ความจำเป็นในการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลเป็นประเด็นสำคัญสำหรับทุกคนในปัจจุบัน
ในคู่มือของเรา คุณจะพบรายงานหลายฉบับเกี่ยวกับวิธีการดำเนินการแปลงข้อมูลเป็นดิจิทัลภายในองค์กร และประโยชน์มากมายที่สิ่งนี้มอบให้คุณ
แต่เกือบทุกคำถามที่ 3 จากลูกค้าของเราที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการด้านดิจิทัลของการจัดการใบแจ้งหนี้ ดังนั้นเราจึงตัดสินใจที่จะดูหัวข้อนี้ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
ในบทความปัจจุบัน เราเจาะลึกลงไปในข้อมูลเกี่ยวกับการจัดการใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล ข้อดีของการแปลงข้อมูลใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัล เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าสามารถดำเนินการทุกอย่างได้อย่างไร และอธิบายผลกระทบจากการดำเนินการที่สำเร็จ
ก่อนที่เราจะหันไปสนใจการดำเนินการจริง มาตอบคำถามนี้กันก่อน:
ทำไมจึงจำเป็นต้องแปลงข้อมูลใบแจ้งหนี้และเอกสารในองค์กรให้เป็นดิจิทัล?
นี่เป็นคำถามที่บริษัทต่างๆ ถามกันมากขึ้นเรื่อยๆ: "ฉันจำเป็นต้องแปลงข้อมูลบัญชีของฉันให้เป็นดิจิทัลจริงๆ หรือไม่" คำตอบคือ ใช่ คุณต้องทำ อย่างหนึ่งเพราะกฎหมายกำหนดไว้เช่นนั้น บริษัทต่างๆ จำนวนมากขึ้นกำลังเผชิญกับข้อกำหนดให้ปฏิบัติตามการบันทึกกระบวนการ
กฎระเบียบทางกฎหมายกำหนดไว้อย่างไร?
กฎระเบียบทางกฎหมายกำหนดให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดเกี่ยวกับการรับ ประมวลผล และจัดเก็บเอกสารขาเข้าทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการทดสอบ
ในบทความปัจจุบันของเรา เราแสดงตัวอย่างเชิงปฏิบัติสองสามตัวอย่าง วิธีที่คุณสามารถแก้ปัญหาการแปลงเป็นดิจิทัลได้อย่างง่ายดายด้วย PaperOffice DMS แต่ก่อนอื่นเรามาพูดถึงข้อดีทั่วไปของการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล
ข้อดีของการแปลงเป็นดิจิทัลคืออะไร?
ในโลกปัจจุบันของการทำงานจากบ้านและสื่อดิจิทัล ยังเป็นเรื่องปกติที่จะเห็นใบแจ้งหนี้บนกระดาษกองอยู่บนชั้นวางและโต๊ะ
เหตุผลหลักในการใช้กระดาษคือพนักงานพบว่ายากที่จะยอมรับการแปลงเป็นดิจิทัลหรือเริ่มต้นกับมัน มันอยู่ในความท้าทายของการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงและการแปลงเป็นดิจิทัล
สำเนาเอกสารทางกายภาพแม้จะมีการแปลงเป็นดิจิทัล
หลายคนชอบเก็บสำเนาเอกสารทางกายภาพของเอกสารที่พวกเขาทำงานด้วย แต่กระบวนการจัดการกระดาษที่ได้รับการฝึกฝนมานานหลายปีก็มีบทบาทที่นี่เช่นกัน
ในหัวข้อของการการแปลงเป็นไร้กระดาษ เราได้เขียนบทความโดยละเอียดไว้แล้ว ที่นี่เราเน้นไปที่หัวข้อของการบัญชีดิจิทัลโดยเฉพาะ
