البدء مع PaperOffice AI: Workspace، المستندات، الوكيل والبحث

مرحبًا بكم في أكاديمية PaperOffice AI. سنغطي اليوم الخطوات الأولى: سنقوم بإنشاء Workspace، ورفع المستندات، ومراجعة ما تقوم به الذكاء الاصطناعي بها. بعد ذلك، سنعيد العثور على المستندات، ونطرح أسئلة على الوكيل، وندخل مشاركة Workspace حتى عبر الهاتف، ونربط PaperOffice مع Claude. كل ما تحتاجونه لهذا هو متصفح إنترنت. للتوضيح مسبقًا: PaperOffice AI هو نظام إدارة مستندات يفهم مستنداتكم. يعمل عبر المتصفح، كتطبيق على هاتفكم المحمول، وواجهة برمجة التطبيقات. يتم تخزين مستنداتكم في Workspaces، على سبيل المثال واحد لكل شركة أو مشروع أو عميل. وتقوم الذكاء الاصطناعي بقراءة كل مستند: تحدد نوعه، وتعيين اسم وصفي، وكلمات مفتاحية، وملخص. بالإضافة إلى ذلك، يوجد وكيل يمكنكم طرح أسئلة حول مستنداتكم عليه، وبحث يجد المحتوى، وقدرات المشاركة الخارجية، والربط مع Claude.

البداية: الجولة التعريفية

بعد تسجيل الدخول، ستصلون إلى صفحة النظرة العامة الخاصة بكم: المهام، والإشعارات، وبعض الأدوات السريعة، والمسار إلى Claude وChatGPT. على اليسار، يمكنكم رؤية جميع مناطق التطبيق. للبدء، ستحتاجون بشكل أساسي إلى Document AI: حيث توجد Workspaces والمستندات الخاصة بكم. في الأعلى، ستجدون وظيفة الوكيل والبحث. كلاهما متاح من أي صفحة. ومن خلال ملفك الشخصي، يمكنك الوصول إلى المساعدة والتعلم: للجولة التعريفية، وحل المشكلات، والدعم. يتم أيضًا عرض وحدات التعلم الخاصة بك في الأعلى.

الخطوة 1: إنشاء Workspace

لنبدأ. في نظرة عامة على Workspaces، أنقر على إنشاء Workspace جديد. يشبه Workspace خزانة ملفات مخصصة، مثلاً لشركة أو مشروع أو عميل. أقوم بتسميته Northstar Industrial وأختار النوع: شركة. لغة المعالجة مضبوطة على الإنجليزية. ستستخدم الذكاء الاصطناعي هذه اللغة لاحقاً للتلخيصات والأسماء والحقول. بالنسبة لموقع التخزين، يمكنك الاختيار بين مركز البيانات في الاتحاد الأوروبي PaperOffice وتخزينك الخاص، BYOS، اختصاراً لـ Bring Your Own Storage (جلب تخزينك الخاص). ستعيش ملفاتك بعد ذلك على خادمك الخاص أو NAS، الذي تقوم بإعداده مسبقاً تحت Connectors. مهم: لا يمكن تغيير موقع التخزين بعد الإنشاء. في علامة تبويب نوع Workspace، يتعلق الأمر بالحماية والأدلة. هناك ثلاث مستويات. المستوى القياسي هو المستوى المبتدئ: التخزين والبحث. Business مخصص للعمل اليومي: المشاركة، الحماية، الاستعادة. هذا هو توصيتنا، ويمكن فقط لـ Business Workspaces المشاركة الخارجية. الامتثال هو أعلى مستوى، للأدوات والاستعداد للمراجعة، مثلاً مع متطلبات الاحتفاظ الصارمة. الامتثال يكلف إضافياً، لا يدعم تخزينك الخاص، ولا يمكن مشاركته خارجياً. الترقية ممكنة في أي وقت؛ التخفيض غير ممكن. في علامة تبويب AI-DMS، تحدد مدى دقة فهم الذكاء الاصطناعي لمستنداتك. التخزين فقط، بدون ذكاء اصطناعي، مناسب للأرشفة البحتة. لا يزال بإمكانك معالجة الملفات لاحقاً. Basic يجعل أرشيفك قابلاً للبحث: التعرف على النص، التصنيف، والكلمات المفتاحية. Premium هو الإعداد الافتراضي الأفضل للمستندات التجارية، ويتميز بالبحث الدلالي، حقول الأعمال، والعلاقات. Ultra يستخرج الحد الأقصى: الجداول والنماذج والصور تُقرأ، المستندات مرتبطة معاً، وكل مستند يحصل على فحص أمني. لديمو لدينا، أستخدم Ultra. تحت نوع المستند، أختار التعرف التلقائي. سيقوم الذكاء الاصطناعي بعد ذلك بتعيين كل مستند إلى النوع الصحيح، مثل فاتورة أو إشعار تسليم أو عقد. تحت حماية الوصول، يمكنك تأمين Workspace أكثر بكلمة مرور، رمز SMS، أو مبدأ العينين الأربعة. لديمو لدينا، سنترك هذا جانباً. وتحت المشاركة، يمكنك لاحقاً مشاركة Workspace خارجياً: عبر البريد الإلكتروني للوصول في المتصفح، أو عبر الهاتف. سأوضح لك ذلك بالتفصيل قريباً. أحفظ، أتحقق من الملخص، وأنشئ Workspace.

