มีช่องว่างระหว่างโลกดิจิทัลและเอกสารกระดาษในสำนักงานส่วนใหญ่ทั่วโลก ด้านหนึ่งคือพื้นที่ดิจิทัลที่มีคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและเครือข่าย อีกด้านหนึ่งคือเอกสารในรูปแบบกระดาษ สิ่งนี้บางครั้งก่อให้เกิดความวุ่นวาย และที่สำคัญที่สุดคือสูญเสียเวลาไปกับการค้นหาเนื้อหา
จากรายงานระหว่างประเทศของ McKinsey พนักงานออฟฟิศใช้เวลา 1.8 ชั่วโมงต่อวันในการค้นหาและรวบรวมข้อมูล ซึ่งเฉลี่ยแล้วเท่ากับ 9.3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์
นักบัญชี เลขานุการ ผู้จัดซื้อ พนักงานธุรการ และผู้จัดส่ง รวมถึงกลุ่มวิชาชีพอื่นๆ อีกมากมาย ต่างยุ่งอยู่กับการประมวลผลกระบวนการบริหารงานทุกวัน งานของพนักงานหนึ่งคนมักขึ้นอยู่กับอีกคนหนึ่ง
ทุกบริษัทปัจจุบันมีเครื่องอเนกประสงค์ที่รองรับฟังก์ชันสแกน แต่สำหรับหลายคน คำศัพท์และการใช้งานระบบจัดการเอกสารยังคงเป็นเรื่องที่ไม่คุ้นเคย
ในบทความนี้ เราจะอธิบายว่าทำไมการใช้ระบบจัดการเอกสารร่วมกับเครื่องสแกนจึงคุ้มค่า เราจะให้เหตุผลอย่างน้อย 15 ข้อในการใช้งาน ซึ่งจะช่วยเปลี่ยนสำนักงานของคุณให้เป็นไร้กระดาษและดิจิทัล และเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจหลักของบริษัทคุณ
ก่อนจะเข้าสู่เหตุผลต่างๆ มาตอบคำถามนี้กันก่อน:
ระบบจัดการเอกสาร (DMS) มีประโยชน์อย่างไรในบริษัท?
ใบแจ้งหนี้, บิลโหลด, หนังสือเดินทาง accompanying, การจัดส่ง หรือคำแนะนำในการดำเนินงานสำหรับอุปกรณ์ใหม่และใบรับรองการรับประกันที่เกี่ยวข้อง ยกตัวอย่างเพียงไม่กี่ตัวอย่าง? การแปลงเป็นดิจิทัลของพวกเขามักจะใช้เวลาอันยาวนาน เพียงเพราะขาดบุคลากรและเวลา ผลที่ตามมาคือภูเขาของเอกสารแบบอนาล็อกเพิ่มขึ้น
ด้วยระบบ DMS และสแกนเนอร์ที่เหมาะสมกับความต้องการของคุณ คุณสามารถควบคุมความขัดแย้งและการสูญเสียเวลาที่ไม่จำเป็นได้
DMS ยังหมายถึงซอฟต์แวร์จัดการเอกสารและมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารดิจิทัล ซึ่งรวมถึงการแปลงจากอนาล็อกเป็นดิจิทัล PaperOffice DMS เป็นซอฟต์แวร์ดังกล่าว
เนื่องจาก PaperOffice DMS ทำให้เป็นไปได้ที่กระดาษแบบอนาล็อกจะกลายเป็นเนื้อหาดิจิทัล ณ จุดที่เกิด
การจัดทำดัชนีที่มีโครงสร้างอย่างชาญฉลาดกำหนดให้แต่ละเอกสารอยู่ในกระบวนการที่ถูกต้องโดยการป้อนคำสำคัญ ด้วยระบบค้นหาภายในของ PaperOffice เอกสารทั้งหมดสามารถค้นหาและเรียกดูได้ ขึ้นอยู่กับความต้องการ ตัวอักษรที่บันทึกไว้จะถูกแปลงโดยใช้การรู้จำข้อความ OCR เพื่อให้สามารถประมวลผลด้วยซอฟต์แวร์ Office ที่เข้ากันได้
เราระบุถึงความจำเป็น แต่:
ข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษคืออะไร?
