جولة الميزات: أنواع المستندات

المعنى

تخيل وصول فاتورة في PaperOffice دون أي تسمية. إنها مجرد ملف — يصعب العثور عليه، ويصعب توجيهه، ويسهل ضياعه في العمل اليومي.

باستخدام نوع المستند “فاتورة”، يعرف PaperOffice ماهيته بدقة. يمكن للفرق البحث عنه بثقة، ويمكن للوكلاء استخراج الحقول المناسبة، ويمكن سير العمل توجيهه إلى العملية الصحيحة دون الاعتماد على التخمين من اسم الملف وحده.

ينطبق نفس المبدأ على العقود، وإشعارات التسليم، والعروض السعرية، والإيصالات. يمثل كل نوع مستند معنى واضحاً في السياق اليومي — وليس مجرد ملف مخزن في الذاكرة دون سياق للبشر أو لأتمتة العمليات.

هذا التسمية هو نقطة البداية لكل ما يلي في Document AI.

السبب

إليك لماذا يهم ذلك في العمل اليومي.

يساعد نوع الفاتورة في التعرف على بيانات المورد والمبلغ وتاريخ الاستحقاق، مما يتيح بدء عمليات الشيكات والتحضير للدفع تلقائيًا بدلاً من البدء من ملف فارغ.

يمكن لنوع العقد أن يُفعّل قواعد مختلفة عن تلك الخاصة بإيصال التسليم. تظل خطوات الموافقة والاحتفاظ بالوثائق والمتابعة متوافقة مع الوثيقة الفعلية وليس مع عملية الرفع العامة.

ويمكن أيضًا إعداد فترة الاحتفاظ بالوثائق لكل فئة على حدة — على سبيل المثال، فترة أطول للفواتير مقارنة بالمسودات — بحيث تنتقل سياسة الاحتفاظ مع النوع منذ اللحظة الأولى لتصنيف الوثيقة وتخزينها.

وكيل هوية

في محرر نوع الوثيقة، يمكن ربط افتراضي IDP Agent مباشرةً بالنوع.

بعد أن يتعرف AI-DMS تلقائيًا على النوع — على سبيل المثال، فاتورة — يتم وضع هذا الوكيل في قائمة الانتظار بالإضافة إلى خط الأنابيب Workspace، مع إزالة التكرارات لضمان عدم تشغيل نفس الوكيل مرتين لنفس المستند.

تعمل عملية التصنيف والاستخراج كتيار عمل موحد: يقوم AI-DMS بتحديد النوع، ويبدأ IDP Agent المرتبط به دون الحاجة إلى تسليم يدوي من المستخدم أو خطوة تشغيل منفصلة.

قدرات التعرف الضوئي على الحروف (IDP)

يقوم IDP Agent بأكثر بكثير من مجرد إرفاق تسمية بملف.

يمكنه استخراج بيانات مستهدفة من الصفحة — مثل أسماء الموردين، والمبالغ، والتواريخ، وعناصر الخطوط، ورموز ضريبة القيمة المضافة (VAT)، ومجالات أخرى تم تكوينها خصيصاً لهذا النوع من المستندات.

يمكنه إجراء فحوصات بصرية: تأكيد وجود المناطق الرئيسية، وتسليط الضوء على الحقول في الصفحة، ودعم عملية المراجعة عندما يبدو شيء ما غير مكتمل أو مفقوداً أو غير مؤكد.

يمكنه التحقق من صحة القيم وفقاً لقواعد العمل، وإعداد مراجعة بشرية عند انخفاض مستوى الثقة، ونقل النتائج المهيكلة إلى خطوة سير العمل التالية دون الحاجة إلى إعادة إدخال البيانات يدوياً.

وبالتالي، يحول الوكيل عملية التعرف إلى بيانات قابلة للاستخدام — جاهزة للتوجيه، والتدقيق، والموافقات، والأتمتة عبر المؤسسة.

عند ربطها بنوع مستند معين، تبدأ هذه القدرات تلقائياً بعد عملية التعرف على AI-DMS.

خاص بالنظام

ابدأ بالأنواع الجاهزة للنظام — وهي تسميات مُعدة مسبقاً للأعمال الشائعة مثل الفواتير والعقود، والتي تعرفها الفرق بالفعل عبر المناطق المختلفة.

أنشئ نوعاً خاصاً بك فقط عندما يكون سير العمل التجاري مختلفاً حقاً — على سبيل المثال، نموذج عيادة، أو طرد جمركي، أو حزمة موافقة داخلية تتطلب دلالات وقواعد خاصة بها.

قم بالتصفية حسب المنطقة بحيث يتطابق الكتالوج مع الولاية القضائية دون خلط المتطلبات القانونية من مناطق أخرى في القائمة نفسها.

إنشاء

لإنشاء نوع مستند جديد، افتح أنواع المستندات واختر ‘نوع مستند جديد’.

أدخل اسماً واضحاً للعرض، ووصفاً مختصراً للمستخدمين في القوائم وأدوات التلميح، وإشارة ذكاء اصطناعي توضح كيفية تعرف المصنف على هذا النوع — وعادةً ما تكون باللغة الإنجليزية، مع ذكر السمات النموذجية وكيفية التمييز بين المستندات المتشابهة.

حدد الولاية القضائية التي ينطبق عليها هذا النوع. يمكنك اختياريًا ربط ‘افتراضي IDP Agent’ بحيث تبدأ عمليات الاستخراج والفحص البصري بعد التعرف على ‘AI-DMS’. قم بإعداد الاحتفاظ بالوثائق عندما يجب أن تحمل أنواع المستندات هذه قاعدة WORM أو قاعدة احتفاظ للامتثال.

احفظ النوع. سيظهر في الكتالوج ويمكن استخدامه في التصنيف والأتمتة فورًا — دون الحاجة إلى إعادة بناء العملية بأكملها من الصفر.

استخدم هذا المسار فقط عندما يكون المعنى التجاري جديدًا حقًا — وليس لكل تفضيل تسمية ثانوي.

الإبقاء

يمكن لنوع المستند أن ينقل قاعدة الإبقاء إلى المستندات الفعلية بمجرد تصنيفها.

عند تحميل الفاتورة أو التعرف عليها، يمكن تطبيق هذه القاعدة — بما في ذلك حماية WORM (اكتب مرة واحدة، اقرأ عدة مرات) للفترة المطلوبة لضمان بقاء الملفات محمية من التلاعب حتى انتهاء فترة الإبقاء.

يجب دائماً تأكيد الأسس القانونية مع المتخصصين قبل التنفيذ. يساعد PaperOffice في إعداد الإبقاء على مستوى النوع، لكنه لا يغني عن المشورة القانونية أو الامتثال المهنية لمؤسستك.

القسم

تصفح الكتالوج، وجرب البحث عن كلمة ‘فاتورة’، وابدأ بالأنظمة الأساسية التي تتطابق بالفعل مع العمل اليومي.

ربط نوع مستند افتراضي IDP Agent بحيث تتبع عمليات الاستخراج، والفحوصات البصرية، والتحقق من صحة البيانات تلقائيًا معايير التعرف على AI-DMS.

أنشئ نوعًا خاصًا بك فقط عند وجود فرق تجاري حقيقي، وقم بضبط فترة الاحتفاظ بالبيانات بعناية، ثم اترك عملية التصنيف والأتمتة تعمل بمعنى واضح.

وهكذا تحافظ أنواع المستندات على وضوح ملفات العمل اليومية في PaperOffice AI — من لحظة الرفع الأولى حتى الاحتفاظ طويل الأمد.