البحث والتنظيم: اعثر على كل مستند في ثوانٍ

اطرح أسئلة بدلًا من البحث

مرحبًا بكم في أكاديمية PaperOffice AI. يتناول هذا الفيديو البحث والتنظيم: كيف يمكنكم العثور على كل مستند في ثوانٍ دون الحاجة إلى الحفاظ على بنية المجلدات. أولًا، النتيجة: نطرح ببساطة السؤال التالي: أيّ الفواتير أرسلها Veldtmann؟ يفهم PaperOffice السؤال، ويعثر على المستندات ذات الصلة، ويُبرز بالضبط مكان الإجابة داخل المستند. كل شيء منظم أيضًا: في مجلدات افتراضية يقترحها الذكاء الاصطناعي بنفسه، ومع روابط بين المستندات والموردين. وهكذا نمضي خطوةً خطوةً: أولًا البحث، ثم البحث بحسب المعنى، والأرقام والمبالغ، والفلاتر والتجميع، والمجلدات الافتراضية، وأنواع المستندات، والاتصالات، وأخيرًا الجدول الزمني والإصدارات.

البحث

تبحثون في مربع البحث في الأعلى. على اليسار تنتقلون بين “اسأل الوكيل” و”بحث”. نبقى على “بحث” ونبحث هنا في هذا Workspace عن Veldtmann. يبحث PaperOffice في أربعة أماكن في وقت واحد: في اسم الملف وحقول البيانات، وفي النص المتعرف عليه، وفي الشركات والأشخاص والمبالغ المتعرف عليها، وبحسب المعنى. والنتيجة قائمة واحدة. في أعلى القائمة ستجدون أفضل تطابق. يوضح مؤشر الصلة مصدر كل نتيجة ومدى ملاءمتها لبحثكم. افتح نتيجةً، فتنتقل المعاينة إلى موضع التطابق ويُبرَز على المستند. استخدم الأسهم للانتقال إلى التطابق التالي والتنقل بين كل الحالات. وبنقرة واحدة تبحثون ليس فقط في Workspace، بل عبر جميع Workspaces. وعمليات البحث الأخيرة متاحة لكم دائمًا.

البحث بحسب المعنى

لا حاجة إلى معرفة الكلمة التي تظهر في المستند. اطرح سؤالًا ببساطة، على سبيل المثال: أيّ العقود تُجدَّد تلقائيًا، وما هي فترة إشعار إنهاء العقد؟ ستجد العقود ذات الصلة حتى إن استخدمت صياغةً مختلفةً تمامًا. ويوضح مؤشر الصلة أن هذه تطابقات مبنية على المعنى. القاعدة العامة: تُبحث كلمة أو كلمتان حرفيًا وبسرعة البرق من PaperOffice، أما الجمل الكاملة والأسئلة فيُفهم معناها. البحث بحسب المعنى متاح في Workspaces من مستوى AI-DMS Premium أو أعلى. وتختار المستوى بشكل فردي لكل Workspace.

الأرقام والمبالغ

يمكنكم البحث عن الأرقام مباشرةً: رقم فاتورة، أو رقم أمر شراء، أو رقم إشعار تسليم، كما تظهر بالضبط في المستند. يتعرّف PaperOffice على المبلغ المكتوب مع الفواصل والعملة باعتباره مبلغًا. وهكذا يمكنكم العثور فورًا على جميع المستندات المتعلقة بالعملية بقيمة 18,500 يورو: الطلب والفاتورة والدفع. وإدخال رقم IBAN دون مسافات يعرض كل مستند يحتوي على رقم الحساب البنكي هذا. وهذا مفيد بشكل خاص إذا أرسل لكم مورّد فجأةً بيانات حساب جديدة.

التصفية والتجميع

تضيّق الفلاتر القائمة. نعرض هنا فقط الفواتير التي أُضيفت خلال آخر 30 يومًا. وأسرع من ذلك: انقر على قيمة في القائمة، مثل نوع مستند أو كلمة مفتاحية، لتصفية القائمة وفقها. ويعيد التجميع ترتيب القائمة، على سبيل المثال حسب المرسل. وبذلك ترون بنظرة واحدة أيّ المستندات تأتي من أيّ مورّد. يمكنكم حفظ مجموعة تحتاجونها كثيرًا كعرض. وبنقرة واحدة يمكنكم إعادة تعيين جميع المرشحات.

المجلدات الافتراضية

إذا كنتم تفضّلون التفكير في شكل مجلدات، يمكنكم تفعيل عرض المجلد. لا أحد ينشئ المجلدات يدويًا: أثناء المعالجة يقترح الذكاء الاصطناعي مسارات تخزين مناسبة لكل مستند، ويدمجها في البنية الحالية لديكم. في المستند ترون الاقتراحات ضمن “مسارات التخزين”. ويمكنكم إضافة مسارات أخرى، مثلًا مجلد للقوائم المالية السنوية. والميزة الكبرى أن المجلدات افتراضية: يمكن أن يكون المستند في عدة مجلدات في الوقت نفسه دون أن يُكرَّر.

أنواع المستندات

يحدد الذكاء الاصطناعي نوع المستند تلقائيًا: فاتورة، أو إشعار تسليم، أو عقد، وغيرها كثير. يمكنكم عرض القائمة ضمن “أنواع المستندات”. إذا كان نوع ما مفقودًا، فأنشئ نوعًا جديدًا، على سبيل المثال “تقرير الصيانة”، وصِف بإرشاد موجز للذكاء الاصطناعي كيف يتعرّف على هذا النوع. وإذا كان النوع مفعّلًا للتصنيف، فسيُعيّن الذكاء الاصطناعي المستندات الجديدة إليه تلقائيًا من الآن فصاعدًا. وسنبيّن لكم في فيديو IDP Agents أيّ وكيل يقرأ البيانات منه.

الاتصالات

كل مستند يعرف مع من يتعامل. ضمن “الاتصالات” تجدون الشريك التجاري الذي تعرّف عليه الذكاء الاصطناعي من الورقة الرسمية. يمكنكم ربط المستندات بسحبها: على سبيل المثال، اسحب إشعار التسليم إلى الفاتورة، واختر “ينتمي إلى” كنوع للاتصال. ومن الآن فصاعدًا يمكنكم الانتقال فورًا من مستند إلى الآخر. وضمن “المنظمات” يمكنكم رؤية كل مورّد مع جميع مستنداته عبر كل Workspaces.

الجدول الزمني والإصدارات

ينظّم الجدول الزمني المستندات حسب التاريخ، مثلًا حسب موعد الاستحقاق، وبذلك ترون ما يقترب هذا الشهر. إذا تغيّر عقد، فارفع الملحق كإصدار جديد. يبقى المستند نفسه مع جميع اتصالاته سليمة، ويُحفظ الإصدار السابق. وتُظهر “مقارنة الإصدارات” مدى تشابه إصدارين، وأيّ الصفحات تغيّرت، وتلخّص التغييرات في بضع جمل. وإذا كان الإصدار القديم هو الصحيح فعلًا، يمكنكم استعادته كإصدار جديد، فلا يضيع شيء.

الملخص

كان هذا حديثنا عن البحث والتنظيم: بحث عن كل شيء، وأسئلة بدلًا من الكلمات المفتاحية، وفلاتر وتجميع، ومجلدات افتراضية، وأنواع مستندات مخصّصة، واتصالات، والجدول الزمني والإصدارات. وفي الحلقات التالية سنتناول IDP Agents وكيفية مشاركة المستندات بأمان عبر المتصفح وعبر الهاتف. إلى اللقاء في أكاديمية PaperOffice AI.