ในโลกปัจจุบัน พนักงานต้องจัดการกับเอกสารหลากหลายประเภท: เอกสารกระดาษต้นฉบับเช่นจดหมายหรือสัญญา ไฟล์ PDF และเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่นไฟล์และอีเมล
ในหลายบริษัท เอกสารเหล่านี้จะถูกคัดลอก พิมพ์ ส่งต่อ แจกจ่าย และจัดเก็บในสถานที่ต่างๆ การค้นหาข้อมูลสำคัญจึงยากขึ้นเรื่อยๆ ส่งผลให้กระบวนการทำงานไม่มีประสิทธิภาพและพนักงานต้องแบกรับภาระมากเกินไป เราขอเสนอ บทความโดยละเอียด, ซึ่งอธิบายถึงความจำเป็นของระบบจัดการเอกสารและระบุข้อดีของการใช้งาน
อย่างไรก็ตาม หากพนักงานของคุณเริ่มลดหรือกำจัดการใช้กระดาษในสำนักงานหรือทั้งบริษัท คุณก็จะปรับปรุงกระบวนการ เพิ่มผลผลิตโดยการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัล ใช้วิธีการไร้กระดาษ และลดต้นทุนได้
ข้อดีและแง่มุมอื่นๆ อีกมากมายได้ถูกกล่าวถึงในบทความโดยละเอียดเกี่ยวกับ "การนำไปใช้ในสำนักงานไร้กระดาษ".
เครื่องสแกนประเภทใดเหมาะสำหรับการทำงานร่วมกันอย่างสมบูรณ์แบบ?
เช่น อุปกรณ์อเนกประสงค์ (MFP) จากแบรนด์ Brother หรือ Konica Minolta และผู้ผลิตอื่นๆ
เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกน และเครื่องถ่ายเอกสารในเครื่องเดียว: เอกสารที่สแกนจะถูกส่งไปยังโฟลเดอร์กลางผ่านอุปกรณ์เหล่านี้ หรือผ่าน 'สแกนตรงไปยังอีเมล' เป็นอีเมลไปยังกล่องจดหมายใน Outlook ของคุณ ซึ่ง PaperOffice สามารถตรวจสอบและนำเข้าสู่ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารโดยอัตโนมัติ
หรือเพียงแค่เพิ่มที่อยู่ PaperOffice แบบกำหนดเองของคุณ เช่น ที่อยู่ DropMail email ลงในเครื่องสแกน เพื่อใช้เป็นตำแหน่งจัดเก็บไฟล์ที่สแกน PaperOffice จะจัดเก็บบันทึกไฟล์ทั้งหมดผ่านอีเมลอย่างง่ายดาย
ทิป
ที่ หัวข้อ "การจัดเก็บเอกสารกระดาษแบบอัตโนมัติทั้งหมดจากเครื่องสแกนเนอร์"นอกจากนี้ยังมีวิดีโอบน YouTube ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างง่ายและเข้าใจได้:
สำหรับผู้ที่ต้องการสแกนเอกสารกระดาษในรูปแบบปกติ โมดูล "ScanConnect" ที่รวมอยู่ใน PaperOffice โดยค่าเริ่มต้นเป็นตัวเลือกที่เหมาะสม เนื่องจากรองรับเครื่องสแกน เครื่องมัลติฟังก์ชัน หรือเครื่องถ่ายเอกสารความจุสูงที่มีหน่วยสแกนในตัว และใช้งานง่ายมาก
อย่างไรก็ตาม ไม่สำคัญว่าเอกสารกระดาษของคุณจะเข้าสู่ PaperOffice อย่างไร เนื่องจากด้วยการรู้จำข้อความ OCR อัตโนมัติ เนื้อหาของเอกสารที่สแกนทั้งหมดของคุณจะถูกจดจำ
ไม่ว่ากระดาษจะทำจากอะไร ก็จะถูกสแกนและบันทึกด้วยความแม่นยำสูงด้วยการปรับให้เหมาะสมด้วย AI
ทันทีที่เอกสารถูกบันทึก เนื้อหาจะถูกจัดทำดัชนีโดยใช้การแยกวิเคราะห์ข้อความดิบ กล่าวคือ เนื้อหาจะถูกเขียนคำต่อคำลงในทะเบียนพิเศษ โดยอัลกอริทึมจะระบุคำแต่ละคำในชุดคำและบันทึกไว้ในลักษณะเดียวกัน
การแปลงเป็นดิจิทัลและการจัดการเอกสาร
