ربط كل شيء: مستندات من صندوق البريد والماسح الضوئي والتخزين، إلى جانب API ومساعدي الذكاء الاصطناعي

النتيجة أولاً: المستندات تصل تلقائياً

مرحباً بكم في أكاديمية PaperOffice AI. في هذا الفيديو نربط PaperOffice بالعالم الخارجي: صندوق بريدكم الإلكتروني، وماسحكم الضوئي، ومواقع التخزين لديكم، ومساعدي الذكاء الاصطناعي مثل Claude و ChatGPT. تصل الفواتير عبر البريد الإلكتروني، وتوجد المسوحات عند آلة النسخ، والعقود موجودة في تخزين سحابي. إن تنزيل كل ملف ورفعه بشكل فردي يكلّفكم وقتاً كل يوم. نبدأ بالنتيجة أولاً: لم يرفع أحد هذه الفواتير، بل استرجعها PaperOffice من صندوق البريد الإلكتروني نفسه، وجاء آخر مستند مباشرة من الماسح الضوئي. وإليكم طريقة الإعداد: أولاً نربط المصدر، ثم يحدّد الموصل وجهة المستندات. بعد ذلك نتناول التخزين الخاص بكم ومفاتيح API ومساعدي الذكاء الاصطناعي.

الفصل الأول: مبدأ Storage Mount والموصل

يبدأ كل ربط من Document AI، ومن Storage Mounts. و Storage Mount هو وسيلة الوصول إلى مصدر، مثل صندوق بريد أو مجلد على خادم أو تخزين سحابي. عند الإنشاء، تحدّدون الغرض أولاً. فإذا اخترتم مصدر استيراد، يسترجع PaperOffice الملفات منه. وإذا اخترتم التخزين الخاص بكم، يخزّن PaperOffice مستنداتكم فيه. ولا يمكن تغيير هذا الاختيار لاحقاً.

الفصل الثاني: صندوق البريد الإلكتروني

لنبدأ بصندوق البريد الذي يرسل إليه مورّدوكم فواتيرهم. نختار «Email» (البريد الإلكتروني) نوعاً للاتصال. ثم بيانات تسجيل الدخول إلى صندوق البريد: الخادم، واسم المستخدم، وكلمة المرور. الاتصال المشفّر مفعّل بالفعل، ويجري قراءة صندوق الوارد. نضغط على «Test Connection» (اختبار الاتصال)، فيتحقق PaperOffice فوراً من صحة كل شيء، وذلك في وضع القراءة فقط. لا يتغيّر أي شيء في صندوق البريد أثناء هذه العملية. يحوّل الموصل هذا الإعداد إلى سير عمل: يراقب المصدر، ويحفظ كل مستند جديد في Workspace الذي تحدّدونه. والآن ننتقل إلى الموصل. يحصل على اسم، والمصدر هو صندوق بريدنا، وبوصفها الوجهة نختار Workspace «Inbox». ضمن «Action» (الإجراء) تحدّدون عدد مرات فحص صندوق البريد، بحدٍّ أقصى كل خمس دقائق. يسترجع PaperOffice الرسائل غير المقروءة فقط، ثم يعلّمها بوصفها مقروءة. وتبقى الرسائل نفسها في صندوق البريد. وبالنقر على «Start scan» (بدء الفحص) نسترجع الفواتير فوراً بدلاً من انتظار الفحص التالي. وها هي: ثلاث فواتير، واردة مباشرة من صندوق الوارد لديكم. وستقرؤها معالجة AI-DMS فوراً.

