Вимоги до DMS, системи документообігу, за останні роки надзвичайно або, скоріше, природно зросли. Те, що починалося як база даних, в якій здебільшого спочатку аналогові документи оцифровувалися скануванням і зберігалися, стало комплексним офісним програмним забезпеченням, яке сьогодні бере на себе основну частину адміністративних завдань офісу.
Але який стандарт, чого може очікувати клієнт від ДМС?
У поточній статті ми покажемо вам, якими важливими функціями повинна володіти система документообігу. Це можна пояснити по пунктах за допомогою інноваційного програмного забезпечення для управління документами PaperOffice DMS.
Перш ніж ми перейдемо до переваг, давайте відповімо на наступне питання:
Що таке система документообігу?
Захоплення, розповсюдження, архівування та індексація документів є невід'ємними технологічними складовими повсякденної роботи в багатьох організаціях. І не забувати: видалення і пошук документів.
Це означає, що компанії з найрізноманітніших галузей щодня акумулюють важливі документи: благання, контрактні документи, проекти, зовнішні листи, дослідження, експертні висновки і багато іншого. Вони надходять не тільки поштою, багато документів також надходять по електронній пошті.
Всі ці документи повинні бути оцифровані, якщо вони надходять у паперовому вигляді, вимагають структурованої подачі, завдання та призначення робочого процесу, і їх потрібно негайно отримати на вимогу.
Дуже важливо, щоб були дотримані важливі терміни і щоб були вжиті правові заходи для зберігання документів.
Це не тільки забирає багато часу, але і накладає зайве навантаження на ваш гаманець.
Як впровадження системи документообігу може допомогти мені і моїй компанії?
Впровадження системи документообігу, скорочено DMS, допомагає вам мати чітку структуру в документах і допомагає впоратися з потоком інформації.
DMS також розшифровується як програмне забезпечення для управління документами і призначений для управління документами, особливо цифровими документами, що включає перетворення з аналогового в цифровий. PaperOffice DMS - це таке програмне забезпечення.
PaperOffice DMS усуває всі трудомісткі вузькі місця і створює чіткий огляд важливих документів, таких як контракти або листи, керуючи ними в цифровому вигляді у вашому DMS в майбутньому.
PaperOffice не розрізняє типи документів, незалежно від того, чи потрібна вам допомога з управлінням клієнтськими контрактами, благаннями, заявами про гонорари, судженнями та листуванням електронною поштою: завдяки системі документообігу ваші попередні процеси у вашій компанії чи організації оцифровуються, що робить їх більш ефективними, прозорими та значно гнучкішими.
Відскановані та цифрові документи можна знайти, відредагувати, зберегти, розповсюдити, позначити та переслати за лічені секунди за допомогою PaperOffice. Дані з документів можуть бути автоматично розпізнані та зчитані та передані зовнішнім системам, таким як CRM або ERP.
Ви, звичайно, знаєте, що аналогові документи просто вже не актуальні. Однак ви також бачите ускладнення, пов'язані з перетворенням існуючого аналогового архіву в цифрові дані. Тому що оцифрування документів – це більше, ніж просто тренд. По суті, зараз це є обов'язковою умовою для того, щоб залишатися конкурентоспроможними та актуальними з усіма іншими компаніями того ж сектору.
Тому є сенс впровадити в свою компанію систему документообігу.
Ось ми і прояснили питання про те, що таке ДМС і що б мені приніс вступ і підійшов до актуального питання статті:
Які 7 важливих функцій має виконувати ваша система документообігу?
Функція 1: Мі́сце. Збереження в цифровому архіві
Найважливішою і першою функцією кожної системи документообігу є об'єднання всіх документів і їх інформації. Так відбувається архівування та адміністрування відсканованих та цифрових документів, а також електронних листів у базі даних, цифровому архіві, так би мовити.
PaperOffice зберігає всю інформацію безпосередньо в базах даних MySQL / MariaDB, якими можна керувати безпосередньо у вашому приміщенні на будь-якій платформі з вашого локального ПК, через пристрої NAS, такі як QNAP і Synology, або ваші власні або виділені сервери, включаючи віддалений доступ з домашнього офісу.
Немає різниці, який це документ.
Всі типи документів можуть зберігатися централізовано в DMS і тому доступні для всіх відділів і ділових областей.
Всі документи, що стосуються компанії, зберігаються централізовано і можуть бути швидко знайдені всіма співробітниками.
