Tālākajā rakstā mēs parādīsim jums, kā palielināt savu uzņēmuma efektivitāti, samazināt cilvēku kļūdu skaitu, palielināt savus pašreizējos izdevumus, maksimizēt biroja platību, saglabāt datu integritāti un uzlabot datu drošību.
Mēs uzskaitām PaperOffice Dokumentu pārvaldības sistēmas priekšrocības, kā arī paskaidrojam, kā var garantēt līdz pat 92% izdevumu samazinājumu, izmantojot DMS.
Turklāt mēs jums izskaidrosim, kas ir regulārās izteiksmes (Regex), un otrajā šī raksta daļā sniegsim konkrētus REGEX pielietošanas piemērus.
Jūs uzzināsiet, kā šie piemēri var palīdzēt jums ātri un efektīvi izvilkt nepieciešamos datus no dokumentiem, neveicot šo datu manuālu ievadi.
Tehnoloģijas ar trīs maģiskām burtiem - OCR
Kas ir OCR un kāpēc to izmanto?
Šodien optiskā rakstu atpazīšana (OCR) tiek bieži izmantota, lai izvilktu informāciju no dažādiem dokumentiem, piemēram, čekiem, un pārveidotu fiziskos papīra dokumentus par digitāliem, optimizējot dokumentu pārvaldības darba plūsmu.
OCR teksta atpazīšanas izmantošana sniedz uzņēmumiem ievērojamu priekšrocību, jo tā var veicināt dokumentu apstrādes automatizāciju, kas ir nozīmīga jebkurā nozaru nozarē.
OCR, kas ir saīsinājums no frāzes "optiskais rakstu atpazīšana", ļauj programmatūrai atpazīt un izvilkt tekstu no digitālas attēla. Savukārt tas ir būtisks, piemēram, skenētu dokumentu lasīšanai un analizēšanai.
Taču, neskatoties uz to, ka Čeka OCR ir ērts, ja uzņēmumam ikdienā ir darīšana ar daudziem čeku stabiņiem, vien pats Čeka OCR skeneris nepietiek, lai iegūtu pietiekami precīzus rezultātus.
Tam vajadzētu izmantot dokumentu pārvaldības sistēmu, kas jau satura standarta tekstā iekļauj plašu OCR funkciju, piemēram, PaperOffice DMS.
PaperOffice veic OCR tekstārindu atpazīšanu katram dokumentam, indeksējot pilnu teksta saturu, un piedāvā jums visefektīvāko DMS meklēšanas rīku pasaulē, izmantojot iebūvēto papildu meklēšanu.Visu darot automātiski!
Digitalizācijas priekšrocības
Gandrīz ikviens, kurš ir interesējies par izdevumu samazināšanu uzņēmumā, noteikti ir saskāries ar terminu "digitalizācija".
Parasti visi uzņēmumā esošie dokumenti tiek glabāti vienā vietā. To apstrāde sākas pēc vairākām dienām. Lai dokuments tiktu digitalizēts manuāli, jāmeklē atbilstošā informācija, jāieraksta tabulā, jāpārbauda ievadītie dati, un tikai pēc tam var turpināt ar nākamā dokumenta apstrādi. Šādi jums beigu beigās ir digitalizēti čeku un citu dokumentu stabiņi.
Skanot dokumentus un salvējot tos tikai digitāli, Jums var attiecināties laiks un naudas ietaupījums.
Ar dokumentu pārvaldības sistēmu, kas jau ir ieplūdusies teksta atpazīšanas funkcijā, varat saīsināt procesus no stundām vai pat dienām līdz dažām minūtēm.
Pēc veidnes un izvēlēto specifisko datu lauku iestatīšanas informācija tiek izvilkta no atsevišķiem dokumentiem vai dokumentu stabiem.
Atbilstoši tam tiek ievadīta plaša dokumentu informācija, dokumentam tiek piešķirti atbilstoši atslēgvārdi, un tas var tikt automātiski saistīts ar norādīto kontaktu pēc saglabātām informācijas.
Viss, kas jums jādara, ir digitalizēt failus, skenējot tos vai saņemot tos pa e-pastu jau no paša sākuma, un saglabājot tos PaperOffice.
Dokumentu pārvaldības sistēma paveiks pārējo.
Padoms
Par "10 lieliskākajām priekšrocībām papīra dokumentu digitalizēšanā" ir pieejams speciāls ieraksts:
Atzīt relevanču dokumentu informāciju
Intelektuāli tiek atpazīta, izdalīta un izmantota svarīga dokumenta saturs, piemēram, datums, summas, dokumenta veidi, atslēgvārdi un dokumenta dati, lai veiktu indeksēšanu. Turklāt tiek meklēti un izdali arī dokumentiem piemēroti informācijas, piemēram, neto summa, bruto summa, pievienotās vērtības nodokļa likme un dokumenta valūta. Šie datu inteliģentās atpazīšanas process notiek pilnīgi automātiski PaperOffice sistēmā.
