У наступній статті ми покажемо вам, як підвищити ефективність вашого бізнесу, знизити людські помилки завдяки більшій точності, знизити поточні витрати, максимізувати офісний простір, зберігати цілісність даних та покращувати безпеку даних.
Ми перераховуємо для вас переваги системи документообігу PaperOffice, а також показуємо, як завдяки використанню системи документообігу ви можете здійснити гарантовану ефективну скорочення витрат на 92%.
Ми також пояснюємо вам, що таке регулярні вирази (Regex) та перераховуємо приклади застосування REGEX в другій частині цієї статті.
Ви дізнаєтеся, як вони можуть допомогти вам швидко та ефективно отримувати необхідні дані з документів без їх ручного введення.
Технологія з трьома чарівними літерами - OCR
Що насправді означає OCR і для чого його використовують?
Оптичне розпізнавання символів (OCR) широко використовується сьогодні для екстракції інформації з різних документів, таких як квитанції, для цифрового перетворення фізичних паперових документів та оптимізації процесу управління документами.
Використання OCR-розпізнавання тексту дає компаніям велику перевагу, оскільки воно може сприяти автоматизації обробки документів, процесу, який відіграє значну роль у будь-якій галузі.
OCR, абревіатура від "Оптичне Розпізнавання Символів", дозволяє програмному продукту розпізнавати текст з цифрового зображення та екстрагувати його. Наприклад, для читання та аналізу отсканованих документів воно є невід'ємним.
Проте, навіть якщо OCR для квитанцій є зручним, якщо ваша компанія щодня має справу з купою квитанцій, одного лише OCR-сканера для квитанцій недостатньо для отримання достатньо точних результатів.
Тому слід використовувати систему документообігу, що має вже в своєму арсеналі розширену функціональність OCR, наприклад, PaperOffice DMS.
PaperOffice автоматично виконує OCR-розпізнавання для кожного документа, індексує весь вміст тексту та надає вам доступ до найпотужнішого у світі інструменту пошуку системи документообігу завдяки вбудованому функціоналі розширеного пошуку. Без додаткових витрат з вашого боку!
Переваги дигіталізації
Майже всі, хто займався питанням зниження витрат у компанії, обов'язково зустрічався з терміном "дигіталізація".
Зазвичай всі квитанції в компанії зберігаються в одному місці. За кілька днів після надходження починається робота з документами. Для їх ручної дигіталізації потрібно шукати відповідну інформацію, вводити її до таблиці, перевіряти, чи дані введено правильно, і тільки тоді переходити до наступних разом з новими порціями рахунків та інших документів.
Можливо, вам доведеться навіть зробити додатковий крок, щоб завантажити таблицю в різні системи для корпоративного або облікового ведення.
Звучить жахливо, чи не так?
Завдяки системі документообігу, яка має автоматизований функціонал OCR, ви можете зменшити процес з кількох годин або навіть днів до кількох хвилин.
Після налаштування шаблону та відповідних специфічних полів даних інформація з окремих документів або стопок документів екстрагується.
Відповідно зберігаються всі дані про квитанції та накладні, індексуються документи та можуть, за потреби, автоматично пов'язуватися зі зазначеними контактами завдяки виходу інформації.
Вам потрібно лише сканувати файли, відправляти їх на сканер або одразу отримувати їх в цифровому вигляді, наприклад, електронною поштою, і зберігати їх в PaperOffice.
Система документообігу зробить за вас решту.
Порада
За темою "10 найважливіших переваг дигіталізації паперових документів" є спеціальна стаття:
Зменшіть людські помилки завдяки вищій точності
Виконання повторюваних завдань, таких як ручний введення даних, може бути досить нудним і погіршувати якість даних, якщо співробітники втомлюються або відволікаються і всі числа і слова виходять з голови або переплутані.
Крім того, доступ і права користувачів також обмежені, оскільки не всі працівники вашої компанії мають право ознайомлюватися з фірмовими даними та інформацією.
Для програмного забезпечення, яке включає автоматичне розпізнавання тексту, ніколи не є складним залишатися уважним, і воно може розпізнавати текст, переглядати конфіденційні дані, витягати їх та організовувати результати з високою точністю, не розголошуючи фірмові таємниці.
Особливо в такі складні часи дуже важливо всім компаніям зміцнити конкурентоспроможність , перейшовши до роботи без паперу та цифрово і забезпечуючи можливість працювати працівникам з дому. В кінці кінців, компанія повинна триматися плином до цифрової епохи та реалізувати шлях до безпаперового офісу.
Зниження вартості та максимізація офісного простору
Ручне введення даних може бути дуже працездатним, і чим більше документів ви обробляєте, тим більші будуть витрати на персонал. Крім того, можуть виникнути додаткові витрати, пов'язані з неточностями даних через людські помилки.
Завдяки автоматизованій обробці та вилученню даних за допомогою штучного інтелекту (ШІ), система управління документами, така як PaperOffice DMS, може допомогти вам знизити ці витрати і в той же час звільнити офісні простори, оскільки вам не потрібно працевлаштовувати додатковий персонал, щоб ручно цифровізувати документи або зберігати стопки документів в офісі.
Збереження цілісності даних та покращення безпеки даних.
Хоча як цифрові файли, так і фізичні паперові документи можуть бути втрачені або пошкоджені через фізичні, екологічні або технологічні загрози, більшість компаній все ще витрачають час на те, щоб зберегти все у фізичному архіві та використовувати локальні або хмарні сховища для цифрових документів.
