Nav vairs noslēpums, ka dokumentu pārvaldības sistēmām ir liels potenciāls uzņēmumiem.
Pateicoties dokumentu pārvaldības sistēmas izmantošanai, jūs ne tikai veicināt sava uzņēmuma digitalizāciju. Turklāt jūs veidojat pamatu savas korporatīvās mērķu sasniegšanai un ilgtermiņa uzņēmuma panākumu nodrošināšanai.
Jo digitālā dokumentu pārvaldība rada skaidru risinājumu šeit un aizved jūs milzīgu soli uz priekšu digitālajā transformācijā. Pašreizējā rakstā mēs uzskaitīsim, kā darbojas dokumentu pārvaldības sistēma (DMS), kas ir jāņem vērā un kādas priekšrocības tā sniedz uzņēmumiem.
Kam tiek izmantota dokumentu pārvaldības sistēma?
Vienkārši sakot: dokumentu pārvaldības sistēmu (DMS) izmanto, lai uzglabātu, pārvaldītu un kontrolētu dokumentu un informācijas plūsmu organizācijā.
Jūs varat organizēt visu informāciju, piemēram, papīra dokumentus, Windows failus vai e-pastus, centrālā vietā — savā dokumentu pārvaldības sistēmā, ko darbinieki var viegli un bez problēmām izmantot, tostarp ar unikālām funkcijām komandas darbam un dokumentu kopīgošanai, kā arī inovatīvu programmatūras saskarni, kas ir unikāla visā pasaulē.
Dokumentu pārvaldības sistēmas kļūst arvien svarīgākas uzņēmumiem, jo mūsdienu uzņēmumu ģenerētās informācijas apjoms aug eksponenciāli.
Ārējo un iekšējo dokumentu milzīgā apjoma, kas ir daļa no publiskās vai uzņēmējdarbības administrācijas biznesa procesiem, pārvaldība un kontrole ir kļuvusi par izaicinājumu, kas veicina dažādu lietotņu izmantošanu.
Tādēļ šīm dažādajām lietotnēm vajadzētu atvieglot informācijas un dokumentu kontroli un nodrošināt ievērojamu meklēšanas laika, apstrādes un izmaksu samazinājumu, kas ir ļoti svarīgi mūsu administratīvajos procesos.
Bet vai nebūtu priekšrocība, ja būtu tikai viena lietotne, kas varētu pildīt visas funkcijas?
Mēs jums parādīsim, ka PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēma tieši var būt šī viena lietotne jūsu uzņēmumam, kurā ir iekļautas visas nepieciešamās funkcionalitātes.
Kur tiek glabāti dokumenti?
Pēc automatizācijas iespējām, uzraudzības un meklēšanas šis ir visbiežāk uzdoto jautājumu sarakstā, jo neatkarīgi no tā, vai tas ir privāts vai biznesa konteksts — neviens negrib atstāt datus nepareizās rokās. Pirmkārt, jo to prasa arī likums.
PaperOffice DMS izvēlas drošo ceļu, jo visi dati tiek glabāti augsti drošā šifrētā datubāzē, kas var atrasties jūsu NAS ierīcē, piemēram, no Synology vai QNAP. Tas nozīmē, ka jums vienmēr ir piekļuve un kontrole pār saviem datiem.
Tādējādi dokumentu pārvaldības sistēmas "sirds" ir datubāze, kurā informācija tiek glabāta tā, lai to varētu vienkārši un kontrolēti atrast un iegūt.
Bet, ja uzglabājot informāciju strukturētā veidā, mums ir tikai daļa no vienādojuma.
Sistēmu vadošais "prāts" ir darba plūsmas loģika, kas ļauj izveidot atkarības starp dokumentiem un procesiem un saistīt šo informāciju elastīgās un iepriekš definētās plūsmās.
Šādas sarežģītas "darba plūsmas" ieviešanas būtisks solis ir tas, ka pēc iespējas vairāk dokumentācijas ir pieejama digitālā formātā.
Digitalizācija un dokumentu vadība
Runājot par dokumentu vadības sistēmām, nedrīkst aizmirst: jo augstāks ir informācijas, kas ietilpst procesos, digitalizācijas līmenis, jo augstāks ir sasniegtais kontroles un automatizācijas līmenis.
Pirmajā solī tiek noteikts, kuri dokumenti pieder procesiem, kā šie dokumenti var tikt integrēti dokumentu vadības sistēmā un kāda informācija jāizvelk un jāglabā kopā ar dokumentiem datubāzē.
Kad informācija ir iekļauta, tiek definēts tās mūža cikls, kā tā mijiedarbojas ar citiem procesiem un kā tā var tikt integrēta.
