ไม่ใช่ความลับอีกต่อไปที่ระบบการจัดการเอกสารมีศักยภาพมหาศาลสำหรับบริษัท
ด้วยการใช้ระบบการจัดการเอกสาร คุณไม่เพียงแต่ส่งเสริมการแปลงเป็นดิจิทัลขององค์กรของคุณเท่านั้น แต่ยังสร้างรากฐานสำคัญสำหรับการบรรลุเป้าหมายของบริษัทและรักษาความสำเร็จทางธุรกิจระยะยาวอีกด้วย
เนื่องจากระบบการจัดการเอกสารแบบดิจิทัลช่วยแก้ไขปัญหานี้ได้อย่างชัดเจนและก้าวไปข้างหน้าอย่างมากในการเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัล ในบทความปัจจุบัน เราจะแสดงวิธีการทำงานของระบบการจัดการเอกสาร (DMS) สิ่งที่ต้องพิจารณา และประโยชน์ที่มันนำมาให้กับบริษัท
ระบบการจัดการเอกสารใช้ทำอะไร?
พูดง่ายๆ คือ ระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ใช้สำหรับจัดเก็บ จัดการ และควบคุมการไหลของเอกสารและข้อมูลภายในองค์กร
คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมด เช่น เอกสารกระดาษ ไฟล์ Windows หรืออีเมล ไว้ในสถานที่กลาง นั่นคือระบบการจัดการเอกสารของคุณ ซึ่งพนักงานสามารถเข้าถึงได้ง่ายและไม่มีปัญหา รวมถึงฟังก์ชันเฉพาะสำหรับการทำงานร่วมกันและการแชร์เอกสาร และส่วนติดต่อผู้ใช้โปรแกรมที่แปลกใหม่และเป็นเอกลักษณ์ทั่วโลก
ระบบการจัดการเอกสารมีความสำคัญมากขึ้นต่อธุรกิจ เนื่องจากปริมาณข้อมูลที่เกิดจากธุรกิจปัจจุบันเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ
การจัดการและควบคุมเอกสารภายนอกและภายในปริมาณมหาศาลที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทางธุรกิจในการบริหารงานสาธารณะหรือธุรกิจได้กลายเป็นความท้าทายที่กระตุ้นให้เกิดการนำแอปพลิเคชันต่างๆ มาใช้
ดังนั้น แอปพลิเคชันเหล่านี้ควรช่วยอำนวยความสะดวกในการควบคุมข้อมูลและเอกสาร และลดเวลาในการค้นหา การจัดการ และค่าใช้จ่ายได้อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งมีความสำคัญมากในกระบวนการบริหารงานของเรา
แต่ไม่ใช่ข้อได้เปรียบหรือไม หากมีเพียงแอปพลิเคชันเดียวที่สามารถทำหน้าที่ทั้งหมดได้?
เราจะแสดงให้เห็นว่า ระบบจัดการเอกสาร PaperOffice สามารถเป็นแอปพลิเคชันเดียวสำหรับบริษัทของคุณที่มีฟังก์ชันการทำงานที่จำเป็นทั้งหมดในตัว
เอกสารถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน?
หลังจากตัวเลือกการอัตโนมัติ การตรวจสอบ และการค้นหา นี่คือคำถามที่พบบ่อยที่สุด เพราะไม่ว่าจะเป็นส่วนตัวหรือธุรกิจ ไม่มีใครต้องการให้ข้อมูลตกอยู่ในมือที่ไม่เหมาะสม ประการแรกเนื่องจากกฎหมายยังกำหนดไว้ด้วย
PaperOffice DMS เลือกเส้นทางที่ปลอดภัย เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บในฐานข้อมูลที่เข้ารหัสอย่างปลอดภัย ซึ่งสามารถตั้งอยู่ที่ NAS ของคุณ เช่น จาก Synology หรือ QNAP นั่นหมายความว่า คุณมีการเข้าถึงและควบคุมข้อมูลของคุณเสมอ
ดังนั้น 'หัวใจ' ของระบบจัดการเอกสารคือฐานข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลในรูปแบบที่สามารถค้นหาและเรียกคืนได้อย่างง่ายดายและมีควบคุม
แต่โดยการเก็บข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้าง เราจะมีเพียงส่วนหนึ่งของสมการ
"สมอง" ที่ควบคุมระบบคือตรรกะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งทำให้สามารถสร้างการพึ่งพาระหว่างเอกสารและกระบวนการ และเชื่อมโยงข้อมูลนี้ในโฟลว์ที่ยืดหยุ่นและกำหนดไว้ล่วงหน้าได้
