У будівельній галузі працює багато людей з різних сфер діяльності, відділів і, іноді, навіть компаній, які спільно працюють над великою кількістю даних, документів та інформації.
Дуже важливо, щоб всі процеси працювали ефективно і швидко, особливо коли мова йде про організацію та управління критичними контентами компанії, такими як креслення, договори, плани проектів та інше.
Однак, якщо управління документами та інформацією є неефективним, це може призвести до деяких недоліків.
Наприклад, співробітники стають збентеженими, коли працюють на основістарих версій. Це призводить до нерозумінь через відсутність огляду, і ми потрапляємо в зачарований колозростаючих витрат на експлуатацію черезподвійну та неефективну роботу - навіть не згадуючи час, що потрібен для усунення збентежень.
У підсумку, можна зробити висновок: Якщо документи та інформація не структуровані та однозначно керуються, ніхто у компанії не може приймати щоденні та розумні рішення, які забезпечують успіх компанії.
У цій статті ми розглянемо не тільки проблеми управління документами в будівельній галузі, але також те, як структуроване та ефективне управління даними, документами та інформацією стає можливим завдяки PaperOffice. Завдяки нашому великому досвіду у цифровізації та роботі без паперу у нас, звичайно ж, є можлива рішення для кожної проблеми.
Ми представляємо вам 7 практичних викликів та розглядаємо рішення
У 2022 році PaperOffice опитало кілька будівельних компаній про найбільші перешкоди у керуванні даними, документами та інформацією, а також врахувало деяку інформацію про компанії з проведених вивчених випадків. Ось що було встановлено:
Виклик 1
Документи в існуючій структурі навігації важко знаходяться
Цілком 82 відсотки опитаних компаній заявили, що у них виникають труднощі знайти документ у своїй файловій структурі через заплутані назви файлів або погану категоризацію.
Категоризація через нестачу часу неможлива і можлива лише при автоматичному виконанні.
Незалежно від того, чи це фізичні папки або цифрові структури папок на серверах - ім'я файлу документа, як правило, повинне містити інформацію про його зміст.
Часто стає так, що люди використовують пошук в своєму комп'ютері за ключовими словами, сподіваючись, що вони будуть міститися в іменах файлів шуканого документа.
Під час такого пошуку швидко виникає збентеження, оскільки відсутність єдиної структури може призвести до того, що файли не містять шуканих ключових слів.
Подібно до фізичної папки, яка знаходиться на неправильній полиці, в іншій кімнаті або була неправильно розміщена або має нерозбірливу або неправильну написану етикетку.
Без сумніву кожен знає "зависають" під час пошуку в 5000 фаликів Провідника, що призводить до того, що доводиться перезавантажувати ПК, пошук щоб здійснити звичайний, легкий перезаняття
За допомогою рішення, такого як система керування документами PaperOffice, комплексної системи управління контентом (ECM), незаінтересоване зберігання і трудоємний пошук в минулому.
В ЕСПД документи не просто називаються на випадкових місцях та зберігаються, але автоматично виділяються, помічаються ключовими словами і категоризуються логічно за "проектом" або "компанією", а інформація пов'язується з потрібними документами. За допомогою інтелектуальної функції пошуку їх можна легко і швидко знайти. Пошуку можна здійснити за типом проекту, самим проектом, клієнтом або додатковою компанією, автором документів або статусом документів.
ПІДКАЗКА: Дізнайтеся більше про нашу вивчену стратегію успішної інтеграції PaperOffice в компанії з будівництва IDC Construccion S.L. Лас-Пальмас.
Дізнайтеся більше зараз і отримайте натхнення.
Виклик 2
Незрозуміння поточної та правильної версії документів
Незрозуміння поточної та правильної версії документів становить значний виклик для компаній.
Будівельні компанії заявили, що у них нема
Виклик 5
Співпраця та комунікація
Будівельні компанії часто працюють у командах і повинні ефективно співпрацювати, щоб успішно завершити проекти. Одним з викликів є необхідність в одночасній роботі кількох осіб над документом і внесення змін. Традиційні методи, такі як відправка електронних листів або вручну злиття змін, можуть спричинити затримки, втрату даних і неефективність.