Visdrīzāk būs arī informācija no dažādiem avotiem un dažādos formātos. Daļa no tās būs digitālā formātā, glabāta failos vai datubāzēs, bet daļa — drukātu dokumentu formātā.
Kad informācija nāk no citām datubāzēm vai ir XML formātā, tās vaicāšana un iegūšana ir vienkārša, bet kas notiek ar digitālajiem dokumentiem PDF, DOC utt. formātā? Tas būs nedaudz sarežģītāk, bet tā saturu var piekļūt dažādos veidos, piemēram, izmantojot noteiktas programmas, tieši piekļūstot failam vai nosūtot to drukāšanai un iegūstot informāciju caur drukas spool (rindu).
Ir nedaudz sarežģītāk, kad dokuments ir papīra formātā, piemēram, piegādes pavadzīme vai rēķins. Bet, ja risinājums ietver sarežģītu optisko rakstzīmju atpazīšanas (OCR) programmu, ir veikts svarīgs solis.
Skenētājs un dokumentu pārvaldības sistēma
Ar skeneri vai citu digitalizācijas ierīci dokuments netiek tikai pārvērsts attēlā, bet tā saturs var tikt arī elektroniski "nolasīts".
Ja sistēma tagad var atpazīt un definēt, kura dokumenta informācija ir atsevišķi, tad dokumentu pārvaldības sistēmā informācija ir pilnīga.
Informācijas digitalizācija, izmantojot OCR, atvieglo dažādu dokumentu integrēšanu procesu un darba plūsmu pārvaldībā.
Kā jūs varat gūt labumu no PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmas
Dokumenta pārvaldības sistēma PaperOffice ir kā vispusīgs talants, jo papildus vispārējai dokumentu arhivēšanai ir integrētas daudzas citas funkcijas, kas saistītas ar dokumentiem un tiem pievienoto informāciju, piemēram, dažas no tām:
- Piekļūstiet savai informācijai jebkurā laikā un vietā
- Meklējiet un atrodat dokumentus
- Pilnībā automatizējams
- Likumīgi atbilstoša un revīzijai gatava dokumentu arhivēšana
- Automatizējiet darba procesus
Visi dati tiek glabāti droši pie jums, nevis mākonī.
Palieciet neatkarīgi, pārvaldot visus savus datus paši, nevis trešās puses mākonī ar papildu izmaksām.
PaperOffice atbalsta visas ierīces, piemēram, lokālo datoru, QNAP NAS, Synology NAS, Windows vai Linux serverus un tādus tīmekļa pakalpojumus kā AWS vai Azure.
Jūs iegūstat visas mākoņa priekšrocības, izmantojot savu datubāzes serveri. Jūs varat piekļūt savai PaperOffice datubāzei šifrēti un droši no jebkura cita datora pasaulē.
Uzziniet vairāk.
PaperOffice vienkārši indeksē visu, vai tas būtu skenēti dokumenti vai faili. Teksta saturs tiek droši saglabāts datubāzē bez jūsu iejaukšanās. Tādējādi jūs varat ātri un viegli meklēt jebkuru vārda daļu, summu un atslēgvārdu sekundēs un atrast atbilstošos ierakstus.
Uzziniet vairāk par integrēto meklēšanu.
Brīvi definējama uzraudzība automātiski saglabā visus dokumentus saskaņā ar jūsu norādēm.
Var uzraudzīt ne tikai visu direktoriju, bet arī e-pasta kontus, Outlook mapes un pat tīmekļa formas.
Uzziniet vairāk par automatizētu uzraudzību.
Katram uzņēmumam ir pienākums glabāt nodokļiem nozīmīgus dokumentus nodokļu inspekcijai.
Izaicinājums ir arhivēt pieaugošo digitālo un papīra dokumentu skaitu saskaņā ar GoBD prasībām: oriģinālajā formātā un neaizskarams.
PaperOffice DMS to ļauj, uzziniet kā:
Likumīgi atbilstoša arhivēšanaKā jau minēts, lai nodrošinātu augstas kvalitātes dokumentu pārvaldību, ir būtiski visai informācijai būt digitālā un strukturētā formā datubāzē. Tas ļauj viegli atrast dokumentus un noteikt noteikumus par to, kuram ir piekļuve, var modificēt vai dzēst/arhivēt jūsu informāciju vienotā tīmekļa vietnē.
Viena no PaperOffice dokumentu pārvaldības risinājuma pamatprincipiem ir plašais darba plūsmas dzinējs. Tas ļauj norādīt katru uzņēmuma procesa soli ar tā saistītajām aktivitātēm un atkarībām, kā arī iesaistītajām nodaļām un lomām. Turklāt varat definēt automātiskus paziņojumus, kas tiek aktivizēti atkarībā no aktivitātēm un notikumiem, kas rodas procesa laikā.