Де має розташовуватися цифровий архів?
Ми рекомендуємо нашим клієнтам архівувати оцифровані дані або в базі даних, розташованої на пристрої NAS, такому як Synology або QNAP, або на виділеному сервері. З власним зовнішнім (виділеним) сервером PaperOffice ви отримуєте всі переваги хмари з ідеальним захистом даних і заощадите гроші і багато роботи щомісяця.
З сервером PaperOffice у вас є всі переваги хмарного рішення лише з однією величезною різницею: Це ваш власний виділений сервер бази даних, і ніхто не отримує до нього доступ, крім вас.
Не хочете використовувати сервер? Без проблем.
Чому NAS ідеально підходить для архівування документів
NAS, мережеве сховище, німецькою мовою є сховищем пам'яті з мережевим підключенням, а також сумісне програмне забезпечення для PaperOffice DMS і внутрішньої хмари готове. Абсолютно безпечний від державної і недержавної цікавості і, завдяки функції резервного копіювання, також убезпечений від збою жорсткого диска.
Функція 2: Легке отримання документів. Пошук і пошук
PaperOffice сканує вхідні документи, які ще не є двійковими, і перетворює їх у цифровий формат читання та запису за допомогою власного програмного забезпечення OCR.
При цьому зберігаються дата і час, номер версії і ключове слово, які пошукова система PaperOffice може використовувати для пошуку документів навіть в тому випадку, якщо людина, яка шукає, знає тільки зміст документа рудиментарно.
Щоб полегшити роботу, PaperOffice показує нещодавно збережені документи у списку попереднього перегляду. Все, що ви зберігаєте в PaperOffice, автоматично повністю розпізнається текстом за допомогою PaperOffice FileOCRmax, оптимізовано за допомогою бізнес-словників та індексується для ідеального пошуку за ключовими словами у вашій базі даних SQL для пошуку за ключовими словами.
Автоматичне розпізнавання та оптимізація мови: PaperOffice автоматично розпізнає мову документа і, таким чином, оптимізує розпізнавання тексту OCR до абсолютного максимуму для найкращого можливого розпізнавання тексту всіх документів.
Кінчик
На тему «Краще рішення для безпаперових офісів без додаткової роботи + архівування документів безпосередньо зі СКАНЕРА» на YouTube є відео, яке чітко пояснює цей процес:
Довгострокова читабельність збережених документів
Перш за все, PaperOffice DMS шифрує всі документи, коли вони зберігаються для безпеки, відповідно до одного з найвищих стандартів безпеки, доступних на даний момент, AES-1024bit.
Перетворення назад в читабельні документи можливе в будь-якому поточному форматі, при цьому PaperOffice регулярно оновлює свої формати файлів, а це означає, що документи також будуть читабельні в майбутньому.
Функція 3: Забезпечення законних термінів зберігання
Одним з найважливіших аспектів при зберіганні документів через систему документообігу є дотримання правових норм або вимог ГоБД.
Абревіатура GoBD розшифровується як «Принципи правильного управління і зберігання книг, записів і документів в електронному вигляді і для доступу до даних».
Зокрема, завдяки перевіреному, високо зашифрованому сховищу документів безпосередньо в центральній базі даних SQL PaperOffice відповідає всім вимогам до стандартів документів і правових настанов або найвищого в світі німецького стандарту GOBD.
Термін керування версіями не є іноземним словом у системі документообігу (DMS). Необхідність використання системи управління документами, яка має контроль версій, сумісну з GoBD, і керування версіями, захищеними від аудиту, зрозуміліше, ніж будь-коли раніше.
Керування версіями робить усі зміни простежуваними
Термін керування версіями можна пояснити дуже легко: Загалом, мова йде про функціональність, яка використовується для запису змін у документах або файлах. Зміну документа можна виявити та зберегти як тіньову копію як нову версію документа.
Кінчик
До речі, є відео про юридично сумісну архівацію електронної пошти Outlook на YouTube, яке пояснює цей процес у зрозумілий спосіб:
Забезпечити незмінність
Кожна зміна документа поміщає «новішу» версію документа у відповідний архів. Журналювання робить зміни прозорими та простежуваними в будь-який час. У цей момент наступний глядач знає, коли і яким редактором була внесена зміна в документ. Це дає вам огляд усього життєвого циклу документа. Керування версіями можна зробити автоматично або вручну.