الخطوة 2: رفع المستندات

لا يزال الحقل الجديد Workspace فارغًا. أفتحه وأضغط على زر “إضافة مستند”. أحدد الملفات هنا: وهي مستندات شركتنا التجريبية نورستار، بما في ذلك الفواتير، وإشعارات التسليم، والعقود، وكشوفات الحسابات البنكية، بالإضافة إلى المسوح الضوئية والصور الملتقطة بالهاتف المحمول. يتم تحميل الملفات، وتبدأ الذكاء الاصطناعي في قراءتها فورًا. مع وجود عدد كبير من المستندات، قد يستغرق ذلك بعض الوقت، لذا أقوم بتسريع العرض. يُعد التحميل خيارًا واحدًا فقط؛ إذ يمكن أيضًا استيراد المستندات من الأجهزة المحمولة، أو مباشرة من الماسحات الضوئية، عبر لقطات الشاشة أو المواقع الإلكترونية، ويمكن معالجة مجلدات كاملة دفعة واحدة باستخدام أداة الاستيراد الجماعي.

الخطوة 3: النتيجة، الوكيل والبحث

إليك كيف تبدو النتيجة. تم تعيين أسماء وصفية للملفات، إلى جانب العناوين وملخصات موجزة. بالإضافة إلى ذلك، يتم عرض أنواع المستندات والكلمات المفتاحية. تم إنشاء كل هذا بواسطة الذكاء الاصطناعي. الآن أطرح سؤالاً على الوكيل (الوكيل الذكي). على سبيل المثال: ماذا حدث في المشروع X200 لشركة نورفيكسا؟ يبحث الوكيل في Workspace، ويقرأ المستندات ذات الصلة، ويجيب بجمل كاملة: التسليم، والاضطراب، والقبول في شهر سبتمبر. ويذكر مصادره التي يمكنني فتحها مباشرة. لا يقتصر البحث على أسماء الملفات فحسب، بل يشمل المحتوى أيضًا. أبحث عن: فترة الإشعار. ها هو: التعديل على اتفاقية الخدمة الرئيسية مع شركة نورفيكسا. المصطلح غير موجود في اسم الملف بل في المحتوى، ومع ذلك يجده البحث.

الخطوة 4: مستند بالتفصيل

لنفتح مستندًا: إشعار الائتمان من شركة فيلدتمان بمبلغ تسعمائة وخمسون يورو. على اليسار، ترى الأصل؛ وعلى اليمين، كل ما أنجزه PaperOffice AI منه. يعرض “صفحة الغلاف” العنوان والملخص، وملاحظة تتيح لك جعل المستند آمنًا ضد التعديلات، و Workspace الذي يوجد فيه. تحت “الخصائص” ستجد الحالة، والاسم، ونوع المستند، والكلمات المفتاحية. تحتوي حقول البيانات على كل ما استخرجه الذكاء الاصطناعي، وهنا البند مع الكمية والسعر. بنقرة واحدة، تنسخه إلى إكسل. تحت “الأنشطة”، يمكنك إنشاء ملاحظات ومهام للمستند. يعرض “التدقيق” فحص الأمان من Ultra، مع اثني عشر ضابطًا تحكم، بما في ذلك تلك الخاصة بقيم الحساب والضرائب. كل شيء على ما يرام هنا. يسجل سجل التعديلات أي تغيير بمجرد جعل المستند آمنًا ضد التعديلات. ويظهر “الروابط” ما يرتبط به المستند، على سبيل المثال شريك الأعمال فيلدتمان.

