แนวทางสำนักงานไร้กระดาษกำลังเป็นที่สนใจของสื่อมากขึ้น แต่ยังไม่มีการใช้งานในทางปฏิบัติมากนัก โดยเฉพาะในธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก ไม่ใช่แค่เรื่องเวลาและค่าใช้จ่ายเท่านั้น
อย่างไรก็ตาม ด้วยมาตรการเพียงไม่กี่อย่าง ก็สามารถลดการใช้กระดาษได้อย่างมาก ธุรกิจขนาดกลางและเล็กได้รับประโยชน์จากโครงสร้างลำดับชั้นที่ราบเรียบและความยืดหยุ่น
ในบทความปัจจุบัน เราขอเจาะลึกหัวข้อสำนักงานไร้กระดาษ หรือที่รู้จักกันในชื่อ 'สำนักงานดิจิทัล' เราจะแสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนผ่านนั้นง่ายกว่าที่คุณคิด คุณจะได้รับคำแนะนำด้านการจัดองค์กรธุรกิจ เราจะบอกคุณถึงข้อดีของการทำงานแบบไร้กระดาษ และอธิบายผลกระทบจากการดำเนินการที่สำเร็จ
เทคโนโลยีกำลังพัฒนาเร็วขึ้นเรื่อยๆ
ในยุคที่เทคโนโลยีทำให้เราติดต่อสื่อสารกับโลกผ่านสมาร์ทโฟน การที่เรายังคงใช้กระดาษในกิจกรรมประจำวันหลายอย่างจึงดูไม่สมเหตุสมผล
ทุกวันนี้ เราคุ้นเคยกับการใช้งานเนื้อหาแบบดิจิทัล (เพลง, ภาพถ่าย, ซีรีส์ทีวี) แต่การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลยังไม่แพร่หลายในสภาพแวดล้อมการทำงานและธุรกิจ ปัจจุบันบริษัทเกือบทั้งหมดสามารถเข้าถึงคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ ดังนั้นทำไมเราจึงยังคงเติมเต็มสำนักงานด้วยกระดาษ?
สาเหตุหลักของการใช้กระดาษอย่างต่อเนื่องอยู่ที่ความท้าทายในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงและการแปลงเป็นดิจิทัล หลายคนชอบเก็บสำเนาเอกสารทางกายภาพจากเอกสารที่พวกเขาทำงานด้วย
อย่างไรก็ตาม เมื่อพนักงานของคุณเริ่มลดหรืออย่างน้อยก็ลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในสำนักงานหรือทั่วทั้งองค์กร คุณยังช่วยปรับปรุงกระบวนการ เพิ่มผลผลิตโดยการทำให้ข้อมูลเป็นดิจิทัล ใช้วิธีการไร้กระดาษ และ thereby ลดต้นทุน
โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นความต้องการทำงานจากบ้านเนื่องจากโควิด-19 มันสำคัญมากสำหรับทุกบริษัทที่จะเสริมสร้างความสามารถในการแข่งขัน ของบริษัทโดยการทำให้มันไร้กระดาษ หรือ ดิจิทัล และเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถทำงานจากบ้านได้อย่างยืดหยุ่นในสภาพแวดล้อมการทำงานที่บ้าน ท้ายที่สุด บริษัทต้องรักษาความทันสมัยในยุคดิจิทัลและตระหนักถึงเส้นทางสู่สำนักงานไร้กระดาษ.
ทำไมคุณควรลดการใช้กระดาษในบริษัทของคุณ?
สำนักงานไร้กระดาษเป็นเป้าหมายที่บริษัทมากขึ้นกำลังพยายามบรรลุและเสนอประโยชน์มากมายนอกเหนือจากการประหยัดต้นทุนและการลดรอยเท้าคาร์บอนของบริษัท
มีการประมาณการว่าพนักงานที่ใช้เวลาทั้งหมดสองชั่วโมงกับเอกสารใช้กระดาษเฉลี่ย 10,000 แผ่นต่อปี (ข้อมูลจากสำนักงานสิ่งแวดล้อมกลาง) ด้วยเหตุนี้ จึงสำคัญที่จะใช้โซลูชันและเครื่องมือที่ปรับปรุงทั้งการเข้าถึง การจัดการ และการค้นหาข้อมูล อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทางธุรกิจใช้เวลาและต้องการการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมองค์กรอย่างค่อยเป็นค่อยไป
นอกเหนือจากผลกระทบเชิงบวกต่อสิ่งแวดล้อมโดยการลดการใช้กระดาษธุรกิจแล้ว การทำให้เอกสารและข้อมูลของบริษัทเป็นดิจิทัลยังมอบประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย
ข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษ
ต่อไปนี้คือข้อดีหลักของสำนักงานไร้กระดาษ:
- การปรับปรุงกระบวนการทำงานทั้งหมด
ด้วยการเปลี่ยนไปใช้สำนักงานไร้กระดาษ คุณสามารถก้าวแรกสู่การเปลี่ยนแปลงดิจิทัลของบริษัทของคุณได้
