PRÍPADOVÁ ŠTÚDIA

Energetika a čerpacie stanice

Q1 Energie AG

Osnabrück, Nemecko

Q1 Energie AG prevádzkuje sieť viac ako 250 čerpacích staníc. S PaperOffice AI sa spracovanie dokladov od dodávateľských faktúr, dokumentov o dodržiavaní predpisov a účtov z čerpacích staníc zrýchlilo o 78 %.

78%

Rýchlejšie spracovanie dokladov

357+

Pripojené stanice

15 000+

Doklady/mesiac automatizované

99,7%

Presnosť rozpoznávania

Dôvera vedúcich spoločností po celom svete

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situácia

Q1 Energie AG spravuje sieť viac ako 250 čerpacích staníc s denným tokom dokladov od dodávateľských faktúr, protokolov o údržbe, kalibračných kontrol a dokumentov o dodržiavaní predpisov.

Každá stanica generuje v priemere 40-60 dokumentov týždenne. Manuálne zadávanie a priraďovanie si vyžadovalo značné personálne zdroje v centrále.

Regulačné požiadavky energetického sektora vyžadujú neprerušiteľnú sledovateľnosť všetkých dokladov s lehotami uchovávania až do 10 rokov.

Pri viac ako 250 staniciach a 60 dokumentoch týždenne na stanicu hovoríme o viac ako 15 000 dokladoch mesačne. Manuálne spracovanie už nebolo udržateľné.

Výzva & Riešenie

Výzvy

Viac ako 15 000 dokladov mesačne z viac ako 250 čerpacích staníc
Heterogénne typy dokumentov: faktúry, kalibračné protokoly, správy o údržbe
Regulačné požiadavky na uchovávanie až do 10 rokov
Manuálne priraďovanie dokladov k jednotlivým staniciam a nákladovým strediskám
Oneskorenia v mesačnom uzávierke kvôli chýbajúcim dokladom

Riešenia s PaperOffice

AI-riadená automatická klasifikácia a extrakcia údajov
Automatické priraďovanie k staniciam pomocou OCR rozpoznaných čísel staníc
Auditne overené dlhodobé archivovanie v súlade s GoBD
Dashboard v reálnom čase pre stav dokladov všetkých staníc
Integrácia s účtovníctvom SAP a interným ERP

Proces implementácie

Týždeň 1-2

Analýza

Zber všetkých typov dokumentov a tokov dokladov zo siete čerpacích staníc.

Týždeň 3-4

Tréning AI

Tréning klasifikačných modelov pre doklady špecifické pre čerpacie stanice.

Týždeň 5-6

Integrácia

Pripojenie k SAP a interným systémom, pilotná prevádzka s 20 stanicami.

Týždeň 7-8

Nasadenie

Postupné nasadenie na všetky stanice (357+) vrátane školenia.

Merateľné výsledky

78%

rýchlejšie spracovanie dokladov

357+

pripojené stanice

15 000+

doklady/mesiac

99,7%

presnosť rozpoznávania

Pred vs. Po

Metrika

Pred

Spracovanie dokladov

3-5 dní

< 1 deň

Mesačný uzávierka

12 pracovných dní

4 pracovné dni

Chýbajúce doklady

8-12 % mesačne

< 0,5 %

Manuálne priraďovanie

3 FTE na plný úväzok

Plne automatizované

Audit dodržiavania predpisov

2-3 týždne

2 dni

PaperOffice premenil naše spracovanie dokladov z neustáleho úzkeho hrdla na plynulý automatizovaný proces. 250 staníc, jeden systém.

Prečo PaperOffice?

Odbornosť v energetickom sektore

Špeciálne optimalizované pre požiadavky sietí čerpacích staníc a energetických dodávateľov.

V súlade s GoBD

Auditne overené archivovanie s úplnou dokumentáciou auditnej stopy.

Transparentnosť v reálnom čase

Dashboard so stavom dokladov všetkých staníc v reálnom čase.

Optimalizujte svoju sieť čerpacích staníc

Zistite, ako PaperOffice revolučným spôsobom mení procesy spracovania dokumentov v energetickom sektore.

Kontaktujte nás Všetky prípadové štúdie

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key