Tomēr dokumenta skenēšanas laikā var rasties vairāki faktori, kas var ietekmēt attēla kvalitāti, piemēram, dokumenta orientācija, lokas, raksta izmēri, gaišums, roku rakstu teksti un citi. Tas ietekmē teksta atpazīšanas un izdali datu kvalitāti. Tādējādi var gadīties, ka jau apmācītās dokumenta veidlapas netiek atpazītas vai dokumenta saturs netiek pareizi saglabāts.
Tieši šeit noder parasti lietojami izteikumi.
Parasti lietojamie izteikumi (Regex) ir lieliska iespēja meklēt precīzas vērtības tekstā.
Mēs detalizēti izskaidrosim, kā izmantot parastos izteikumus, izmantojot konkrētus piemērus otrajā raksta daļā.
Sākt ir vieglāk, nekā jūs domājat.
Vai jums joprojām ir šaubas, ka to nevarat izdarīt? Izlasiet mūsu klientu gadījumu pētījumus par PaperOffice iekļaušanu savā darba dzīvē un nodrošiniet paši sev vienkāršību, vai vienkārši pieprasiet testa instalāciju.
Kam irns lietderīgi bezpapīra birojam?
Ātra un vienkārša atbilde uz šo jautājumu ir: visām uzņēmējdarbības nozarēm. Bezpapīra birojs ir izdevīgs visām uzņēmējdarbības nozarēm un apmēriem, sākot no MVU līdz startapiem un lieliem uzņēmumiem. Bet īpaši noderīga pāreja ir mazajiem un vidējiem uzņēmumiem: samazinot apstrādes izmaksas, tiek atbrīvots budžets citiem izaugsmes stimulantiem.
Vai es varu izmantot mākoņa DMS pakalpojumu sniedzēju savam bezpapīra birojam uzņēmumā?
Nē. Vēl viens faktors, kas ir aktuāls visur kopš Vispārējās datu aizsardzības regulas (DAR) stāšanās spēkā 2018. gadā, ir datu aizsardzība. DMS risinājumi un DMS programmatūra tiek izmantoti dokumentu apstrādei, pārvaldībai un glabāšanai, kurā bieži ir jutīgi personu dati. DAR pārkāpuma gadījumā likumdevējs paredz smagas naudas sodus.
- Priekšrocības attaisno pūles un izmaksas
Digitalizēšana un veco dokumentu ieviešana jaunajā laikmetā būs vislabākā ieguldījuma atbalss, lai ietaupītu neaptveramas daudz laika, naudas un nervus nākotnē. - Jums vajag kādu, kas to saprot
Jums nav nepieciešams paša IT speciālists, lai izmantotu digitalizācijas priekšrocības. Jums ir nepieciešams pareizais partneris pie jums, kurš pēc pieredzes var precīzi ieviest to, kas jums nepieciešams. Izvairieties no panikas radītājiem un izvēlieties testa versijas, nevis glītus PowerPoint prezentācijas, kas nav patiešām pārbaudītas. - Lietā ir lielākoties jau esošais aparatūra
Pieņemot pieredzi, praktiski katrā uzņēmumā ir liela izmēra kopētājs, kurš neatbilst savam potenciālam. Šiem ierīcēm patīk lielu apjomu skenēšana, tās ir nepieciešamībai pēc skavām pretimnācēju dēļ un tās var izmantot kā pamatu digitālās tehnoloģijas uzsākšanai bez skenera ieguldījumiem. - Lētāk nekā gaidīts ar pareizo DMS
Izvairieties no izmaksu slazdām ar DMS/ECM sistēmām, kurām jūs esat pilnībā atkarīgs no ražotājiem. Nepieļaujiet kompromisus attiecībā uz pašu administrēšanas iespēju, piemēram, dokumentu apmācība un iestatījumu veikšana. Ja jums ir nepieciešama palīdzība, ražotājs jums labprāt palīdzēs, bet jūs paliekat patstāvīgs un neatkarīgs. - Digitālā automatizācija ir nākotne
Darbības nākotnē noritēs tieši tāpat, tomēr pilnīgi automatizēti.
Rēķins nonāk? Darbplūsma tiek aktivizēta un viss notiek pa iepriekš definēto ceļu.
Vai jums ir jāpārlūko visi 1000 failu mapi? Nav problēmu, jo jums ir jūsu pašu Google!