เพราะด้วยโซลูชันเวิร์กโฟลว์จากคุณ คุณสามารถทำให้กระบวนการทางธุรกิจง่ายขึ้นและรวดเร็วขึ้นอีกได้ พวกเขาช่วยบรรเทาภาระของพนักงานโดยรับงานประจำที่ซับซ้อนจำนวนมากไปทำ ข้อกำหนดทางกฎหมายที่ต้องปฏิบัติตามถูกผสานรวมเข้าไปในเวิร์กโฟลว์โดยตรง - การทำงานที่ยืดหยุ่น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน
หากคุณทำให้เอกสารของคุณเป็นดิจิทัล คุณสามารถเข้าถึงเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลาและด้วยอุปกรณ์ใดๆ ซึ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณมีสาขาหลายแห่ง พนักงานต้องการ/ต้องทำงานจากบ้าน หรือต้องออกใบอนุมัติ - การลดต้นทุนอย่างมหาศาลในทุกด้าน
การทำให้เอกสารเป็นดิจิทัลส่งผลกระทบโดยตรงต่อการลดต้นทุนของบริษัทคุณ ไม่เพียงเพราะคุณไม่ต้องซื้อกระดาษมากขึ้น แต่ยังเพราะคุณประหยัดค่าบำรุงรักษาเครื่องพิมพ์และการซื้อหมึกและอะไหล่
แน่นอน สิ่งนี้ยังช่วยลดต้นทุนการจัดเก็บ เช่น ไฟล์ โฟลเดอร์ ชั้นวาง และตู้เอกสาร พื้นที่อันมีค่าที่ใช้จัดเก็บเอกสารกระดาษจะไม่ถูกใช้ไปอย่างสูญเปล่าอีกต่อไป
สรุปแล้ว เมื่อคุณเริ่มใช้ข้อมูลดิจิทัล พนักงานของคุณจะทำงานในสำนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และนำเวลาอันมีค่าที่ได้รับไปลงทุนในบริษัทอย่างมีเหตุผลและตรงเป้าหมาย
การ ลดอย่างมีนัยสำคัญ ของพื้นที่จัดเก็บผ่านการทำให้เป็นดิจิทัลและ/หรือการลดการใช้กระดาษนำไปสู่ ความสะอาด และ ความเป็นระเบียบเรียบร้อย ในสำนักงาน - ความปลอดภัยสูงสุดจากการขโมยและการสูญหาย
ความปลอดภัยของข้อมูลที่สูงขึ้น通过使用带有数据库存储系统的软件。数字存储信息的安全性远远优于纸质存档文件的安全性。ระวังอย่าในบริษัทของคุณใช้โซลูชันคลาวด์ เพราะโซลูชัน DMS และซอฟต์แวร์ DMS ที่อยู่บนคลาวด์เป็นช่องโหว่ด้านความปลอดภัย
- ความเครียดลดลงผ่านการอัตโนมัติ
ด้วยการเปลี่ยนจากกระบวนการทำงานแบบแมนนวลไปสู่กระบวนการทำงานอัตโนมัติ กระบวนการทางธุรกิจจะถูกทำให้เป็นมาตรฐานและต้นทุนลดลง ตัวอย่างเช่น การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการทำงานอาจนำไปสู่การเก็บรวบรวมที่เร็วขึ้นและการลดต้นทุนการจัดหา
การชำระเงินใบแจ้งหนี้จะไม่ถูกลืมอีกต่อไป ส่วนลดสามารถหักได้ทันเวลา - ลดความเสี่ยงในกระบวนการทางธุรกิจ
- ปรับปรุงความสัมพันธ์กับลูกค้า
การทำให้เป็นดิจิทัลในบริษัทของคุณช่วยเพิ่มความลึกซึ้งและปริมาณให้กับความสัมพันธ์กับลูกค้า ซึ่งหมายถึงการรวบรวมข้อมูลที่ครอบคลุมในการทำธุรกรรมทางธุรกิจด้วยความช่วยเหลือของข้อมูลขนาดใหญ่ การเชื่อมโยงกระบวนการภายในอย่างสม่ำเสมอ เวลาตอบสนองภายในไม่กี่วินาที การติดต่อส่วนบุคคลกับลูกค้าจำนวนมากในเวลาเดียวกัน และการวางแผนความต้องการที่แม่นยำและมุ่งเน้นความต้องการอย่างมาก จะช่วยขับเคลื่อนบริษัทของคุณไปข้างหน้า
การทำให้เป็นดิจิทัลกำลังเพิ่มขึ้นในทุกส่วนของบริษัท - ไม่เว้นแม้แต่บริการลูกค้า บริษัทใดก็ตามที่ประเมินศักยภาพนี้ต่ำเกินไปจะเกิดข้อผิดพลาด หากคุณไม่ต้องการตามหลังคู่แข่งหรือแม้แต่แซงหน้าพวกเขา การจัดการกับการทำให้เป็นดิจิทัลในสาขานี้เป็นสิ่งจำเป็น ก่อนหน้านี้ไม่เคยมีครั้งใดที่สามารถสื่อสารกับลูกค้าได้อย่างคล่องตัวและเป็นรายบุคคลมากขึ้นเกี่ยวกับความต้องการและความปรารถนาเฉพาะของพวกเขา - ความโปร่งใสภายในเพิ่มขึ้น
- การปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานที่น่าสังเกตในหมู่พนักงาน
บริษัทที่เลือกทำให้เอกสารของตนเป็นดิจิทัล通过使用合适的文档管理软件将获得巨大的回报，例如：- พื้นที่ทางกายภาพว่างเปล่ามากขึ้น
- การค้นหาเอกสารเร็วขึ้น
- การจัดระเบียบเอกสารที่ดีขึ้น
- ส่งผลให้ใช้เวลาในการค้นหาเอกสารน้อยลงและความเครียดลดลง
- ความยั่งยืนและความสามารถในการแข่งขัน
- การสื่อสารและการแก้ปัญหาที่ง่ายขึ้น
- ผลิตภาพของบริษัทของคุณเพิ่มขึ้น
- และสิ่งสำคัญที่สุดคือ - คุณกำลังอยู่บนเส้นทางที่ถูกต้องสู่สำนักงานไร้กระดาษ
หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้โดยเด็ดขาด!
