التدقيق والعزل: إيقاف الفواتير المشبوهة قبل أي عملية دفع

النتيجة أولاً: تم إيقاف الفاتورة

مرحبًا بكم في أكاديمية PaperOffice AI. يتناول هذا الفيديو التدقيق والعزل: كيف يكتشف PaperOffice المستندات المشبوهة ويمنعها قبل أن يدفع أحد فاتورة خاطئة. أولاً، النتيجة: تفترض هذه الفاتورة أنها قادمة من فيلدمان، مورد معروف، وتطلب الدفع إلى حساب بنكي جديد بدءًا من الآن. قام PaperOffice بمراجعتها وتصنيفها على أنها حرجة، ووضعها فورًا في عزل الأمان. تم قفل التعديل والتحميل والحذف حتى يتخذ المسؤول قرارًا. سنستعرض الخطوات واحدة تلو الأخرى: طبقة AI-DMS الخاصة بـ Workspace، والعزل، والمسوحات الضعيفة والحقول، ومركز مراقبة التدقيق، ومهمة المراجعة، والمكررات، وأخيرًا التخزين الآمن من التعديلات.

الفصل الأول: طبقة AI-DMS الخاصة بـ Workspace

يتم تحديد مقدار ما يفعله PaperOffice مع مستنداتك لكل Workspace، عبر طبقة AI-DMS. يحفظ التخزين الملفات فقط دون معالجة تلقائية. يحول Basic المستندات إلى أرشيف قابل للبحث، مع التعرف على النص والتصنيف والكلمات المفتاحية. يقرأ Premium أيضًا حقول الأعمال، ويكتشف العلاقات بين المستندات، ويقدم تقارير عن المكررات. يذهب Ultra إلى أعمق مستوى: حيث يقرأ التعرف البصري الجداول والنماذج والباركود، مدعومًا بـ Knowledge Graph والاستدلال عبر المستندات. وفي Ultra، يتم تضمين التدقيق: حيث يفحص PaperOffice كل مستند باستخدام اثني عشر ضابطًا ويضع المستندات المشبوهة في العزل. لهذا الفيديو، سننشئ Workspace Audit-Demo باستخدام Ultra. قبل إنشائه، يعرض PaperOffice الإعدادات الأكثر أهمية لمراجعتك مرة أخرى. إذا بدا كل شيء صحيحًا، سنقوم بإنشاء Workspace.

الفصل الثاني: تغيير البنك: تدخل الفاتورة في العزل

الآن للحالة الجادة. نقوم برفع فاتورة من شركة فيلدمان، وهو مورد معروف. في أسفل الفاتورة، هناك ملاحظة: يرجى استخدام تفاصيل البنك الجديدة فقط من الآن فصاعداً؛ فالبيانات السابقة لم تعد صالحة. يمكنك بالفعل رؤية أن هناك خطأ ما في القائمة: عزل أمني، تدقيق عالي، ومطلوب تدخل بشري (HITL)، مما يعني أنه يجب على شخص مراجعتها. في علامة التبويب الخاصة بالتدقيق، يمكنك رؤية السبب. يشير التدقيق إلى خطر الاحتيال: الفاتورة تنص صراحةً على استخدام حساب بنكي جديد وأن الحساب السابق لم يعد صالحاً. هذه علامة كلاسيكية على احتيال البريد الإلكتروني، على سبيل المثال عندما يتم الاستيلاء على صندوق بريد. الخطورة ثمانية من عشرة، حرجة. يأتي كل اكتشاف مع توصية. هنا: لا تعالج الدفع بناءً على المستند وحده، واتصل بالمورد باستخدام تفاصيل الاتصال الموثقة من المراسلات السابقة لتأكيد التغيير. هناك اكتشاف ثانٍ أيضاً: خطر الدفع، لأن الفاتورة تخبرك باستخدام رقم آيبان (IBAN) جديد وتجاهل تفاصيل البنك السابقة. بدءاً من مستوى الخطورة سبعة فصاعداً، يضع PaperOffice المستند فوراً في العزل. تم قفل التعديل والنقل والتحميل والحذف؛ علامات التبويب المتبقية غير نشطة. لا يزال بإمكانك عرض الاتصالات، ولكن للقراءة فقط.

