Žemiau esančiame straipsnyje mes jums parodysime, kaip padidinti savo verslo efektyvumą, sumažinti žmogiškųjų klaidų skaičių padidinant tikslumą, sumažinti esamus kaštus, padidinti biuro erdvės naudojimą, išsaugoti duomenų integritetą ir pagerinti duomenų saugumą.
Mes išvardijame PaperOffice dokumentų valdymo sistemos privalumus, ir kaip su DMS naudojimu galima garantuoti, kad savo kaštus sumažinksite iki 92%.
Be to, mes jums paaiškinsime, kas yra reguliarūs išraiškos (Regex) ir pateiksime konkretųjų REGEX taikymo pavyzdžius šio straipsnio antroje dalyje.
Jūs sužinosite, kaip šie pavyzdžiai gali padėti jums greitai ir efektyviai išgauti reikiamus duomenis iš savo dokumentų, be rankinio duomenų įvedimo.
Technologija su trimis stebuklingaisiais raidžių - OCR
Kas iš tikrųjų reiškia OCR ir kam jis naudojamas?
Šiuo metu optinio simbolių atpažinimo (OCR) technologija dažnai naudojama informacijos iš įvairių dokumentų, pvz., čekio, išgavimui, kad būtų galima išdigidaliuoti fizinės popierinės dokumentų formos, ir optimizuoti dokumentų valdymo darbo eigą.
OCR teksto atpažinimo technologijos naudojimas suteikia įmonėms didelį pranašumą, nes tai gali padėti automatizuoti dokumentų tvarkymo procesą, kuris yra svarbus visuose verslo sektoriuose.
OCR, sutrumpinimas iš termino "Optical Character Recognition", leidžia programiniam produktui atpažinti ir išgauti tekstą iš skaitmeninės atvaizdavimo. Tai, pavyzdžiui, yra būtina skaityti ir analizuoti nuskanuotus dokumentus.
Tačiau, nors ir praktiškas yra čekių OCR, kai įmonėms reikia tvarkyti kasdienius didelius čekių kiekius, vienas vienintelis OCR čekių skeneris nepakanka gauti pakankamai tikslų rezultatą.
Tam turėtų būti naudojama dokumentų valdymo sistema, turinti išsamų OCR funkcionalumą, pvz., PaperOffice DMS.
Visiems dokumentams PaperOffice atlieka OCR teksto atpažinimą, indeksuoja visą teksto turinį ir per integracinę išplėstinės paieškos funkcionalumą suteikia kątik kokybiškiausią dokumentų valdymo sistemoje galimą paieškos įrankį. Visiškai be jūsų darbo!
Digitalizavimo privalumai
Beveik kiekvienas, kas domisi įmonės kaštų mažinimo sritimi, tikriausiai susidūrė su terminu „digitalizacija“.
Įprastai visi dokumentai buvo kaupiami vienoje vietoje. Tik po kelių dienų pradedama nagrinėti medžiaga. Norint juos skanuoti rankiniu būdu, reikia rasti atitinkamus duomenis, įvesti juos į lentelę, patikrinti, ar įvestis teisinga, ir tęsti iki kitų dokumentų, kol pagaliau digitalizuojate saodus sąskaitų faktūras bei kitus dokumentus.
Galbūt turite atlikti papildomą žingsnį, jei norite įkelkite lentelėje esančius duomenis į įvairias sistemas verslo arba buhalterijos tikslais.
Skamba baisiai, ar ne?
Dokumentų valdymo sistemos, kurioje jau yra automatinio teksto atpažinimo funkcionalumas, naudojimas galėtų leisti sumažinti procesą nuo valandų ar net dienų iki kelių minučių.
Nustatę išdžiūvusėlį ir norimus konkretius duomenų laukus, galima išskleisti informaciją iš atskirų dokumentų arba dokumentų paketų.
Priklausomai nuo apimčių Bus prieinamos išsamios ataskaitos. Dokumentai bus prisegti adecvatu žodžiu ir, pagal išgautą informaciją, gali būti automatiškai susieti su priedu kontaktu pagal poreikį.