الفصل الثالث: الماسح الضوئي

بالنسبة إلى الماسح الضوئي، يوجد خيار مخصص يسمى «Scanner Endpoint» (نقطة نهاية الماسح الضوئي). ويوفّر PaperOffice وصولاً آمناً لهذا الغرض. انقروا على «Activate Endpoint» (تفعيل نقطة النهاية)، فيعرض PaperOffice بيانات الاعتماد. أدخلوها في الماسح الضوئي لديكم. والأفضل استخدام SFTP. أما الماسحات القديمة التي تدعم FTP فقط، فتحصل على وصول FTP مخصص لهذا الغرض. وهنا أيضاً، ينقل الموصل المسوحات إلى صندوق الوارد في Workspace. ومن المهم تفعيل الاستعلام الدوري المجدول (Scheduled polling). وعند تفعيله، يفحص PaperOffice مجلد الماسح الضوئي وفق الفاصل الزمني المحدد، ويسترجع المسوحات الجديدة تلقائياً. ولتوضيح ذلك، سنسترجع المسح فوراً بالنقر على «Start scan». وها هو قد وصل، دون الحاجة إلى المرور عبر حاسوب.

الفصل الرابع: المجلدات والتخزين السحابي

نربط المجلدات الموجودة على الخوادم وفي السحابة بالطريقة نفسها: عبر SFTP، مثل NAS أو خادم Linux، وكذلك Amazon S3 والتخزين المتوافق معه، و WebDAV، مثل Nextcloud. نربط مجلداً على خادمنا الخاص عبر SFTP: العنوان، واسم المستخدم، وكلمة المرور، والمجلد الذي يقرأ منه PaperOffice. يقتصر «Test Connection» هنا أيضاً على القراءة. لا يتغيّر أي شيء على الخادم. يسترجع الموصل الملفات إلى صندوق الوارد في Workspace. أما الملفات نفسها فتبقى على الخادم. وتوجد هنا فاتورة وإشعار تسليم وفاتورة شحن، ويقرؤها AI-DMS فوراً.

الفصل الخامس: التخزين الخاص (BYOS)

إذا أردتم حفظ مستنداتكم على أجهزتكم الخاصة، فاستخدموا التخزين الخاص بكم، المعروف أيضاً باسم BYOS. ولهذا الغرض نربط مجلداً ثانياً على خادمنا بوصفه التخزين الخاص بكم. ثم يشفّر PaperOffice كل ملف بكلمة المرور الخاصة بكم. نزّلوه فوراً كملف واحفظوه بأمان. تختارون موقع التخزين عند إنشاء Workspace، وهذا الاختيار نهائي.

الفصل السادس: مفاتيح API

لبرامجكم الخاصة وعمليات الأتمتة لديكم توجد مفاتيح API. تجدونها على اليمين ضمن «API and Developer» (قسم API والمطوّر). عند الإنشاء، تختارون النوع: مفتاح API للخوادم والخدمات، أو رمزاً شخصياً يتيح لمساعدي الذكاء الاصطناعي العمل لصالحكم عبر MCP. يمكنكم نسخ المفتاح في أي وقت من قائمة مفاتيح API. تعاملوا معه كما تتعاملون مع كلمة المرور. أما طريقة ربط n8n، على سبيل المثال، فموضحة في فيديو منفصل.

الفصل السابع: Claude و ChatGPT

أسرع طريقة لربط مساعدي الذكاء الاصطناعي هي عبر «Set up PaperOffice» (تكوين PaperOffice)، الموجود على اليمين ضمن «Help and Learning» (المساعدة والتعلّم). بالنسبة إلى Claude، انسخوا عنوان الخادم وأنشئوا رمزاً شخصياً. ثم أضيفوا PaperOffice إلى Claude بوصفه موصلاً. أما في ChatGPT، فتفعّلون «Developer mode» (وضع المطوّر)، وهو يتطلب عادةً اشتراكاً مدفوعاً في ChatGPT. ثم أدخلوا عنوان الخادم وأكّدوا تسجيل الدخول. وبالنسبة إلى Cursor وبرامج MCP الأخرى، تعرض النافذة الخطوات المناسبة فوراً. وباختصار: يربط Storage Mount المصدر، ويُدخل الموصل المستندات إلى Workspace المناسب. تصل الفواتير من صندوق بريدكم والمسوحات من ماسحكم الضوئي تلقائياً. ومع التخزين الخاص بكم تبقى ملفاتكم على أجهزتكم، ومن خلال مفاتيح API و MCP تعمل برامجكم ومساعدو الذكاء الاصطناعي لديكم مباشرة مع PaperOffice. إلى اللقاء في أكاديمية PaperOffice AI.