Q1 Energie AG
Q1 Energie AG prevádzkuje sieť viac ako 250 čerpacích staníc. S PaperOffice AI sa spracovanie dokladov od dodávateľských faktúr, dokumentov o dodržiavaní predpisov a účtov z čerpacích staníc zrýchlilo o 78 %.
Dôvera vedúcich spoločností po celom svete
Jediný oficiálny DMS
Situácia
Q1 Energie AG spravuje sieť viac ako 250 čerpacích staníc s denným tokom dokladov od dodávateľských faktúr, protokolov o údržbe, kalibračných kontrol a dokumentov o dodržiavaní predpisov.
Každá stanica generuje v priemere 40-60 dokumentov týždenne. Manuálne zadávanie a priraďovanie si vyžadovalo značné personálne zdroje v centrále.
Regulačné požiadavky energetického sektora vyžadujú neprerušiteľnú sledovateľnosť všetkých dokladov s lehotami uchovávania až do 10 rokov.
Pri viac ako 250 staniciach a 60 dokumentoch týždenne na stanicu hovoríme o viac ako 15 000 dokladoch mesačne. Manuálne spracovanie už nebolo udržateľné.
Výzva & Riešenie
Výzvy
- Viac ako 15 000 dokladov mesačne z viac ako 250 čerpacích staníc
- Heterogénne typy dokumentov: faktúry, kalibračné protokoly, správy o údržbe
- Regulačné požiadavky na uchovávanie až do 10 rokov
- Manuálne priraďovanie dokladov k jednotlivým staniciam a nákladovým strediskám
- Oneskorenia v mesačnom uzávierke kvôli chýbajúcim dokladom
Riešenia s PaperOffice
- AI-riadená automatická klasifikácia a extrakcia údajov
- Automatické priraďovanie k staniciam pomocou OCR rozpoznaných čísel staníc
- Auditne overené dlhodobé archivovanie v súlade s GoBD
- Dashboard v reálnom čase pre stav dokladov všetkých staníc
- Integrácia s účtovníctvom SAP a interným ERP
Proces implementácie
Merateľné výsledky
Pred vs. Po
PaperOffice premenil naše spracovanie dokladov z neustáleho úzkeho hrdla na plynulý automatizovaný proces. 250 staníc, jeden systém.
Prečo PaperOffice?
Optimalizujte svoju sieť čerpacích staníc
Zistite, ako PaperOffice revolučným spôsobom mení procesy spracovania dokumentov v energetickom sektore.