Allpool näeme, kuidas saate suurendada oma ettevõtte efektiivsust, vähendada inimlikke vigu täpsuse suurendamise kaudu, vähendada olemasolevaid kulusid, maksimeerida oma kontoripinda, säilitada andmepuhtus ja parandada andmete turvalisust.
Loetleme teile PaperOffice'i dokumendihaldussüsteemi eelised, kuidas DMS-i kasutamise abil saate vähendada oma kulusid kuni 92%.
Samuti selgitame, mis on regulaarsed väljendid (Regex) ja loetleme teise osa selle artikli konkreetsed REGEX-i kasutusjuhud.
Saate teada, kuidas need võivad aidata teil vajalikke andmeid dokumentidest kiiresti, tõhusalt ja ilma nende käsitsi sisestamiseta ekstraheerida.
Tehnika kolme maagilise tähega - OCR
Mis on tegelikult OCR ja milleks seda kasutatakse?
Optilist teksti tuvastamist (OCR) kasutatakse tänapäeval sageli erinevate dokumentide, näiteks väljavõtete, teabe eraldamiseks, paberdokumentide digiteerimiseks ja dokumendihalduse töövoo optimeerimiseks.
OCR-tekstituvastuse kasutamine annab ettevõtetele märkimisväärse eelise, kuna see võib aidata automatiseerida dokumentide töötlemise protsessi, mis mängib olulist rolli igas valdkonnas.
OCR lühend, mis pärineb mõistest "Optical Character Recognition", võimaldab tarkvaral tuvastada teksti digitaalselt pildilt ja seda eraldada. Näiteks on see hädavajalik skannitud dokumentide lugemiseks ja analüüsimiseks.
Kuid kuigi väljavõtte-OCR on ettevõtetele praktiline, kui neil on iga päev tegemist pileteerivate tõendite hunnikega, ei piisa üksnes OCR-makseterminali kasutamisest piisavalt täpsete tulemuste saamiseks.
Selleks tuleks kasutada dokumendihaldussüsteemi, mis sisaldab juba standardina ulatuslikku OCR-funktsiooni, nagu PaperOffice DMS.
PaperOffice teeb igale dokumendile OCR-tekstituvastuse, indekseerib kogu tekstisisu ja pakub sisseehitatud täiustatud otsinguga maailma võimsaima DMS-i otsingutööriista. Täiesti ilma tööta!
Digitaaliseerimise eelised
Peaaegu igaüks, kes on ettevõtluskulude vähendamisega tegelenud, on kindlasti tulnud kokku mõistega "digitaalne".
Tavaliselt hoitakse kõik tõendid ettevõttes ühes kohas. Töötlemisega alustatakse alles mõne päeva pärast. Nende käsitsi digiteerimiseks peate otsima asjakohast teavet, sisestama selle tabelisse, kontrollima, kas sisestus on õige, ja seejärel jätkama järgmisele, kuni olete tšeki pakkide ja muude tõendite digiteerinud.
Võib-olla peate isegi võtma täiendava sammu, et tabel erinevatesse süsteemidesse üles laadida äri- või raamatupidamisotstarbel.
Kuulub kohutavalt, eks ju?
Dokumendihaldussüsteemiga, mis sisaldab juba dokumendi automaatse tuvastamise võimalust, saate protsessi lühendada tundide või isegi päevade võrra vaid mõne minuti jooksul.
Pärast vormingu ja soovitud spetsiifiliste andmepõhivarjade seadistamist ekstraheeritakse teave üksikute dokumentide või dokumentide pakkidest.
Vastavalt sellele registreeritakse laialdased dokumenditeave, dokument märgitakse ja saab tänu väljavõtetud teabele vajadusel automaatselt seose mõne kontaktiga.
Kõik, mida peate tegema, on failide digiteerimine, skannides neid või saades neid juba algusest peale digitaalselt, näiteks e-postiga, ja salvestades need PaperOffice'is.
Dokumendihaldussüsteem teeb ülejäänu teie eest.
Vihje
Teemal "Paberdokumentide digitaliseerimise 10 kõige olulisemat eelist" on spetsiaalne artikkel:
Vähendage inimlikke vigu suurema täpsusega
Korduvate ülesannete, nagu näiteks käsitsi andmete sisestamine, tegemine võib olla üsna tüütu ja kahjustada teie andmete kvaliteeti, kui töötajad väsivad või on häiritud ning unustavad või segavad kõik numbrid ja sõnad.