เมื่อเราพูดถึงระบบการจัดการเอกสาร เราต้องไม่ลืมว่า ยิ่งระดับการทำให้ข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเป็นดิจิทัลสูงขึ้นเท่าไร ระดับการควบคุมและการอัตโนมัติที่เราสามารถทำได้ก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น เราได้เขียนบทความเกี่ยวกับข้อดีของการทำให้เป็นดิจิทัลแล้ว คลิกที่นี่
ในขั้นตอนแรก คุณต้องกำหนดว่าเอกสารใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของเรา วิธีการนำเอกสารเหล่านั้นไปรวมเข้ากับระบบจัดการเอกสารขององค์กร และข้อมูลใดบ้างที่ต้องดึงออกมาและจัดเก็บร่วมกับเอกสารในฐานข้อมูลของคุณ เมื่อรวบรวมข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราจะกำหนดวงจรชีวิตของข้อมูล วิธีการทำงานร่วมกับกระบวนการอื่น ๆ以及如何บูรณาการข้อมูลเข้าด้วยกัน
ข้อมูลมาจากแหล่งต่าง ๆ
โดยส่วนใหญ่แล้ว เราอาจพบข้อมูลที่มาจากแหล่งต่าง ๆ และอยู่ในรูปแบบที่หลากหลาย บางส่วนอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งจัดเก็บไว้ในไฟล์หรือฐานข้อมูล และบางส่วนอยู่ในรูปของเอกสารกระดาษ
เราจะจัดการกับเอกสารดิจิทัลในรูปแบบ PDF, DOC ฯลฯ อย่างไร? กระบวนการนี้ค่อนข้างเรียบง่าย
ลากเอกสารดิจิทัลเข้าไปในอินเทอร์เฟซของ PaperOffice หรือตั้งค่าให้โฟลเดอร์ Windows ตรวจสอบการรับเอกสารอัตโนมัติ
เคล็ดลับ
โดยมีวิดีโอบน YouTube เกี่ยวกับ หัวข้อ "การตรวจสอบไดเรกทอรีและการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก" ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย:
เอกสารในรูปแบบกระดาษสามารถสแกนและแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องสแกนที่ติดตั้งมาพร้อมกัน
ด้วยโปรแกรมรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR = Optical Character Recognition) เราได้ก้าวสำคัญไปขั้นหนึ่งแล้ว โดยใช้เครื่องสแกนหรืออุปกรณ์แปลงข้อมูลอื่น ๆ ไม่เพียงแต่แปลงเอกสารเป็นภาพ แต่ยังสามารถ "อ่าน" เนื้อหาของเอกสารนั้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้อีกด้วย
ไม่เพียงแต่ข้อความ OCR บริสุทธิ์จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลเท่านั้น แต่ด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่เรียกว่า PIA ทำให้สามารถกำหนดการทำงานอัตโนมัติได้ทั้งแบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติ
นี่คือวิธีที่เราใช้ระบบเพื่อระบุและกำหนดว่าพื้นที่เอกสารใดบ้างที่ต้องอ่านค่าอัตโนมัติ เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ สินค้า จำนวนเงิน ฯลฯ ด้วยเหตุนี้ เราจึงมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในระบบจัดการเอกสารของเรา
การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลผ่าน OCR ทำให้การบูรณาการเอกสารหลากหลายประเภทเข้ากับการจัดการกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ทำได้ง่ายขึ้น
ฟังดูดี แต่การทำแฟ้มเอกสารจำนวนมากจากเครื่องสแกนทำได้อย่างไร?
