V spodnjem članku vam bomo pokazali, kako povečati učinkovitost svojega podjetja, zmanjšati človeške napake z večjo natančnostjo, zmanjšati sedanje stroške, maksimizirati prostor v pisarni, ohraniti celovitost podatkov in izboljšati varnost podatkov.
Navedli vam bomo prednosti sistema za upravljanje dokumentov PaperOffice in vam zagotovili, da lahko z uporabo DMS sistemov zmanjšate stroške do 92%.
Poleg tega vam bomo pojasnili, kaj so redni izrazi (Regex) in v drugem delu tega članka bomo navedli konkretna uporabniška primera REGEX.
Prav tako boste izvedeli, kako vam lahko pomagajo hitro, učinkovito in brez ročnega vnosa izvleči potrebne podatke iz vaših dokumentov.
Tehnologija s tremi čarobnimi črkami - OCR
Kaj sploh pomeni OCR in za kaj se uporablja?
Optično prepoznavanje znakov (OCR) se danes pogosto uporablja za izluščevanje informacij iz različnih dokumentov, kot so računi, z namenom digitalizacije fizičnih dokumentov in optimizacije sistemov za upravljanje dokumentov.
Uporaba OCR prepoznavanja znakov podjetjem prinaša ogromne koristi, saj lahko pomaga samodejno obdelovati dokumente, kar predstavlja pomemben proces v vseh panogah.
OCR, okrajšava "Optical Character Recognition", omogoča, da programska oprema prepozna in izvleče besedilo iz digitalne slike. Na primer, nepogrešljiva je za branje in analizo optičnih dokumentov.
Vendar pa OCR optično prepoznavanje ni dovolj za zagotovitev dovolj natančnih rezultatov, tudi če je uporabno za optično prepoznavanje računov, če se podjetje vsakodnevno ukvarja s skupinami prejetih računov.
Za to je treba uporabiti sistem za upravljanje dokumentov, ki že ima obsežno funkcionalnost OCR, kot je DMS PaperOffice.
Sistem PaperOffice izvede OCR prepoznavanje besedila za vsak dokument, indeksira celotno vsebino besedila in vam na voljo ponuja integrirano napredno iskanje, ki je najbolj zmogljivo iskalno orodje za DMS na svetu. Brez dela!
Prednosti digitalizacije
Skoraj vsak, ki je razmišljal o zmanjšanju stroškov v svojem podjetju, se je zagotovo srečal s pojmom "digitalizacija".
Običajno so vsi računi v podjetju shranjeni na enem mestu. Z obdelavo dokumentov se začne šele po nekaj dneh. Da bi jih ročno digitalizirali, morate iskati ustrezne informacije, jih vnesti v tabelo in preveriti, ali so vnosi pravilni, preden nadaljujete s preostalimi podatki, dokler niso digitalizirani skupini računi in drugi dokumenti.
Morda morate opraviti dodaten korak, da podatke naložite v različne sisteme v poslovnem ali računovodskem okolju.
Zveni grozljivo, kajne?
S sistemom za upravljanje dokumentov, ki ima že vključeno samodejno prepoznavanje besedila, lahko celoten postopek skrajšate z nekaj ur ali celo dni na nekaj minut.
Po nastavitvi predloge in želenih specifičnih polj se informacije iz posameznih dokumentov ali skupine dokumentov izvlečejo.
Tako se ustrezni podatki o računih prikažejo v dokumentu, dokument je označen in se lahko, na podlagi izčrpanih informacij, samodejno poveže s stikom.
Vse, kar morate storiti, je, da dokumente digitalizirate, bodisi tako, da jih skenirate, bodisi da jih dobite na digitalni način, na primer po e-pošti, in jih shranite v PaperOffice.
Sistem za upravljanje dokumentov bo vse ostalo opravil namesto vas.
Nasvet
Za temo "10 najpomembnejših prednosti digitalizacije papirnih dokumentov" obstaja posebna objava:
Zmanjšajte človeške napake z večjo natančnostjo
Izvajanje ponavljajočih se nalog, kot je ročni vnos podatkov, lahko postane dolgočasno in lahko vpliva na kakovost vaših podatkov, če se zaposleni utrudijo ali če so raztreseni in pozabijo ali zamenjajo vse številke in besede.
Poleg tega tudi dejavnik "dostop in uporabniške pravice" predstavlja omejeno skupino, saj vsi zaposleni v podjetju nimajo pravice dostopa do vaših poslovnih podatkov in informacij.
