Nors pagrindiniai dokumentų valdymo metodai įmonių dokumentų kontrolėje buvo naudojami dešimtmečius ir bėgant metams keitėsi, dokumentų valdymo sistemos poreikis ir jos taikymo pranašumai vis dar nepakankamai įvertinami.
Tyrimai parodė, kad darbuotojai iki trisdešimt procentų savo laiko praleidžia ieškodami reikiamų dokumentų įmonėje. Vidutiniškai darbuotojai dėl to praranda daugiau nei vieną darbo dieną per savaitę. Tai dar labiau pablogėja, nes: 70% visų atvejų paieška yra nesėkminga. Dokumentas sukuriamas dar kartą ir kolegos nebegali suprasti dabartinės dokumentų būsenos.
Bet kas yra standartas, ką klientas gali tikėtis iš DMS?
Dabartiniame straipsnyje parodysime elektroninio duomenų valdymo (dokumentų valdymo sistemos) naudojimo pranašumus.
Tai galima paaiškinti taškas po taško naudojant "PaperOffice" dokumentų valdymo programinę įrangą.
Prieš pereidami prie naudos, paaiškinkime apibrėžimą:
Kas yra dokumentų valdymo sistema?
Dokumentų valdymo sistema (DMS) naudojama dokumentų srautui organizacijoje saugoti, valdyti ir valdyti.
Tai reiškia, kad įmonės iš įvairių pramonės šakų kasdien kaupia svarbius dokumentus: pareiškimus, sutarčių dokumentus, juodraščius, išorinius laiškus, tyrimus, ekspertų nuomones ir daug daugiau. Jie ne tik atvyksta paštu, bet ir daugelis dokumentų atkeliauja el. Paštu.
Visą informaciją, pvz., popierinius dokumentus, "Windows" failus ar el. laiškus, galite tvarkyti centrinėje vietoje, savo dokumentų valdymo sistemoje, kurią darbuotojai gali lengvai ir be jokių problemų pasiekti.
Įskaitant unikalias komandinio darbo ir dalijimosi dokumentais funkcijas bei novatorišką programos sąsają, kuri yra unikali visame pasaulyje.
Dokumentų valdymo sistemos įmonėms tampa vis svarbesnės, nes šiandieninių verslų generuojamos informacijos kiekis auga eksponentiškai.
Dokumentų valdymo sistemos, trumpai tariant, DMS, įdiegimas taip pat padeda jums pateikti aiškią dokumentų struktūrą ir susidoroti su informacijos antplūdžiu.
DMS taip pat reiškia dokumentų valdymo programinę įrangą ir yra skirta dokumentams, ypač skaitmeniniams dokumentams, valdyti, įskaitant konvertavimą iš analoginio į skaitmeninį. "PaperOffice" DMS yra tokia programinė įranga.
Didžiulio kiekio išorinių ir vidinių dokumentų, kurie yra viešojo ar verslo administravimo verslo procesų dalis, valdymas ir kontrolė tapo iššūkiu. Tai skatina įdiegti dokumentų valdymo programinę įrangą, kuri palengvina valdymą.
DMS įvedimas užtikrina, kad gerokai sutrumpėtų paieškos laikas, tvarkymas ir sutaupytos išlaidos, o tai labai svarbu mūsų administraciniuose procesuose.
DMS širdis
Pažangi dokumentų valdymo sistema turi savo "širdį" duomenų bazėje, kur informacija saugoma taip, kad ją būtų galima lengvai ir kontroliuojamai rasti ir gauti.
Duomenų bazę galima nustatyti vietoje arba NAS sistemoje, pvz., QNAP NAS arba Synology NAS. Tačiau struktūriškai saugodami informaciją, turime tik dalį lygties.
Sistemą valdančios "smegenys" yra darbo eigos logika, leidžianti sukurti priklausomybes tarp dokumentų ir procesų ir susieti šią informaciją lanksčiais ir anksčiau apibrėžtais srautais.
Esminis žingsnis įgyvendinant tokią sudėtingą "darbo eigą" yra tai, kad kuo daugiau dokumentų yra prieinama skaitmenine forma.
