V ďalšom článku vám ukážeme, ako zvýšiť efektivitu vášho podniku, znížiť ľudské chyby vyššou presnosťou, znížiť aktuálne náklady, maximalizovať vašu kancelársku plochu, zachovať integritu údajov a zlepšiť bezpečnosť údajov.
Vyjednáme vám výhody systému PaperOffice Dokumentenmanagementsystem, ako si môžete zaručiť zníženie nákladov až o 92% vďaka nasadeniu DMS.
Okrem toho vám vysvetlíme, čo sú regulárne výrazy (Regex) a v druhej časti tohto článku vám uvedieme konkrétne príklady použitia REGEX.
Dozviete sa, ako vám môžu pomôcť rýchlo, efektívne a bez ručného zadávania údajov extrahovať požadované údaje z vašich dokumentov.
Technológia s tromi kúzelnými písmenami - OCR
Čo vlastne znamená OCR a na čo sa používa?
Optické rozpoznávanie znakov (OCR) sa v dnešnej dobe často používa na extrahovanie informácií z rôznych dokumentov, ako napríklad účteniek, na digitalizáciu fyzických papierových dokumentov a na optimalizáciu toku dokumentového manažmentu.
Použitie OCR rozpoznávania textu poskytuje firmám obrovskú výhodu, pretože prispieva k automatizácii spracovania dokumentov, procesu, ktorý zohráva významnú úlohu v každom odvetví.
OCR, skratka z termínu "Optical Character Recognition", umožňuje softvérovému produktu rozpoznávať text z digitálneho obrazu a extrahovať ho. Je nevyhnutný napríklad pre čítanie a analýzu skenovaných dokumentov.
Ale aj keď je OCR pre účely účtovného dôkazovania užitočný, jednoduchý OCR čítačka nestačí na dosiahnutie dostatočne presných výsledkov.
Preto, pre dosiahnutie dostatočne presných výsledkov sa odporúča nasadiť systém na správu dokumentov, ktorý už má rozsiahlu OCR funkciu štandardne zahrnutú, ako je napríklad PaperOffice DMS.
Pre každý dokument PaperOffice vykoná OCR rozpoznávanie textu, indexuje celý text obsahu a poskytuje vám vďaka integrovanej pokročilej vyhľadávačke najvýkonnejší nástroj pre vyhľadávanie DMS na svete. Vôbec nič nemusíte robiť!
Výhody digitalizácie
Takmer každý, kto sa zaoberá otázkou zníženia nákladov v spoločnosti, sa iste stretol s termínom „digitalizácia“.
Obvykle sa všetky doklady v spoločnosti ukladajú na jedno miesto. Spracovanie dokumentov sa začína až po niekoľkých dňoch. Pre manuálnu digitalizáciu musia byť vyhľadané relevantné informácie, zaznamenané do tabuľky a overené, či sú údaje správne. Až potom je možné pokračovať s ďalšími dokumentmi, až nakoniec digitalizujete stohy účtov a iných dokumentov.
Možno budete musieť dokonca vykonať ďalší krok pre nahranie tabuľky do rôznych systémov z dôvodu podnikových alebo účtovných potrieb.
Znie to hrozne, že?
Systém na správu dokumentov, ktorý už obsahuje automatizované rozpoznávanie textu, vám môže znížiť procesovanie z niekoľkých hodín alebo dokonca dní na niekoľko minút.
Vzhľadom na to sa vykonajú podrobné informácie o dokumentoch, dokument sa opatrí kľúčovými slovami a dokáže sa automaticky prepojiť so zadaným kontaktom v prípade potreby vďaka extrahovaným informáciám.
Jediné, čo musíte urobiť, je digitalizovať súbory skenovaním alebo zaslaním e-mailom v digitálnej forme, ako je napríklad do PaperOffice.
Systém na správu dokumentov vykoná všetko ostatné za vás.
Tip
-Implentation of "Die 10 wichtigsten Vorteile der Digitalisierung der Papier-Dokumente" gibt es übrigens einen speziellen Beitrag:
Načítanie relevantných informácií o dokumente
Inteligentne sú rozpoznané, extrahované a použité relevantné informácie o dokumentoch, ako sú dátumy, čiastky, typy dokumentov, kľúčové slová a údaje o doklade na ich označenie. Okrem toho sa vyhľadávajú a extrahujú informácie o dokumente týkajúce sa dokladu, ako je čistá suma, hrubá suma, daňová sadzba a mena dokumentu. Tento inteligentný proces rozpoznávania údajov prebieha v PaperOffice úplne automaticky.