การป้อนใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองไม่เพียงแต่หมายถึงเวลาจำนวนมาก แต่ยังรวมถึงต้นทุนสูงที่ซ่อนอยู่ การทำให้ถูกต้องสามารถประหยัดเวลาและเงินได้มาก
ประโยชน์หลัก ได้แก่:
-
คุณสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ใด ๆ ได้ในไม่กี่วินาที / ประหยัดเวลา
เพราะด้วยการทำให้เอกสารของคุณเป็นดิจิทัล คุณสามารถค้นหาใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่จัดเก็บไว้ใน PaperOffice ได้ภายในเวลาเพียงไม่กี่วินาที คุณไม่จำเป็นต้องคลี่แฟ้มหนาๆ อย่างยากลำบากอีกต่อไป ด้วยการทำให้ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดในบริษัทของคุณเป็นดิจิทัล คุณเพียงแค่คลิกไม่กี่ครั้งก็สามารถพบได้ในระบบ
ซึ่งนำไปสู่ประเด็นที่สองของเรา: -
คุณได้รับประโยชน์จากการทำงานที่ปรับปรุงแล้ว / ประหยัดกระดาษ
คุณไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่สำหรับแฟ้มเอกสารทางกายภาพอีกต่อไป ตั้งแต่นี้ไปคุณสามารถจัดเก็บใบแจ้งหนี้ของคุณใน PaperOffice ได้ การลดการใช้กระดาษนำไปสู่สำนักงานที่สะอาดและเป็นระเบียบ - ทำให้กระบวนการบัญชีง่ายขึ้น / ตัวอย่างเช่นด้วยเวิร์กโฟลว์
ด้วยการจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณแบบดิจิทัล คุณประหยัดเวลาและแรง รวมถึงค่าใช้จ่ายในการสร้าง ส่งต่อ และประมวลผล ไม่ต้องทำสำเนาสำหรับงานขั้นสูง เวิร์กโฟลว์ และการส่งต่อ ทุกอย่างดำเนินการแบบดิจิทัล โปร่งใส และเข้าใจง่าย
ด้วยการทำให้ใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นดิจิทัล คุณจะไม่มีวันพลาดกำหนดเวลาส่วนลดอันมีค่าอีกต่อไป -
ตั้งค่าสิทธิ์สำหรับการเข้าถึงด้วยปุ่มกด
สิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะบุคคลสำหรับเอกสารและโฟลเดอร์แต่ละรายการสร้างความปลอดภัยที่ชัดเจน คุณสามารถมอบสิทธิ์การเข้าถึงให้กับบุคคลหรือแผนกทั้งหมด เช่น แผนกบัญชี -
ตรวจจับผู้ติดต่ออัตโนมัติ
PaperOffice ระบุข้อมูลที่อยู่ในเนื้อหาเอกสารอย่างชาญฉลาด จากนั้นเชื่อมโยงเอกสารกับรายชื่อผู้ติดต่อที่มีอยู่ของคุณอย่างมีตรรกะ สิ่งนี้ช่วยให้สามารถแสดงเอกสารทั้งหมดของผู้ติดต่อเฉพาะรายได้ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง - การใส่คำสำคัญอัตโนมัติ
PaperOffice สนับสนุนคุณด้วยการจดจำและการใส่คำสำคัญด้วย AI อัจฉริยะ ด้วยวิธีนี้ ใบแจ้งหนี้จะถูกค้นหาข้อมูลเอกสารที่สำคัญที่สุด
KI PIA อ่านข้อมูลจากเอกสารอย่างชาญฉลาด จากนั้นจัดเก็บเอกสารพร้อมคำสำคัญแบบเต็มรูปแบบ หากจำเป็น สามารถทำด้วยตนเองหรืออัตโนมัติในพื้นหลังได้ -
ฟังก์ชันการฝัง/ส่งออกสำหรับที่ปรึกษาภาษี
คุณสามารถส่งมอบใบแจ้งหนี้ของคุณได้อย่างง่ายดาย พร้อมการจัดสรรบัญชีและการใส่คำสำคัญ ด้วยความสามารถในการค้นหาขั้นสูง คุณจึงมีทุกสิ่งที่คุณต้องการสำหรับการส่งออก เช่น ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดจากเดือนที่แล้ว เป็นต้น
