI-DMS Premium seviyesinde veya üzerindeki Workspace’lerde kullanılabilir. Seviyeyi her Workspace için ayrı ayrı seçersiniz.

Sayılar ve tutarlar

Sayıları doğrudan bulabilirsiniz: bir fatura numarası, bir satın alma siparişi numarası ya da bir irsaliye numarası, belgede göründüğü gibi. PaperOffice ayırıcıları ve para birimiyle yazılan bir tutarı tutar olarak tanır. Böylece 18.500 euroluk süreçle ilgili tüm belgeleri, yani sipariş, fatura ve ödemeyi hemen bulabilirsiniz. Ayrıca IBAN’ı boşluksuz girdiğinizde bu banka hesap numarasını içeren her belge listelenir. Bir tedarikçi birdenbire yeni hesap bilgileri gönderdiğinde bu özellikle işe yarar.

Filtreleme ve gruplama

Filtreler listeyi daraltır. Yalnızca son 30 gün içinde eklenmiş faturaları gösteriyoruz. Daha da hızlısı: Listedeki bir değere, örneğin bir belge türüne ya da anahtar kelimeye tıklayın; liste buna göre filtrelenir. Gruplandırma listeyi yeniden düzenler, örneğin göndericiye göre. Böylece hangi belgenin hangi tedarikçiden geldiğini bir bakışta görürsünüz. Sık ihtiyaç duyduğunuz bir kombinasyonu görünüm olarak kaydedebilirsiniz. Ve tek tıkla tüm filtreleri sıfırlayabilirsiniz.

Sanal klasörler

Klasörler halinde düşünmeyi tercih ederseniz klasör görünümünü açabilirsiniz. Klasörleri kimse elle oluşturmaz: işleme sırasında yapay zekâ her belge için uygun depolama yollarını önerir ve bunları mevcut yapınıza ekler. Belgede önerileri Depolama Yolları altında görürsünüz. Ek yollar da ekleyebilirsiniz; örneğin yıllık mali tablolar için bir klasör. Asıl güzel yanı, klasörlerin sanal olması. Bir belge aynı anda birden fazla klasörde olabilir, çoğaltılmadan.

Belge türleri

Yapay zekâ belge türünü kendisi tanır: fatura, teslimat notu, sözleşme ve daha birçok tür. Listeyi Belge türleri altında görüntüleyebilirsiniz. Bir tür eksikse oluşturun; örneğin Bakım raporu. Yapay zekâya kısa bir talimatla bu türü nasıl tanıyacağını anlatın. Sınıflandırma için tür etkinse yapay zekâ bundan sonra yeni belgeleri otomatik olarak bu türe atar. Hangi ajanın bu türdeki verileri okuduğunu IDP Agents videosunda göstereceğiz.

Bağlantılar

Her belge kiminle ilgili olduğunu bilir. Bağlantılar altında, yapay zekânın antetten belirlediği iş ortağını bulursunuz. Belgeleri sürükleyerek birbirine bağlayabilirsiniz; örneğin teslimat notunu faturanın üzerine sürükleyin ve bağlantı türü olarak “Ait olduğu” seçin. Bundan sonra bir belgeden diğerine anında geçebilirsiniz. Organizasyonlar altında ise her tedarikçiyi, tüm Workspace’lerdeki tüm belgeleriyle birlikte görürsünüz.

Zaman çizelgesi ve sürümler

Zaman çizelgesi belgeleri tarihe göre düzenler; örneğin vade tarihine göre. Böylece bu ay neyin geleceğini görürsünüz. Bir sözleşme değişirse ek değişikliği yeni bir sürüm olarak yükleyin. Belge aynı kalır, tüm bağlantıları bozulmaz ve önceki sürüm korunur. Sürümleri karşılaştır, iki sürümün ne kadar benzediğini, hangi sayfaların değiştiğini gösterir ve değişiklikleri birkaç cümlede özetler. Eski sürüm gerçekten doğruysa onu yeni bir sürüm olarak geri yükleyebilirsiniz; hiçbir şey kaybolmaz.

Özet

Bu, bulma ve düzenlemeydi: her şey için arama, anahtar kelimeler yerine sorular, filtreler ve gruplar, sanal klasörler, özel belge türleri, bağlantılar, zaman çizelgesi ve sürümler. Sonraki bölümlerde IDP Agents’ı ve belgeleri tarayıcı üzerinden ve telefonla nasıl güvenli biçimde paylaşabileceğinizi ele alacağız. Bir sonraki sefere kadar PaperOffice AI Akademisi’nde görüşmek üzere.