Workflow Agents: وصف سير العمل بكلماتكم الخاصة وتنفيذه تلقائياً

النتيجة أولاً: الفاتورة الكبيرة بانتظار الموافقة

مرحباً بكم في أكاديمية PaperOffice AI. يدور هذا الفيديو حول Workflow Agents. بهذه الأداة تصفون عملية بكلماتكم الخاصة، فينفّذها PaperOffice تلقائياً على كل مستند مطابق. لا ينبغي لأحد أن يدفع فاتورة بقيمة 12000 يورو قبل الموافقة عليها، لكن معالجة كل فاتورة يدوياً تستغرق وقتاً طويلاً. نبدأ بالنتيجة أولاً: وصلت للتو فاتورتان من Veldtmann. وضع Workflow Agent لدينا علامة «تمت المراجعة» على الفاتورة الأصغر، البالغة 2350 يورو، دون أي استفسار إضافي. أما الفاتورة الكبيرة التي يتجاوز مبلغها 12000 يورو، فقد توقف عندها. وتنتظر الآن مهمة موافقة تتضمن المورد ورقم الفاتورة والمبلغ. وبعد أن توافقون عليها، يواصل الوكيل عمله ويضع علامة «تمت المراجعة» على هذه الفاتورة أيضاً. وإليكم طريقة بنائه بأنفسكم: أنشئوا Workflow Agent، واختاروا حدث البدء، وصفوا العملية في Prompt Studio، واختبروها بأمان، ثم فعّلوا الأتمتة، وراجعوا عمليات التنفيذ.

الفصل الأول: نظرة عامة على Workflow Agents

Workflow Agent هو وكيل ذكاء اصطناعي يعالج مستنداتكم وفقاً لتعليمات محددة. وتكتبون التعليمات بلغة عادية، لا على هيئة برنامج. وتجدون Workflow Agents الخاصة بكم ضمن Workflow AI. تعرض القائمة، لكل وكيل، متى يبدأ تشغيله، وهل الأتمتة مفعّلة، وأي مستوى من ذكاء المستندات يتطلبه.

الفصل الثاني: إنشاء الوكيل وحدث البدء

من أجل الاختبار، سنحتاج إلى POFID لفاتورة صغيرة، وهو معرّف المستند. ويتم ذلك بنقرة واحدة في القائمة: حدّدوا الفاتورة، ثم انتقلوا إلى «Actions» (الإجراءات)، واختاروا POFID. والآن ننشئ Workflow Agent الجديد. يحصل على اسم، وهو Invoice approval، ووصف بجمل بسيطة: يجب أن تنتظر الفواتير التي تتجاوز 5000 يورو موافقة، أما الفواتير الأصغر فتُوضع عليها علامة «تمت المراجعة». وضمن «Document intelligence» (ذكاء المستندات)، تحدّدون مدى دقة قراءة المستند مسبقاً. المستوى Premium محدد مسبقاً، ويقرأ بمفرده المبلغ والمورد ورقم الفاتورة. أما الحقول المحددة التي تُقرأ بالضبط فتحددونها باستخدام IDP Agents، وذلك موضح في حلقة مستقلة. ثم يأتي حدث البدء، وهناك ستة منها. الخيار «Manual only» (يدوياً فقط) يعني أن الوكيل يبدأ فقط عندما تُشغّلونه أنتم يدوياً. وبعد اكتمال AI-DMS، يبدأ مع كل مستند جديد فور قراءته. وإضافة إلى ذلك، يمكنه أن يبدأ عند تغيّر أحد الحقول الوصفية (Metafield)، أو عند إنجاز أحدهم لمهمة، أو عند انتهاء موافقة، أو بمجرد توقيع المستند توقيعاً كاملاً. وبعد اكتمال AI-DMS، يبدأ الوكيل بمجرد استخراج فاتورة جديدة استخراجاً كاملاً. ضمن «Filters» (الفلاتر) نحدد المستندات التي ينطبق عليها ذلك: فقط في Workspace «Workflow-Demo» وفقط لنوع المستند «فاتورة». ولا داعي للقلق هنا بشأن التشغيلات المتكررة، فهذا الخيار يمنع الوكيل من البدء عدة مرات متتالية في وقت قصير للمستند نفسه. انقروا على «Save» (حفظ)، وسيُفتح Prompt Studio.

الفصل الثالث: Prompt Studio

هذا هو Prompt Studio. على اليسار ترون وصفكم. وبالنقر على «Create agent instruction» (إنشاء تعليمات الوكيل)، ينشئ PaperOffice تعليمات دقيقة للوكيل. في الوسط ترون ما تم فهمه: المهمة في جملة واحدة، والقواعد التي تم التعرف عليها، والحقول المعنية. وأسفل ذلك ترون سبب تنظيم التعليمات بهذا الشكل، وكيف يعرف الوكيل متى ينتهي من عمله. خذوا وقتكم في قراءتها بعناية. وإذا اختلف شيء عما قصدتموه، فعدّلوا الوصف وأعيدوا إنشاء التعليمات. يوضح تدفّق الأدوات أيّ الأدوات يستخدمها الوكيل: فهو يقرأ المستند، ويغيّر حقلاً إذا لزم الأمر. ولا يحصل على أي أدوات أخرى غير تلك المحددة في تعليماته. وعلى اليمين تظهر التعليمات المكتملة باللغة الإنجليزية، حتى يفهمها الوكيل بوضوح. كل شيء يبدو جيداً؛ احفظوا واختبروا.