Для того, щоб забезпечити безпеку редакції, всі деталі зміни документів і файлів повинні бути чітко простежені. Необхідно забезпечити, щоб вносити такі зміни могли тільки уповноважені працівники. Але так само важливо знати через роки, які співробітники змінили що і коли.
PaperOffice перевищує всі законодавчі вимоги
Розробка PaperOffice DMS сумісна з GoBD, тому ви можете використовувати програмне забезпечення, не турбуючись про те, щоб змусити вас порушити правило. Наприклад, щоразу, коли хтось змінює документ, створюється нова версія цього документа. Таким чином ви можете відстежувати, який вміст мав документ на той час.
Кінчик
До речі, на YouTube є відео для synology NAS налаштування MariaDB 10 і системи документообігу PaperOffice , яке зрозумілим чином пояснює цей процес:
В обох випадках, навіть у гіршому випадку, гарантується, що архівні бази даних будуть відновлені в короткостроковій перспективі, а терміни зберігання, таким чином, завжди спостерігаються.
Функція 4: Автоматичне виявлення та створення ключових слів
PaperOffice оснащений штучним інтелектом, який самостійно розпізнає інформацію у вашому документі та автоматично присвоює її правильно.
PIA - це штучний інтелект (інтелектуальна подача PaperOffice), інтегрований у PaperOffice , і кожен доданий документ:
- Проаналізуйте і розіб'йтеся на так звані блокові ланцюжки, використовуючи інтегрований «комп'ютерний зір»
- Розпізнайте текст за допомогою розпізнавання тексту OCR і порівнюйте його зі словниками за допомогою PaperOffice SmartSpell
- Індекс і каталог візуально і за ключовим словом для інтегрованої пошукової системи PaperOffice
- Незважаючи ні на що і неважливо, з якого джерела сканера!
Це означає, що PIA надає вам власну потужну пошукову систему для всієї вашої інформації, яка може шукати та знаходити текст на основі, як класичні пошукові системи, такі як Google, але також може зробити все візуально, тобто порівняти та розпізнати документ візуально.
PaperOffice автоматично розпізнає всі документи, які були викладені PIA з цього моменту часу, що, в свою чергу, може спровокувати автоматичні правила і маски для подачі.
PIA розпізнає найважливіші значення в документі і вже заповнить для вас форму ключового слова. Потім ви можете перевірити значення та виправити або додати до них, якщо це необхідно. Цей процес можна зробити вручну або автоматично у фоновому режимі.
Функція 5: Автоматизація записування документів
Інтелектуальний моніторинг папок бере на себе те, що вас стримує: автоматично у фоновому режимі відповідно до ваших специфікацій, високоточний і надійний.
- Інтегрувати всі пристрої
Інтегруйте всі пристрої, такі як копіювальні апарати або сканери, всього за кілька кліків. Як тільки в зазначеній папці з'явиться файл, він обробляється. - Будь-яка кількість моніторів
Створіть будь-яку кількість різних папок для моніторингу та вкажіть, що має відбуватися після імпорту. PaperOffice може навіть перемістити заархівовані файли в нову вкладену папку. - Шаблони документів на основі штучного інтелекту
Автоматична індексація PIA AutoFill і розпізнавання контактів завдяки PIA AutoContact блискуче працюють разом з моніторингом. Весь відповідний вміст документа розпізнається, а документ автоматично індексується. Це також працює з контактами! - Виправлені ключові слова та робочі процеси
Увімкніть масовий режим, оптимізований для імпорту, пропускаючи обробку ШІ для максимальної швидкості подачі.
Ви можете вказати, де саме зберігаються нові файли в PaperOffice, призначити кожному новому документу фіксований тип документа та стан документа і навіть запустити робочі процеси.
Функція 6: Керування користувачами та дозволи на доступ
Користувачі PaperOffice гарантовано бачать тільки те, що дозволено через зазначений рівень випуску, а за допомогою FolderLock можна приховати цілі папки і вкладені папки, а також контент.
Ви також можете вказати, яким користувачам дозволено що робити, і розділити їх на фіксовані групи користувачів і відділи, щоб ви могли контролювати, хто може де і що бачити.