ขั้นตอนสำคัญในการนำ "เวิร์กโฟลว์" ที่ซับซ้อนเช่นนี้ไปใช้คือต้องมีเอกสารจำนวนมากในรูปแบบดิจิทัล
การแปลงเป็นดิจิทัลและการจัดการเอกสาร
เมื่อพูดถึงระบบการจัดการเอกสาร ต้องไม่ลืมว่า: ยิ่งระดับการแปลงเป็นดิจิทัลของข้อมูลที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสูงเท่าใด ระดับของการควบคุมและอัตโนมัติที่สามารถบรรลุได้ก็จะสูงขึ้นเท่านั้น
ในขั้นตอนแรก จะกำหนดว่าเอกสารใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ เอกสารเหล่านี้สามารถรวมเข้ากับระบบการจัดการเอกสารได้อย่างไร และข้อมูลใดควรถูกสกัดและบันทึกพร้อมกับเอกสารในฐานข้อมูล
เมื่อรวมข้อมูลแล้ว จะกำหนดวงจรชีวิตของมัน วิธีการโต้ตอบกับกระบวนการอื่น ๆ และการบูรณาการเข้าด้วยกัน
เป็นไปได้มากว่า จะมีข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ และในรูปแบบที่แตกต่างกัน บางส่วนอยู่ในรูปแบบดิจิทัล เก็บไว้ในไฟล์หรือฐานข้อมูล และบางส่วนอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่พิมพ์ออกมา
เมื่อข้อมูลมาจากฐานข้อมูลอื่นหรืออยู่ในรูปแบบ XML การสืบค้นและดึงข้อมูลนั้นทำได้ง่าย แต่สำหรับเอกสารดิจิทัลในรูปแบบ PDF, DOC ฯลฯ จะมีความซับซ้อนมากขึ้น อย่างไรก็ตาม เนื้อหาสามารถเข้าถึงได้หลายวิธี เช่น ใช้โปรแกรมเฉพาะ เข้าถึงไฟล์โดยตรง หรือส่งไปพิมพ์แล้วดึงข้อมูลผ่านสPOOL (คิว) การพิมพ์
กรณีเอกสารเป็นกระดาษ เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบส่งของ จะมีความซับซ้อนกว่าเล็กน้อย แต่หากโซลูชันมีโปรแกรม Optical Character Recognition (OCR) ที่ทันสมัย ถือว่าเป็นก้าวสำคัญแล้ว
เครื่องสแกนและระบบจัดการเอกสาร
ด้วยเครื่องสแกนหรืออุปกรณ์ดิจิทัลอื่นๆ เอกสารไม่เพียงแต่ถูกแปลงเป็นภาพ แต่เนื้อหาภายในยังสามารถ "อ่าน" ออกมาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้
หากระบบสามารถระบุและกำหนดว่าข้อมูลใดในเอกสารเป็นส่วนแยกต่างหาก ข้อมูลในระบบจัดการเอกสารก็จะครบถ้วนสมบูรณ์
การทำให้ข้อมูลเป็นดิจิทัลผ่าน OCR ช่วยให้การบูรณาการเอกสารหลากหลายประเภทเข้าสู่การจัดการกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ทำได้ง่ายขึ้น
คุณจะได้รับประโยชน์จากระบบจัดการเอกสาร PaperOffice อย่างไร
ระบบจัดการเอกสารของ PaperOffice เหมือนกับพรสวรรค์รอบด้าน เพราะนอกจากการจัดเก็บเอกสารทั่วไปแล้ว ยังมีการผสานฟังก์ชันอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกับเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ด้วย เช่น บางส่วน:
- เข้าถึงข้อมูลของคุณได้ทุกที่ทุกเวลา
- ค้นหาและพบเอกสาร
- สามารถทำงานอัตโนมัติได้เต็มที่
- การจัดเก็บเอกสารที่สอดคล้องกับกฎหมายและพร้อมสำหรับการตรวจสอบ
- ทำให้เวิร์กโฟลว์เป็นอัตโนมัติ
ข้อมูลทั้งหมดถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยกับคุณ ไม่ใช่ในคลาวด์
รักษาความเป็นอิสระโดยการจัดการข้อมูลทั้งหมดของคุณเอง แทนที่จะใช้คลาวด์ของบุคคลที่สามที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
PaperOffice รองรับอุปกรณ์ทั้งหมด เช่น PC ในท้องถิ่น, QNAP NAS, Synology NAS, เซิร์ฟเวอร์ Windows หรือ Linux และบริการเว็บเช่น AWS หรือ Azure
