Вже не є таємницею, що системи управління документами мають великий потенціал для компаній.
Завдяки використанню системи управління документами ви не лише просуватимете цифровізацію своєї компанії. Крім того, ви закладаєте фундамент для досягнення корпоративних цілей та забезпечення довгострокового успіху вашого бізнесу.
Оскільки цифрове управління документами створює чітке рішення цієї проблеми та робить великий крок уперед у процесі цифрової трансформації. У цій статті ми перелічимо, як працює система управління документами (DMS), що потрібно враховувати та які переваги вона надає компаніям.
Для чого використовується система управління документами?
Просто кажучи: система управління документами (DMS) використовується для зберігання, управління та контролю потоку документів та інформації всередині організації.
Ви можете організувати всю інформацію, таку як паперові документи, файли Windows або електронні листи, в центральному місці — вашій системі управління документами, до якої співробітники можуть легко і без проблем отримати доступ, включаючи унікальні функції для командної роботи та спільного доступу до документів, а також інноваційний інтерфейс програми, який є унікальним у світі.
Системи управління документами стають все важливішими для бізнесу, оскільки обсяг інформації, яку генерують сучасні компанії, зростає експоненційно.
Управління та контроль величезної кількості зовнішніх і внутрішніх документів, які є частиною бізнес-процесів у державному або комерційному управлінні, стало викликом, що спонукає до впровадження різних додатків.
Таким чином, ці різноманітні додатки повинні полегшувати контроль над інформацією та документами та забезпечувати значне скорочення часу пошуку, обробки та економії коштів, що є дуже важливим у наших адміністративних процесах.
Але чи не було б перевагою мати лише один додаток, який може виконувати всі функції?
Ми покажемо вам, що система управління документами PaperOffice може бути саме таким одним додатком для вашої компанії, який має всі необхідні функціональні можливості.
Де зберігаються документи?
Після автоматизації, моніторингу та пошуку це найпоширеніше запитання, тому що незалежно від того, приватне чи бізнес-середовище — ніхто не хоче залишати дані в неправильних руках. По-перше, тому що цього також вимагає закон.
PaperOffice DMS йде безпечним шляхом, оскільки всі дані зберігаються у високостійкій зашифрованій базі даних, яка може бути розташована на вашому NAS, наприклад, від Synology або QNAP. Це означає, що ви завжди маєте доступ і контроль над своїми даними.
Таким чином, «серце» системи управління документами — це база даних, в якій інформація зберігається таким чином, щоб її можна було легко знаходити та отримувати.
Але зберігаючи інформацію в структурованому вигляді, ми маємо лише частину рівняння.
«Мозок», що керує системою — це логіка робочого процесу, яка дозволяє створювати залежності між документами та процесами та зв'язувати цю інформацію у гнучких і заздалегідь визначених потоках.
Невід'ємним етапом впровадження такої складної «робочої логіки» є наявність якомога більшої кількості документації у цифровому вигляді.
Цифровізація та управління документами
Говорячи про системи управління документами, не можна забувати: чим вищий ступінь цифровізації інформації, що є частиною процесів, тим вищий ступінь контролю та автоматизації, якого можна досягти.
На першому етапі визначається, які документи належать до процесів, як ці документи можуть бути інтегровані в систему управління документами та яка інформація повинна бути витягнута та збережена разом із документами в базі даних.
Після включення інформації визначається її життєвий цикл, як вона взаємодіє з іншими процесами та як може бути інтегрована.
Ймовірно, також буде інформація, що надходить із різних джерел і в різних форматах. Частина з неї у цифровому вигляді, збережена у файлах або базах даних, а частина у вигляді друкованих документів.
Коли інформація надходить з інших баз даних або має формат XML, її запит та вилучення є простими. Але що відбувається з цифровими документами у форматах PDF, DOC тощо? Це буде трохи складніше, але їхній вміст можна отримати різними способами, наприклад, за допомогою певних програм, безпосередньо звертаючись до файлу або надсилаючи його на друк і вилучаючи інформацію через чергу друку (спул).
Це трохи складніше, коли документ надходить у паперовій формі, наприклад, накладна або рахунок. Але коли рішення включає складну програму розпізнавання тексту (OCR), вже зроблено важливий крок.
Сканер та система управління документами
За допомогою сканера або іншого пристрою оцифрування документ перетворюється не лише на зображення, але й його вміст може бути «зчитаний» електронно.
Якщо систему можна тепер використовувати для розпізнавання та визначення того, яка інформація про документ є окремою, інформація в системі управління документами є повною.
Оцифрування інформації за допомогою OCR полегшує інтеграцію різноманітної документації в управління процесами та робочими потоками.
Як ви можете скористатися перевагами системи управління документами PaperOffice
Система управління документами PaperOffice схожа на універсального фахівця, оскільки, крім загального архівування документів, інтегровано багато інших функцій, пов'язаних із документами та відповідною інформацією, серед яких:
- Отримуйте доступ до своєї інформації будь-коли і будь-де
- Пошук і знаходження документів
- Повністю автоматизований
- Юридично коректне та перевіряєме архівування документів
- Автоматизуйте робочі процеси
Усі дані зберігаються безпечно у вас, а не в хмарі.
Залишайтеся незалежними, керуючи всіма своїми даними самостійно, а не в хмарі стороннього постачальника з додатковими витратами.
PaperOffice підтримує всі пристрої, такі як локальний ПК, NAS QNAP, NAS Synology, сервери Windows або Linux та веб-сервіси, такі як AWS або Azure.