Viss tas ne tikai samazina laiku, kas tiek pavadīts uzdevumu pārvaldībā, bet arī minimizē aizmirstības un kļūdu varbūtību procesā.
PaperOffice palīdz automatizēt visus jūsu darba procesus, digitalizē veselus darba procesus, lai jūs vienmēr būtu informēts.
Jums vienmēr ir pārskats par uzdevumiem un procesiem, izmantojot darba plūsmas, kas atvieglo ikdienas darba automatizāciju.
Iestatiet vēlamo darba plūsmu ar termiņu, saistiet to ar iespējamiem lēmumiem un uzdevumiem, un pēc aktivizēšanas PaperOffice parūpēsies par visu pārējo līdz pabeigšanai.
Tas ļauj viegli ievērot uzņēmuma politikas un tiesību normas.
Uzziniet vairāk par darba plūsmu automatizāciju:
Darba plūsmasUn daudz citas funkcijas.
Darbs ar dokumentiem un to pārvaldība var būt vienkārša, droša un efektīva vienlaicīgi.
Papildvērtība un ieguvumi no dokumentu pārvaldības
Zemāk mēs uzskaitām dažus no izcilākajiem PaperOffice dokumentu pārvaldības sistēmas ieviešanas ieguvumiem:
- Kontrole pār to, kas, kad un kādas darbības var veikt ar dokumentiem
- Centrāla un ērta piekļuve visai relevantajai uzņēmuma dokumentācijai un iespēja vairākām pusām sadarboties ar vienu un to pašu dokumentu
- Drošība ne tikai piekļuves kontroles ziņā, bet arī drošībā, ko nodrošina jaunu tehnoloģiju un datubāzu ieviešana
- Ietaupiet laiku dokumentu meklēšanā un izmaksas to pārvaldībā un glabāšanā
- Samazinājums dublikātu, piemēram, dokumentu dublēšanas, fotokopiju, datu ievades
- Piekļuves un administratīvo uzdevumu automatizācija, izveidojot darba plūsmas, kas ļauj integrēt dokumentus un biznesa procesus kontrolētā vidē ar skaidri definētām un uzraudzītām aktivitātēm
- Neaizmirstiet pozitīvo "blakusefektu" – augstāku iekšējās un ārējās klientu apmierinātību
Vai man ir nepieciešams internets, lai strādātu ar PaperOffice?
NĒ! PaperOffice NEDZĪVOJAS ar interneta savienojumu.
Internets ir nepieciešams tikai programmatūras instalēšanas pakotnes lejupielādei, lietotāja konta izveidei, datubāzes izveidei un ierīces pievienošanai.
Vai es varu izmantot savu Synology NAS datubāzes glabāšanai?
JĀ, noteikti! PaperOffice lieliski sadarbojas ar Synology NAS.
Kur tiek glabāti dokumenti un faili?
Visi dokumenti un faili tiek glabāti tieši pie jums – jūsu datorā, šifrētā datubāzē vai, ja jūsu dokumenti ir saglabāti mapē "Mani Windows dokumenti", nesifrēti vietējajā Windows direktorijā.
Jums ir arī iespēja iestatīt datubāzi uz NAS ierīces un glabāt datus NAS.
Visos gadījumos jums ir piekļuve saviem datiem jebkurā laikā.
Vai mani dati tiek glabāti mākonī?
Nē, jūsu dati parasti netiek glabāti mākonī!
Ja jūsu datubāze ir iestatīta uz NAS servera (piemēram, QNAP vai Synology), jūsu dati tiks glabāti datubāzē uz NAS servera.
Vai PaperOffice izveidotās datubāzes vienmēr ir šifrētas?
Katrs PaperOffice izveidotais datubāzes ir aizsargāta ar augsta līmeņa paroli. Visi iekļautie dokumenti ir šifrēti, izmantojot PaperOffice ChunkCrypt ar militāro šifrēšanu 1024 bitu.
Nav svarīgi, vai vēlaties tikai atrast savus dokumentus un saistīto informāciju, vai arī atzīmēt dokumentus, integrēt tos darba procesos, bet tajā pašā laikā nodrošināt, ka strādājat saskaņā ar dažādiem noteikumiem un regulām - PaperOffice DMS piedāvā dažādas funkcijas, lai jums palīdzētu.
Sākums ir vieglāks, nek jūs domājāt.
Vai joprojām uztraucaties par neveiksmi?
Apskatiet mūsu klientu gadījumu pētījumus par digitālo transformāciju dažādās nozarēs un pārliecinieties paši par integrācijas vieglumu.