รวมโครงสร้างโฟลเดอร์ ไฟล์ PDF และไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลทั้งหมด ส่งผลให้ผู้สอบบัญชีหรือผู้ทำบัญชีของคุณสามารถนำเข้าเอกสารประกอบได้อย่างง่ายดาย -
ตัวเลือกการแก้ไขที่รวดเร็ว
การบัญชีสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็วในอนาคต ไม่เพียงแต่คุณสามารถค้นหาเอกสารทั้งหมดได้ทันที แต่ยังยังสามารถแก้ไข/จัดประเภทได้โดยตรงอีกด้วย ข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมดได้รับการตอบสนองผ่านการเก็บรักษาเอกสารที่ตรวจสอบได้ การตรวจสอบและการอนุมัติจึงเป็นเรื่องง่ายมาก
การทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลเป็นเรื่องหลีกเลี่ยงไม่ได้ด้วยเหตุผลหลายประการ บริษัทจำนวนมากก็เชื่ออยู่แล้วว่าการทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลคืออนาคต สิ่งนี้ต้องยอมรับในวันนี้และตอนนี้
อย่างไรก็ตาม หลายคนยังคงกลัวว่าขั้นตอนนี้จะเกี่ยวข้องกับโครงการที่ยาวนาน ซึ่งจะทำให้ยาก มีค่าใช้จ่ายสูง มีความเสี่ยง และสร้างความไม่มั่นคง ข่าวดีคือในที่สุด ด้วย PaperOffice สิ่งนี้ไม่ได้เป็นเช่นนั้นอีกต่อไป!
ควรพิจารณาอะไรก่อนทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัล?
ประการแรก สิ่งสำคัญคืออย่าสับสนหรือลดทอนความหมายของการทำให้เป็นดิจิทัลลงเหลือเพียงการสแกนใบแจ้งหนี้ขาเข้า เพื่อให้สามารถเข้าสู่กระบวนการตรวจสอบ การชำระเงิน และการจัดเก็บได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น การทำให้เป็นดิจิทัลมีมากกว่านั้น
ข้อดีของการรู้จำข้อความด้วย OCR: ด้วยเทคโนโลยีการรู้จำข้อความด้วย OCR หลายสิ่งสามารถทำให้อัตโนมัติได้ ตัวอย่างเช่น ด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในลักษณะนี้ ฟังก์ชันการเรียนรู้จะทรงพลังยิ่งขึ้น และอัลกอริทึมการตรวจจับที่เชื่อถือได้มากขึ้น
รายการที่ปรากฏในใบแจ้งหนี้สามารถระบุและดึงข้อมูลจากเอกสารได้ทันที เอกสารจะถูกจัดเก็บและสามารถส่งไปยังระบบบัญชีหรือ ERP ได้
ตัวอย่างเช่น ด้วยการทำให้เป็นดิจิทัล ผู้ให้บริการทางการเงินจะได้รับข้อมูลที่เชื่อถือได้ในเวลาจริงเมื่อได้รับใบแจ้งหนี้
เรากำลังเข้าสู่คำถามหลักของบทความนี้:
ฉันจะดำเนินการประมวลผลใบแจ้งหนี้ได้อย่างไร?
หากคุณจัดการใบแจ้งหนี้ของคุณด้วย PaperOffice การประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้าจะเป็นไปอย่างอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด คุณจะได้รับใบแจ้งหนี้ขาเข้าในรูปแบบดิจิทัลแล้ว นั่นคือทางอีเมลหรือโดยการสแกน ซึ่งไม่มีความแตกต่าง
ทำให้ใบแจ้งหนี้ขาเข้าเป็นดิจิทัลด้วย DropMail ทำอย่างไร?