Порада
До теми зберігання в хмарі та чому не рекомендуємо використовувати цей метод зберігання, є окремий пост:
Завдяки PaperOffice всі ваші документи зберігаються безпосередньо на базі даних на вашому власному сервері, що дозволяє вам повністю контролювати всі дані. Вам не потрібно налаштовувати сервер, оскільки після встановлення PaperOffice виконує всі потрібні кроки за вас.
Або використовуйте свій пристрій NAS Synology або QNAP і управляйте всіма своїми документами на своєму власному пристрої NAS! Ми перераховуємо 7 заходів, які допоможуть вам отримати максимум від вашого NAS Synology, тут ви дізнаєтеся більше.
Нехай буде гарантована дотримання облікових даних
Крім того, забезпечення безпеки даних та управління доступом стає простішим після того, як документи були цифровизовані за допомогою PaperOffice, оскільки дані зберігаються в зашифрованому вигляді та архівуються у вашій базі даних, до якої не має доступу ніхто, крім вас.
PaperOffice автоматично проконтролює кожен змінений документ, створить тіньову копію та збереже її окремо, щоб ви могли в будь-який момент відкрити потрібну версію.
Ми розповідаємо вам, як забезпечити версіювання та архівування документів відповідно до умов встановлених документів.
Порада
З приводу "Цифрове версіювання та GoBD-сумісність документів з документообігом PaperOffice" є окреме відео на YouTube, яке зрозуміло пояснює цей процес:
Які виклики стоять перед цифровизацією документів з OCR?
При екстрагуванні даних з використанням OCR (оптичне розпізнавання символів) є кілька викликів, які потрібно враховувати. Макети рахунків дуже різноманітні, оскільки кожна компанія має свій власний формат.
Щоб ваші документи могли бути точно прочитані, PaperOffice має автоматичне визначення документів за допомогою штучного інтелекту (ШІ) під назвою PIA.
PIA використовує спеціальні алгоритми та технології визначення.
Таким чином, PIA має вбудований обширний словник, який автоматично розпізнає помилково визначені терміни, порівнює їх та замінює їх на правильні. Ви завжди можете бути впевнені, що прав
Видобування інформації зі значущих документів
Важливі вміст документів, такі як дата, сума, тип документів, ключові слова та дані квитанцій, розпізнаються і екстрагуються для індексування. Крім того, шукається інформація, що стосується квитанцій, така як сума без ПДВ, сума з ПДВ, ставка ПДВ, а також валюта документа, і знаходиться імі. Це інтелектуальне розпізнавання даних автоматично виконується в PaperOffice.
Проте, під час процесу сканування паперових документів може виникнути багато факторів, які можуть вплинути на якість зображень, такі як вирівнювання, згини, розміри шрифту, освітлення, рукописний текст і багато іншого. Це впливає на якість розпізнавання тексту та екстрагування даних. Таким чином, можливо, що вже навчені шаблони документів не розпізнаються або дані документів не зберігаються належним чином.
Тут у гру вступають регулярні вирази.
Регулярні вирази (Regex) - це фантастичний спосіб знаходити точні значення в тексті.
Як використовувати регулярні вирази, пояснюється детально, у другій частині статті.
Почати набагато простіше, ніж ви думаєте.
Ви все ще сумніваєтеся, що ви зможете це зробити? Прочитайте відгуки наших клієнтів про інтеграцію PaperOffice у вашу бізнес-життя та переконайтесь самі в його простоті, або просто запропонуйте тестову установку.
Для кого підходить безпаперовий офіс?
Швидка і проста відповідь на це запитання - для будь-якого підприємства. Від безпаперового офісу можуть скористатися всі галузі та розміри підприємств, від МСП до стартапів і великих компаній. Особливо це цінно для малих і середніх підприємств: шляхом зменшення затрат на обробку бюджет стає вільним для подальшого просування у розвитку.
Чи можу я використовувати хмарну DMS-платформу для мого безпаперового офісу?
Ні. Ще один фактор, який став обговорюваним після остаточного введення в дію Загального регламенту про захист даних в 2018 році - це конфіденційність. Рішення і програмне забезпечення DMS використовуються для обробки, керування і зберігання документів, які часто містять конфіденційну особисту інформацію. За порушення Загального регламенту про захист даних законодавство передбачає високі штрафи.
- Переваги виправдовують зусилля та витрати
Робота в цифровому форматі і переведення старих документів у нову еру будуть найкращою ключовою інвестицією, яка надзвичайно зекономить час, гроші та нерви у майбутньому. - Вам потрібна освічена допомога
Вам не потрібен власний IT-спеціаліст, щоб скористатися всіма перевагами цифровізації.
Вам потрібен правильний партнер, який, завдяки своєму досвіду, може реалізувати все, що потрібно. Уникайте Шумівкарів і обирайте пробні встановлення, а не стильні презентації PowerPoint, які не були дійсно протестовані. - Обладнання вже зазвичай є
Досвід показує, що майже кожний підприємство та компанія має великий копіювальний апарат, який не використовує свій потенціал. Ці пристрої відмінно підходять для масштабного сканування, добре переносять скріпки та можуть бути основою старту в цифровий світ без необхідності інвестування в сканер. - Дешевше, ніж очікувалося з правильною системою доручень (DMS)
Уникайте пасток з системами DMS / ECM, де ви залишаєтеся безжалісною жертвою виробників. Не компромітуйте в своїй можливості адміністрування, наприклад, самостійне навчання документів та налаштування. Якщо вам потрібна допомога, виробник буде радий допомогти вам, але лишайтеся самостійними і незалежними. - Цифрова автоматизація - це майбутнє
У майбутньому процеси будуть відбуватися аналогічним чином, але повністю автоматизовано.
Рахунок надійшов? Розпочинається робочий процес, і все йде по визначеному маршруту.
Пошук в 1000 папках? Немає проблем, у вас є власний Google!
