Būvniecības nozarē dažādu darbuzdevumu, nodaļu un, dažreiz, pat uzņēmumu darbinieki strādā kopā pie dažāda veida datiem, dokumentiem un informācijas.Īpaši svarīgi ir, lai visi procesi notiktu efektīvi un ātri, it īpaši, ja runājam par kritiskas nozīmes uzņēmuma saturu, piemēram, zīmējumiem, līgumiem, projektu plāniem utt., organizēšanu un pārvaldību.Tomēr, ja dokumentu un informācijas pārvaldība ir neefektīva, var rasties daži trūkumi.Piemēram, darbiniekiem var būt neskaidrība, ja viņi strādā ar novecojušām versijām. Tas noved pie nesaprašanās trūkuma sakarā ar nepilnīgu pārskatu, un tādējādi nonākam strupceļā araugošām darbības izmaksām, dēļdubultdarba un neefektivitātes - neskatoties uz laiku, kas jāiegulda neskaidrību izskaidrošanai.
Visbeidzot: ja dokumenti un informācija nav strukturēti un skaidri pārvaldīti, neviens uzņēmumā nespēs pieņemt ikdienas un gudras lēmumu pieņemšanu, kas savukārt nodrošina uzņēmuma panākumus.
Šajā rakstā mēs ne tikai apskatīsim dokumentu pārvaldības izaicinājumus būvniecības nozarē, bet arī to, kā ar PaperOffice ir iespējams panākt efektīvu un strukturētu datu, dokumentu un informācijas pārvaldību. Tā kā mums ir plaša pieredze digitalizācijā un darbā bez papīra, mums protams katram izaicinājumam ir potenciāla risinājums.
Mēs jums prezentējam 7 praktiskus izaicinājumus un piedāvājam risinājumus
PaperOffice 2022. gadā aptaujāja vairākas būvniecības uzņēmumu par lielākajām problēmām datu, dokuments un informācijas pārvaldē un ņēma vērā dažas uzņēmuma informāciju no veiktajiem gadījumu pētījumiem. Tika iegūti šādi atziņu rezultāti:
Izuelējums 1
Dokumentus pašreizējā failu struktūrā ir grūti atrast
Veseli 82 procenti aptaujāto uzņēmumu teica, ka dokumentu atradīšanas darbība viņiem sagādā grūtības, jo ir sanācis sajaukti faila nosaukumi vai slikti kategorizēti dokumenti.
Atkal, kategorizācija nav iespējama laika trūkuma dēļ un to varētu izpildīt tikai ar automatizētu izpildi.
Vai nu tā ir fīzeska mape vai digitāla failu struktūra serveros - dokumenta nosaukums parasti sniedz informāciju par tā saturu.
Tādas meklēšanas gadījumā ātri rodas sajaukšanās, jo trūkst vienota struktūra, kas var novest pie tā, ka faili ne vienmēr satur meklētos atslēgvārdus.
Līdzīgi kā ar fīzesku mapi, kas ir nepareizā plauktā, citā telpā vai tika nepareizi novietots vai kura etiķete ir nesaprotama vai nepareizi nosaukta.
Noteikti kaut kur ir aizdomīgais "karājošais" ieplūcējs, kas meklēšanā no 5000 failiem pilnībā izkūp un regulāras vienkāršas meklēšanas sākšanai ir nepieciešama datora restartēšana.
Ar risinājumu kā PaperOffice dokumentu pārvaldība, visaptveroša uzņēmumu saturpārvaldības sistēma (ECM), nokļūst pagātnē neapcerīga uzglabāšana un laikietilpīga meklēšana.
ECM dokumenti netiek vienkārši atzīmēti un glabāti jebkurā vietā, bet tie tiek automātiski izlasīti, nosaukti pēc “projekta” vai “uzņēmuma” un loģiski sakārtoti un saistīti ar svarīgo informāciju. Tādējādi, izmantojot viedo meklēšanas funkciju, to var viegli un ātri atrast. Meklēšana var notikt pēc projektu veida, paša projekta, klienta vai apakšuzņēmēja, dokumentu izveidotāja vai statusa.
PORĀDĪBA: Iepazīstieties ar mūsu gadījuma pētījumu par PaperOffice veiksmīgu integrāciju būvniecības uzņēmumā IDC Construccion S.L. Las Palmas.
Lasiet vairāk un iemācieties no tā.
Izuelējums 2
Neziņa par pašreizējo un pareizo dokumentu versiju
Neziņa par pašreizējo un pareizo dokumenta versiju ir svarīgs izaicinājums uzņēmumiem.
Būvniecības uzņēmumi teica, ka viņiem nav skaidrības par to, kura versija ir pašreizējā vai pareizā dokumentā vai informācijā.
Mūsdienu pasaulē, kad vairākas personas var strādāt pie viena dokumenta neatkarīgi no tā atrašanās vietas un laika, skaidra komunikācija ir ārkārtīgi svarīga.
Lai izvairītos no neskaidrībām, ir svarīgi rakstiski dokumentēt katru piekļuvi, izmaiņas un arhivēšanu. Tādējādi pēc tam ir iespējams noskaidrot, kā dokuments ir izveidots. Vienkārši papildinot faila nosaukumu ar "_2" vai "_jauns 1.2" FINAL", "FINAL 2", "ENTWURF 2.0" ir nepiemērota risinājums, jo nav skaidri redzams, kura versija dokumentam ir. Tas bieži noved pie meklēšanas sajaukuma un palielina daudzkopijumu skaitu, kas var t
Kur ir piemērots bezpapīra birojs?
Ātra un vienkārša atbilde uz šo jautājumu ir: visiem uzņēmumiem. Bezpapīra birojs ir izdevīgs visiem uzņēmumu nozarēm un apmēriem, sākot no MVU uzņēmumiem un uzņēmumiem, kas ir nesen izveidoti, līdz lieliem uzņēmumiem. Bet īpaši lielu vērtību tas sniedz mazajiem un vidējiem uzņēmumiem: izmantojot mazāk laika un līdzekļu, tiek atbrīvots finansējums, kas nepieciešams turpmākam izaugsmes stimulēšanai.
Vai man vajadzētu izmantot mākoņa bāzētu Dokumentu pārvaldības (DMS) pakalpojumu savam bezpapīra birojam?
Nē. Vēl viens faktors, kas ir apspriests kopš Datu aizsardzības regulas (DSGVO) galīgās stāšanās spēkā 2018.gadā, ir datu aizsardzība. DMS risinājumi un DMS programmatūra tiek izmantoti, lai apstrādātu, pārvaldītu un saglabātu dokumentus, kas bieži satur jutīgas, personu datu. Pārkāpjot DSGVO, likumdevējs paredz stingras naudas sodu sankcijas.
Kopumā NAS risinājumi, kombinējot tos ar efektīvu dokumentu pārvaldības programmatūru, piemēram, PaperOffice, nodrošina drošu, efektīvu un mērogojamu risinājumu uzņēmumiem un organizācijām.Izmantojot NAS ierīces un PaperOffice, uzņēmumi var paaugstināt efektivitāti, uzlabot datu drošību un optimizēt dokumentu pārvaldību.