Za programsko opremo, ki vsebuje avtomatsko prepoznavanje besedila, ni težko ostati osredotočen in lahko prepozna besedila, bere občutljive podatke, jih izvleče ter organizira izhode z visoko natančnostjo, ne da bi razkrila poslovne skrivnosti.
Še zlasti v teh težkih časih je zelo pomembno, da vsa podjetja okrepijo konkurenčnost podjetja z vzpostavitvijo brezpapirnega oziroma digitalnega delovanja in poskrbijo, da zaposleni lahko fleksibilno delajo od doma. Podjetje mora slediti digitalni dobi in uresničiti pot do brezpapirnega urada.
Znižajte stroške in maksimirajte prostor v pisarni
Ročni vnos podatkov lahko zahteva veliko dela, in večji kot je obseg dokumentov, ki jih morate obdelati, višji bodo vaši stroški dela. Poleg tega se lahko pojavijo dodatni stroški zaradi netočnih podatkovnih vnosov zaradi človeških napak.
S pomočjo avtomatske obdelave in izvlečenja podatkov s pomočjo umetne inteligence (AI) vam lahko sistem za upravljanje dokumentov, kot je PaperOffice DMS, pomaga pri zmanjševanju teh stroškov in hkrati sprostite prostor v pisarni, saj vam ni treba zaposlovati dodatnega osebja za ročno digitalizacijo dokumentov ali shranjevanje kupov dokumentov v pisarni.
Ohranite celovitost podatkov in izboljšajte varnost podatkov.
Čeprav lahko tako digitalne kot fizične papirnate dokumente izgubite ali poškodujete zaradi fizičnih, okoljskih ali tehnoloških nevarnosti, večina podjetij še vedno zapravlja čas za shranjevanje vsega v fizičnem arhivu in uporabo lokalnih ali oblakovnih shranjevalnih mest za digitalne dokumente.
Namig
Na temo shranjevanja v oblaku in zakaj ne priporočamo te metode shranjevanja obstaja posebna objava:
Zahvaljujoč PaperOffice vse vaše dokumente shranjujete neposredno na svojem lastnem strežniku podatkovne baze in tako imate popoln in neomejen nadzor nad vsemi podatki. Pri tem ni treba, da vzpostavite strežnik, saj PoPaperOffice prevzame vse nadaljnje korake po namestitvi.
Lahko pa uporabite svoj strežnik Synology ali QNAP NAS in upravljate vse svoje dokumente na svoji lastni napravi NAS! Podajamo 7 ukrepov, kako izkoristiti največ iz svojega strežnika Synology NAS, tukaj izveste več o tem.
Zagotoviti je treba revizijsko varnost
Poleg tega bo varnost podatkov in upravljanje dostopa lažje, ko bodo dokumenti digitalizirani s pomočjo PaperOffice, saj bodo podatki visoko varno šifrirani in arhivirani v vaši podatkovni bazi, do katere bo lahko dostopal le vi.
PaperOffice samodejno različiči vsak spremenjen dokument, ustvari senco in jo shranjuje ločeno, da lahko kadar koli odprete želeno različico dokumenta.
Predstavili vam bomo, kako zagotoviti verzioniranje in revizijsko zavarovanje arhiviranja dokumentov.
Namig
Na temo "Revizijsko varno in skladno z GoBD verzioniranje dokumentov z upravljanjem dokumentov PaperOffice" obstaja tudi video na YouTubu, ki to postopek razloži na razumljiv način:
Kakšni so izzivi pri digitalizaciji dokumentov z OCR?
Pri izvlečenju podatkov z optičnim prepoznavanjem znakov je nekaj izzivov, ki jih je treba upoštevati. Postavitve računov so zelo različne, saj ima vsako podjetje svoj lasten format.
Da bi lahko dokumenti natančno razpoznani, ima PaperOffice samodejno zaznavanje dokumentov s pomočjo umetne inteligence (AI) imenovane PIA.
Za to PIA uporablja posebne algoritme in tehnologije prepoznavanja.
PIA ima obsežen vgrajen slovar, ki samodejno prepozna napačno prepoznane izraze, jih primerja in nadomešča z pravilnimi. Vedno se lahko prepričate, da je pravilno prepoznava besedila v vašem dokumentu.