โดยเฉพาะสำหรับโครงการที่เกี่ยวข้องกับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล มักพบกับความไม่เต็มใจอย่างมาก เนื่องจากบริษัทจำนวนมากกลัวว่าโครงการดังกล่าวจะกลายเป็นบ่อที่ไม่มีก้นบึ้ง สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดคือ การขาดความรู้ จากตัวบริษัทเอง และความไว้วางใจในผู้ผลิตซอฟต์แวร์ที่ไม่มีความสามารถ ซึ่งเสนอซอฟต์แวร์ที่ไม่สามารถใช้งานได้ ผู้ผลิตซอฟต์แวร์จำนวนมากใช้ประโยชน์จากความไม่รู้เหล่านี้
ณ จุดนี้ PaperOffice ยินดีที่จะช่วยเหลือคุณในการดำเนินการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล ด้วยประสบการณ์กว่า 20 ปีในด้านระบบจัดการเอกสารและการทำงานอัตโนมัติ PaperOffice สามารถนำเสนอแนวทางปฏิบัติจากประสบการณ์จริงและสนับสนุนคุณตลอดกระบวนการดำเนินการทั้งหมด
บทสรุปชั่วคราวที่ 1 / 3
ไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหรือบรรณารักษ์ที่ได้รับการฝึกอบรม!
สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือ
บางครั้งฮาร์ดแวร์ที่มีอยู่อาจมีศักยภาพมากกว่าเดิมและสามารถใช้งานได้ทันที
- ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
- พันธมิตรด้านไอทีที่เชื่อถือได้
- ฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง
คำแนะนำ
โดยทางอ้อม มีบทความพิเศษเกี่ยวกับหัวข้อ "การแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล: ข้อดี 10 อย่างที่สำคัญที่สุด" ซึ่งกล่าวถึงข้อดีของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลโดยทั่วไป:
คุณต้องปฏิบัติตามขั้นตอนใดบ้างเพื่อลดการใช้กระดาษในสำนักงานของคุณ?
เราได้ระบุขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้นตอนที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อลดการใช้กระดาษในสำนักงานและเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัล
-
กลยุทธ์และการวิเคราะห์กระบวนการ
วางแผนการนำระบบสำนักงานไร้กระดาษไปใช้อย่างรอบคอบ โดยให้เวลาเพียงพอในการวิเคราะห์กระบวนการภายในบริษัทของคุณ สิ่งใดที่จำเป็นต้องมีหรือเก็บรักษาในรูปแบบกระดาษ และเอกสารใดที่ยอมรับได้เฉพาะในรูปแบบดิจิทัล เอกสารและข้อมูลมาจากแหล่งต่างๆ คุณอาจพบข้อมูลจากหลายแหล่งและในหลายรูปแบบ บางส่วนอยู่ในรูปแบบดิจิทัลที่จัดเก็บไว้ในไฟล์หรือฐานข้อมูล และบางส่วนอยู่ในรูปแบบเอกสารที่พิมพ์ออกมาคุณอาจต้องการสแกนและแปลงเอกสารเก่าทั้งหมดให้เป็นดิจิทัล หรือเปลี่ยนผ่านสู่สำนักงาน/ระบบไร้กระดาษภายในวันที่กำหนด ตลอดจนใช้ข้อมูลดิจิทัลเพื่อทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในอนาคต ใช้เครื่องพิมพ์/สแกนเนอร์อเนกประสงค์สำหรับการสแกนและการตรวจสอบโฟลเดอร์ หรือใช้ระบบจัดเก็บเอกสารจำนวนมากสำหรับเอกสารปริมาณมาก
ตัวเลือกแรกต้องการเวลาและทรัพยากรมากกว่า โดยคุณและทีมควรตัดสินใจว่าจะจัดระเบียบไฟล์อิเล็กทรอนิกส์อย่างไร และตั้งค่ากระบวนการสแกนอย่างต่อเนื่องทีละขั้นตอน เพื่อให้เอกสารในอนาคตทั้งหมดถูกแปลงเป็นดิจิทัล