PaperOffice DMS ได้คำนึงถึงการทำแฟ้มเอกสารจำนวนมากจากเครื่องสแกนของคุณ โดยรวมฟีเจอร์สำคัญที่สุดที่เกี่ยวข้องกับการรู้จำข้อความ การบูรณาการ AI และการกำหนดคำสำคัญไว้แล้ว
โมดูล ScanConnect ไม่เพียงแต่เชื่อมต่อโดยตรงระหว่างเครื่องสแกนของคุณกับ PaperOffice DMS เท่านั้น แต่ยังเป็นผู้ช่วยเครื่องสแกนอันทรงพลังสำหรับการสแกนแบบแมนนวล และซ่อนฟีเจอร์ที่น่าสนใจอื่นๆ ไว้เพื่อช่วยคุณในการสแกนจำนวนมาก
ขั้นแรก เตรียมหน้าเอกสารทั้งหมดสำหรับการสแกน จากนั้นวางหน้าคั่นระหว่างเอกสารแต่ละชิ้นที่คุณต้องการแยกออกจากกัน
PaperOffice จะจดจำหน้าคั่นและบันทึกเอกสารแต่ละชิ้นแยกกัน
15 เหตุผลที่ควรใช้เครื่องสแกนร่วมกับ PaperOffice DMS
-
เหตุผลที่ 1 - ค้นหาเอกสารได้รวดเร็วใน PaperOffice DMS
การจัดทำดัชนีข้อความเต็มรูปแบบและการค้นหาแบบ Google-Like: ในระบบจัดการเอกสารเช่น PaperOffice DMS คุณสามารถค้นหาเอกสารที่สแกน ใบเสร็จรับเงิน และข้อมูลต่างๆ ได้ภายในไม่กี่วินาที สิ่งนี้เป็นไปได้เพราะเอกสารของคุณจะถูกวิเคราะห์และจัดทำดัชนีด้วยการรู้จำข้อความเต็มรูปแบบทันทีที่จัดเก็บ
คุณเพียงแค่ป้อนคำค้นหา เช่นเดียวกับ Google และ PaperOffice จะแสดงผลลัพธ์ทั้งหมด ใช่ เพียงเหมือนกับ Google: เพราะคุณสามารถค้นหาเนื้อหาข้อความใดๆ ของเอกสารใดก็ได้ภายในไม่กี่วินาที โดยใช้เครื่องมือค้นหาในตัว การค้นหาข้อความเต็มรูปแบบ และฟังก์ชันตัวกรองเพิ่มเติม
คุณจะไม่อยากเลิกใช้การค้นหาด้วยคำสำคัญใน PaperOffice อีกต่อไป และด้วยตัวกรองการค้นหา คุณจะพบเอกสารทุกฉบับ ไม่ว่ารายละเอียดมากเพียงใด - รวมถึงการส่งอีเมล การส่งออกเป็น Excel หรือระบบไฟล์! -
เหตุผลที่ 2 – จัดทำเวอร์ชันเอกสารกระดาษโดยอัตโนมัติ
PaperOffice จะจัดทำเวอร์ชันสำหรับเอกสารที่เปลี่ยนแปลงทุกฉบับ สร้างสำเนาเงา และบันทึกแยกต่างหาก เพื่อให้คุณสามารถเปิดเวอร์ชันที่ต้องการได้ทุกเมื่อ
ด้วย VersionControl ในตัว การเปลี่ยนแปลงเอกสารทุกประการจะถูกตรวจจับและบันทึกเป็นสำเนาเงาในฐานะเวอร์ชันใหม่ของเอกสาร คุณสามารถเปิด ส่งออก และแก้ไขแต่ละเวอร์ชันได้อย่างอิสระ -
เหตุผลที่ 3 – ตัวคั่นสำหรับการสแกนแบบแบทช์ของเอกสารหลายฉบับ
เพียงวางหน้าคั่นเอกสาร PaperOffice ไว้ด้านหน้าเอกสารแต่ละฉบับที่ต้องการแยก PaperOffice จะจดจำหน้าคั่นระหว่างกระบวนการสแกนและบันทึกเอกสารแยกกัน -
