IDP Agents: استخرج بالضبط البيانات التي تحتاجها من مستنداتك

النتيجة أولاً: عشرة حقول من فاتورة ممسوحة ضوئياً

مرحباً بكم في أكاديمية PaperOffice AI. يتناول هذا الفيديو IDP Agents. بهذه الأداة تستخرج PaperOffice من مستنداتكم بالضبط البيانات التي تحتاجونها، وتضعها باستمرار في الحقول نفسها لكل مستند. رقم الفاتورة، ورقم أمر الشراء، والمبالغ، وIBAN: إذا كتبتم مثل هذه البيانات مستنداً تلو الآخر، فإنكم تضيّعون الوقت وتقعون في الأخطاء. أولاً النتيجة. وصلت هذه الفاتورة من Veldtmann كمسح ضوئي. استخرج منها IDP Agent الخاص بنا عشرة حقول: رقم الفاتورة، وتاريخ الفاتورة، والمورد، ورقم أمر الشراء، والمبلغ الصافي، ومبلغ الضريبة، والمبلغ الإجمالي، والعملة، وIBAN، وتاريخ الاستحقاق. مرّر المؤشر فوق حقل، فينتقل العرض على اليسار إلى الموضع في المستند الذي جاءت منه القيمة. وهذا IBAN من معلومات الدفع. بهذه الطريقة يمكنكم التحقق من كل قيمة بنظرة واحدة. ولأن كل فاتورة تحصل على الحقول نفسها، يحوّلها التصدير إلى جدول Excel، وكل فاتورة في صف. وهكذا يمكنكم فعل ذلك بأنفسكم: أنشئ وكيلاً من مستند عينة وقالب، وعرّف الحقول واختبرها، واربط الوكيل بنوع مستند، ثم عالج المستندات الموجودة وراجع النتائج وصدّرها.

الفصل الأول: نظرة عامة على IDP Agents

تقرأ PaperOffice البيانات من كل مستند تلقائياً عند رفعه، وذلك حسب مستوى AI-DMS الخاص بـ Workspace. IDP Agent هو استخراج محفوظ تُعدّه لنفسك للمستندات المتكررة: أنت تحدد الحقول التي تحتاجها وأسماءها والصيغة التي تخرج بها القيم. تجد IDP Agents الخاصة بك تحت Document AI. القائمة فارغة حالياً. يُنشأ IDP Agent دائماً من مستند عينة. هناك ثلاث خطوات: حدّد المستند في Workspace، وأنشئ IDP Agent جديداً، واختر قالباً من الكتالوج. بعد ذلك تعدّل الحقول والمطالبات في محرر الوكيل.

الفصل الثاني: إنشاء وكيل من مستند عينة وقالب

في Workspace باسم IDP-Demo توجد خمس فواتير موردين. نأخذ مثالاً مستند الفاتورة من Veldtmann: حدّده، ثم الإجراءات، والوكلاء وسير العمل، وIDP، ثم إنشاء وكيل جديد. يُفتح الآن كتالوج القوالب مرتّباً حسب الفئات: المالية والمحاسبة، واللوجستيات، والقانوني، والهويات وغيرها، وكذلك للفواتير الإلكترونية مثل XRechnung وZUGFeRD وFactur-X. مع خيار عرض الموصى بها فقط ترى القوالب التي تتطابق مع هذا المستند وحده. بالنسبة إلى فواتير الموردين الواردة نستخدم Invoice Quick Capture Plus. يأتي القالب مع أهم الحقول: رقم الفاتورة، وتاريخ الفاتورة، والمبالغ، والمورد، والعملة. ويأتي معه أيضاً النموذج الموصى به. ننشئ الوكيل بالزر إنشاء وكيل. تقرأ PaperOffice مستند العينة كاملاً الآن: التعرف على النصوص، والحقول، والإكمال. هذا يستغرق لحظة؛ سأسرّع العرض. هذا هو محرر الوكيل. على اليسار مستند العينة، وعلى اليمين يأتي التحليل أولاً: ما نوع المستند، وما الذي وجده القالب فيه.

الفصل الثالث: تعريف الحقول

مع الزر متابعة ومراجعة الحقول المكتشفة ننتقل إلى الحقول. تبدأ PaperOffice فوراً تشغيل اختبار أولي باستخدام مستند العينة. يعرض كل حقل القيمة التي عُثر عليها، وبجانبها مقطع صغير من المستند حتى ترى مباشرة من أين أتت. وسّع الحقل لترى مطالبته، وهي تعليمة قصيرة للذكاء الاصطناعي حول مكان العثور على ما. يمكنك تعديل هذا النص مباشرة هنا. في أعلى المحرر ترى النموذج. يوصي القالب بـ Basic Pro Max، أي التعرف على النصوص دون تحليل الصورة. وبما أننا نتلقى أيضاً صوراً من الهاتف المحمول ومسوحات ضوئية فيها بقع، نختار Premium Pro Max: فهو يفحص صورة الصفحة إضافةً إلى ذلك، ولذلك يقرأ حتى المسوحات الصعبة. أما الدفع فما زلنا بحاجة إلى حقول. حقل جديد: التسمية IBAN، إضافةً إلى مفتاح تقني، وبالنسبة إلى نوع الحقل يوجد نوع حقل IBAN مخصص. في المطالبة مكتوب أين يُعثر على IBAN. وفي الحوار نفسه تحدد الصفحات التي يجب البحث فيها وكيفية التحقق من القيمة، باستخدام نمط أو قائمة من القيم المسموح بها. IBAN حقل إلزامي. إذا كان مفقوداً من مستند، تضع PaperOffice علامة على الحقل بأنه مفقود، ويمكنك العثور على المستند بالتصفية “تتطلب مراجعة يدوية”. تُنشأ مهمة مراجعة لفريقك عندما تُعدّ لهذا الغرض وكيل HITL. ثم يأتي تاريخ الاستحقاق من نوع التاريخ، وهنا يكفي تلميح للتحقق — HITL لطيف إذا كان مفقوداً في أي وقت. بعد كل تغيير اختبر الوكيل مجدداً؛ وعندها فقط يمكنك حفظه. والآن تظهر الحقول الجديدة أيضاً.