Lisaks moodustab „juurdepääsu ja kasutusõiguse“ aspekt ka piiratud ringkonna, kuna mitte kõigil teie ettevõtte töötajatel ei ole ligipääsu teie ettevõtte andmetele ja teabele.
Tarkvara jaoks, mis sisaldab automatiseeritud teksti tuvastamist, ei ole raske keskenduda, kuna see võib tuvastada tekste, vaadata tundlikke andmeid, ekstraheerida neid ja korraldada väljundeid suure täpsusega, ilma et see paljastaks ettevõtte saladusi.
Eriti praegustel keerulistel aegadel on äärmiselt oluline kõigil ettevõtetel tugevdada ettevõtte konkurentsivõimet seades selle üles “paberivabaks” või “digitaalseks” ning hoolitsedes selle eest, et töötajad saaksid paindlikult töötada kodukontorist. Lõppkokkuvõttes peab ettevõte sammu pidama digitaalse ajaga ja teostama teed paberivabale kontorile.
Kulude vähendamine ja büroopinna maksimeerimine
Käsitsi andmete sisestamine võib olla väga töömahukas ja mida rohkem tõendeid peate töötlema, seda suuremad on teie tööjõukulud. Lisaks võivad inimlikud vead põhjustada täiendavaid kulusid seotud andmete ebatäpsusega.
Tänu tehisintellektiga (KI) automatiseeritud töötlemisele ja andmete lugemisele saab dokumentihaldussüsteem nagu PaperOffice DMS aitab teil neid kulusid vähendada ja samal ajal vabastada büroopindu, kuna teil pole vaja palgata täiendavat personali tõendite käsitsi digitaliseerimiseks või tõendipakke teie kontoris hoidmiseks.
Säilitage andmete terviklikkus ja parandage andmete turvalisust.
Kuigi nii digitaalsed failid kui ka füüsilised paberidokumendid võivad hävida või kahjustada füüsiliste, keskkonna- või tehnoloogiliste ohtude tõttu, kulutavad enamik ettevõtteid ikka aega kõige säilitamiseks füüsilises arhiivis ja kasutavad digiallkirjastatud dokumentide korral kohalikke salvestuskohti või pilvemälusid.
Nõuanne
Pilvemälus salvestamise teema ja selle salvestusmeetodi mitte soovitamise kohta on spetsiaalne postitus:
Tänu PaperOffice'ile saate kõik oma dokumendid salvestada otse oma serveri andmebaasiserverisse ning saate täieliku kontrolli kõigi andmete üle. Te ei pea serverit seadistama, sest pärast installimist võtab PaperOffice kõik järgnevad sammud teie eest ette.
Või kasutage oma Synology või QNAP NAS-i ja hallake kõiki oma tõendeid omaenda NAS-seadmes! Loetleme teile 7 meetodit, kuidas saate oma Synology NAS-ist maksimumi võtta, siit leiate rohkem teavet.
Tuleb tagada läbivaatamise turvalisus
Lisaks muutuvad andmete turvalisus ja juurdepääsuhaldus lihtsamaks, kui need tõendid on PaperOffice'iga digitaliseeritud, kuna andmed kodeeritakse tugevalt ning salvestatakse ja säilitatakse teie andmebaasis revisionismiseadusena, millele keegi peale teie ei pääse.
PaperOffice loob igast muudetud dokumendist automaatselt versiooni, loob varukoopia ja salvestab selle eraldi, et saaksite soovitud versiooni alati uuesti avada.
Kirjeldame, kuidas saate tagada versioonimise ja läbivaatamisega täisväärtusliku dokumendiarhiivi.
Nõuanne
Teemal „Paberivabade ja GoBD-le vastavate dokumentide versioonide haldamine dokumentihalduse PaperOffice abil“ on ka YouTube'is video, mis selgitab seda protsessi lihtsas keeles:
Millised on väljakutsed tõendite digiteerimisel OCR-iga?
Tõendite andmete ekstraheerimisel optilise märgituvastuse abil on mõningaid väljakutseid, mida tuleb arvesse võtta. Arvete kujundused on väga erinevad, kuna igal ettevõttel on oma formaat.
Selleks, et teie tõendid saaksid korrektselt läbi lugeda, on PaperOffice'l automaatne dokumendi tuvastamine tehisintellekti (KI) nimetusega PIA abil.
PIA kasutab selleks spetsiaalseid algoritme ja tuvastustehnoloogiaid.
PIA-l on ulatuslik sisseehitatud sõnastik, mis tuvastab automaatselt valesti tuvastatud mõisted, võrreldes neid õigetega ja asendades need õigetega. Võite alati olla kindel, et teie dokumendi jaoks on määratud õige tekstituvastus.