เหตุผลที่ 4 – หน้าคั่นอัจฉริยะสำหรับการจัดเก็บโดยตรงจากเครื่องสแกน
PaperOffice มอบตัวเลือกตั้งแต่การจัดเก็บด้วยตนเองจนถึงการจัดเก็บอัตโนมัติเต็มรูปแบบโดยไม่มีการแทรกแซง ทุกช่องจะถูกกรอกข้อมูลอัตโนมัติ และแม้แต่เส้นทางจัดเก็บก็สามารถสร้างและใช้งานแบบไดนามิกตามวันที่ได้ - เหตุผลที่ 5 – รหัส QR ที่รองรับ XML/JSON บนหน้าคั่นเอกสาร
จัดเก็บรหัส QR ที่รองรับ XML/JSON พร้อมคำสำคัญบนหน้าคั่นเอกสาร แล้วสแกนชุดเอกสารของคุณ PaperOffice จะจดจำหน้าคั่นและรหัส QR พร้อมคำสั่งและคำสำคัญ XML/JSON ของคุณเมื่อทำการจัดเก็บเอกสาร
ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถบันทึกหน้าคั่นแต่ละหน้าพร้อมประเภทเอกสาร เช่น "ใบแจ้งหนี้" และตำแหน่งจัดเก็บเฉพาะสำหรับการสแกนจำนวนมากของคุณ และดังนั้นจึงบันทึกไฟล์สแกนของคุณได้อย่างมีเป้าหมาย - เหตุผลที่ 6 - การตรวจสอบไดเรกทอรีโฟลเดอร์สแกน
เครื่องถ่ายเอกสารของคุณสามารถจัดเก็บการสแกนในโฟลเดอร์เฉพาะได้หรือไม่?เยี่ยมมาก เพียงตั้งค่าให้ตรวจสอบโฟลเดอร์นี้และคุณจะได้การจัดเก็บอัตโนมัติเต็มรูปแบบภายในไม่กี่วินาที!
ให้ PaperOffice ตรวจสอบโฟลเดอร์ใด ๆ โดยอัตโนมัติ ทันทีที่มีไฟล์ใหม่ปรากฏในโฟลเดอร์นี้ ไฟล์จะถูกจัดเก็บบนพื้นฐานตามข้อกำหนดของคุณและประมวลผลอย่างอิสระโดยสมบูรณ์ -
เหตุผลที่ 7 - ตั้งค่ากฎการจัดเก็บสำหรับการตรวจสอบไดเรกทอรี
คุณต้องการจับภาพเอกสารกระดาษอัตโนมัติหลังจากสแกน แต่ยังติดแท็กเอกสารอย่างละเอียดที่สุดหรือไม่? สแกนเอกสารทั้งหมดลงในโฟลเดอร์ก่อน จากนั้นตั้งค่าการตรวจสอบไดเรกทอรี จากนั้นระบุมาสก์การจัดเก็บข้อมูลเฉพาะที่ใช้ทันทีที่มีไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์
นอกจากการตรวจสอบแล้ว คุณยังสามารถระบุข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเช่น ชื่อ ที่เก็บ ประเภทเอกสาร ฯลฯ PaperOffice จะจัดการการจัดเก็บเอกสารทั้งหมดให้คุณ - เหตุผลที่ 8 – เครื่องมือสแกนอันทรงพลังสำหรับการสแกนด้วยตนเอง
หน้าเดียว สแกนจำนวนมาก หรือสแกนภาพถ่าย: ไม่ว่าสิ่งใดที่ทำจากกระดาษ จะถูกสแกนและบันทึกด้วยความแม่นยำสูงด้วยการปรับแต่งโดยอาศัย AI
ScanConnect ในตัวรองรับเครื่องสแกน เครื่องมัลติฟังก์ชัน หรือเครื่องถ่ายเอกสารความจุสูงที่มีหน่วยสแกนในตัว และใช้งานง่ายมาก - เหตุผลที่ 9 – รองรับ Scan2Folder