คุณได้รับประโยชน์ทั้งหมดของคลาวด์แต่โดยใช้เซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลของคุณเอง คุณสามารถเข้าถึงฐานข้อมูล PaperOffice ของคุณแบบเข้ารหัสและปลอดภัยจาก PC อื่นๆ ทั่วโลก
ค้นหาข้อมูลเพิ่มเติม
PaperOffice ทำดัชนีทุกอย่างอย่างง่ายดาย ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่สแกนหรือไฟล์ เนื้อหาข้อความจะถูกจัดเก็บอย่างปลอดภัยในฐานข้อมูลโดยไม่ต้องมีการแทรกแซงจากคุณ ดังนั้นคุณสามารถค้นหาส่วนหนึ่งของคำ จำนวน และคีย์เวิร์ดใดๆ ได้อย่างง่ายดายภายในไม่กี่วินาทีและพบรายการที่ตรงกัน
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการค้นหาแบบบูรณาการ
การตรวจสอบที่กำหนดได้อย่างอิสระจะจัดเก็บเอกสารทั้งหมดตามข้อกำหนดของคุณโดยอัตโนมัติ
ไม่เพียงแต่สามารถตรวจสอบทั้งไดเรกทอรี แต่ยังรวมถึงบัญชีอีเมล โฟลเดอร์ Outlook และแม้แต่แบบฟอร์มบนเว็บ
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำให้การตรวจสอบเป็นอัตโนมัติ
ทุกบริษัทมีหน้าที่ต้องเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษีไว้ให้สำนักงานสรรพากร
ความท้าทายคือการจัดเก็บเอกสารดิจิทัลและกระดาษจำนวนที่เพิ่มขึ้นตามข้อกำหนดของ GoBD: ในรูปแบบต้นฉบับและไม่เปลี่ยนแปลงได้.
PaperOffice DMS ทำให้เป็นไปได้ เรียนรู้วิธี:
การจัดเก็บที่สอดคล้องกับกฎหมายดังที่ได้กล่าวไว้แล้ว สิ่งสำคัญสำหรับการจัดการเอกสารขั้นสูงคือการมีข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลที่มีโครงสร้างในฐานข้อมูล ซึ่งช่วยให้คุณค้นหาเอกสารได้ง่ายและกำหนดกฎเกี่ยวกับใครสามารถเข้าถึง แก้ไข หรือลบ/จัดเก็บข้อมูลของคุณได้บนเว็บไซต์กลางเพียงแห่งเดียว
หนึ่งในเสาหลักของโซลูชันการจัดการเอกสารของ PaperOffice คือเครื่องประมวลผลเวิร์กโฟลว์ที่ครอบคลุม ซึ่งช่วยให้คุณระบุแต่ละขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจพร้อมกิจกรรมและความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้อง รวมถึงแผนกและบทบาทที่เกี่ยวข้องได้ นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่จะถูกกระตุ้นตามกิจกรรมและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตลอดกระบวนการ
ทั้งหมดนี้ไม่เพียงแต่ลดเวลาที่ใช้ในการจัดการงาน แต่ยังลดโอกาสในการลืมและข้อผิดพลาดในกระบวนการ
PaperOffice ช่วยให้คุณทำให้กระบวนการทำงานทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ และแปลงกระบวนการทำงานทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล เพื่อให้คุณได้รับข้อมูลล่าสุดเสมอ
คุณจะมีภาพรวมของงานและกระบวนการผ่านเวิร์กโฟลว์ที่ช่วยคุณในการอัตโนมัติการทำงานประจำวันของคุณ
กำหนดเวิร์กโฟลว์ที่ต้องการพร้อมวันที่ครบกำหนด เชื่อมโยงกับการตัดสินใจและงานที่เป็นไปได้ และตั้งแต่การเปิดใช้งาน PaperOffice จะดูแลทุกอย่างที่เหลือจนเสร็จสมบูรณ์
สิ่งนี้ทำให้คุณปฏิบัติตามนโยบายของบริษัทและข้อกำหนดทางกฎหมายได้ง่ายขึ้น
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์:
เวิร์กโฟลว์และคุณสมบัติอีกมากมาย
การทำงานกับเอกสารและการจัดการเอกสารสามารถทำได้ง่าย ปลอดภัย และมีประสิทธิภาพในเวลาเดียวกัน
คุณค่าเพิ่มและประโยชน์ของการจัดการเอกสาร
ด้านล่างนี้เราได้อ้างอิงถึงประโยชน์ที่โดดเด่นที่สุดบางประการของการนำระบบจัดการเอกสาร PaperOffice มาใช้:
- การควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้ เมื่อใด และกิจกรรมใดที่สามารถดำเนินการกับเอกสารได้
- การเข้าถึงเอกสารของบริษัทที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างง่ายและรวมศูนย์ พร้อมความเป็นไปได้ที่หลายฝ่ายจะร่วมกันทำงานบนเอกสารเดียวกัน
- ความปลอดภัย ไม่เพียงแต่ในการควบคุมการเข้าถึง แต่ยังรวมถึงการรักษาความปลอดภัยที่มาพร้อมกับการนำเทคโนโลยีและฐานข้อมูลใหม่มาใช้
- ประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสาร และลดต้นทุนในการจัดการและจัดเก็บเอกสาร
- การลดความซ้ำซ้อน เช่น การทำสำเนาเอกสาร การถ่ายเอกสาร และการบันทึกข้อมูลซ้ำ
- ความคล่องตัวและการทำให้กระบวนการทำงานทางธุรการเป็นอัตโนมัติด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่อนุญาตให้บูรณาการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจไว้ในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุม พร้อมกิจกรรมที่กำหนดและติดตามผลอย่างชัดเจน
- อย่าลืม "ผลกระทบด้านข้าง" ในเชิงบวกของการเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้าทั้งภายในและภายนอก
ฉันต้องการอินเทอร์เน็ตเพื่อใช้งาน PaperOffice หรือไม่?
ไม่! PaperOffice ไม่จำเป็นต้องใช้อินเทอร์เน็ตในการทำงาน.
อินเทอร์เน็ตจำเป็นเฉพาะสำหรับการดาวน์โหลดแพ็กเกจติดตั้ง สร้างบัญชีผู้ใช้ สร้างฐานข้อมูล และเพิ่มอุปกรณ์เท่านั้น
ฉันสามารถใช้ Synology NAS สำหรับการจัดเก็บฐานข้อมูลได้หรือไม่?
ใช่ แน่นอน! PaperOffice ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบกับ Synology NAS
เอกสารและไฟล์ถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน?
เอกสารและไฟล์ทั้งหมดจะถูกจัดเก็บโดยตรงกับคุณ บนพีซีของคุณ ในฐานข้อมูลที่เข้ารหัส หรือหากเอกสารของคุณจัดเก็บภายใต้ "My Windows Documents" จะถูกจัดเก็บโดยไม่เข้ารหัสในไดเรกทอรี Windows ท้องถิ่นของคุณ
คุณยังมีตัวเลือกในการตั้งค่าฐานข้อมูลบนอุปกรณ์ NAS และบันทึกข้อมูลของคุณบน NAS ด้วย
ในทุกกรณี คุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลของคุณได้ทุกเมื่อ
ข้อมูลของฉันถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์หรือไม่?
ไม่ โดยทั่วไปข้อมูลของคุณจะไม่ถูกจัดเก็บไว้ในคลาวด์!
หากฐานข้อมูลของคุณตั้งค่าบนเซิร์ฟเวอร์ NAS (เช่น QNAP หรือ Synology) ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บในฐานข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์ NAS
ฐานข้อมูลที่สร้างโดย PaperOffice มีการเข้ารหัสเสมอหรือไม่?
ฐานข้อมูลแต่ละแห่งที่สร้างโดย PaperOffice ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่านระดับสูง เอกสารทั้งหมดที่รวมอยู่จะถูกเข้ารหัสโดย PaperOffice ChunkCrypt ด้วยการเข้ารหัสทางทหาร 1024 บิต
ไม่สำคัญว่าคุณต้องการเพียงค้นหาเอกสารและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง หรือคุณต้องการติดแท็กเอกสาร บูรณาการเข้ากับเวิร์กโฟลว์ แต่ในขณะเดียวกันก็รับประกันว่าคุณทำงานตามแนวทางและข้อบังคับต่างๆ - PaperOffice DMS มีฟังก์ชันหลากหลายเพื่อช่วยคุณ
เริ่มต้นใช้งานง่ายกว่าที่คุณคิด
ยังคงกังวลว่าจะทำไม่สำเร็จใช่ไหม
ดูกรณีศึกษาของลูกค้าของเราเกี่ยวกับการเปลี่ยนเป็นดิจิทัลในอุตสาหกรรมต่างๆ และเห็นด้วยตัวเองถึงความง่ายในการบูรณาการ