- Рівні та права оформлення
Це означає, що кожен користувач бачить лише те, що відповідає його рівню випуску або нижче, і йому дозволено робити лише те, що ви раніше визначили. - Приховання папок і документів
За допомогою PaperOffice FolderLock ви можете назавжди приховати цілі папки та їх вкладені папки, а також документи від певних користувачів і, таким чином, уникнути неприємних запитань. Використовуйте FolderLock, щоб назавжди приховати цілі папки, включаючи вкладені папки та документи, від певних користувачів. - Групи та відділи
Призначайте користувачам вільно визначені групи та відділи, які також можна використовувати для робочих циклів і завдань. - Багаторівневі визначені права користувачів
Ви можете вирішити для себе, хто саме має доступ до яких функцій в PaperOffice, маючи можливість визначити права користувачів, які саме потім застосовуються по всій мережі.
Особливість 7: Потужна система документообігу
Великою проблемою в минулому, але і сьогодні, є дублювання файлів через багаторазове зберігання і двозначність щодо статусу обробки документів або проектів. PaperOffice має дуже всеосяжне управління робочими процесами з призначенням завдань, яке також зберігає всі процеси централізовано. Будь то робота над проектом або обробка документів.
Цифрові робочі процеси автоматизують ваші робочі процеси: після визначення все відбувається повністю автоматично: просто призначте документу попередньо визначений робочий процес або дозвольте PIA вирішувати автоматично. Повідомлення електронною поштою включено!
Кожен співробітник завжди в курсі подій за допомогою функції робочого процесу PaperOffice. При необхідності документ може бути заблокований для інших, поки не буде внесена зміна. Звичайно, тут також застосовується керування версіями.
- Будь-які визначення робочого циклу
Робочі процеси можуть бути вкладені на будь-яку глибину та містити будь-яку кількість червоних/зелених рішень, щоб ланцюжком наступних робочих процесів і процесів. - Відповідальність і термін виконання
Визначте, чи зможе користувач або весь відділ виконати завдання. PaperOffice автоматично призначає робочий процес відповідальній особі. - Повний контроль
При необхідності статус документа можна коригувати самостійно під різні події відповідно до ваших специфікацій і навіть відправляти повідомлення електронною поштою.
Обов'язково уникайте цієї помилки
У той час як великі компанії вже давно призначають співробітників з оцифрування, які займаються темою конвертації аналогових документів повний робочий день, малим і середнім компаніям зазвичай не вистачає людських ресурсів, тим більше, що потрібна відповідна професійна кваліфікація.
Однак це поширена помилка і призводить до поганих вкладень, адже багато виробників користуються цим невіглаством.
Остаточний посібник із 5 кроків
Кінчик
Ми створили остаточний 5-кроковий посібник із безпаперового та оцифрування вашого бізнесу як документа, який можна завантажити, детально описавши кожен 5 кроків і скільки часу це займає:
Який сканер використовувати для DMS?
Для сканування зв'язаних документів рекомендується сканер sheetfed зі швидкістю не менше 300dpi. Сканер хотів мати функцію сканування до фодлера та додаткові драйвери WIA/TWAIN. У нас був хороший досвід роботи з Fujitsu Scansnap, які працюють дуже надійно.
Як краще архівувати документи?
Паперові документи, як правило, повинні бути відскановані у форматі PDF/A, а потім збережені в програмному забезпеченні для управління документами DMS - або безпосередньо, якщо програмне забезпечення підтримує це або автоматизує його, наприклад, за допомогою моніторингу.
Чи можна викинути оригінали документів?
Якщо ви використовуєте гідне програмне забезпечення, яке регулярно оновлюється та має стратегію резервного копіювання даних, відповідь - ТАК для некритичних документів. Все, що могло б законно вимагати оригіналу, також повинно зберігатися в оригіналі. Наприклад, PaperOffice DMS має можливість зберігання вихідного місця зберігання у властивостях документа.
Залишайтеся інноваційними
Термін документообіг включає в себе набагато більше, ніж можна було б уявити спочатку. Впровадження системи документообігу у вашій компанії тепер є обов'язковою умовою ефективності та успіху вашої компанії. Необхідність діджиталізації зараз є важливим аспектом для всіх.
Наведений вище список з 7 функцій аж ніяк не повний, а лише обмежує власну креативність і професіоналізм в залежності від сфери застосування! Якщо з цих точок зору розглядається оцифровка аналогового архіву і проводиться зустрічний розрахунок, то стає зрозуміло, що зусилля варті уваги і як, наприклад, повинна розглядатися інвестиція в нову, більш сучасну і більш швидку машину.