หากเครื่องสแกนของคุณไม่ใช่เครื่องสแกน WIA หรือ TWAIN PaperOffice มีตัวเลือก Scan2Folder ให้คุณบันทึกเอกสารที่สแกนลงในโฟลเดอร์ที่ PaperOffice กำลังตรวจสอบอยู่ - เหตุผลที่ 10 – การรู้จำข้อความ OCR ของเอกสารอนาล็อกในกว่า 100 ภาษา
PaperOffice แปลงข้อความอนาล็อกจากกว่า 100 ภาษาได้อย่างน่าเชื่อถือ รวมถึงชุดตัวอักษรซีริลลิกและเอเชีย
นี่คือวิธีการสแกนเอกสารระหว่างประเทศในบริษัทของคุณ - PaperOffice DMS ระบุภาษาและดำเนินการรู้จำข้อความ ทำให้คุณสามารถค้นหาเอกสารภายในฐานข้อมูลของคุณและพบได้ในเวลาไม่กี่วินาที - เหตุผลที่ 11 – การแปลงเป็น PDF/A อัตโนมัติสำหรับการจัดเก็บระยะยาว เอกสารกระดาษจะถูกบันทึกอัตโนมัติตามมาตรฐาน ISO 19005 PDF/A ที่ถูกต้องตามกฎหมาย รูปแบบ PDF/A-1 เป็นรูปแบบที่มีข้อจำกัดมากที่สุด ซึ่งประกอบด้วย 2 ระดับ: PDF/A-1b สำหรับการแสดงผลภาพที่เหมือนเดิม และ PDF/A-1a สำหรับการแมป Unicode และการจัดโครงสร้างเนื้อหา
- เหตุผลที่ 12 – ไม่ใช้คลาวด์หรือไม่ต้องพึ่งพาคลาวด์
PaperOffice อาศัยฐานข้อมูลที่คุณใช้งานในเครื่องหรือบน NAS ของคุณ เช่น Synology หรือ QNAP ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับเอกสารของคุณ เช่น ภาพขนาดย่อ การรู้จำข้อความที่ดำเนินการแล้ว และคำสำคัญอื่นๆ จะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูลของคุณ
ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลจะไม่ตกไปอยู่ในผู้ให้บริการคลาวด์บุคคลที่สาม และคุณไม่ต้องจ่ายค่าใช้จ่ายรายเดือนสำหรับการจัดเก็บข้อมูล - เหตุผลที่ 13 – การจัดเก็บตาม GDPR และ GOBD
ไม่ว่าคุณจะลบหน้า หมุนหน้า หรือปิดบังพื้นที่ด้วย PaperOffice ทุกอย่างจะถูกบันทึกเวอร์ชันแบบตรวจสอบได้ (audit-proof) ตามมาตรฐาน GOBD เพื่อการจัดเก็บบันทึกที่สมบูรณ์แบบ
PaperOffice จะสร้างเวอร์ชันของเอกสารที่เปลี่ยนแปลงทุกฉบับอัตโนมัติ สร้างสำเนาเงา และบันทึกแยกต่างหาก เพื่อให้คุณสามารถเปิดเวอร์ชันที่ต้องการได้ทุกเมื่อ - เหตุผลที่ 14 – เรียกดูเอกสารดิจิทัลผ่านรหัส QR (สแกนด้วยกล้อง)
การใช้รหัส QR ของ PaperOffice เปิดโอกาสอันยอดเยี่ยม เช่น การกำหนดเวอร์ชันอัตโนมัติสำหรับเอกสารกระดาษที่จัดเก็บไว้แล้วและมีการเปลี่ยนแปลงซึ่งมีรหัส QR เดียวกัน