الفصل الثالث: المسوحات الضعيفة

في الممارسة اليومية، نادراً ما تصل المستندات بحالة مثالية. نقوم برفع ثلاث حالات نموذجية: فاتورة شحن عليها بقعة قهوة، وإيصال تسليم من طابعة نقاطية، وفاتورة تم تصويرها بهاتف محمول. يستخرج PaperOffice أيضاً هذه المستندات. يحصل كل منها على اسم وصفي وملخص موجز ومجالات بياناته: رقم المستند، المصدر، المتلقي، المرجع، والمبالغ. في فاتورة الشحن من شركة Britannia Freight، تقع بقعة القهوة في منتصف الصفحة تماماً. لا يزال رقم المستند والمرسل والمبلغ الإجمالي لكلا البندين يتم التقاطهما بشكل صحيح في مجالاتهما المخصصة. مرر مؤشر الماوس فوق أي مجال، وسينتقل العرض على اليسار مباشرة إلى المكان في المستند الذي يأتي منه القيمة. بهذه الطريقة، يمكنك رؤية ما إذا كانت صحيحة فوراً. يحتوي إيصال التسليم من الطابعة النقطية على أحرف باهتة ومنقطة على ورق مستمر رمادي اللون. لا يزال رقم إيصال التسليم ورقم الطلب والعناوين تظهر بوضوح. وأما صورة الهاتف المحمول: تم التقاطها بزاوية على طاولة خشبية. يقرأها PaperOffice كما لو كانت مسحاً ضوئياً، مع رقم الفاتورة، المصدر، الرقم الضريبي والمبلغ البالغ ألفاً وتسعمائة يورو. المسح الضعيف وحده ليس بعد نتيجة تدقيق. لقد اجتازت المستندات الثلاثة التدقيق دون أي إشارات حرجة.

الفصل الرابع: التحقق من المجالات وتحريرها

إذا كانت القيمة غير صحيحة أو يجب أن تكون مختلفة، يمكنك تغييرها مباشرة في المجال: انقر داخله ببساطة، عدّل القيمة، وقد انتهيت. يحفظ PaperOffice التغيير فوراً، ثم يعرض نظرة عامة توضح من غيّر المستند آخر مرة ومتى. يأتي سجل تغييرات مقاوم للتلاعب مع التخزين الآمن من التعديلات. المزيد عن ذلك في النهاية.

الفصل الخامس: العزل في لمحة

العودة إلى الفاتورة ذات تفاصيل الحساب البنكي الجديدة: لا يمكنك حذفها ببساطة. يجب على مسؤول اتخاذ القرار أولاً. يضمن ذلك عدم اختفاء أي دليل قبل أن يقوم أحد بمراجعة القضية. للتأكد من عدم تفويت أي قضية، قم بتصفية بحثك حسب التدقيق: مطلوب تدقيق، خطر تدقيق عالٍ، مطلوب HITL، أو عزل الأمان. مع عزل الأمان، تبقى فاتورة واحدة فقط في Workspace الخاص بنا. في مركز المستندات، يظهر كل Workspace عدد المستندات الموجودة حاليًا في العزل. يُظهر فلتر العزل فقط Workspaces المعنية. في الإعدادات، يمكنك تحديد ما إذا كان PaperOffice يضع المستندات تلقائيًا في العزل عند العثور على نتيجة تدقيق حرجة، وعند أي مستوى من الشدة. بشكل افتراضي، يكون هذا مضبوطًا على سبعة من عشرة.

الفصل السادس: مركز مراقبة التدقيق

يُلخّص مركز مراقبة التدقيق جميع النتائج: نتيجتان، ومراجعتان قيد الانتظار، واثنا عشر ضابطَ تحكم، وأعلى درجة خطورة تبلغ ثمانية. تليها تحليلات مخاطر الاحتيال بصيغ جمل كاملة. أدناه، ستظهر جميع الضوابط الاثني عشر: النزاهة المالية، والامتثال الضريبي، ومخاطر الاحتيال، وعدم تطابق جغرافي، واتساق البيانات، وغياب البيانات، وفحص المعقولية، ومخاطر الدفع، والأصالة البصرية، والامتثال التنظيمي، وتعرّض البيانات الحساسة، والمحتوى التهديدي. اثنان منها مُعلَّمان كمخاطر عالية دون علامة صح خضراء. أدناه توجد النتائج مع درجة الخطورة والسبب والتوصية. يمكنك تحديد كل نتيجة على أنها مُراجَعَة أو إنشاء مهمة منها. ولأغراض السجلات أو لمستشارك الضريبي، يمكنك تصدير النتيجة كتقرير بصيغة PDF، مع أو بدون المستند الأصلي.

