แม้ว่าเทคนิคพื้นฐานของการจัดการเอกสารจะถูกนำมาใช้ในการควบคุมเอกสารขององค์กรมานานหลายทศวรรษและมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องตลอดมา แต่ความจำเป็นในการใช้ระบบจัดการเอกสารและข้อได้เปรียบจากการนำไปประยุกต์ใช้ยังคงถูกประเมินค่าต่ำอยู่
การศึกษาพบว่าพนักงานใช้เวลาถึงสามสิบเปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมดในการค้นหาเอกสารที่จำเป็นภายในบริษัท โดยเฉลี่ยแล้วพนักงานสูญเสียเวลาทำงานมากกว่าหนึ่งวันต่อสัปดาห์จากปัญหานี้ สถานการณ์ยิ่งเลวร้ายลงเนื่องจาก: ใน 70% ของกรณีทั้งหมด การค้นหาล้มเหลว เอกสารจึงถูกสร้างใหม่ และเพื่อนร่วมงานไม่สามารถเข้าใจสถานะปัจจุบันของเอกสารได้
แต่มาตรฐานคืออะไร และลูกค้าสามารถคาดหวังอะไรจากระบบ DMS?
ในบทความปัจจุบัน เราจะแสดงให้คุณเห็นถึงข้อได้เปรียบของการใช้การจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (ระบบจัดการเอกสาร)
สิ่งนี้สามารถอธิบายเป็นข้อๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร PaperOffice
ก่อนจะเข้าสู่ประโยชน์ต่างๆ มาทำความเข้าใจคำจำกัดความกันก่อน:
ระบบจัดการเอกสารคืออะไร?
ระบบจัดการเอกสาร (DMS) ถูกใช้เพื่อจัดเก็บ จัดการ และควบคุมการไหลของเอกสารภายในองค์กร
นั่นหมายความว่าบริษัทจากหลากหลายอุตสาหกรรมสะสมเอกสารสำคัญทุกวัน: คำฟ้อง เอกสารสัญญา ร่างจดหมายภายนอก งานวิจัย คำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ และอื่นๆ อีกมากมาย เอกสารเหล่านี้ไม่เพียงแต่มาถึงทางไปรษณีย์เท่านั้น แต่ยังมาทางอีเมลอีกด้วย
คุณสามารถจัดระเบียบข้อมูลทั้งหมด เช่น เอกสารกระดาษ ไฟล์ Windows หรืออีเมล ในที่กลาง ระบบจัดการเอกสารของคุณ ซึ่งพนักงานสามารถเข้าถึงได้ง่ายและไม่มีปัญหา
รวมถึงฟังก์ชันเฉพาะสำหรับการทำงานร่วมกันและการแชร์เอกสาร และส่วนติดต่อโปรแกรมที่นวัตกรรมซึ่งมีเอกลักษณ์ทั่วโลก
ระบบจัดการเอกสารกำลังมีความสำคัญมากขึ้นต่อธุรกิจ เนื่องจากปริมาณข้อมูลที่สร้างโดยธุรกิจปัจจุบันเพิ่มขึ้นแบบทวีคูณ
การนำระบบจัดการเอกสาร (DMS) มาใช้ยังช่วยให้คุณจัดโครงสร้างเอกสารให้ชัดเจนและรับมือกับปริมาณข้อมูลมหาศาลได้
DMS ยังหมายถึงซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารดิจิทัล ซึ่งรวมถึงการแปลงจากอนาล็อกเป็นดิจิทัล PaperOffice DMS เป็นซอฟต์แวร์ดังกล่าว
การจัดการและควบคุมปริมาณเอกสารภายนอกและภายในอันมหาศาลที่เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการทำงานในภาครัฐหรือการบริหารธุรกิจ ได้กลายเป็นความท้าทาย ซึ่งส่งเสริมการนำซอฟต์แวร์จัดการเอกสารมาใช้เพื่อทำให้การจัดการง่ายขึ้น
การนำ DMS มาใช้ช่วยให้ลดเวลาในการค้นหา การจัดการ และประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งมีความสำคัญมากในกระบวนการบริหารของเรา
หัวใจของ DMS
ระบบจัดการเอกสารขั้นสูงมี "หัวใจ" อยู่ที่ฐานข้อมูล ซึ่งข้อมูลจะถูกจัดเก็บในลักษณะที่ช่วยให้สามารถค้นหาและเรียกใช้ข้อมูลได้อย่างง่ายดายและมีการควบคุม
ฐานข้อมูลสามารถติดตั้งได้ทั้งแบบภายในองค์กรหรือบนระบบ NAS เช่น QNAP NAS หรือ Synology NAS แต่การเก็บข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้างนั้นเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสมการเท่านั้น
