Okresný úrad šerifa Baldwin County
Okresný úrad šerifa Baldwin County, zodpovedný za jeden z najrýchlejšie rastúcich okresov v Alabame, čelil obrovskej úlohe digitalizácie desaťročí záznamov presadzovania práva pri súčasnom dodržiavaní súladu s predpismi CJIS.
Dôvera vedúcich spoločností po celom svete
Jediný oficiálny DMS
Situácia
Baldwin County v Alabame je jedným z najrýchlejšie rastúcich okresov v Spojených štátoch. S populáciou, ktorá sa za posledné dve desaťročia takmer zdvojnásobila, sa úrad šerifa ocitol zaplavený papierovými záznamami nahromadenými za viac ako 50 rokov prevádzky.
Viac ako 500 000 fyzických spisov bolo roztrúsených na viacerých skladovacích zariadeniach. Zástupcovia strávili v priemere 45 minút hľadaním jedného záznamu počas aktívneho vyšetrovania. Toto oneskorenie nebolo len neefektívne – bolo potenciálne nebezpečné.
K zložitej situácii pridáva aj to, že všetky záznamy presadzovania práva musia spĺňať bezpečnostnú politiku FBI pre informácie o trestnom súdnictve (CJIS), čo je jeden z najprísnejších štandardov ochrany údajov v Spojených štátoch.
"Naši zástupcovia jazdili cez okres, aby získali prístup k archivovaným záznamom počas aktívneho vyšetrovania. V presadzovaní práva môžu tieto stratené minúty znamenať rozdiel medzi chytením podozrivého alebo nie."
Výzva & Riešenie
Výzvy
- Viac ako 500 000 fyzických záznamov v rôznych archívoch po celom okrese
- Priemerný čas hľadania 45 minút počas aktívneho vyšetrovania
- Žiadny mobilný prístup pre zástupcov v teréne
- Vyžadovaný prísny súlad s bezpečnostnou politikou FBI CJIS
- Rýchlo rastúca populácia neustále zvyšovala pracovné zaťaženie
Riešenia s PaperOffice
- Kompletná digitalizácia všetkých historických záznamov pomocou AI-OCR (99,8 % presnosť)
- Cloudové riešenie vyhovujúce CJIS s šifrovaním AES-256 a auditnými stopami
- Bezpečná mobilná aplikácia pre viac ako 200 zástupcov s biometrickou autentizáciou
- Automatické prepojenie osôb, vozidiel, adries a prípadov
- Vyhľadávanie v reálnom čase vo všetkých záznamoch a externých databázach
Proces implementácie
Merateľné výsledky
Pred vs. Po
V presadzovaní práva počíta každá sekunda. S PaperOffice naši zástupcovia nájdu kritické informácie za sekundy namiesto hodín. To doslova zachraňuje životy. Systém sa vrátil v prvom roku len vďaka zníženým nákladom na skladovanie.
Prečo PaperOffice?
Modernizujte svoje oddelenie
Zistite, ako PaperOffice pomáha orgánom presadzovania práva bezpečne digitalizovať a zostať v súlade s CJIS.