หากคุณได้รับใบแจ้งหนี้ขาเข้าของคุณในรูปแบบดิจิทัลอยู่แล้ว เราขอแนะนำโมดูล DropMail ที่ผสานรวมอยู่ใน PaperOffice คุณสามารถสร้างที่อยู่อีเมล DropMail ส่วนตัวใน PaperOffice ได้ คุณเพียงแค่ส่งใบแจ้งหนี้ไปยังที่อยู่นี้
ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งไปยังที่อยู่อีเมล DropMail ของคุณในฐานะไฟล์แนบอีเมลจะถูกจัดเก็บไว้ใน PaperOffice โดยอัตโนมัติ ด้วยกฎการจัดเก็บที่กำหนดได้และไม่ต้องทำงานใดๆ
เคล็ดลับ
บน หัวข้อ "DropMail - จัดเกลาเอกสารโดยอัตโนมัติทางอีเมลเมื่อคุณกำลังเดินทาง" มีวิดีโอบน YouTube ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างง่ายและเข้าใจง่าย:
PaperOffice ระบุใบแจ้งหนี้และอ่านข้อมูลที่จำเป็น จากนั้นซอฟต์แวร์จะจัดเก็บใบแจ้งหนี้ในโฟลเดอร์ที่เหมาะสม ด้วย AI อัจฉริยะ กระบวนการอนุมัติ งาน และเวิร์กโฟลว์เพิ่มเติมสามารถเริ่มต้นได้ตามตัวเลือก
พนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการจะได้รับแจ้ง การทำงานของใบแจ้งหนี้จะดำเนินการโดยอัตโนมัติ
ขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัลทีละขั้นตอน:
การรับใบแจ้งหนี้
เพียงแค่สร้างที่อยู่ที่ต้องการในรูปแบบ "[email protected]" ระบุหน้ากากการจัดเก็บหรือเปิดใช้งาน PIA และเสร็จสิ้น!
การประมวลผลใบแจ้งหนี้ดิจิทัล
PaperOffice จะจับภาพใบแจ้งหนี้และเริ่มกระบวนการประมวลผลโดยอัตโนมัติ
กฎการจัดเก็บข้อมูลที่กำหนดไว้จะถูกดำเนินการ การจัดเก็บเอกสารอย่างถูกต้องตามหลักกฎหมายจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติในพื้นหลังตามแผนที่วางไว้
คุณสามารถตรวจสอบใบแจ้งหนี้ อนุมัติ และเรียกใช้เวิร์กโฟลว์ได้
ถัดไป
ส่งออกใบแจ้งหนี้ไปยังที่ปรึกษาภาษีหรือระบบภายนอกพร้อมข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
อนาคตของการทำให้เป็นดิจิทัลของใบแจ้งหนี้จะเป็นอย่างไร การเดินทางนี้จะนำไปสู่จุดใด?
ประการแรก การทำให้เป็นดิจิทัลของใบแจ้งหนี้ช่วยเพิ่มผลผลิตได้อย่างมีนัยสำคัญและทันที การทำให้เป็นดิจิทัลไม่เพียงแต่ปลดปล่อยพนักงานจากงานปฏิบัติการที่หนาแน่นและใช้เวลานานเท่านั้น แต่ยังแก้ปัญหาความล่าช้าและความขัดแย้งที่เกิดจากความผิดพลาดด้วย
ต้นทุนแฝงในการจัดเก็บ ค้นหา และสูญเสียเอกสารกระดาษที่สำคัญจะลดลงอย่างมาก นอกจากนี้ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและการทำให้กระบวนการตรวจสอบและควบคุมในกระบวนการบัญชีเจ้าหนี้ทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ
ตั้งแต่คำขอซื้อจนถึงการชำระเงิน ประโยชน์เหล่านี้จะเพิ่มขึ้นหลายเท่า
ข้อดีคืออะไร?
โดยรวมแล้ว ระยะเวลาในการประมวลผลเอกสารสามารถลดลงได้ 5 ค่าใช้จ่ายด้านบริหารลดลงโดย 80%.