Bohužiaľ, počas skenovacieho procesu fyzických dokumentov sa môže vyskytnúť niekoľko faktorov, ktoré môžu ovplyvniť kvalitu obrazu, ako je zarovnanie, zrasty, veľkosť písma, jas, rukou písané texty a ďalšie. Toto ovplyvňuje kvalitu rozpoznávania textu a extrahovania informácií. Preto sa môže stať, že predtým naučené šablóny dokumentov nie sú rozpoznané alebo informácie o dokumentoch nie sú správne zaznamenané.
Práve tu prichádzajú do hry pravidelné výrazy (Regex).
Regulárne výrazy (Regex) sú fantastickým spôsobom hľadania presných hodnôt v texte.
V druhej časti článku podrobne vysvetľujeme, ako presne použiť regulárne výrazy na základe konkrétnych príkladov. Viac sa o tom môžete dozvedieť v druhej časti článku.
Začať je jednoduchšie, ako si myslíte.
Máte stále obavy, že to nezvládnete? Prečítajte si príklady zo života našich zákazníkov o integrácii PaperOffice do svojho podnikania a presvedčte sa sami o jednoduchosti alebo si jednoducho vyžiadajte inštaláciu na otestovanie.
Pre koho je vhodný papierový úrad?
Rýchla a jednoduchá odpoveď na túto otázku je: pre každú firmu. Všetky odvetvia a veľkosti podnikov, od malých a stredných podnikov cez startupy až po veľké spoločnosti, majú úžitok z papierového úradu. Zvlášť výhodná je táto zmena pre malé a stredné podniky: znížením nákladov a nákladových položiek sa uvoľní potrebný rozpočet na ďalšie impulzy rastu.
Môžem pre moju firmu využiť cloudového poskytovateľa DMS pre mojich papierless office potrieb?
Nie. Ďalším faktorom, o ktorom sa hovorí najmä od roku 2018, keď Nadnárodného účinnosťou nariadenia o ochrane osobných údajov (GDPR) je ochrana údajov. Riešenia a softvér pre správu dokumentov (DMS) sú využívané na spracovanie, riadenie a uchovávanie dokumentov, ktoré často obsahujú citlivé osobné údaje. Porušenie GDPR prináša sankcie uložené zákonodarcom.
- Výhody ospravedlňujú náklady a úsilie
Práca v digitálnom prostredí a prenesenie starých dokumentov do novej éry bude najlepšou investíciou, ktorá v budúcnosti ušetrí nespočetné množstvo času, peňazí a nervov. - Potrebujete niekoho, kto sa vyzná
Nepotrebujete vlastného IT špecialistu, aby ste využili všetky výhody digitalizácie.
Čo potrebujete je správny partner, ktorý má skúsenosti a dokáže presne implementovať to, čo potrebujete najviac. Vyhnite sa ľudom, ktorí šíria paniku, a radšej si vyberte testovacie inštalácie namiesto výstavných prezentácií vo PowerPointe, ktoré neboli skutočne odskúšané. - Väčšinou už máte všetko potrebné zariadenie
Skúsenosti naznačujú, že takmer každý podnik, firma a organizácia má veľkopísací stroj, ktorý nevyužíva svoje možnosti. Tieto zariadenia sú perfektné pre skenovanie veľkého množstva dokumentov, sú tolerantné k sponkám a môžu slúžiť ako základ pre digitálny štart bez potreby investície do skenera. - Lacnejšie, než sa očakávalo s správnym DMS
Vyhnite sa nástrahám nákladov s DMS / ECM systémami, kde ste bezohľadne závislí od výrobcov. Nerobte kompromisy, pokiaľ ide o vlastné možnosti administrácie, napríklad samostatné pridávanie dokumentov a nastavovanie. Pokiaľ potrebujete pomoc, výrobca vám rád pomôže, ale zostávajte samostatní a nezávislí. - Digitálna automatizácia je budúcnosťou
Postupy sa budú v budúcnosti odohrávať úplne rovnako, ale s plnou automatizáciou.
Máte na účte faktúru? Pracovný postup sa spustí a všetko sa odohráva podľa preddefinovaného postupu.
Potrebujete prehľadať tisícky zväzkov? Žiadny problém, máte svoje vlastné Google!
