CASESTUDY

E-Commerce & Speciaalzaken

Roastmarket GmbH

Frankfurt am Main, Duitsland

Roastmarket, de grootste online marktplaats van Duitsland voor speciaalzaken in koffie, automatiseerde met PaperOffice AI het beheer van leverancierscontracten, certificaten en douanedocumenten voor honderden branderijen wereldwijd.

80%

Snellere orderverwerking

200+

Branderijen aangesloten

30+

Landen

100%

Traceerbaarheid

Vertrouwd door toonaangevende bedrijven wereldwijd

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

De situatie

Roastmarket werkt samen met meer dan 200 koffiebranderijen uit 30+ landen. Elke leverancier brengt eigen contracten, bio-certificaten, herkomstbewijzen en douanedocumenten mee.

De snelle groei van de e-commerce business leidde tot een exponentiële toename van de hoeveelheid documenten. Het handmatige beheer werd een flessenhals.

Compliance-eisen in de levensmiddelenhandel vereisen een volledige traceerbaarheid van elk product, van producent tot eindklant.

We importeren koffie uit meer dan 30 landen. Elke levering heeft andere douanedocumenten, certificaten en herkomstbewijzen. Dat handmatig beheren was niet meer te doen.

Uitdaging & Oplossing

Uitdagingen

Documentbeheer voor 200+ internationale leveranciers
Heterogene douanedocumenten uit 30+ herkomstlanden
Bio-certificaten en herkomstbewijzen met vervaldatums
Snelle bedrijfsgroei maakte handmatige processen ontoereikend
Levensmiddelenrechtelijke compliance en traceerbaarheid

Oplossingen met PaperOffice

Automatische classificatie van leveranciersdocumenten naar type en herkomst
AI-gestuurde extractie van douanegegevens en certificaatinformatie
Automatische bewaking van de vervaldatum voor certificaten met een vroegtijdig waarschuwingssysteem
Producttoewijzing via intelligente matching-algoritmen
Dashboard voor de compliance-status van leveranciers in real-time

Het implementatieproces

Week 1-2

Documentanalyse

Inventarisatie van alle documenttypes en leveranciersstructuren.

Week 3-4

AI-configuratie

Training van de modellen voor internationale douane- en certificaatdocumenten.

Week 5-6

Integratie

Koppeling met Shopify-backend en voorraadbeheer.

Week 7-8

Go-live

Productiestart en onboarding van de leveranciers.

Meetbare resultaten

80%

snellere orderverwerking

200+

branderijen

30+

landen

100%

traceerbaarheid

Voor vs. Na

Metriek

Voor

Aanmaken leverancier

2-3 dagen

< 2 uur

Douaneafhandeling

5-8 uur

< 1 uur

Certificaatbewaking

Handmatig/tabel

Automatisch

Producttoewijzing

15-20 min./document

seconden

Audit-voorbereiding

1-2 weken

< 1 dag

Leverancierscontracten, certificaten en douanepapieren voor honderden branderijen wereldwijd worden automatisch geregistreerd en aan het juiste product gekoppeld. Eindelijk kunnen we ons op koffie concentreren.

Waarom PaperOffice?

Internationaal

Meertalige documentherkenning voor leveranciers uit meer dan 30 landen.

Vroegtijdig waarschuwingssysteem

Automatische melding bij verlopende certificaten en contracten.

E-commerce integratie

Naadloze koppeling met Shopify, ERP en voorraadbeheer.

Automatiseer uw e-commerce

Ontdek hoe PaperOffice online handelaren helpt bij documentbeheer.

Neem contact met ons op Alle casestudies

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key