ด้วยตัวเลขเหล่านี้ คุณจะเข้าใจถึงความเร่งด่วนของการทำให้ใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลทันที ในที่สุด ตัวเลขเหล่านี้ไม่ใช่สิ่งเดียวที่ต้องพิจารณา
บริษัทได้รับอะไรจากการทำให้เป็นดิจิทัล?
ผ่านการทำให้เป็นดิจิทัล บริษัทสามารถปลดปล่อยทรัพยากรมนุษย์และทางการเงินที่สำคัญได้ ไม่ว่าจะเป็นการรองรับการเติบโตของกิจกรรมด้วยทรัพยากรคงที่ หรือการระดมทีมของคุณในโครงการเปลี่ยนแปลง สำหรับการทำเอกสารใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิทัล ไม่ใช่ศัตรูของพนักงาน ในทางตรงกันข้าม มันคือพันธมิตรที่ทำให้การทำงานน่าสนใจยิ่งขึ้น และสร้างมูลค่าเพิ่มให้กับฝ่ายการเงินของบริษัท
สามารถทำลายกระดาษได้หลังจากทำให้เป็นดิจิทัลแล้วหรือไม่?
ประการแรก สิ่งสำคัญมากที่ต้องสังเกตคือ ต้องปฏิบัติตามปัจจัยสำหรับการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล ตามมาตรฐาน GoBD เอกสารกระดาษสามารถทำลายได้ เว้นแต่จะต้องเก็บรักษาฉบับต้นฉบับตามกฎหมายภาษีหรือกฎระเบียบของต่างประเทศ
ซึ่งรวมถึงงบดุลเปิดและเอกสารกฎหมายอาคาร เป็นต้น GoBD ยังระบุว่า เอกสารกระดาษควรถูกถอนออกจากการประมวลผลเพิ่มเติม นอกจากนี้ ไฟล์อาจไม่มีการเปลี่ยนแปลงหลังจากกระบวนการสแกน
พร้อมสำหรับการตรวจสอบตามการควบคุมเวอร์ชันที่สอดคล้องกับ GoBD
ซึ่งมีอยู่ตลอดเวลาด้วยการควบคุมเวอร์ชันใน PaperOffice เอกสารต้องสามารถเข้าถึงและประเมินได้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษา
PaperOffice จึงตอบสนองต่อมาตรฐานทั้งหมดที่จำเป็นผ่านการรับรองและการทดสอบข้อกำหนดซอฟต์แวร์ทั้งหมดตาม GOBD
ระยะเวลาการเก็บรักษา
คำถามเกี่ยวกับระยะเวลาการเก็บรักษาเอกสารปรากฏขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกจากลูกค้าของเรา เนื่องจากไม่มีคำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการและความเป็นไปได้ในการเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ ก่อนอื่นคุณควรติดต่อหน่วยงานภาษีที่มีอำนาจหน้าที่ของคุณ ซึ่งก็คือผู้ตรวจสอบบัญชีที่เกี่ยวข้อง
เอกสารประเภทใดบ้างที่ยอมรับได้?
