شارك المستندات وليس البيانات الشخصية: قم بإخفاء الهوية بأسماء مستعارة (معاينة)

مرحباً بكم مجدداً في أكاديمية PaperOffice AI. اليوم سنستعرض موضوعاً تواجهه كل شركة عاجلاً أم آجلاً: الحاجة إلى مشاركة مستند، دون الكشف عن البيانات الشخصية الواردة فيه. إليك وضعنا الحالي. تخضع كشوف رواتب شركة نورثستار لمراجعة من قبل جهة خارجية. يحتاج المدققون إلى عقد عمل مايا للتحقق من معالجة راتبها بشكل صحيح. لكنهم لا يحتاجون إلى معرفة هوية مايا شخصياً: أي اسمها، وعنوان منزلها، ومعرفاتها الشخصية. هذا هو المستند HR Workspace الخاص بشركة نورثستار، والذي يتضمن عقد العمل، وكشوف الراتب، وتقارير الحوادث.

لنفتح العقد أولاً، لترى ما نتعامل معه. إليك الاسم الكامل لمايا. وعنوانها الخاص في لندن. وراتبها السنوي. كل هذا بيانات شخصية، ويظهر في الصفحات الثلاث جميعاً. إزالته يدوياً عملية بطيئة، وسهل أن تفوتك نقطة هنا أو هناك. لذا دعونا نترك PaperOffice يقوم بذلك.

بالعودة إلى القائمة، أقوم بتحديد العقد، ثم أفتح قسم “الوكلاء وسير العمل” وأختار “Redact”. سأستخدم خيار “التحرير مع المعاينة” للتحقق من جميع التفاصيل قبل حفظ أي شيء. أولاً، السيناريو: ما هو الغرض من هذا المستند؟ هناك نموذج لطلبات الامتثال للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR)، وآخر للمشاركة مع الشركاء التجاريين، وهذا النموذج هو الأنسب: ملف الموظفين، الموارد البشرية.

في عملية الضبط الدقيق، يمكنني تحديد العناصر التي يجب أن تبقى مرئية. يجب على المدققين أن يظلوا قادرين على رؤية اسم الشركة، ولكن ليس اسم الشخص المحدد. لذا: ستظهر “نورثستار إنداستريال سيستمز” (Northstar Industrial Systems) كاسم كامل، و”نورثستار” (Northstar) كاختصار. تحت قسم التنفيذ: يتم حفظ النتيجة مباشرة في هذا المستند Workspace. النموذج المستخدم هو Ultra. وبدلاً من استخدام صناديق سوداء (بيانات غير قابلة للقراءة)، سأختار خيار “استبدال بأسماء مستعارة” (Replace with pseudonyms). يعني هذا الخيار استبدال الأسماء والعناوين والتواريخ والمعرفات بقيم وهمية ومتسقة. يبقى المستند قابلاً للقراءة، ويمكن للمدققين العمل عليه كما لو كان الأصلي. والآن… نبدأ. تستغرق العملية بضع ثوانٍ، لذا سننتقل إلى الأمام مباشرة. إليك المراجعة: وجد PaperOffice البيانات الشخصية في الصفحات الثلاث وعلّم كل منطقة سيقوم باستبدالها. يمكنني النقر على منطقة لإفلاتها، أو رسم مربع لإضافة واحدة جديدة. يبدو كل شيء صحيحاً، لذا سأقوم بتطبيق التغييرات.

تم الانتهاء. وهذا الجدول هو الجزء المثير للاهتمام: على اليسار الأصلي، وعلى اليمين ما هو موجود في المستند الآن. أصبحت مايا إليسون شخصاً وهمياً، بعنوان وهمي ورقم عقد جديد. هذا الجدول مرئي هنا فقط. إنه ليس جزءاً من ملف PDF أبداً. هو لك، لتعرف ما تنظر إليه عندما تتحدث عن المستند لاحقاً. تفصيل آخر: كل عملية إنشاء تنشئ أسماء مستعارة جديدة. لذا إذا شاركت مستندين في أوقات مختلفة، لن يتمكن أحد من ربطهما ببعضهما البعض. من هنا يمكنني تنزيل النسخة، أو إرسالها بالبريد الإلكتروني مباشرة إلى المدققين.

النسخة التي استُبدلت فيها الأسماء بأسماء مستعارة تجلس الآن بجانب الأصل مباشرة. يبقى الأصل نفسه دون تغيير. دعونا نفتح النسخة. مايا أصبحت الآن صوفي فوستر، تعيش في غلاسكو. حيث لا يوجد بديل آمن، مثل البلد، يقوم PaperOffice ببساطة بتغطيتها باللون الأسود. ولا يزال الراتب موجودًا للمراجعة.

هذا كل شيء: البيانات الشخصية خارج، ومستند مقروء داخل، في حوالي دقيقة واحدة. شكرًا لمشاهدتكم، وأراكم في الدرس القادم.