'สมอง' ที่ควบคุมระบบคือตรรกะของเวิร์กโฟลว์ ซึ่งทำให้สามารถสร้างความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารและกระบวนการ และเชื่อมโยงข้อมูลนี้ในลำดับที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้อย่างยืดหยุ่น
ขั้นตอนสำคัญในการนำ 'เวิร์กโฟลว์' ที่ซับซ้อนเช่นนี้ไปใช้คือ การมีเอกสารให้มากที่สุดอยู่ในรูปแบบดิจิทัล
การแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลและการจัดการเอกสาร
เมื่อเราพูดถึงระบบจัดการเอกสาร เราต้องไม่ลืมว่า ยิ่งระดับการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลของข้อมูลที่อยู่ในกระบวนการสูงเท่าไร ระดับการควบคุมและอัตโนมัติที่เราสามารถทำได้ก็จะยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น เราได้เขียนบทความเกี่ยวกับข้อดีของการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลแล้ว คลิกที่นี่
ในขั้นตอนแรก คุณต้องกำหนดว่าเอกสารใดบ้างที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของเรา วิธีการนำเอกสารเหล่านั้นไปรวมเข้ากับระบบจัดการเอกสารขององค์กร และข้อมูลใดบ้างที่ต้องดึงออกมาและจัดเก็บร่วมกับเอกสารในฐานข้อมูลของคุณ เมื่อรวบรวมข้อมูลครบถ้วนแล้ว เราจะกำหนดวงจรชีวิตของข้อมูล วิธีการทำงานร่วมกับกระบวนการอื่น ๆ以及如何บูรณาการข้อมูลเข้าด้วยกัน
ข้อมูลมาจากแหล่งต่าง ๆ
โดยส่วนใหญ่แล้ว เราอาจพบข้อมูลที่มาจากแหล่งหลากหลายและในรูปแบบที่แตกต่างกัน บางส่วนอยู่ในรูปแบบดิจิทัล ซึ่งจัดเก็บไว้ในไฟล์หรือฐานข้อมูล และบางส่วนอยู่ในรูปแบบเอกสารกระดาษ
เราจะจัดการกับเอกสารดิจิทัลในรูปแบบ PDF, DOC ฯลฯ อย่างไร? กระบวนการนี้ค่อนข้างเรียบง่าย
ลากเอกสารดิจิทัลเข้าสู่ส่วนติดต่อผู้ใช้ของ PaperOffice หรือตั้งค่าให้โฟลเดอร์ Windows ตรวจสอบการรับเอกสารอัตโนมัติ
เคล็ดลับ
โดยมีวิดีโอใน YouTube เกี่ยวกับ หัวข้อ "การตรวจสอบไดเรกทอรีและการจัดเก็บเอกสารจำนวนมาก" ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย:
เอกสารในรูปแบบกระดาษสามารถสแกนและแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องสแกนที่ติดตั้งมาพร้อม
เคล็ดลับ
ในหัวข้อ "การจัดเก็บเอกสารกระดาษอัตโนมัติเต็มรูปแบบจากเครื่องสแกน"topic "Fully automated archiving of paper documents from the scanner" ก็มีวิดีโอใน YouTube ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างเรียบง่ายและเข้าใจง่าย:
ด้วยโปรแกรมการรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR = Optical Character Recognition) เราได้ก้าวสำคัญไปขั้นหนึ่งแล้ว การใช้เครื่องสแกนหรืออุปกรณ์ดิจิทัลอื่นๆ ไม่เพียงแต่แปลงเอกสารเป็นภาพ แต่ยังสามารถ "อ่าน" เนื้อหาของมันทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อีกด้วย
ไม่เพียงแต่ข้อความ OCR ดั้งเดิมจะถูกเก็บไว้ในฐานข้อมูล แต่ด้วยความช่วยเหลือของปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่เรียกว่า PIA การทำงานอัตโนมัติสามารถกำหนดได้ทั้งแบบแมนนวลและแบบอัตโนมัติ
นี่คือวิธีที่เราใช้ระบบเพื่อระบุและกำหนดว่าพื้นที่เอกสารส่วนใดบ้างที่ต้องอ่านออกโดยอัตโนมัติ เช่น เลขที่ใบแจ้งหนี้ วันที่ สินค้า จำนวนเงิน ฯลฯ ตามนั้น เราจึงมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดในระบบจัดการเอกสารของเรา
การทำให้ข้อมูลเป็นดิจิทัลผ่าน OCR ช่วยให้การบูรณาการเอกสารหลากหลายประเภทเข้ากับการจัดการกระบวนการและเวิร์กโฟลว์ทำได้ง่ายขึ้น
การจัดการเวิร์กโฟลว์และเอกสาร