Ви отримуєте всі переваги хмари, використовуючи власний сервер бази даних. Ви можете отримувати доступ до бази даних PaperOffice зашифровано та безпечно з будь-якого іншого комп'ютера у світі.
Дізнайтеся більше.
PaperOffice просто індексує все, чи то відскановані документи, чи файли. Текстовий вміст безпечно зберігається в базі даних без вашого втручання. Тому ви можете легко шукати будь-який фрагмент тексту, суму або ключове слово за лічені секунди та знаходити відповідні записи.
Дізнайтеся більше про інтегрований пошук.
Вільно визначений моніторинг автоматично зберігає всі документи відповідно до ваших специфікацій.
Можна моніторити не лише цілі каталоги, а й електронні поштові скриньки, папки Outlook та навіть веб-форми.
Дізнайтеся більше про автоматизацію моніторингу.
Кожна компанія зобов'язана зберігати документи, що мають податкове значення, для податкових органів.
Викликом є архівування зростаючої кількості цифрових та паперових документів відповідно до вимог GoBD: в оригінальному форматі та незмінному вигляді.
PaperOffice DMS робить це можливим, дізнайтеся як:
Юридично коректне архівуванняЯк вже згадувалося, для просунутого управління документами необхідно мати всю інформацію в цифровому та структурованому вигляді в базі даних. Це дозволяє легко знаходити документи та встановлювати правила щодо того, хто може отримувати доступ, змінювати та видаляти/архівувати вашу інформацію на одному центральному веб-сайті.
Однією з основних складових рішення PaperOffice для управління документами є потужний рушій робочих процесів. Це дозволяє вам визначити кожен етап бізнес-процесу з пов'язаними діями та залежностями, а також залучені відділи та ролі. Але ви також можете налаштувати автоматичні сповіщення, які активуються залежно від дій та подій, що відбуваються протягом процесу.
Все це не лише скорочує час, витрачений на управління завданнями, але й мінімізує ймовірність забування та помилок у процесі.
PaperOffice допомагає вам автоматизувати всі ваші робочі процеси, цифрово відображає цілі робочі процеси, щоб ви завжди залишалися в курсі подій.
Ви завжди маєте огляд завдань і процесів через робочі процеси, які підтримують вас у автоматизації вашої повсякденної роботи.
Встановіть бажаний робочий процес із дедлайном, зв’яжіть його з можливими рішеннями та завданнями, і після активації PaperOffice подбає про все інше до завершення.
Це дозволяє вам легко дотримуватися корпоративних політик та юридичних вимог.
Дізнайтеся більше про автоматизацію робочих процесів:
Робочі процесиІ багато інших функцій.
Робота з документами та управління ними можуть бути одночасно простими, безпечними та ефективними.
Додана цінність та переваги системи управління документами
Нижче ми перелічуємо деякі з найвидатніших переваг впровадження системи управління документами PaperOffice:
- Контроль над тим, хто може отримувати доступ до документів, коли і які дії можна виконувати з ними
- Централізований та легкий доступ до всієї релевантної документації компанії та можливість кільком сторонам співпрацювати над одним документом
- Безпека не лише в контролі доступу, а й у збереженні та захисті, які забезпечує впровадження нових технологій і баз даних
- Економія часу на пошук документації та витрат на її управління та зберігання
- Зменшення надмірності, такої як дублювання документів, фотокопії, запис даних
- Гнучкість та автоматизація адміністративних завдань із створенням робочих процесів, які дозволяють інтегрувати документи та бізнес-процеси в контрольованому середовищі з чітко визначеними та моніторуваними діями
- Не забувайте про позитивний "побічний ефект" — підвищення задоволеності внутрішніх і зовнішніх клієнтів
Чи потрібен інтернет для роботи з PaperOffice?
НІ! PaperOffice НЕ потребує підключення до інтернету для роботи.
Інтернет потрібен лише для завантаження установчого пакету, створення облікового запису користувача, створення бази даних та додавання пристрою.
Чи можу я використовувати NAS Synology для зберігання бази даних?
ТАК, безумовно! PaperOffice чудово працює з NAS Synology.
Де зберігаються документи та файли?
Усі документи та файли зберігаються або безпосередньо у вас, на вашому комп'ютері, у зашифрованій базі даних, або, якщо ваші документи зберігаються в "Мої документи Windows", нешифрованими у вашій локальній директорії Windows.
Ви також маєте можливість налаштувати базу даних на пристрої NAS і зберігати дані на NAS.
У всіх випадках ви маєте доступ до своїх даних у будь-який час.
Чи зберігаються мої дані в хмарі?
Ні, ваші дані зазвичай не зберігаються в хмарі!
Якщо ваша база даних налаштована на NAS-сервері (наприклад, QNAP або Synology), ваші дані будуть зберігатися в базі даних на NAS-сервері.
Чи завжди бази даних, створені PaperOffice, зашифровані?
Кожна база даних, створена PaperOffice, захищена паролем високого рівня. Усі включені документи зашифровані за допомогою PaperOffice ChunkCrypt з військовим шифруванням 1024 біт.
Не має значення, чи хочете ви просто знайти свої документи та пов'язану інформацію, чи вам потрібно позначити документи, інтегрувати їх у робочі процеси, але водночас забезпечити дотримання різних правил і нормативних вимог — PaperOffice DMS має широкий спектр функцій для допомоги вам.
Почати працювати простіше, ніж ви думаєте.
Все ще хвилюєтесь, що не впораєтесь?
Перегляньте кейси наших клієнтів щодо переходу на цифрові технології в різних галузях і переконайтеся самі у простоті інтеграції.