Viskas, ką turite padaryti, yra nuskaityti failus, skenyje ar jau nuo pradžių iš gauti skratheriu būdu, pvz., el. paštu, ir išsaugoti jie į PaperOffice.
Dokumentų valdymo sistema atliks likusį darbą už jus.
Patarimas
Kalbant apie „Papierinių dokumentų skaitmenizavimo 10 svarbiausių privalumų“, yra specialus įrašas:
Mažinant žmogaus klaidas didinant tikslumą
Pakartotinai vykdant tokius užduotis kaip rankinis duomenų įvedimas, gali kilti nuobodulys ir darbuotojų pavargimas ar dėmesio atitraukimas, kurie gali pakenkti duomenų kokybei, kai visi skaiciai ir žodžiai yra pamiršti arba suteršti.
Be to, prieigos ir vartotojų teisių veiksnys taip pat riboja apribojusią ratą, nes ne visi jūsų įmonės darbuotojai turi teisę peržiūrėti jūsų įmonės duomenis ir informaciją.
Programinei įrangai, kuri įeina į automatizuotą teksto atpažinimą, niekada nesunku išlikti susikaupusiai ir ji gali atpažinti tekstus, išskirti jautrią informaciją, išgauti ją ir tvarkingai sutvarkyti išvestį su dideliu tikslumu nesveikindama su įmonės paslaptimis.
Ypač sunkiais laikais, labai svarbu visoms įmonėms didinti savo konkurencingumą, nustatant jų įmonę be popieriaus arba skaitmeninėje tikrovėje ir užtikrinant, kad darbuotojai galėtų lankstumo dirbant iš namų..Galų gale įmonė turi laikytis skaitmeninio amžiaus ir įgyvendinti kelionę į be popieriaus biurą.
Mažinant išlaidas ir didinant biuro ploto naudojimą
Viešojo duomenų įvedimo ranka gali būti labai darbo intensyvi, o kuo daugiau dokumentų turite apdoroti, tuo didesni bus jūsų personalo išlaidos. Be to, dėl žmogaus klaidų susijusių duomenų netikslumų gali atsirasti papildomų išlaidų.
Naudojant dirbtinio intelekto (AI) pagalbą duomenų valdymo sistemai, tokioms kaip PaperOffice DMS, galite sumažinti šias išlaidas ir tuo pačiu metu atlaisvinti biuro patalpas, nes jums nereikia samdyti papildomo personalo rankiniams dokumentų nuskaitymui ar dokumentų špinatavimui biure.
Išlaikykite duomenų vientisumą ir pagerinkite duomenų saugumą. Nepaisant to, kad tiek skaitmeniniai failai, tiek fiziniai popieriniai dokumentai gali būti prarasti arba pažeisti dėl fizinės, aplinkosaugos arba technologinių pavojų, dauguma įmonių vis dar mėgsta perduoti laiką surenkant visus fiziniame archyve ir naudojant vietines saugyklos vietas arba debesijos saugyklą skaitmeniniams dokumentams.
Užuomina
Beje, yra tam tikrų specialių straipsnių įrašų, kuriuose paaiškinama kodėl mes nerekomenduojame saugoti debesyje.
Dėka PaperOffice visi jūsų dokumentai įrašomi tiesiai jūsų serverio duomenų bazėje, todėl jūs visiškai kontroliuojate visus duomenis. Jums nereikia konfigūruoti serverio, nes po diegimo PaperOffice atlieka visus kitus žingsnius už jus.
Arba naudokite savo Synology ar QNAP NAS ir valdykite visus savo dokumentus savo NAS įrenginyje! Mes išvardinome 7 priemones, kaip išnaudoti maksimaliai iš savo Synology NAS, daugiau informacijos čia.
Renumo išlaikymas turi būti užtikrintas
Be to, saugos ir prieigos valdymo šviesa lengvesnė, kai dokumentai yra skaitmeninami kartu su PaperOffice, kadangi duomenys yra saugūs šifruojant ir revizijos tikslais archyvuojant duomenų bazėje, prie kurios gali prisijungti tik jūs, niekas kita.