การวางแผนด้านเวลาและบุคลากรสำหรับโครงการสำนักงานไร้กระดาษ
ระยะเวลาหนึ่งไตรมาสหรือ 90 วัน เป็นกรอบเวลาที่เหมาะสมในการดำเนินการที่จำเป็นเพื่อเปลี่ยนผ่านสู่สำนักงานไร้กระดาษ
นี่เป็นช่วงเวลาที่ยังช่วยให้เกิดการเปลี่ยนผ่านได้อย่างราบรื่นอีกด้วย วิธีแก้ปัญหาแบบด่วนที่บังคับให้พนักงานเปลี่ยนแปลงจากวันหนึ่งไปอีกวันหนึ่งมักจะมีอายุสั้น นอกจากนี้ ยังสามารถดำเนินการได้โดยไม่รบกวนการทำงาน
โดยพื้นฐานแล้ว เมื่อเปลี่ยนไปใช้สำนักงานไร้กระดาษด้วย PaperOffice DMS ไม่จำเป็นต้องมีทีมโครงการที่ประกอบด้วยบุคคลหลายคน
ในธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SME) หลายแห่ง การหักล้างสิ่งเหล่านี้จากงานจริงนั้นไม่สามารถทำได้หรือไม่เป็นที่ต้องการ อย่างไรก็ตาม สิ่งที่เหมาะสมคือการทำหน้าที่เป็น CDO หรือ Chief Digital Officer ให้กับบุคคลอย่างน้อยหนึ่งคนที่มีอำนาจในการออกคำสั่ง หากไม่ชอบคำย่อแบบอเมริกัน ก็สามารถแต่งตั้งบุคคลดังกล่าวเป็นผู้จัดการโครงการสำนักงานไร้กระดาษได้สิ่งสำคัญคือ บุคคลที่เกี่ยวข้องต้องทำความเข้าใจกับ PaperOffice DMS อย่างถ่องแท้
เนื่องจากโครงสร้างของซอฟต์แวร์มีการจัดระเบียบอย่างชัดเจน และมีบทเรียนและวิดีโอที่เข้าใจง่ายครอบคลุมทุกด้าน สิ่งนี้จึงไม่จำเป็นต้องมีปริญญาทางไอทีหรือการฝึกอบรมจากภายนอก นอกจากนี้ ยังสามารถทำได้ในรูปแบบ "เรียนรู้จากการลงมือทำ" พร้อมกับการดำเนินการแปลงระบบครั้งแรก
-
การกำหนดระยะเวลาสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่สำนักงานไร้กระดาษ
การแบ่งช่วงเวลา 90 วันตามแผนงานเดิมออกเป็นช่วงย่อยๆ มีวัตถุประสงค์เพื่อให้สามารถมุ่งเน้นไปที่แต่ละขั้นตอนของการเปลี่ยนแปลงและสะท้อนกลับถึงกระบวนการที่เกี่ยวข้อง นอกจากนี้ ยังสามารถบันทึกความสำเร็จในการเปลี่ยนผ่านได้ง่ายขึ้น พนักงานจะเข้าใจมาตรการต่างๆ ได้ดียิ่งขึ้นและไม่รู้สึกหนักใจ ในขณะเดียวกัน เป้าหมายต้องได้รับการสื่อสารภายในองค์กร ซึ่งสอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงทางจิตใจ ความสำคัญของเรื่องนี้ได้ถูกอธิบายไว้แล้วในคำนำ
เป็นการสมเหตุสมผลที่จะแบ่ง 90 วันออกเป็นสามช่วง ช่วงละ 30 วัน.
30 วันแรก ใช้เพื่อวิเคราะห์กระบวนการทั้งหมดที่ต้องเปลี่ยนจากแบบอนาล็อกเป็นดิจิทัล
ในช่วง 30 วันที่สอง จะมีการแนะนำระบบ PaperOffice DMS และฮาร์ดแวร์ที่จำเป็น แต่เริ่มต้นจะใช้เพื่อการฝึกอบรมและสนับสนุนกระบวนการที่กำลังดำเนินอยู่ หากมีความจำเป็น
ช่วง 30 วันสุดท้าย ถูกใช้ไปกับการเปลี่ยนผ่านกระบวนการจากแบบอนาล็อกเป็นดิจิทัล ซึ่งแน่นอนว่าอาจมีคำถามจากพนักงานเกิดขึ้น การดำเนินการที่ผิดพลาดบางประการก็อาจเกิดขึ้นได้ แต่สามารถแก้ไขได้ทุกเมื่อด้วยโครงสร้างลำดับชั้นของ PaperOffice DMSในตอนท้ายของ 30 วันสุดท้าย และนั่นก็คือช่วง 90 วัน จะมีระบบการจัดการเอกสารแบบบูรณาการอย่างสมบูรณ์ ซึ่งอนุญาตให้ทำการวิเคราะห์ในเวลานี้ได้ว่า ประหยัดและข้อดีเป็นอย่างไร และจะเป็นอย่างไรในอนาคต