Olulistatud dokumentide oluliste andmete väljavõtmine
Olulised dokumendisisud, nagu kuupäevad, summad, dokumendi tüübid, võtmesõnad ja arvete andmed tuvastatakse, eraldatakse ja kasutatakse märksõnadena. Lisaks otsitakse tõendile olulisi dokumenditeavet, nagu netosumma, brutosumma, käibemaksumäär ja valuuta, ning seejärel eraldatakse. Selle andmete intelligentse tuvastamise teeb PaperOffice täielikult automaatseks.
Kahjuks on paberil olevate skannimisprotsessi käigus mitmeid tegureid, mis võivad pildikvaliteeti mõjutada, nagu näiteks joondamine, kortsud, kirjasuurused, heledus, käsitsi kirjutatud tekstid ja muud. See mõjutab teksti tuvastamise ja väljavõetud andmete kvaliteeti. Seetõttu võib juhtuda, et juba õpitud dokumendimallid ei tuvastata või dokumendisisu ei salvestata õigesti.
Siin tulevad mängu regulaarsed väljendusvahendid.
Regulaarsed väljendusvahendid (Regex) on suurepärane võimalus tekstist otsida täpseid väärtusi.
Kuidas täpsete näidete alusel regulaarseid väljendusvahendeid täpsemalt kasutada, selgitame üksikasjalikult artikli teises osas.
Alustamine on lihtsam kui te arvate.
Kas teil on ikkagi muret, et te sellega hakkama ei saa? Lugege meie klientide juhtumianalüüse PaperOffice'i integreerimisest oma äritegevusse ja veenduge ise selle lihtsuses või taotlege lihtsalt testimist.
Kes jaoks sobib paberivaba kontor?
Kiire ja lihtne vastus sellele küsimusele on: igale ettevõttele. Kõik ettevõtte sektorid ja suurused, alates VKEdest ja alustavatest ettevõtetest kuni suurte ettevõteteni, saavad kasu paberivabast kontorist. Kuid eriti väärtuslik on üleminek väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele:Kulutuste ja töömahust tulenevate vähendamiste tõttu on vajalik eelarve saadaval täiendava kasvu jaoks.
Kas ma saan oma ettevõttes kasutada pilvepõhist DMS-i paberivaba kontori jaoks?
Ei. Üks tegur, mis on saanud eriti tähtsaks pärast 2018. aasta tõhusa isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) jõustumist, on andmekaitse. DMS-lahendusi ja DMS-tarkvara kasutatakse dokumentide töötlemiseks, haldamiseks ja salvestamiseks, mis sisaldavad sageli tundlikke isikuandmeid. GDPR rikkumisel näeb seadusandja ette kõrged trahvid.
- Eelised õigustavad pingutust ja kulusid
Digitaalne töö ja vanade dokumentide uude ajastusse viimine on parim võimalus tulevikus säästa uskumatult palju aega, raha ja närve. - Vajate kedagi, kes teemast aru saab
Te ei vaja oma IT-spetsialisti, et saada kasu digitaliseerimise kõigist eelistest.
Vajate õiget partnerit oma kõrval, kes oma kogemuste abil saab täpselt teha seda, mida te vajate. Vältige paanikat tekitavaid inimesi ja valige pigem testimistulemused, mitte ilusaid PowerPointi esitlusi, mis pole tegelikult testitud. - Enamasti on riistvara juba olemas
Kogemuste põhjal on peaaegu igal ettevõttel juba suurkoopiatehnikat, mida ei kasutata ära. Need seadmed armastavad masinaskännerit, taluvad bürokliipse ja võivad olla digitaalseks alustamiseks skanneri investeeringuteta aluseks. - Õige DMS muudab digiteerimise odavamaks kui oodatud
Vältige DMS / ECM süsteemidega seotud kulusid, kus olete tootjatele täielikult allaheidetud. Ärge tee kompromisse enda haldusvõimalustes, nagu dokumentide ise õpetamist ja seadistuste tegemist. Kui vajate abi, on tootja hea meelega abiks, kuid jääge siiski iseseisvaks ja sõltumatuks. - Digitaalne automatiseerimine on tulevik
Menetlused töötavad tulevikus täiesti samamoodi, kuid täiesti automatiseeritult.
Saadetakse arve? Töövoog käivitub ja kõik järgib selle eelnevalt määratletud rada.
Kas peate läbi otsima 1000 failikausta? Pole probleemi, sest teil on oma otsingumootor!