Branje relevantnih informacij iz dokumentov
Pomembne informacije iz dokumentov, kot so datum, zneski, vrste dokumentov, ključne besede in podatki o prejemkih, so inteligentno zaznane, izluščene in uporabljene za označevanje dokumentov. Prav tako se iščejo dokumenti, ki so pomembni za prejemke, kot so neto znesek, bruto znesek, stopnja DDV in valuta dokumenta, ter jih nato izluščimo. Ta inteligentna prepoznava podatkov se v okviru sistema PaperOffice izvaja popolnoma avtomatsko.
Vendar obstaja med postopkom skeniranja fizičnih dokumentov vrsto dejavnikov, ki lahko negativno vplivajo na kakovost slike, kot so usmerjenost, gube, velikost pisave, svetlost, ročno napisana besedila in drugo. To vpliva na kakovost prepoznave besedila in izluščenih podatkov. Posledica tega je, da se lahko že naučene predloge dokumentov ne prepoznajo pravilno ali pa se podatki v dokumentih nepravilno vstavijo.
Tu nastopijo redni izrazi.
Redni izrazi (Regex) so fantastičen način iskanja natančnih vrednosti v besedilu.
Kako natančno uporabljati redne izraze s pomočjo konkretnih primerov, podrobno pojasnjujemo v drugem delu članka.
Začeti je lažje, kot si mislite.
Še vedno dvomite, da bi to zmogli? Preberite primere študij naših strank o integraciji PaperOffice v poslovno življenje in se sami prepričajte o enostavnosti ali pa preprosto zahtevajte namestitev testne različice.
Za koga je primerna brezpapirna pisarna?
Hitra in enostavna odgovor na to vprašanje je: za vsako podjetje. Vse panoge in velikosti podjetij imajo koristi od brezpapirne pisarne, od malih in srednjih podjetij do start-upov in velikih podjetij. Še posebej dragoceno je prehajanje na brezpapirno pisarno za mala in srednje velika podjetja: s zmanjšanjem obremenitve s postopki in stroškov se sprosti potrebni proračun za dodatno spodbujanje rasti.
Ali lahko za brezpapirno pisarno v podjetju uporabim ponudnika DMS v oblaku?
Ne. Dodatni dejavnik, ki je bil na ustnicah vseh, vsaj od uveljavitve splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) leta 2018, je varstvo osebnih podatkov. Programske rešitve za upravljanje z dokumenti (DMS) se uporabljajo za obdelavo, upravljanje in shranjevanje dokumentov, ki pogosto vsebujejo občutljive osebne podatke. Zakonodaja predvideva visoke kazni za kršitve GDPR.
- Prednosti upravičujejo napor in stroške
Digitalno delo in prehod starih dokumentov v novo dobo bo najboljša ključna naložba, ki vam bo v prihodnosti prihranila ogromno časa, denarja in živcev. - Potrebujete nekoga, ki se spozna na to
Za izkoriščanje vseh prednosti digitalizacije ne potrebujete lastnega IT-specialista.
Kar potrebujete, je pravi partner, ki bo na podlagi izkušenj natančno izvajal tisto, kar potrebujete. Izognite se panikarjem in namesto tega izberite preizkušene rešitve, namesto bleščečih predstavitev na PowerPointu, ki niso bile resnično preizkušene. - Strojna oprema je pogosto že na voljo
Izkušnje kažejo, da ima skoraj vsako podjetje že velik kopirni stroj, ki ga ne izkorišča dovolj. Ti stroji obožujejo skeniranje večjih količin dokumentov, prenesejo spenjače in lahko predstavljajo osnovo za digitalni začetek brez vlaganja v skener. - Ceneje kot pričakovano s pravim orodjem za upravljanje z dokumenti
Izognite se pastem z različnimi sistemi za upravljanje z dokumenti (DMS) / sistemi za upravljanje s poslovno dokumentacijo (ECM), pri katerih ste odvisni od proizvajalcev. Ne sklepajte kompromisov glede lastnih možnosti upravljanja, kot je na primer samoučenje dokumenta in nastavitve. Če potrebujete pomoč, vam proizvajalec z veseljem pomaga, vendar ostanite samostojni in neodvisni. - Digitalno avtomatiziranje je prihodnost
Postopki bodo v prihodnje potekali enako, vendar v celoti avtomatizirano.
Prejmete račun? Sproži se delovni proces in vse gre po že določeni poti.
Pregledovanje vseh 1000 poslovnih map? Ni problema, saj imate svoj lasten Google!