-
ตรวจจับเส้นทางการได้มาและกำหนดการจัดเก็บข้อมูล
ในช่วง 30 วันแรก มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบกระบวนการที่กระดาษเคยมีบทบาทหลัก โดยจำเป็นต้องระบุอินเทอร์เฟซของการสื่อสารภายนอกและภายในองค์กร และติดตามวงจรชีวิต ซึ่งอาจรวมถึง:
- การโทร (เช่น แบบฟอร์มคำสั่งซื้อที่กรอกเสร็จแล้ว)
- การจราจรทางอีเมล (เช่น พิมพ์อีเมลออกสำหรับการประชุมครั้งถัดไป)
- จดหมาย
- การเยี่ยมชมลูกค้าธุรกิจ (เช่น ดูการโทร)
- เอกสารประกอบ
- หนังสือภายใน
ขั้นตอนต่อไปคือการกำหนดว่าเมื่อใดและที่ไหน ในกรณีของแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ การเปลี่ยนไปใช้กระดาษที่พิมพ์ออกมาเกิดขึ้นอย่างไร รวมถึงเส้นทางจากกระดาษไปยังการจัดเก็บหรือเพียงแค่ถังขยะ
ออกแบบเอกสารเป็นดิจิทัลตั้งแต่ตอนนี้
เลิกใช้กระดาษให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้: การประชุม บันทึกการประชุม incoming mail ใบแจ้งหนี้ outgoing และบันทึกสามารถสร้างได้โดยตรงใน PaperOffice งานและเวิร์กโฟลว์ยังดำเนินการแบบดิจิทัลอีกด้วย
สแกนใบแจ้งหนี้และดำเนินการบัญชีไร้กระดาษอย่างค่อยเป็นค่อยไป
การออกใบแจ้งหนี้เป็นส่วนหนึ่งของสำนักงานไร้กระดาษ แม้ว่าจะไม่ได้เห็นเพียงในบริบทนี้ การทำให้เป็นดิจิทัลและการประมวลผลที่เหมาะสมเป็นปัญหาและต้องวางแผนและดำเนินการอย่างดี
ใครก็ตามที่จัดการใบแจ้งหนี้ของตนในรูปแบบดิจิทัลและยังสร้างบัญชีแยกประเภทดิจิทัลด้วย จะตระหนักถึงศักยภาพในการประหยัดที่มากขึ้น และสามารถทำให้กระบวนการบัญชีทั่วไปมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การจัดเก็บข้อมูล
หากคุณได้ตัดสินใจแล้วว่าไฟล์ทางกายภาพของคุณจะกลายเป็นไฟล์ดิจิทัล คำถามเร่งด่วนคือคุณจะเก็บไฟล์ดิจิทัลเหล่านั้นไว้ที่ไหน คุณจะเก็บไว้ในฐานข้อมูลภายในเครื่องหรือบนอุปกรณ์ NAS แบบภายนอก?
เมื่อเปลี่ยนไปใช้ สำนักงานไร้กระดาษ คุณไม่ควรประนีประนอมกับหนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุด การจัดเก็บข้อมูลในท้องถิ่นและการใช้อุปกรณ์ NAS
หรือคุณไม่ต้องการให้มีที่จัดเก็บข้อมูลหรือฐานข้อมูลในบริษัทของคุณเลย? อย่างไรก็ตาม เพื่อหลีกเลี่ยงไฟไหม้ การโจรกรรม ฯลฯ การใช้โซลูชันคลาวด์จึงไม่ใช่ทางเลือกสำหรับคุณเนื่องจากเหตุผลทางกฎหมาย ดังนั้น โซลูชันของการใช้ฐานข้อมูลบนเซิร์ฟเวอร์เฉพาะซึ่งมอบหมายให้คุณเพียงคนเดียว จึงเป็นโซลูชันที่ดีมาก
ตัวเลือกมี มากมาย.ที่จริงแล้ว การค้นหาโซลูชันยังอยู่ในช่วง 30 วันแรก ด้วยระบบจัดการเอกสาร PaperOffice DMS และฮาร์ดแวร์ NAS ที่ผสานรวมเข้ากับเครือข่ายของบริษัท โซลูชันทั้งหมดจึงพร้อมใช้งานเพื่อดำเนินการเปลี่ยนผ่านจากกระดาษสู่ดิจิทัล
-
การแนะนำ PaperOffice DMS พร้อมฮาร์ดแวร์
หลังจากที่ติดตั้งซอฟต์แวร์บนคอมพิวเตอร์ในบริษัทแล้ว ได้มีการกำหนดระดับลำดับชั้นและตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ NAS พร้อมเชื่อมต่อเครือข่ายแล้ว ซอฟต์แวร์จะถูกฝึกฝน