เอกสารที่มีความสำคัญทางกฎหมาย เช่น สัญญา ยังคงต้องเก็บรักษาไว้ในรูปแบบต้นฉบับ
คู่มือขั้นสุดท้าย 5 ขั้นตอน
เคล็ดลับ
เราได้จัดทำคู่มือขั้นสุดท้าย 5 ขั้นตอนสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษและดิจิทัลไลเซชันธุรกิจของคุณในรูปแบบเอกสารที่ดาวน์โหลดได้ โดยอธิบายรายละเอียดของแต่ละขั้นตอนทั้ง 5 และระยะเวลาที่ใช้:
เพื่อให้เข้าใจตรงกัน:
สำนักงานภาษียอมรับใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์ แต่ศาลในกรณีพิพาทจะยอมรับเฉพาะต้นฉบับเท่านั้น
สิ่งนี้เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริงที่ว่าลายเซ็นสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้เฉพาะบนเอกสารต้นฉบับเท่านั้น เราแนะนำให้เก็บรักษาเอกสารต้นฉบับไว้เสมอและไม่ควรทิ้งไป
ปรากฏว่าคุณต้องพิจารณาหลายแง่มุมเพื่อจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้าได้อย่างสำเร็จลุล่วง
มาสรุปกัน:
เพื่อให้ขจัดกระดาษออกจากกระบวนการอย่างสิ้นเชิง คุณต้องดำเนินการดิจิทัลไลเซชันอย่างต่อเนื่องสำหรับใบแจ้งหนี้ขาเข้าทั้งหมด การปรับปรุงจะเกิดขึ้นจากการทำให้กระบวนการอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด
เอกสารดิจิทัลดังกล่าวมีข้อดีมากมายสำหรับบริษัท ซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเฉพาะจะช่วยเพิ่มผลผลิตในองค์กรได้อย่างมีนัยสำคัญ
ดังนั้น การทำเลขใบแจ้งหนี้ให้เป็นดิจิทัลจึงเป็นขั้นตอนสำคัญในการเปลี่ยนธุรกิจของคุณให้เป็นสำนักงานไร้กระดาษ ช่วยประหยัดเวลาและแรงงาน และเพิ่มคุณภาพของผลลัพธ์การทำงาน
ใช้ประโยชน์ทั้งหมดของสำนักงานไร้กระดาษ
หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้ให้แน่ใจ
ในขณะที่บริษัทขนาดใหญ่ได้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ดิจิทัลมานานแล้วซึ่งจัดการกับหัวข้อการแปลงเอกสารแบบอะนาล็อกเต็มเวลา บริษัทขนาดกลางและขนาดเล็กมักขาดทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากจำเป็นต้องมีการรับรองวิชาชีพที่เหมาะสม
อย่างไรก็ตาม นี่เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและนำไปสู่การลงทุนที่ไม่ดี เนื่องจากผู้ผลิตจำนวนมากใช้ประโยชน์จากความไม่รู้ดังกล่าว
บทสรุปชั่วคราว
คุณไม่ต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหรือบรรณารักษ์ที่ได้รับการฝึกอบรม!
สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือ
บางครั้งฮาร์ดแวร์มักจะมีอยู่แล้ว มีศักยภาพมากกว่าเดิม และสามารถใช้งานได้ทันที
- ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
- พันธมิตรไอทีที่เชื่อถือได้
- ฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง
เคล็ดลับ
โดยทางอ้อม มีบทความพิเศษเกี่ยวกับหัวข้อ "การประมวลผลใบแจ้งหนี้ดิจิทัล" ซึ่งรายงานเกี่ยวกับประโยชน์ของการทำเลขให้เป็นดิจิทัลหรือการประมวลผลใบแจ้งหนี้ดิจิทัล:
สามารถทำลายกระดาษได้หลังจากทำเลขให้เป็นดิจิทัลหรือไม่?
ประการแรก สิ่งสำคัญมากคือต้องสังเกตว่าปัจจัยสำหรับการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลต้องได้รับการปฏิบัติตาม ตาม GoBD เอกสารกระดาษอาจถูกทำลายได้ เว้นแต่จะต้องเก็บรักษาไว้ในต้นฉบับตามกฎระเบียบทางภาษีต่างประเทศหรือกฎหมายภาษี
สิ่งนี้รวมถึง ตัวอย่างเช่น ใบเปิดบัญชีและเอกสารกฎหมายอาคาร
เมื่อใดที่คุ้มค่าที่จะใช้ซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร เช่น เพื่อแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลเท่านั้น?
คุ้มค่าที่จะใช้ DMS สำหรับบริษัททุกขนาดเพื่อแปลงใบแจ้งหนี้ของคุณเป็นดิจิทัล ไม่เพียงแต่คุณสามารถจัดเก็บบันทึกตามข้อกำหนดทางกฎหมายได้เท่านั้น แต่ยังช่วยทำให้กระบวนการบัญชีที่ซับซ้อนง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น ผ่านเวิร์กโฟลว์
อนาคตของการแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลจะเป็นอย่างไร การเดินทางนี้กำลังมุ่งหน้าไปทางไหน?