الفصل الرابع: الاختبار بثقة: الاختبار الجاف

نُجري اختباراً جافاً: يعمل الوكيل على مستند حقيقي، لكنه لا يُحدث أي تغيير. نلصق POFID الخاص بالفاتورة الصغيرة ثم نبدأ. نجح الاختبار الجاف. وجد الوكيل أن المبلغ 1980 يورو، وهو أقل من الحد، وكان سيضع علامة «تمت المراجعة» على الفاتورة. وأسفل ذلك يمكنكم رؤية كل خطوة: أولاً قرأ المستند، ثم أعدّ التغيير. لم يُنفَّذ ذلك فعلياً، بل كان مجرد محاكاة. ولا يمكن تفعيل الأتمتة إلا بعد نجاح الاختبار. وبهذه الطريقة لا يعمل أي وكيل على مستنداتكم قبل أن تكونوا قد جرّبتموه أولاً.

الفصل الخامس: تفعيل وضع الأتمتة

لذلك نفعّل وضع الأتمتة. ومن الآن فصاعداً يستجيب الوكيل لحدث البدء تلقائياً. وهناك أيضاً إعداد «Execution approval» (موافقة التنفيذ)، فإذا كان مفعّلاً يسأل الوكيل شخصاً قبل كل تغيير، ولكل مستند على حدة. نريد أن نُسأل فقط عن الفواتير الكبيرة، لذلك أدرجنا موافقتنا ضمن الوصف.

الفصل السادس: وصول فاتورتين جديدتين

والآن إلى الاختبار الحقيقي. تصل فاتورتان جديدتان من Veldtmann: إحداهما بقيمة 2350 يورو، والأخرى بقيمة 12825 يورو. تقرأ معالجة AI-DMS المستندات أولاً، ثم يبدأ وكيلنا تلقائياً مع كل فاتورة على حدة. أنا أسرّع المقطع هنا. في عمود «Document Status» (حالة المستند) ترون النتيجة: الفاتورة الصغيرة تمت مراجعتها بالفعل. أما الفاتورة الكبيرة فلا يظهر شيء بعد، لأن الوكيل توقف هنا. ويوضح عمود الأتمتة ذلك أيضاً: رمز الساعة الرملية بجوار Workflow يعني أنها تنتظر الموافقة. وضمن مهام «Human In The Loop»، تنتظر الآن موافقة الفاتورة مع المورد ورقم الفاتورة والمبلغ. وفي المهمة ترون الفاتورة نفسها على اليسار، والتفاصيل على اليمين. وهي مُسندة إلينا حالياً. وإذا كان ينبغي أن يقرر شخص آخر، مثل الإدارة، فيكفي تحويل المهمة إليه. نوافق عليها بتعليق قصير، ثم يواصل الوكيل عمله. لنلقِ نظرة أخيرة على قائمة المستندات: الفاتورة الكبيرة تمت مراجعتها هي الأخرى الآن.

الفصل السابع: قراءة عمليات التنفيذ

يمكنكم رؤية ما قام به الوكيل في عمليات التنفيذ الخاصة به. وأسرع طريقة هي عبر القائمة الموجودة في صف الوكيل. هنا ترون عمليات تشغيل هذا الوكيل، وجميعها مكتملة، ولكل منها مستند وحدث بدء ومدة. وفي التفاصيل، تذكر جملة واحدة ما فعله الوكيل: تم استلام الموافقة، وتم ضبط الحالة على «تمت المراجعة». ثم تأتي العملية كاملة: أولاً التعليمات بوصفها الخطوة صفر، ثم كل خطوة من خطوات الوكيل مع نتيجتها، وأخيراً الحقول التي غيّرها. وبهذه الطريقة يمكنكم تتبّع كل قرار لاحقاً.

الفصل الثامن: نصائح من الممارسة

بعض النصائح الإضافية. اكتبوا الوصف كما لو كنتم تشرحون العملية لزميل جديد: مع حد واضح، والحقول المعنية، وما يُسمح للوكيل بتغييره. وحدّدوا نطاق وكيلكم باستخدام عوامل التصفية لتحديد المستندات التي ينطبق عليها. اختبروا كل وصف معدَّل أولاً في وضع الاختبار الجاف. وفي سير العمل الحساسة، فعّلوا أيضاً «Execution approval»، وراجعوا عمليات التنفيذ بانتظام خلال الأيام الأولى. وباختصار: تصفون Workflow Agent بكلماتكم الخاصة. تختارون حدث البدء، وتستخدمون عوامل التصفية لتحديد المستندات التي ينطبق عليها. ينشئ ذلك التعليمات في Prompt Studio، وتختبرونها بأمان في الاختبار الجاف، ولا تفعّلون الأتمتة إلا بعد ذلك. وحيثما ينبغي أن يقرر شخص ما، يتوقف الوكيل وينتظر الموافقة. وفي الفيديو التالي، سنربط PaperOffice بالعالم الخارجي: صندوق البريد الإلكتروني، والتخزين، والماسح الضوئي، و NAS الخاص بكم، ومفاتيح API، ومساعدي الذكاء الاصطناعي مثل Claude و ChatGPT. إلى اللقاء في أكاديمية PaperOffice AI.