ไม่จำเป็นต้องใช้ที่ปรึกษาภายนอก (ซึ่งมักหมายถึง "ราคาแพง") พนักงานของ PaperOffice ย่อมพร้อมให้บริการหากต้องการ บริษัทกว่าหนึ่งล้านแห่งทั่วโลกที่ใช้ PaperOffice DMS ยังคงทำงานได้ดีมากกับบทเรียนและวิดีโอโดยละเอียด หรือคำแนะนำทางโทรศัพท์เกี่ยวกับคำถามต่างๆ เกี่ยวกับ PaperOffice DMS
กระบวนการส่วนใหญ่เข้าใจได้ง่ายและมีเมนูช่วยเหลือที่จัดวางไว้อย่างดี โดยไม่ต้องยึดติดกับระยะเวลา 30 วัน หากทุกคนที่เกี่ยวข้องกับการเปลี่ยนผ่านจากอนาล็อกเป็นดิจิทัลเห็นพ้องว่าสามารถทำได้ กระบวนการนี้สามารถปรับให้สั้นลงได้ตามต้องการ
โครงสร้างโฟลเดอร์
โครงสร้างโฟลเดอร์ที่มีความหมายสำคัญมาก เพื่อให้คุณสามารถหาตัวเองได้ง่ายหลังการเปลี่ยนผ่าน จัดระเบียบโครงสร้างโฟลเดอร์ดิจิทัลของคุณตามโครงสร้างโฟลเดอร์ "จริง" ที่มีอยู่ได้อย่างง่ายดาย
พึ่งพาการทำงานอัตโนมัติ
ด้วยการจดจำ AI อัจฉริยะ คุณสามารถระบุข้อมูลเอกสารสำคัญในเอกสาร แยกข้อมูลนั้นออกมา และนำไปใช้กับการทำคำสำคัญของเอกสาร ซึ่งช่วยประหยัดเวลาและดังนั้นจึงประหยัดเงิน -
เสร็จสิ้นการเปลี่ยนผ่านสู่สำนักงานไร้กระดาษ
30 วันล่าสุด (หรือน้อยกว่า) เริ่มต้นและพนักงานเสร็จสิ้นขั้นตอนการศึกษาและการฝึกอบรม อีเมลจะไม่ถูกพิมพ์ออกมาอีกต่อไป แต่จะถูกบันทึกไว้
ใช้เวิร์กโฟลว์และตราประทับ
เอกสารและอีเมลสามารถเข้าถึง แก้ไข และเผยแพร่ให้พนักงานคนอื่นได้ตลอดเวลาผ่านฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ใน PaperOffice DMS เอกสารการขนส่งจากการจัดส่งหรือจดหมายขาเข้าถูกทำให้เป็นดิจิทัลโดยใช้เครื่องสแกนเนอร์หรือกล้องโทรศัพท์มือถือ และแปลงเป็นเอกสารข้อความโดยใช้ซอฟต์แวร์ OCR ของ PaperOffice
ฟังก์ชันตราประทับช่วยให้สามารถเริ่มใช้เวิร์กโฟลว์ต่างๆ ได้และดำเนินการขั้นตอนต่อไปได้ สามารถเพิ่มตัวแปรแบบไดนามิกให้กับตราประทับได้ และแม้แต่การแจ้งเตือนทางอีเมลจะถูกส่งอัตโนมัติเมื่อมีการใช้งาน
อย่าลืมสำรองข้อมูล
มีที่เก็บข้อมูลกลางเพียงแห่งเดียวพร้อมฟังก์ชันสำรองข้อมูล คำถามที่ว่าพนักงานคนใดมีเอกสารเฉพาะเจาะจงจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของตนและจะเข้าถึงได้อย่างไรเมื่อพนักงานคนนั้นลาออกและไม่พร้อมทำงาน จะไม่เกิดขึ้นอีกต่อไป
วิธีการเข้ารหัสข้อมูลที่กองทัพสหรัฐฯ ยังใช้งานอยู่ เกมแฮกเกอร์ที่กำลังได้รับความนิยมและสร้างรายได้สูงจากแรนซัมแวร์ไม่สามารถเจาะระบบ PaperOffice ได้
รักษาความสม่ำเสมอ:จุดเริ่มต้นมักจะยากเสมอ เพราะกระบวนการที่ฝึกฝนมานานหลายปีกลายเป็นเรื่องใหม่ในขณะนี้ อย่าถอยกลับไปใช้รูปแบบเดิม - ทำให้การรับใบแจ้งหนี้เป็นไปโดยอัตโนมัติผ่านอีเมลเฉพาะบุคคล หากใบแจ้งหนี้มีในรูปแบบดิจิทัล
- สำหรับใบแจ้งหนี้ที่เป็นกระดาษ ด้วยความสมบูรณ์ของสแกนเนอร์ สามารถจับภาพอัตโนมัติผ่านการสแกนแบบแบทช์ได้
- จัดทำดัชนีและอ่านข้อมูลจากเอกสารที่สแกน
- และสิ่งสำคัญที่สุด: สามารถจัดเก็บเอกสารดิจิทัลและเอกสารที่สแกนอัตโนมัติตามเนื้อหา!