Skaitmeninimas ir dokumentų valdymas
Kai kalbame apie dokumentų valdymo sistemas, neturime pamiršti: kuo aukštesnis informacijos, kuri yra procesų dalis, skaitmeninimo lygis, tuo aukštesnį kontrolės ir automatizavimo lygį, kurį galime pasiekti. Mes jau parašėme straipsnį apie skaitmeninimo privalumus, spustelėkite čia.
Pirmame etape jūs nustatote, kurie dokumentai priklauso mūsų procesams, kaip mes juos integruojame į savo dokumentų valdymo sistemą ir kokią informaciją reikia išgauti ir saugoti kartu su jūsų duomenų bazėje esančiais dokumentais. Kai informacija bus įtraukta, mes apibrėžiame jos gyvavimo ciklą, kaip ji sąveikaus su kitais procesais ir kaip galime ją integruoti.
Informacija gaunama iš skirtingų šaltinių
Greičiausiai susidursime su informacija, gaunama iš skirtingų šaltinių ir skirtingais formatais. Kai kurie iš jų yra skaitmenine forma, saugomi failuose ar duomenų bazėse, o kai kurie - spausdintų dokumentų pavidalu.
Ką mes darome su skaitmeniniais dokumentais pdf, doc ir kt. formatu? Čia procesas yra labai paprastas.
Vilkite skaitmeninį dokumentą į "PaperOffice" sąsają. Arba lengvai stebėkite "Windows" aplankus, kai tik gausite dokumentus.
Arbat pinigus
Beje, "YouTube" yra vaizdo įrašas tema "Katalogų stebėjimas ir masinis dokumentų archyvavimas" , kuriame suprantamai paaiškinamas šis procesas:
Popierinius dokumentus galima lengvai nuskaityti ir konvertuoti į skaitmeninį formatą integruoto skaitytuvo dėka.
Arbat pinigus
Temoje "Visiškai automatizuotas popierinių dokumentų archyvavimas iš skaitytuvo" Taip pat yra vaizdo įrašas "YouTube", kuriame šis procesas paaiškinamas paprastai ir suprantamai:
Optinio simbolių atpažinimo programos (OCR = optinio simbolių atpažinimo) dėka mes jau žengėme svarbų žingsnį. Naudodami skaitytuvą ar kitą skaitmeninimo įrenginį, mes ne tik konvertuojame dokumentą į vaizdą, bet ir galime "perskaityti" jo turinį elektroniniu būdu.
Grynas OCR tekstas ne tik įtraukiamas į duomenų bazę, bet ir dirbtinio intelekto (AI), vadinamo PIA, dėka automatizavimas gali būti nurodomas rankiniu būdu arba automatiškai.
Taip mes naudojame sistemą, kad atpažintume ir apibrėžtume, kurias dokumentų sritis reikia perskaityti automatiškai. Tokie kaip sąskaitos faktūros numeris, data, produktai, sumos ir kt. Atitinkamai, mes turime visą reikalingą informaciją savo dokumentų valdymo sistemoje.
Informacijos skaitmeninimas per OCR leidžia lengviau integruoti įvairius dokumentus į procesų ir darbo eigų valdymą.
Darbo eigos ir dokumentų valdymas
Kaip jau minėta, labai svarbu, kad pažangus dokumentų valdymas duomenų bazėje turėtų visą informaciją skaitmenine ir struktūrizuota forma. Taigi galite ieškoti visų dokumentų, išsaugotų "PaperOffice", pvz., "Google". Taip pat galite nustatyti taisykles, kas gali pasiekti, keisti ir ištrinti / archyvuoti jūsų informaciją.
Tačiau norime eiti dar toliau ir supaprastinti savo verslo procesus. Vienas iš mūsų dokumentų valdymo sprendimo ramsčių yra darbo eigos variklis. Tai leidžia mums nurodyti kiekvieną verslo proceso etapą su su juo susijusia veikla ir priklausomybėmis, taip pat susijusius padalinius ir vaidmenis.
Taip pat galime apibrėžti automatinius pranešimus, kurie bus suaktyvinti atsižvelgiant į viso proceso metu vykstančias veiklas ir įvykius.
Visa tai ne tik sumažina laiką, praleistą valdant užduotis, bet ir sumažina užmaršumo ir klaidų tikimybę procese.