المشاركة عبر الهاتف: إنشاء وكيل هاتف

والآن للحب المفضل لدي: المشاركة عبر الهاتف. تخيل أن مستشارك الضريبي يحتاج بسرعة إلى بعض المعلومات من سجلاتك. يتصل ببساطة ويسأل. لا توجد تطبيقات ولا حاجة لتسجيل الدخول. للقيام بذلك، قم بإنشاء وكيل هاتف تحت Conversation AI. أقوم بتسميته ‘مشاركة نورستار عبر الهاتف’ وأختار الدور: وكيل محمي. هذا يعني أن المتصلين يجب عليهم التحقق من هويتهم باستخدام رقم هاتفهم المحمول وكلمة مرور (PIN). في قسم الاتصالات، أقوم بتفعيل خيار الاتصال الوارد. يوفر PaperOffice رقماً للاتصال الوارد لكل دولة؛ فأختار ألمانيا. في قسم الوكيل، يمكنك تعيين اللغة والصوت والرسالة الترحيبية، ووصف كيفية تصرف الوكيل. وفي قسم المعرفة، تقرر أي نسخة من Workspaces يمكنه الوصول إليها. أسمح فقط بنسخة Northstar Workspace الخاصة بنا وأحفظ الإعدادات.

المشاركة عبر الهاتف: إعداد المشاركة

والآن عملية المشاركة ذاتها. في Workspace، تحت علامة التبويب ‘تعديل’ ثم ‘المشاركة’، اختر ‘مشاركة خارجية جديدة’. كقناة اتصال، أختار الهاتف. تم اختيار الوكيل بالفعل. أدخل رقم هاتف جهة الاتصال وكلمة مرور (PIN)؛ وكلاهما مشوش في الفيديو. في قسم التسليم، أضف عنوان بريد إلكتروني في حال أراد المتصل إرسال المستندات إليه. في قسم الصوت، حدد اللغة والصوت. في قسم الوكيل، يمكنك إعطاء تعليمات إضافية لوكيل الهاتف لهذه المشاركة المحددة. تكون صالحة للمشاركة لمدة ثلاثين يوماً. احفظ ونشّط المشاركة. وهذا هو صوتها: يتصل المتصل برقم الوصول، يدخل كلمة المرور (PIN)، ويطرح أسئلته. دعونا نستمع إليها.

(المكالمة نفسها موجودة في الترجمة النصية.)

جاءت الإجابات مباشرة من المستندات الموجودة في Workspace، مع المبالغ والتواريخ وتواريخ الاستحقاق، وقام الوكيل بتصحيح الاسم الذي تم سماعه بشكل خاطئ تلقائياً. لا يعرف الوكيل إلا ما هو موجود في هذا Workspace.

Claude: إعداد PaperOffice

وأخيراً، نظرة على المستقبل: يمكن ربط PaperOffice AI بـ Claude. تحت ملفك الشخصي، ستجد إعداد ‘إعداد PaperOffice’. هنا تقوم بربط التطبيق المحمول وClaude. في Claude، أضف PaperOffice تحت الإعدادات > Connectors وقم بربط حسابك مرة واحدة. بعد ذلك، سيعمل Claude مع مستنداتك، مستخدماً فقط أذوناتك. على سبيل المثال، اسأل Claude عن الفواتير من شركة Veldtmann الموجودة في Workspace. يبحث Claude عبر PaperOffice ويجيب بأرقام الفواتير والتواريخ والمبالغ. لتلخيص الأمر: قم بإنشاء Workspace، وارفع المستندات، وستقوم الذكاء الاصطناعي بالباقي. إنه يفهم كل مستند، والوكيل يجيب على أسئلتك، والبحث يجد المحتوى بدلاً من مجرد أسماء الملفات، وتعمل المشاركة عبر المتصفح أو الهاتف. ستغطي الفيديوهات القادمة فحوصات الأمان مع العزل، والمشاركة عبر المتصفح والهاتف، بالإضافة إلى العثور على الملفات وتنظيمها. شكراً للمشاهدة، وإلى اللقاء القادم في أكاديمية PaperOffice AI.