-
ประโยชน์ที่ได้อาจคุ้มค่ากับความพยายามและค่าใช้จ่าย
การทำงานแบบดิจิทัลและการนำเอกสารเก่าเข้าสู่ยุคใหม่จะเป็นการลงทุนที่ดีที่สุดเพื่อประหยัดเวลา เงิน และความเครียดได้อย่างมากในอนาคต -
คุณต้องการคนที่มีความรู้
คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีในองค์กรของตัวเองเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อดีของการทำดิจิทัลทั้งหมด
สิ่งที่คุณต้องการคือพันธมิตรที่เหมาะสมที่อยู่เคียงข้างคุณ ซึ่งด้วยความเชี่ยวชาญของเขาสามารถดำเนินการตามที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ หลีกเลี่ยงการสร้างความกลัวและเลือกทดลองใช้งานจริงแทนที่จะเป็นนำเสนอด้วยสไลด์ PowerPoint ที่หรูหราแต่ไม่ได้ทดสอบอย่างแท้จริง -
ฮาร์ดแวร์มักจะมีอยู่แล้ว
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเกือบทุกหน่วยงาน บริษัท และองค์กรมีเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ที่ไม่ได้ใช้ศักยภาพของมันเต็มที่ อุปกรณ์เหล่านี้ชอบการสแกนจำนวนมาก ทนต่อคลิปหนีบกระดาษ และสามารถเป็นพื้นฐานสำหรับการเริ่มต้นทำดิจิทัลโดยไม่ต้องลงทุนซื้อสแกนเนอร์ใหม่ -
ถูกกว่าที่คาดไว้เมื่อใช้ระบบ DMS ที่เหมาะสม
หลีกเลี่ยงกับดักค่าใช้จ่ายกับระบบ DMS/ECM ที่คุณต้องพึ่งพาผู้ผลิตอย่างสิ้นเชิง อย่าประนีประนอมเมื่อพูดถึงตัวเลือกในการจัดการของคุณเอง เช่น การสอนระบบให้รู้จักเอกสารและการตั้งค่าด้วยตนเอง หากคุณต้องการความช่วยเหลือ ผู้ผลิตยินดีที่จะช่วยเหลือ แต่จงรักษาความเป็นอิสระไว้ -
การทำงานอัตโนมัติแบบดิจิทัลคืออนาคต
กระบวนการจะเหมือนกันทั้งหมดในอนาคต แต่จะทำงานอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์
มีใบแจ้งหนี้เข้ามา? กระบวนการทำงานจะถูกกระตุ้นและทุกอย่างจะดำเนินไปตามที่กำหนด
ค้นหาผ่านโฟลเดอร์ทั้งหมด 1,000 โฟลเดอร์? ไม่มีปัญหา เพราะคุณมี Google ของคุณเอง!
รักษาความสม่ำเสมอและสัมผัสประสบการณ์สำนักงานไร้กระดาษ
คู่มือ 5 ขั้นตอนขั้นสุดยอด
เคล็ดลับ
เราได้อัปเดตคู่มือ 5 ขั้นตอนสู่การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบไร้กระดาษและดิจิทัลสำหรับธุรกิจของคุณในรูปแบบเอกสารดาวน์โหลด พร้อมรายละเอียดแต่ละขั้นตอนและระยะเวลาที่ใช้
บทสรุปชั่วคราวที่ 2 / 3
ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม การทำงานแบบไร้กระดาษหมายถึงไม่มีงานเพิ่ม!
All that is really needed is some software
และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปนี้
ในกรณีใด ๆ ให้แน่ใจว่าตัวเลือกซอฟต์แวร์ของคุณเป็น DMS ที่คุณสามารถดำเนินการบันทึกอัตโนมัติ (เช่น การตรวจสอบไดเรกทอรี) และการเรียนรู้เอกสารด้วยตัวคุณเอง เพื่อไม่ตกอยู่ในกับดักต้นทุนที่ควบคุมไม่ได้และไม่ขึ้นอยู่กับผู้ผลิต!
บทสรุปของการเปลี่ยนแปลงดิจิทัล
สำหรับหลาย ๆ บริษัท การทำงานแบบไร้กระดาษที่ทันสมัยและมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องที่เกิดขึ้นในชั่วข้ามคืน แต่ก็ไม่ใช่อุดมคติเช่นกัน เพื่อให้บรรลุการแปลงเอกสารของคุณเป็นดิจิทัล คุณต้องกำหนดนโยบายลดการใช้กระดาษและค้นหาวิธีกำจัดสิ่งที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารจาก PaperOffice สามารถช่วยคุณแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลและดำเนินสำนักงานไร้กระดาษได้ โซลูชัน DMS เป็นโซลูชันครบวงจรที่มอบโครงสร้างพื้นฐานที่สอดคล้องกัน
ผลลัพธ์คือ กระบวนการทางธุรกิจถูกแสดงอย่างโปร่งใส งานสามารถดำเนินการแบบดิจิทัล และข้อมูลสำคัญทั้งหมดสามารถดูได้ง่าย
ด้วยโซลูชัน DMS คุณยังสามารถประมวลผลและจัดเก็บเอกสารและเนื้อหาแบบดิจิทัลได้อย่างปลอดภัยต่อการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาในระหว่างการตรวจสอบบริษัทและภาษี
เคล็ดลับ & เทคนิคสำหรับสำนักงานดิจิทัล
เราได้รวบรวม 9 เคล็ดลับ สำหรับคุณ เพื่อให้สำนักงานไร้กระดาษทำงานได้จริง!