الفصل الرابع: اختبار الموثوقية والحفظ

هل ينتج الوكيل النتيجة نفسها بموثوقية؟ لهذا يوجد الاختبار المتعدد. نجعله يعمل خمس مرات. يُعدّ التشغيل ناجحاً فقط إذا كان لكل حقل قيمة. بعد خمس عمليات ناجحة تظهر العبارة: الإنتاج: آمن. ضمن الإخراج والمراجعة يمكنك تحديد كيفية كتابة القيم ومتى يجب أن يتحقق شخص منها. في علامة التبويب البيانات المستخرجة يمكنك عرض نتائج تشغيل الاختبار كشجرة أو JSON أو جدول، وتنزيلها. وبخيار تصدير كقالب قابل للمشاركة تشارك الوكيل كملف، فيستورده فريق آخر بعد ذلك في كتالوج القوالب. الآن احفظ. يُسمّى الوكيل “Supplier invoices” ويصبح نشطاً فوراً.

الفصل الخامس: ربط الوكيل بنوع مستند

لكي يعمل الوكيل تلقائياً مستقبلاً، نربطه بنوع مستند. ضمن أنواع المستندات نفتح نوع الفاتورة. في علامة التبويب IDP Agent الافتراضي نختار Supplier invoices ونحفظ. من الآن فصاعداً ينطبق التالي: إذا تعرّفت معالجة AI-DMS على مستند جديد بوصفه فاتورة، تضع PaperOffice الوكيل في قائمة الانتظار تلقائياً، في كل Workspace يحتوي على AI-DMS.

الفصل السادس: فاتورة جديدة تُقرأ تلقائياً

لنجرّبه. تصل فاتورة جديدة، هذه المرة من Iberica في Bilbao، باللغة الإسبانية. بالمناسبة: في حوار التحميل يمكنك أيضاً اختيار وكيل مباشرةً لهذه المستندات بالذات. هنا نترك PaperOffice تقرر بنفسها. أولاً تتعرّف معالجة AI-DMS على نوع الفاتورة، ثم يعمل وكيلنا. أسرّع العرض. وهذه هي النتيجة: الحقول العشرة نفسها كما في فاتورة Veldtmann، رغم أن الفاتورة بالإسبانية. يصبح Pedido cliente رقم أمر الشراء، ويصبح Vencimiento تاريخ الاستحقاق، ويقع IBAN الإسباني في حقل IBAN.

الفصل السابع: المستندات الموجودة دفعة واحدة

وماذا عن الفواتير الخمس التي كانت موجودة في Workspace؟ هذا الربط لا ينطبق عليها بأثر رجعي. نعالجها دفعة واحدة: نحدد كلها، ثم الإجراءات، والوكلاء وسير العمل، وIDP، وتطبيق وكيل موجود. نختار وكيلاً ثم ننقر على بدء IDP Agent. تضع PaperOffice جميع المستندات في قائمة الانتظار وتعالجها في الخلفية. يمكنك رؤية الحالة ضمن قيد المعالجة. أسرّع العرض.

الفصل الثامن: مراجعة النتائج

في المستند نفسه تقع القيم ضمن حقول البيانات، ويرافق كل حقل مقطع صغير من المستند. هذه فاتورة التقطها أحدهم بهاتفه المحمول. جميع الحقول موجودة هنا أيضاً، ومرور المؤشر فوقها ينقل العرض إلى موضع المصدر. إذا كانت قيمة غير صحيحة، يمكنك تغييرها مباشرةً في الحقل، فتحفظ PaperOffice فوراً. لمستند واحد يوجد هنا في الأعلى زر تطبيق الوكيل. وفاتورة الشحن ذات بقعة القهوة: رقم الفاتورة، ومرجع أمر الشراء، والمبالغ، وIBAN البريطاني صحيحة.

الفصل التاسع: التصدير إلى Excel

أخيراً قائمة المحاسبة: حدّد كل الفواتير، ثم الإجراءات، ومشاركة وتصدير، وتصدير البيانات. كأعمدة نختار حقول وكيلنا، بصيغة Excel. تُدرج كل فاتورة في صف منفصل من الملف، بالأعمدة نفسها. والآن يلفت شيء الانتباه: ثلاث فواتير من Veldtmann تشير إلى IBAN ألماني واحد، بينما تذكر الرابعة حساباً في ليتوانيا. وكيف تتحقق PaperOffice من ذلك تلقائياً وتوقفه، يُعرض في الحلقة «التدقيق والعزل». الخلاصة: IDP Agent هو إعدادك الخاص لاستخراج المستندات المتكررة. تبدأ بمستند عينة وقالب، وتضيف الحقول التي تحتاجها، وتختبر حتى يعمل الوكيل بموثوقية. ومربوطاً بنوع مستند يعمل تلقائياً على كل مستند جديد، بينما تُعالَج المستندات الموجودة دفعة واحدة. تراجع كل قيمة عند موضعها في المصدر، وبالتصدير تصبح كل البيانات في Excel. يعرض فيديو n8n لدينا كيفية استدعاء IDP Agent من برنامجك الخاص أو من n8n. الفيديو التالي يتناول Workflow Agents. إلى اللقاء في أكاديمية PaperOffice AI.