ดังที่ได้กล่าวไว้แล้ว สิ่งสำคัญสำหรับการจัดการเอกสารขั้นสูงคือต้องมีข้อมูลทั้งหมดในรูปแบบดิจิทัลที่มีโครงสร้างในฐานข้อมูล ดังนั้นคุณจึงสามารถค้นหาเอกสารทั้งหมดที่บันทึกไว้ใน PaperOffice ได้เหมือนกับการใช้ Google นอกจากนี้คุณยังสามารถกำหนดกฎว่าใครสามารถเข้าถึง แก้ไข และลบ/เก็บถาวรข้อมูลของคุณได้บ้าง
แต่เราต้องการไปให้ไกลกว่านั้นและทำให้กระบวนการทางธุรกิจของเราเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ หนึ่งในเสาหลักของโซลูชันการจัดการเอกสารของเราคือเครื่องประมวลผลเวิร์กโฟลว์ ซึ่งช่วยให้เราสามารถระบุแต่ละขั้นตอนของกระบวนการทางธุรกิจพร้อมกิจกรรมที่เกี่ยวข้องและความสัมพันธ์ระหว่างขั้นตอน ตลอดจนแผนกและบทบาทที่มีส่วนร่วมได้
เรายังสามารถกำหนดการแจ้งเตือนอัตโนมัติที่จะถูกกระตุ้นตามกิจกรรมและเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นตลอดกระบวนการได้
ทั้งหมดนี้ไม่เพียงแต่ลดเวลาที่ใช้ในการจัดการงาน แต่ยังลดโอกาสในการลืมและข้อผิดพลาดในกระบวนการลงอีกด้วย
มูลค่าเพิ่มและประโยชน์ของการจัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์
นี่คือประโยชน์ที่สำคัญที่สุดบางประการของการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้:
- ความพร้อมใช้งาน:โดยการเก็บรักษาและจัดการเอกสารทั้งหมดของคุณ รวมถึงเวอร์ชัน การอัปเดต หมายเหตุ ผู้ติดต่อที่บันทึกไว้ และข้อมูลเอกสารในฐานข้อมูลกลาง ข้อมูลทั้งหมดนี้จะค่อยๆ ก่อตัวเป็นฐานความรู้ส่วนกลาง
การเข้าถึงเอกสารสำคัญของบริษัททั้งหมดได้อย่างง่ายดายจากจุดศูนย์กลางและความสามารถในการให้หลายฝ่ายร่วมกันทำงานบนเอกสารเดียวกัน ทำให้สิ่งนี้เป็นประโยชน์อันดับต้นๆ - สิทธิ์ในการเข้าถึง:ควบคุมว่าใครสามารถเข้าถึงเอกสารได้ เมื่อใด และกิจกรรมใดที่สามารถดำเนินการกับเอกสารเหล่านั้นได้
การตั้งค่าสำหรับโฟลเดอร์และเอกสาร ระดับการเผยแพร่ สิทธิ์ ตลอดจนกลุ่มและแผนก ทำให้การเข้าถึงเอกสารที่มีความอ่อนไหวเป็นไปอย่างโปร่งใสและปลอดภัย - ความปลอดภัยไม่เพียงแต่ในการควบคุมการเข้าถึง แต่ยังรวมถึงในการดูแลรักษาความปลอดภัยที่มาพร้อมกับการนำเทคโนโลยีและฐานข้อมูลใหม่ ๆ มาใช้
ประการแรก PaperOffice DMS เข้ารหัสเอกสารทั้งหมดเมื่อมีการบันทึกเพื่อความปลอดภัย ตามมาตรฐานความปลอดภัยสูงสุดที่มีอยู่ในปัจจุบัน คือ AES-1024bit
การแปลงกลับเป็นเอกสารที่อ่านได้เป็นไปได้ในทุกฟอร์แมตปัจจุบัน โดย PaperOffice อัปเดตไฟล์ฟอร์แมตอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งหมายความว่าเอกสารจะยังคงสามารถอ่านได้ในอนาคต - ความสามารถในการเรียกคืนและประหยัดเวลา:เอกสารทั้งหมดของคุณที่เคยเป็นกระดาษ kiniพร้อมใช้งานในรูปแบบดิจิทัล รวมถึงอีเมลที่จัดเก็บไว้รวมกันในฐานข้อมูลของคุณ พร้อมกันนี้ วันที่ เวลา หมายเลขเวอร์ชัน และการใส่คำสำคัญจะถูกบันทึกไว้ ซึ่งเครื่องมือค้นหาของ PaperOffice สามารถใช้เพื่อค้นหาเอกสารได้ แม้แต่ในกรณีที่ผู้ค้นหาทราบเพียงเนื้อหาโดยสังเขปของเอกสาร
ทุกสิ่งที่จัดเก็บใน PaperOffice DMS จะถูกแปลงเป็นข้อความผ่านเทคโนโลยี OCR ปรับปรุงด้วยพจนานุกรมทางธุรกิจ และจัดทำดัชนีเพื่อการค้นหาด้วยคำสำคัญที่สมบูรณ์แบบในฐานข้อมูล SQL ของคุณ
ประหยัดเวลาในการค้นหาเอกสารและลดต้นทุนในการจัดการและจัดเก็บ - ลดความซ้ำซ้อน เช่น การทำสำเนาเอกสาร การถ่ายเอกสาร และการบันทึกข้อมูลซ้ำ