โดยสรุป คือ การแปลงเอกสารหลากหลายประเภทในบริษัทให้เป็นดิจิทัล เช่น สัญญา ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ขาเข้า หรือทุกอย่างที่อยู่ในรูปแบบกระดาษ นอกจากนี้ ไม่ใช่แค่กระดาษในอดีต แต่รวมถึงกระดาษในอนาคตก็เกี่ยวข้องด้วย
การสื่อสารก็เป็นพันธมิตรที่เกี่ยวข้องในสำนักงานไร้กระดาษเช่นกัน คุณไม่ต้องกังวลทางกฎหมาย เพียงแค่ใส่ใจกับ "รายละเอียดเล็กน้อย" บางประการ เอกสารบางประเภท รวมถึงโครงสร้างโฟลเดอร์และในรูปแบบ PDF สามารถส่งต่อที่ปรึกษาภาษีหรือเพื่อนร่วมงานได้อย่างง่ายดายในฐานะอาร์ไคฟ์ที่พึ่งพาตนเองได้ - ทำได้เพียงไม่กี่คลิกด้วยเมาส์
ซอฟต์แวร์จัดการเอกสารที่เหมาะสมแก้ปัญหาความแตกต่างระหว่างระบบอนาล็อกและดิจิทัล
DMS ย่อมาจาก Document Management System มีไว้สำหรับจัดการเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารดิจิทัล ซึ่งรวมถึงการแปลงจากอนาล็อกเป็นดิจิทัล PaperOffice DMS เป็นระบบดังกล่าว ช่วงฟังก์ชันการทำงานของมันน่าประทับใจไม่แพ้กับการนำเมนูที่ออกแบบมาอย่างใช้งานง่าย ซึ่งต้องการการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย คุณไม่จำเป็นต้องมีที่ปรึกษาที่มีราคาแพงมาอยู่ที่สำนักงาน วิดีโอแนะนำการใช้งาน PaperOffice DMS ที่อธิบายอย่างละเอียดสามารถทำได้เช่นเดียวกันและถูกกว่ามาก หรือแม้แต่ฟรี
การสแกน, OCR, การจัดเก็บเอกสารพร้อมการระบุคำสำคัญอัตโนมัติ, การรวมเอกสารที่ควบคุมด้วย AI, เครื่องมือค้นหาแบบบูรณาการ, ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์, การเข้ารหัส 1024Mbit, การผสานรวมโดยตรงกับ MS Office, ป้องกันแรนซัมแวร์, สร้างเทมเพลตอัตโนมัติ, ฟังก์ชันประทับตรา, จัดการงานและบันทึก
นี่คือฟังก์ชันสำคัญบางประการของ PaperOffice DMS และตามที่กล่าวไว้ neither คุณ nor พนักงานของคุณจำเป็นต้องมีปริญญาสาขาไอที
บทสรุปชั่วคราว 3/ 3
1. ติดต่อผู้ผลิตที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญและซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องกับ GOBD (และ GDPR)! 2. ไม่มีซอฟต์แวร์ DMS ตัวเดียวที่เหมาะสมที่สุด ทุกๆ DMS มีเหตุผลในการมีอยู่ และสุดท้ายผลิตภัณฑ์ต้องตรงกับวัตถุประสงค์ 3. ไม่ว่าจะเป็นเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง, เซิร์ฟเวอร์เฉพาะของ PaperOffice ในศูนย์ข้อมูลของ Strato AGในเบอร์ลิน (เยอรมนี) หรือ NAS - บันทึกเอกสารของคุณไว้เสมอ โดยไม่ใช้ที่จัดเก็บข้อมูลคลาวด์ของบุคคลที่สามซึ่ง a) ไม่ได้ใช้แบบเฉพาะเจาะจง b) ไม่ได้ตั้งอยู่ในประเทศที่ปลอดภัย c) ไม่สามารถส่งออกได้ด้วยการคลิกเดียว
เคล็ดลับ
หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำและจะใช้ NAS สำหรับการเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยภายในองค์กร - PaperOffice ไม่เพียงแต่สมบูรณ์แบบสำหรับเรื่องนี้ แต่ยังเป็นผู้จัดการระบบเอกสาร (DMS) ทางการเพียงรายเดียวของผู้ผลิต NAS รายใหญ่ที่สุดในโลกอย่าง QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
สำนักงานไร้กระดาษเหมาะสำหรับใคร?
คำตอบที่รวดเร็วและง่ายต่อคำถามนี้คือ: สำหรับทุกบริษัท ทุกภาคธุรกิจและขนาดองค์กรได้รับประโยชน์จากสำนักงานไร้กระดาษ ตั้งแต่ธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้มีคุณค่าเป็นพิเศษสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง: การลดความพยายามและค่าใช้จ่ายในการประมวลผลช่วยปลดปล่อยงบประมาณที่จำเป็นสำหรับการเร่งการเติบโตเพิ่มเติม
ฉันสามารถใช้ผู้ให้บริการ DMS แบบคลาวด์สำหรับสำนักงานไร้กระดาษของฉันได้หรือไม่?
ไม่ได้ ปัจจัยอีกประการหนึ่งที่ทุกคนพูดถึงตั้งแต่ GDPR มีผลบังคับใช้ในปี 2018 อย่างน้อยที่สุดคือความเป็นส่วนตัวของข้อมูล โซลูชันและซอฟต์แวร์ DMS ถูกใช้เพื่อประมวลผล จัดการ และจัดเก็บเอกสารซึ่งมักมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นส่วนตัว หากมีการละเมิด GDPR ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดบทลงโทษค่าปรับสูง