PaperOffice automatiškai numeruoja kiekvieną redaguojamą dokumentą, kuria šešėlinę kopiją ir saugo ją atskirai, todėl bet kuriuo metu galite atidaryti norimą versiją.
Jums paaiškinsime, kaip užtikrinti versijavimą ir revizijos tikslumą dokumentų archyvavime.
Užuomina
Daugiau informacijos ir labiau suprantamą vaizdo įrašą apie "Versijavimą ir revizijų saugaus dokumentų valdymo PaperOffice" temą galite rasti YouTube:
Kokios iššūkiai susiję su dokumentų skaitmenizacija, naudojant OPT?
Yra keletas iššūkių, su kuriais reikia susitvarkyti, kai naudojama OCR teksto atpažinimo technologija duomenims išskirti. Sąskaitų formatas yra labai skirtingas, nes kiekviena įmonė turi savo formatą.
Tam, kad jūsų dokumentai būtų tiksliai atpažinti, PaperOffice turi automatizuotą dokumentų aptikimo funkciją, naudojant dirbtinį intelektą (AI), pavadintą PIA.
PIA naudoja specialius algoritmus ir aptikimo technologijas. PIA turi išsamią integruotą žodyną, kuris automatiškai atpažįsta klaidingai atpažįstamas sąvokas, lygina jas ir pakeičia teisingomis. Jūs visada galite būti tikri, kad teisingas teksto atpažinimas buvo priskirtas jūsų dokumentui.
Kam tinkamios biuro be popieriaus?
Greitas ir paprastas atsakymas į šį klausimą yra: visoms įmonėms. Kiekvienas įmonės sektorius ir dydis turėtų naudos iš biuro be popieriaus, nuo mažų ir vidutinių įmonių iki startuolių ir didžiųjų įmonių. Tačiau didelę vertę ši perėjima turi mažos ir vidutinio dydžio įmonės: sumažinant apdorojimo ir išlaidų sąnaudas, galima naudoti biudžetą kitoms augimo skatinimo priemonėms.
Ar galima naudoti DMS tiekėją debesų pagrindu savo biure be popieriaus?
Ne. Kitas veiksnys, kuris tapo ypač aktualus nuo 2018 m., kai pradėjo galioti GDRP, yra duomenų apsauga. DMS sprendimai ir DMS programinė įranga naudojama dokumentų, kurie dažnai yra jautrūs asmeniniai duomenys, apdorojimui, tvarkymui ir saugojimui. Pažeidus GDRP, įstatymas numato didelius baudos mokestis.
- Privalumai teisiškai pagrįsti pastangas ir išlaidas
Dirbti skaitmeniškai ir atnaujinti senus dokumentus į naują epochą bus geriausia raktų investicija, kuri ateityje sutaupys labai daug laiko, pinigų ir nervų. - Jums reikia specialisto žmogaus
Jums nereikia turėti savo IT specialisto, norint išnaudoti visus skaitmenizacijos privalumus.
Ko Jums reikia, tai tinkamo partnerio, kuris dėl savo patirties tiksliai gali įgyvendinti tai, ko Jums reikia. Venkite panikos gidų, o rinkitės testinius variantus, o ne tik gražius PowerPoint pristatymus, jei jų iš tikrųjų nebandėte. - Aparatinė įranga dažnai jau yra
- Pigiau nei tikėtasi su tinkamu DMS
Venkite sąnaudų spąstų su DMS / ECM sistemomis, kuriose visiškai priklausote gamintojui. Nepadedate jokiu kompromisų, jei kalbama apie savo administravimo galimybes, pavyzdžiui, mokytis jų pačių dokumento ir atlikti nustatymus. Jei jums reikia pagalbos, gamintojas noriai padės, tačiau likite nepriklausomas ir nepriklausomas. - Skaitmeninis automatizavimas yra ateitis
Procesai ateityje vyks pilnai identiškai, bet visiškai automatizuotai.
Gavote sąskaitą? Proceso eiga iššaukia ir viskas vyksta pagal jūsų numatytą kelią.
Ieškote 1000 bylų aplanko? Tai nesvarbu, nes turite savą Google!