- ความคล่องตัวและการทำให้กระบวนการทางธุรการเป็นอัตโนมัติ ด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่อนุญาตให้บูรณาการเอกสารและกระบวนการทางธุรกิจในสภาพแวดล้อมที่มีการควบคุมและกิจกรรมที่กำหนดและตรวจสอบได้ชัดเจน
- อย่าลืม "ผลข้างเคียง" ในเชิงบวกของ ความพึงพอใจของลูกค้าภายในและภายนอกที่สูงขึ้น การใช้ระบบจัดการเอกสารช่วยให้คุณตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้เร็วขึ้นและน่าเชื่อถือมากขึ้น thereby ดีขึ้น
การเพิ่มขึ้นของความพึงพอใจของลูกค้าสามารถสังเกตเห็นได้อย่างรวดเร็วและโดยเฉพาะอย่างยิ่งอย่างยั่งยืน - ทั้งในแง่ของยอดขายและชื่อเสียงของบริษัท - ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
- พันธมิตรไอทีที่เชื่อถือได้
- ฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง
หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดเมื่อจัดเก็บเอกสารผ่านระบบจัดการเอกสารคือ การปฏิบัติตามกฎระเบียบทางกฎหมายหรือข้อกำหนดของ GoBD
ตัวย่อ GoBD ย่อมาจาก "หลักการสำหรับการจัดการและการจัดเก็บหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง และการเข้าถึงข้อมูล"
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากมีการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยต่อการตรวจสอบและเข้ารหัสอย่างสูงโดยตรงในฐานข้อมูล SQL กลาง PaperOffice ตอบสนองข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับมาตรฐานเอกสารและแนวทางกฎหมาย หรือมาตรฐานเยอรมัน GOBD ที่สูงที่สุดในโลก
คำว่า versioning ไม่ใช่คำที่ไม่คุ้นเคยภายในระบบจัดการเอกสาร (DMS) ความจำเป็นในการใช้ระบบจัดการเอกสารที่มีการควบคุมเวอร์ชันที่สอดคล้องกับ GoBD และการควบคุมเวอร์ชันที่ปลอดภัยต่อการตรวจสอบชัดเจนยิ่งขึ้นกว่าเดิม
PaperOffice เกินกว่าข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมด
การพัฒนา PaperOffice DMS เป็นไปตามมาตรฐาน GoBD ดังนั้นคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้โดยไม่มีข้อกังวลว่าจะละเมิดกฎ ตัวอย่างเช่น ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร จะมีการสร้างเวอร์ชันใหม่ของเอกสารนั้นขึ้น ซึ่งทำให้สามารถติดตามได้ว่าเอกสารมีเนื้อหาอย่างไรในแต่ละช่วงเวลา
โดยทางอ้อม มีวิดีโอบน YouTube สำหรับ การตั้งค่า Synology NAS MariaDB 10 และระบบจัดการเอกสาร PaperOffice ซึ่งอธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย:
ในทั้งสองกรณี แม้ในสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด ก็มีการรับประกันว่าฐานข้อมูลที่เก็บถาวรจะถูกกู้คืนภายในระยะเวลาอันสั้น และดังนั้นระยะเวลาการเก็บรักษาจึงได้รับการปฏิบัติตามเสมอ
หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้ให้แน่ใจ
ในขณะที่บริษัทขนาดใหญ่ได้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ดิจิทัลมานานแล้วซึ่งจัดการกับหัวข้อของการแปลงเอกสารแบบอนาล็อกเต็มเวลา บริษัทขนาดกลางและเล็กมักขาดทรัพยากรมนุษย์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากจำเป็นต้องมีคุณสมบัติทางวิชาชีพที่เหมาะสม
อย่างไรก็ตาม นี่เป็นข้อผิดพลาดทั่วไปและนำไปสู่การลงทุนที่ไม่ดี เนื่องจากผู้ผลิตจำนวนมากใช้ประโยชน์จากความไม่รู้ดังกล่าว
บทสรุปชั่วคราว
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหรือบรรณารักษ์ที่ผ่านการฝึกอบรม!
สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือ
บางครั้งฮาร์ดแวร์อาจมีอยู่แล้ว มีศักยภาพมากกว่าเดิม และสามารถใช้งานได้ทันที
เคล็ดลับ
โดยทางแล้ว มีบทความพิเศษเกี่ยวกับหัวข้อ "การประมวลผลใบแจ้งหนี้ดิจิทัล" ซึ่งรายงานเกี่ยวกับข้อดีของการทำให้เป็นดิจิทัลหรือการประมวลผลใบแจ้งหนี้ดิจิทัล:
ควรใช้สแกนเนอร์ใดสำหรับ DMS?
สำหรับการสแกนเอกสารที่เข้าเล่ม แนะนำให้ใช้สแกนเนอร์แบบป้อนกระดาษที่มีความละเอียดอย่างน้อย 300 dpi สแกนเนอร์ควรมีฟังก์ชันสแกนไปยังโฟลเดอร์ และไดรเวอร์ WIA/TWAIN เป็นตัวเลือกเสริม เราเคยมีประสบการณ์ที่ดีกับ Fujitsu Scansnap ซึ่งทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือมาก
วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ดีที่สุดคืออะไร?
โดยทั่วไป เอกสารกระดาษควรสแกนในรูปแบบ PDF/A แล้วบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร DMS - หรือโดยตรงหากซอฟต์แวร์รองรับหรือทำให้เป็นอัตโนมัติ เช่น ผ่านการตรวจสอบ
ฉันสามารถทิ้งเอกสารต้นฉบับได้หรือไม่?
หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพได้รับการอัปเดตเป็นประจำและมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูล คำตอบคือ ใช่ สำหรับเอกสารที่ไม่สำคัญ ทุกสิ่งที่อาจต้องการต้นฉบับตามกฎหมายควรเก็บไว้ในรูปแบบต้นฉบับ ตัวอย่างเช่น PaperOffice DMS มีตัวเลือกในการจัดเก็บตำแหน่งที่เก็บต้นฉบับในคุณสมบัติของเอกสาร
การลงทุนที่ให้ผลตอบแทน
คำว่า การจัดการเอกสาร ครอบคลุมมากกว่าที่หลายคนอาจจินตนาการในตอนแรก การนำระบบจัดการเอกสารมาใช้ในบริษัทของคุณเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับประสิทธิภาพและความสำเร็จของบริษัทของคุณ ความจำเป็นในการทำให้เป็นดิจิทัลเป็นประเด็นสำคัญสำหรับทุกคนแล้ว
รายการข้างต้นเกี่ยวกับข้อดีของการจัดการข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์นั้นไม่ได้ครอบคลุมทั้งหมด แต่จำกัดเพียงความคิดสร้างสรรค์และความเป็นมืออาชีพของคุณเอง ขึ้นอยู่กับขอบเขตของการใช้งาน! หากพิจารณาจากการแปลงเอกสารแบบอนาล็อกเป็นดิจิทัลจากมุมมองเหล่านี้ และทำการคำนวณย้อนกลับ จะเห็นได้ชัดเจนว่าความพยายามนั้นคุ้มค่า และตัวอย่างเช่นการลงทุนในเครื่องจักรใหม่ที่มีเทคโนโลยีทันสมัยและรวดเร็วขึ้นควรได้รับการพิจารณา