Elektroninio duomenų archyvavimo pridėtinė vertė ir nauda
Štai keletas ryškiausių dokumentų valdymo sistemos diegimo privalumų:
- Prieinamumas: Saugodami ir tvarkydami visus savo dokumentus ir jų versijas, naujinimus, pastabas, saugomus kontaktus, dokumentų duomenis centrinėje duomenų bazėje, visa informacija palaipsniui sudaro centrinę žinių bazę.
Centrinė ir lengva prieiga prie visų šių svarbių įmonės dokumentų ir galimybė kelioms šalims bendradarbiauti kuriant tą patį dokumentą daro jį privalumų sąrašo viršuje. - Prieigos leidimas: Kontroliuokite, kas, kada ir kokią veiklą su jais galima pasiekti.
Aplankų ir dokumentų parametrai, išleidimo lygiai ir teisės, taip pat grupės ir skyriai daro prieigą prie slaptų dokumentų skaidrią ir saugią. - Saugumas ne tik prieigos kontrolėje, bet ir saugykloje bei saugume, kuris atsiranda diegiant naujas technologijas ir duomenų bazes.
Visų pirma, "PaperOffice" DMS užšifruoja visus dokumentus, kai jie išsaugomi saugumui užtikrinti, pagal vieną iš aukščiausių šiuo metu prieinamų saugumo standartų AES-1024bit.
Konvertuoti atgal į skaitomus dokumentus galima bet kokiu dabartiniu formatu, o "PaperOffice" reguliariai atnaujina savo failų formatus, o tai reiškia, kad dokumentai taip pat bus skaitomi ateityje. - Galimybė gauti ir sutaupyti laiko: Visi jūsų dokumentai, anksčiau buvę popieriuje, dabar yra prieinami skaitmeniniu būdu, taip pat el. laiškai yra saugomi centralizuotai jūsų duomenų bazėje. Tuo pačiu metu išsaugoma data ir laikas, versijos numeris ir raktiniai žodžiai, kuriuos "PaperOffice" paieškos sistema gali naudoti dokumentams rasti, net jei ieškantis asmuo tik pradinį dokumento turinį žino tik pradingam.
Viskas, kas saugoma "PaperOffice" DMS, taip pat yra OCR teksto atpažinimas, optimizuotas naudojant verslo žodynus ir indeksuojamas, kad jūsų SQL duomenų bazėje būtų galima rasti tobulą raktinių žodžių paiešką.
Sutaupykite laiko ieškodami dokumentų ir išlaidų, susijusių su jų valdymu ir saugojimu. - Atleidimų iš darbo mažinimas, pvz., dokumentų dubliavimasis, kopijavimas, duomenų įrašymas.
- Administracinių užduočių judrumas ir automatizavimas , sukuriant darbo eigas, leidžiančias integruoti dokumentus ir verslo procesus kontroliuojamoje aplinkoje ir aiškiai apibrėžtą bei stebimą veiklą.
- Nepamirškite teigiamo "šalutinio poveikio" dėl didesnio vidinio ir išorinio klientų pasitenkinimo. Dokumentų valdymo sistemos naudojimas leidžia greičiau ir patikimiau, taigi ir geriau reaguoti į klientų pageidavimus.
Klientų pasitenkinimo padidėjimas pastebimas labai greitai ir, svarbiausia, tvariai - tiek pardavimų, tiek įmonės reputacijos požiūriu. - Vienas iš svarbiausių aspektų saugant dokumentus per dokumentų valdymo sistemą yra teisinių reglamentų ar GoBD specifikacijų laikymasis.
- Santrumpa GoBD reiškia "Knygų, įrašų ir dokumentų tinkamo valdymo ir saugojimo elektronine forma bei prieigos prie duomenų principus".
- Visų pirma, dėl auditui atsparaus, labai užšifruoto dokumentų saugojimo tiesiogiai centrinėje SQL duomenų bazėje "PaperOffice" atitinka visus dokumentų standartų ir teisinių gairių reikalavimus arba aukščiausią pasaulyje Vokietijos standartą GOBD.
- Terminas "versijų kūrimas" nėra svetimas žodis dokumentų valdymo sistemoje (DMS). Poreikis naudoti dokumentų valdymo sistemą, turinčią su GoBD suderinamą versijų valdymą ir auditui atsparias versijas, yra aiškesnis nei bet kada anksčiau.
