إنشاء Workspaces: قياسي، Business، امتثال

لنبدأ. في نظرة عامة على Workspaces، انقر فوق “إنشاء Workspace جديد”. يُعد Workspace بمثابة خزانة ملفات مخصصة، مثلاً لشركة أو مشروع أو عميل. أقوم بتسميته “Northstar Industrial” وأختار النوع: شركة. يتم تعيين لغة المعالجة إلى الإنجليزية. سيستخدم الذكاء الاصطناعي هذه اللغة لاحقاً لتلخيصات الأسماء والحقول. بالنسبة لموقع التخزين، يمكنك الاختيار بين مركز بيانات الاتحاد الأوروبي PaperOffice أو تخزينك الخاص، BYOS (اختصار لـ Bring Your Own Storage). توجد ملفاتك بعد ذلك على خادمك الخاص أو NAS، والذي تقوم بإعداده مسبقاً تحت Connectors. ملاحظة مهمة: لا يمكن تغيير موقع التخزين بعد الإنشاء. في علامة تبويب نوع Workspace، يتعلق الأمر بالحماية والأدلة. هناك ثلاث مستويات. المستوى القياسي هو المستوى الأساسي: التخزين والبحث. يُستخدم Business للعمل اليومي: المشاركة، الحماية، الاستعادة. هذا هو توصيتنا، ويمكن فقط لـ Workspaces من نوع Business أن يتم مشاركته خارجياً. الامتثال (Compliance) هو المستوى الأعلى، للأدوات والاستعداد للمراجعات، مثلاً مع متطلبات الاحتفاظ الصارمة. يتطلب الامتثال تكلفة إضافية، ولا يدعم التخزين الخاص بك، ولا يمكن مشاركته خارجياً. يمكن الترقية في أي وقت؛ لكن لا يمكن التراجع عن الترقية. في علامة تبويب AI-DMS، تحدد مدى دقة فهم الذكاء الاصطناعي لمستنداتك. التخزين فقط، بدون ذكاء اصطناعي، مناسب للأرشفة البحتة. لا يزال بإمكانك معالجة الملفات لاحقاً. يجعل Basic أرشيفك قابلاً للبحث: التعرف على النص، التصنيف، والكلمات المفتاحية. يُعد Premium الإعداد الافتراضي الأفضل للمستندات التجارية، ويتميز بالبحث الدلالي، حقول الأعمال، والعلاقات. يستخرج Ultra الحد الأقصى: يتم قراءة الجداول والنماذج والصور، وترابط المستندات معاً، وإجراء فحص أمني لكل مستند. بالنسبة لعرضنا التوضيحي، أستخدم Ultra. تحت نوع المستند، أختار “التعرف التلقائي”. يقوم الذكاء الاصطناعي بعد ذلك بتعيين كل مستند إلى النوع الصحيح، مثل فاتورة أو إشعار تسليم أو عقد. تحت حماية الوصول، يمكنك تأمين Workspace أكثر بكلمة مرور، أو رمز عبر الرسائل القصيرة (SMS)، أو مبدأ العينين الأربعة. بالنسبة لعرضنا التوضيحي، سنترك هذا جانباً. وتحت المشاركة، يمكنك لاحقاً مشاركة Workspace خارجياً: عبر البريد الإلكتروني للوصول عبر المتصفح، أو عبر الهاتف. سأوضح لك ذلك بالتفصيل قريباً. أحفظ، أتحقق من الملخص، وأقوم بإنشاء Workspace.