Рішення:
Система управління документами з вбудованою функцією співпраці дозволяє кільком користувачам одночасно працювати над документом. Зміни автоматично відстежуються та можуть бути відстежені, що уникне конфліктів і полегшить співпрацю.
Функції коментарів у режимі реального часу та чату дозволяють безперешкодно спілкуватися між членами команди для вирішення питань і прийняття рішень.
Виклик 6
Виконання правил та безпека
Будівельні компанії часто повинні дотримуватися специфічних правил і стандартів, особливо щодо конфіденційності та безпеки чутливої інформації. Управління та захист документів відповідно до правових вимог може бути викликом, особливо якщо чутлива інформація піддається ризику або втрачається.
Рішення:
Надійна система управління документами має функції для захисту чутливих даних та дотримання правил. До них входять зашифроване зберігання, контроль доступу, права користувачів та функції аудиту дій.
Завдяки впровадженню надійних заходів безпеки, будівельні компанії можуть забезпечити захист своїх документів та відповідність чинним правилам і стандартам.
Виклик 7
Інтеграція документів та міграція даних
Будівельні компанії часто використовують різні системи та інструменти, розроблені для конкретних завдань або етапів будівельного проекту.
Виклик полягає у тому, щоб безперервно інтегрувати ці різні системи та забезпечити доступ до всіх відповідних документів та інформації в одному центральному місці.
Крім того, може бути важко мігрувати існуючі фізичні документи або дані з інших систем до нової системи управління документами.
Рішення:
PaperOffice пропонує можливості інтеграції для безперервного впровадження в існуючі системи та інструменти. Це може включати в себе API, інструменти для конвертації даних або функції імпорту / експорту. Завдяки інтеграції різних систем будівельні компанії можуть ефективно використовувати свої наявні дані та документи, а також централізувати доступ та управління.
При міграції даних можуть допомогти спеціальні послуги або інструменти для дигіталізації фізичних документів та перенесення даних з інших систем у нову систему управління документами.
Висновок
Управління документами для будівельних компаній становить ряд викликів, які потрібно подолати, щоб забезпечити ефективні та безперебійні бізнес-процеси.
Завдяки використанню надійного та комплексного рішення з управління документами ці виклики можна успішно подолати. Ефективне рішення PaperOffice надає структуровану організацію документів, швидкий доступ, безперебійну співпрацю, дотримання правил та безпеки, контроль версій та відстеження змін, а також інтеграцію з різними системами.
Розв'язуючи ці виклики, будівельні компанії можуть підвищити свою продуктивність, покращити ефективність та створити основу для успішного управління проектами.
Для кого підходить безпаперовий офіс?
Швидка і проста відповідь на це питання така: для будь-якої компанії. Всі галузі і розміри підприємств, починаючи від МСП і стартапів і закінчуючи великими компаніями, користуються перевагами безпаперового офісу. Але особливо це цінно для маленьких і середніх підприємств: завдяки зменшенню витрат на обробку і втрати документів у них звільняються кошти, потрібні для подальшого зростання.
Чи можу я використовувати хмарний DMS-провайдер для мого безпаперового офісу у компанії?
Ні. Ще один фактор, який став на слуху з моменту остаточного введення в дію Загального регламенту про захист персональних даних в 2018 році, - це захист персональних даних. Рішення DMS і програмне забезпечення DMS використовується для обробки, управління та зберігання документів, які часто містять конфіденційну особисту інформацію. Порушення Загального регламенту про захист персональних даних передбачають великі штрафи.
В цілому, спільне використання NAS-рішень та ефективного програмного забезпечення для керування документами, такого як PaperOffice, надає безпечне, ефективне та масштабоване рішення для підприємств і організацій.
За допомогою використання NAS-пристроїв та PaperOffice, підприємства зможуть підвищити ефективність, поліпшити безпеку своїх даних та оптимізувати керування документами.