"PaperOffice" viršija visus teisinius reikalavimus
"PaperOffice" DMS kūrimas atitinka GoBD reikalavimus, todėl galite naudoti programinę įrangą be jokių rūpesčių, kad priverstumėte pažeisti taisyklę. Pavyzdžiui, kiekvieną kartą, kai kas nors pakeičia dokumentą, sukuriama nauja to dokumento versija. Tokiu būdu galite stebėti, kokį turinį dokumentas tuo metu turėjo.
- Beje, "YouTube" yra vaizdo įrašas, skirtas "Synology NAS" sąrankai "MariaDB 10" ir dokumentų valdymo sistemai "PaperOffice" , kuris suprantamai paaiškina šį procesą:
- Abiem atvejais, net ir blogiausiu atveju, užtikrinama, kad archyvuotos duomenų bazės būtų atkurtos per trumpą laiką, todėl visada būtų laikomasi saugojimo laikotarpių.
Būtinai venkite šios klaidos
Nors didelės įmonės jau seniai skiria skaitmeninimo pareigūnus, kurie visą darbo dieną sprendžia analoginių dokumentų konvertavimo temą, mažoms ir vidutinėms įmonėms paprastai trūksta žmogiškųjų išteklių, ypač todėl, kad reikalinga tinkama profesinė kvalifikacija.
Tačiau tai yra dažna klaida ir lemia blogas investicijas, nes daugelis gamintojų naudojasi šiuo nežinojimu.
Tarpinė išvada
Jums nereikia IT specialisto ar apmokyto bibliotekininko!
Viskas, ko jums tikrai reikia, yra
Kartais aparatūra dažnai jau yra, turi daugiau potencialo nei anksčiau ir gali būti naudojama nedelsiant.
- tinkama programinė įranga
- patikimas IT partneris
- atitinkama aparatūra
Arbat pinigus
Beje, yra specialus straipsnis apie "Skaitmeninių sąskaitų faktūrų apdorojimą", kuriame pranešama apie skaitmeninimo ar skaitmeninio sąskaitų faktūrų apdorojimo privalumus:
Kurį skaitytuvą naudoti DMS?
Norėdami nuskaityti įrištus dokumentus, rekomenduojama naudoti skenerį su lapais, kurių talpa ne mažesnė kaip 300dpi. Skaitytuvas norėjo turėti nuskaitymo į fodler funkciją ir pasirinktines WIA/TWAIN tvarkykles. Mes turėjome geros patirties su "Fujitsu Scansnap", kuri veikia labai patikimai.
Koks yra geriausias būdas archyvuoti dokumentus?
Popieriniai dokumentai paprastai turėtų būti nuskaitomi PDF/A formatu ir įrašomi į DMS dokumentų valdymo programinę įrangą arba tiesiogiai, jei programinė įranga tai palaiko arba automatizuoja, pvz., stebint.
Ar galiu išmesti dokumentų originalus?
Jei naudojate tinkamą programinę įrangą, kuri reguliariai atnaujinama ir turi duomenų atsarginių kopijų kūrimo strategiją, atsakymas yra TAIP į nekritinius dokumentus. Viskas, kas teisiškai gali reikalauti originalo, taip pat turėtų būti laikoma originale. Pavyzdžiui, "PaperOffice" DMS turi galimybę saugoti pradinę saugojimo vietą dokumento ypatybėse.
Investicijos, kurios atsiperka
Terminas "dokumentų valdymas" apima daug daugiau, nei iš pradžių buvo galima įsivaizduoti. Dokumentų valdymo sistemos įdiegimas jūsų įmonėje dabar yra būtina jūsų įmonės efektyvumo ir sėkmės sąlyga. Skaitmeninimo poreikis dabar yra svarbus aspektas visiems.
Aukščiau pateiktas elektroninių duomenų valdymo privalumų sąrašas jokiu būdu nėra išsamus, o tik riboja jūsų pačių kūrybiškumą ir profesionalumą, priklausomai nuo taikymo srities! Jei iš šių požiūrių atsižvelgiama į analoginio archyvo skaitmeninimą ir atliekamas priešpriešinis skaičiavimas, tampa aišku, kad pastangos yra vertingos ir kaip, pavyzdžiui, turėtų būti svarstoma investicija į naują, modernesnę ir greitesnę mašiną.
