PRÍPADOVÁ ŠTÚDIA

Obalový priemysel a výroba

Ritter Verpackungen GmbH

Nemecko

Ritter Verpackungen, popredný poskytovateľ obalových riešení, zrevolucionizoval svoj proces od objednávky po platbu vďaka plne automatizovanému spracovaniu dokumentov.

70%

Ušetrený čas

500+

Objednávok/deň

99.5%

Presnosť

2 FTE

Ušetrené

Dôvera vedúcich spoločností po celom svete

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situácia

Ritter Verpackungen spracúva denne viac ako 500 objednávok, pričom každá generuje viacero dokumentov: potvrdenia objednávok, výrobné príkazy, dodacie listy a faktúry. Manuálne spracovanie tohto objemu dokumentov spotrebovalo značné administratívne zdroje.

S prísnymi dodacími lehotami a náročnými zákazníkmi v automobilovom a potravinárskom priemysle akékoľvek oneskorenie v spracovaní dokumentov priamo ovplyvnilo spokojnosť zákazníkov a peňažné toky.

Účtovné oddelenie strávilo denne viac ako 3 hodiny manuálnym zadávaním údajov z dodacích listov do faktúr, často pracovali nadčasy, aby splnili termíny na konci mesiaca.

Najímali sme ďalších zamestnancov len na spracovanie papierovej agendy. Naši kvalifikovaní zamestnanci vykonávali opakované zadávanie údajov namiesto práce s pridanou hodnotou.

Výzva & Riešenie

Výzvy

Viac ako 500 denných objednávok generujúcich tisíce dokumentov týždenne
Viac ako 3 hodiny denne manuálneho zadávania údajov z dodacích listov do faktúr
Časté chyby pri manuálnom vytváraní faktúr (2-3% chybovosť)
Oneskorené fakturovanie ovplyvňujúce peňažné toky
Obtiažnosť párovania dodávok s objednávkami pri sporoch

Riešenia s PaperOffice

Extrakcia údajov z dodacích listov a objednávok pomocou AI
Automatické generovanie faktúr na základe potvrdení o dodaní
Inteligentné párovanie objednávok, dodávok a faktúr
Sledovanie dokumentov v reálnom čase počas celého životného cyklu objednávky
Automatizované archivovanie s úplnou auditnou stopou pre dodržiavanie predpisov

Proces implementácie

1.-2. týždeň

Mapovanie procesov

Analýza pracovného postupu od objednávky po platbu, typov dokumentov a požiadaviek na integráciu ERP.

3.-4. týždeň

Tréning AI

Tréning modelov AI na špecifických dodacích listoch, faktúrach a formátoch objednávok spoločnosti.

5.-6. týždeň

Integrácia ERP

Obojsmerná integrácia s existujúcim ERP systémom pre bezproblémový tok údajov.

7.-8. týždeň

Nasadenie a optimalizácia

Fázové nasadenie s nepretržitým monitorovaním presnosti a zdokonaľovaním modelov.

Merateľné výsledky

70%

Ušetrený čas

500+

Objednávok denne

99.5%

Presnosť

2 FTE

Prerozdelených

Pred vs. Po

Metrika

Pred

Čas spracovania faktúr

3+ hodiny/deň

< 30 min/deň

Chyby pri zadávaní údajov

2-3%

< 0.5%

Časový cyklus fakturácie

3-5 dní

V ten istý deň

Vyhľadávanie dokumentov

10-15 minút

Okamžité

Personál na spracovanie

3 zamestnanci

1 zamestnanec (dohľad)

PaperOffice v priebehu niekoľkých týždňov odstránil naše nedoriešené dokumenty. Náš účtovný tím sa teraz zameriava na analýzu a zákaznícky servis namiesto zadávania údajov. Návratnosť investícií bola viditeľná už v prvom štvrťroku.

Prečo PaperOffice?

Extrakcia údajov pomocou AI

Extrakcia s presnosťou 99,5 % z dodacích listov a faktúr - bez ohľadu na formát alebo rozloženie.

Integrácia ERP

Bezproblémová integrácia so SAP, Microsoft Dynamics a ďalšími hlavnými ERP systémami.

Analýza procesov

Viditeľnosť v reálnom čase stavu spracovania dokumentov a identifikácia úzkych miest.

Automatizujte spracovanie dokumentov

Zistite, ako PaperOffice pomáha výrobným spoločnostiam eliminovať manuálne spracovanie dokumentov.

Kontaktujte nás Všetky prípadové štúdie

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key