ประการแรก การแปลงใบแจ้งหนี้เป็นดิจิทัลนำมาซึ่งการเพิ่มผลิตภาพอย่างมีนัยสำคัญและทันที การแปลงเป็นดิจิทัลไม่เพียงแต่ช่วยปลดปล่อยพนักงานจากงานปฏิบัติการที่หนาแน่นและใช้เวลานานเท่านั้น แต่ยังแก้ปัญหาความล่าช้าและความขัดแย้งที่เกิดจากความผิดพลาดของมนุษย์อีกด้วย
ต้นทุนโดยธรรมชาติในการจัดเก็บ ค้นหา และสูญเสียเอกสารกระดาษที่สำคัญจะลดลงอย่างมาก นอกจากนี้ยังรวมถึงการทำให้กระบวนการตรวจสอบและควบคุมในกระบวนการ accounts payable ทั้งหมดมีประสิทธิภาพและอัตโนมัติมากขึ้น
ตั้งแต่คำขอซื้อจนถึงการชำระเงิน ประโยชน์เหล่านี้จะเพิ่มขึ้นอีกหลายเท่า
-
ประโยชน์ที่ได้อาจ justify ความพยายามและต้นทุน
การทำงานแบบดิจิทัลและการนำเอกสารเก่าเข้าสู่ยุคใหม่จะเป็นการลงทุนที่ดีที่สุดเพื่อประหยัดเวลา เงิน และความเครียดได้อย่างมากในอนาคต -
คุณต้องการคนที่มีความรู้
คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ของตัวเองเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อดีทั้งหมดของการแปลงเป็นดิจิทัล
สิ่งที่คุณต้องการคือพันธมิตรที่เหมาะสมอยู่ข้างๆ คุณ ซึ่งด้วยความเชี่ยวชาญของเขา สามารถดำเนินการตามสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ หลีกเลี่ยงการสร้างความกลัว และเลือกตำแหน่งทดสอบแทนการนำเสนอ PowerPoint ที่ดูดีแต่ไม่ได้ผ่านการทดสอบจริงๆ -
ฮาร์ดแวร์มักจะมีอยู่แล้ว
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเกือบทุกองค์กร บริษัท และหน่วยงาน มีเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ที่ไม่ได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ อุปกรณ์เหล่านี้ชอบการสแกนจำนวนมาก ทนต่อคลิปหนีบกระดาษ และสามารถเป็นพื้นฐานสำหรับการเริ่มต้นแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องลงทุนซื้อสแกนเนอร์ -
ถูกกว่าที่คาดไว้กับ DMS ที่เหมาะสม
หลีกเลี่ยงกับดักค่าใช้จ่ายกับระบบ DMS / ECM ที่คุณต้องพึ่งพาผู้ผลิตอย่างสิ้นเชิง อย่าประนีประนอมเมื่อพูดถึงตัวเลือกในการจัดการของคุณเอง เช่น การสอนเอกสารและการตั้งค่าด้วยตนเอง หากคุณต้องการความช่วยเหลือ ผู้ผลิตยินดีที่จะช่วยเหลือ แต่จงรักษาความเป็นอิสระไว้ -
การทำให้เป็นดิจิทัลอัตโนมัติคืออนาคต
ขั้นตอนจะเหมือนกันทั้งหมดในอนาคต แต่จะทำงานอัตโนมัติอย่างเต็มที่
มีใบแจ้งหนี้เข้ามา? กระบวนการทำงานจะถูกกระตุ้นและทุกอย่างดำเนินไปตามที่กำหนด
ค้นหาผ่านทั้ง 1,000 โฟลเดอร์? ไม่มีปัญหา เพราะคุณมี Google ของคุณเอง!