الفصل السابع: تحديد مهمة المراجعة

بنقرة واحدة، تحوّل النتيجة إلى مهمة مراجعة. تصل هذه المهمة إلى مهام Human In The Loop (HITL)، حيث يعالجها فريقك. تمنحك مهام التدقيق أربعة خيارات: إتمام المراجعة عند التحقق من صحة النتيجة، أو عدم الحاجة لاتخاذ إجراء إذا لم يكن هناك خطر، أو عدم إمكانية التنفيذ تاركةً النتيجة مفتوحة، أو إعادة توجيه المهمة إلى شخص آخر. عندما يتغير الحساب البنكي، تكون القاعدة هي الاتصال بالمورد مجدداً باستخدام الرقم المعروف مسبقاً، وليس الرقم الوارد في الفاتورة الجديدة. سجّل ملاحظاتك كتعليق وأتمم المراجعة. لا يمكن رفع العزل إلا بقرار من المسؤول بعد تأكيد صريح. هنا، لم يكن تغيير الحساب حقيقياً. لذا نلغي العملية، ويبقى المستند في العزل، ولا يتم الدفع إلى الحساب الخاطئ.

الفصل الثامن: الحالات المكررة

حالة كلاسيكية: تصل نفس الفاتورة مرتين، مرة كأصل ومرة أخرى كمسح ضوئي لاحقاً. بدءاً من AI-DMS Premium، يتعرف PaperOffice على ذلك. يعرض فوق المستند الثاني: “نسخة مكررة محتملة”، مع اسم Workspace وتاريخ الأصل. الأسباب واضحة هناك: نفس رقم المستند، نفس المصدر، نفس المبلغ ونفس المرجع. يعلّم التدقيق أيضاً النسخة المكررة كنتيجة بدرجة خطورة خمسة. هذا أقل من عتبة السبعة. لذا لا يدخل المستند إلى العزل، ولكن يجب على شخص مراجعته. بنقرة واحدة، تفتح الأصل للمقارنة. إذا لم يكن نسخة مكررة حقاً، حدد ذلك بـ “ليست نسخة مكررة”.

الفصل التاسع: التخزين الآمن من التعديلات والحجز القانوني

بالنسبة إلى المستندات التي يتعين الاحتفاظ بها، يوجد نظام التخزين الآمن من التعديلات. لا يزال يظهر فوق المستند عبارة: غير آمن من التعديلات. نقوم بتفعيله في علامة التبويب “التعديلات” (Revisions): اختر الدولة ونوع المستند، مما يحدد فترة الاحتفاظ، وهي هنا ست سنوات لسجل ضريبة القيمة المضافة في المملكة المتحدة. يبدأ هذا الإجراء فوراً، ويعرض PaperOffice تاريخ الانتهاء المحسوب. بعد ذلك، يتم تخزين المستند بشكل غير قابل للتغيير ولا يمكن حذفه أو نقله حتى انتهاء فترة الاحتفاظ. يسجل PaperOffice أي حدث يتعلق بالمستند في علامة التبويب “التعديلات”، وهو سجل غير قابل للتزوير. هذا الإجراء لا رجعة فيه بطبيعته. في أي وقت، يمكنك بعد ذلك إنشاء شهادة امتثال: وهي ملف PDF يحتوي على إثبات السلامة، ورمز QR، ورابط تحقق عام. إذا كانت هناك نزاع قانوني أو تدقيق ضريبي قيد التنفيذ، يمكن لمسؤول النظام تعيين حجز قانوني إضافي عبر واجهة برمجة التطبيقات (API)، على سبيل المثال من سير العمل الخاص بك. سيظهر هذا الإشعار فوراً في المستند وسيظل محتفظاً به بما يتجاوز الموعد النهائي حتى رفع الحجز. لتلخيص الأمر: اختر AI-DMS Ultra للمستندات المهمة، حيث تقوم عمليات التدقيق بفحص كل مستند عبر اثني عشر تحكماً. تضع النتائج الحرجة المستند في العزل فوراً، ولا يجوز إلا لمسؤول النظام إخراجه بعد مراجعة. يقرأ PaperOffice المسوحات الضعيفة أيضاً، ويمكنك التحقق من كل قيمة عند مصدرها، ويبلغ PaperOffice عن التكرارات تلقائياً، وتخزن المستندات المهمة بشكل آمن من التعديلات. إلى اللقاء في أكاديمية PaperOffice AI.