คุณยังสามารถค้นหาเอกสารใน PaperOffice ได้อย่างง่ายดายโดยใช้รหัส QR – เปิดการค้นหาด้วยรหัส QR และจ่อกล้องเว็บแคมไปที่รหัส QR ของเอกสาร PaperOffice เพื่อดูเอกสารนั้นใน PaperOffice - เหตุผลที่ 15 – มูลค่าเงินที่คุ้มค่าอย่างไม่มีใครเทียบได้
ใบอนุญาตซื้อของ PaperOffice มีอายุการใช้งานตลอดชีพโดยไม่มีค่าใช้จ่ายต่อเนื่อง และหากเลือก PaperOffice PLUS ยังรวมการอัปเดตทั้งหมด เวอร์ชันรายปีใหม่ และการสนับสนุนส่วนบุคคลทางโทรศัพท์และ Teamviewer ในราคาตายตัวที่คำนวณได้ โดยไม่มีความประหลาดใจที่ไม่พึงประสงค์
นี่คือ 15 เหตุผลที่คุณควรใช้เครื่องสแกนพร้อมระบบจัดการเอกสาร นอกเหนือจากเหตุผลข้างต้นแล้ว PaperOffice ยังมีเหตุผลอีกมากมายให้คุณ: การจัดการวงจรชีวิต (ระยะเวลาการเก็บรักษา) การบันทึกการเข้าถึง การป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและการเข้ารหัส การผสานรวมอย่างง่ายดายใน Outlook/Office การจัดดัชนีเอกสาร (เมตาดาตา) โซลูชันเวิร์กโฟลว์ และอื่นๆ อีกมาก
คุณสามารถดูฟีเจอร์ต่างๆ ได้โดยไปที่เว็บไซต์ของเราและเลือกเมนู "PaperOffice ทำอะไรได้บ้าง"
การสแกนเอกสารและจัดเก็บในระบบ DMS มอบประโยชน์อันมหาศาลให้กับองค์กร กระบวนการทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับเอกสารได้รับการปรับปรุงให้เหมาะสม การรักษาข้อมูลส่วนบุคคลและความปลอดภัยของข้อมูลยังคงได้รับการรับประกัน
สำนักงานไร้กระดาษช่วยบรรเทาภาระของพนักงาน คุณประหยัดเวลาและความพยายามในการค้นหาและค่าใช้จ่ายอย่างมาก และคุณเพิ่มความแน่นอนทางกฎหมายให้กับกระบวนการบริหารงานของคุณ
สำหรับบริษัทจำนวนมาก PaperOffice DMS เป็นก้าวแรกสู่การแปลงเป็นดิจิทัล โดยการสแกนเอกสารและจัดเก็บในรูปแบบดิจิทัล คุณไม่ได้สร้างเพียงสำเนาดิจิทัลของต้นฉบับเท่านั้น การสแกนเปลี่ยนข้อมูลที่ไม่เป็นโครงสร้างให้เป็นข้อมูลที่มีโครงสร้าง
โปรดหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้
อย่างไรก็ตาม นี่เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและนำไปสู่การลงทุนที่ผิดพลาด เนื่องจากผู้ผลิตจำนวนมากใช้ประโยชน์จากความไม่รู้ดังกล่าว
However, this is a common mistake and leads to bad investments, because many manufacturers take advantage of this ignorance.บทสรุปชั่วคราว
คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหรือบรรณารักษ์ที่ได้รับการฝึกอบรม!
สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือ
- ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
- พันธมิตรด้านไอทีที่เชื่อถือได้
- ฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง
คำแนะนำ
โดยทางอ้อม มีบทความพิเศษเกี่ยวกับหัวข้อ "การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล" ซึ่งรายงานเกี่ยวกับข้อดีของการแปลงเป็นดิจิทัลหรือการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล:
สำนักงานไร้กระดาษเหมาะสำหรับใคร?คำตอบที่รวดเร็วและง่ายต่อคำถามคือ: สำหรับทุกบริษัท ทุกภาคส่วนธุรกิจและขนาดต่างได้รับประโยชน์จากสำนักงานไร้กระดาษ ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้มีคุณค่าเป็นพิเศษสำหรับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง: การลดความพยายามและค่าใช้จ่ายในการประมวลผลช่วยปลดปล่อยงบประมาณที่จำเป็นสำหรับการกระตุ้นการเติบโตเพิ่มเติม
ฉันสามารถใช้ผู้ให้บริการ DMS แบบคลาวด์สำหรับสำนักงานไร้กระดาษของฉันได้หรือไม่?ไม่ ปัจจัยอีกประการหนึ่งที่ทุกคนพูดถึงตั้งแต่ GDPR มีผลบังคับใช้ในปี 2018 อย่างน้อยที่สุดคือความเป็นส่วนตัวของข้อมูล โซลูชันและซอฟต์แวร์ DMS ใช้ในการประมวลผล จัดการ และจัดเก็บเอกสารที่มักมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน ในกรณีที่มีการละเมิด GDPR ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดโทษปรับสูง
-
ประโยชน์คุ้มค่ากับความพยายามและค่าใช้จ่าย
การทำงานแบบดิจิทัลและการนำเอกสารเก่าเข้าสู่ยุคใหม่จะเป็นการลงทุนที่ดีที่สุดเพื่อประหยัดเวลา เงินทอง และความเครียดได้อย่างมากในอนาคต -
คุณต้องการคนที่มีความรู้
คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ของตัวเองเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อดีทั้งหมดของการทำให้เป็นดิจิทัล
สิ่งที่คุณต้องการคือพันธมิตรที่เหมาะสมที่อยู่เคียงข้างคุณ ซึ่งด้วยความเชี่ยวชาญสามารถดำเนินการตามที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ หลีกเลี่ยงการสร้างความกลัวและเลือกทดลองใช้งานแทนการนำเสนอ PowerPoint ที่หรูหราโดยไม่มีการทดสอบจริง -
ฮาร์ดแวร์มักมีอยู่แล้ว
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเกือบทุกองค์กร บริษัท และหน่วยงานล้วนมีเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ที่ไม่ได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ อุปกรณ์เหล่านี้รองรับการสแกนจำนวนมาก ทนต่อคลิปหนีบกระดาษ และสามารถเป็นพื้นฐานสำหรับการเริ่มต้นระบบดิจิทัลโดยไม่ต้องลงทุนซื้อสแกนเนอร์ -
ประหยัดกว่าที่คาดไว้เมื่อใช้ระบบ DMS ที่เหมาะสม
หลีกเลี่ยงกับดักค่าใช้จ่ายในระบบ DMS/ECM ที่ทำให้คุณตกอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ผลิตโดยสิ้นเชิง อย่าประนีประนอมในเรื่องตัวเลือกการบริหารจัดการของคุณเอง เช่น การสอนระบบให้จดจำเอกสารและการตั้งค่าต่างๆ ด้วยตนเอง หากต้องการความช่วยเหลือ ผู้ผลิตยินดีที่จะสนับสนุน แต่คุณควรคงความเป็นอิสระไว้ -
การทำงานอัตโนมัติแบบดิจิทัลคืออนาคต
กระบวนการต่างๆ จะเหมือนกันทั้งหมดในอนาคต แต่จะทำงานอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์
มีใบแจ้งหนี้เข้ามา? กระบวนการทำงานจะถูกกระตุ้นและทุกอย่างดำเนินไปตามที่กำหนด
ค้นหาใน 1,000 โฟลเดอร์? ไม่มีปัญหา เพราะคุณมี Google ของคุณเอง!
