ความต้องการต่อระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ได้เพิ่มขึ้นอย่างมากหรืออย่างธรรมชาติในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา สิ่งที่เคยเป็นฐานข้อมูลซึ่งเอกสารเดิมที่ส่วนใหญ่เป็นอนาล็อกถูกแปลงเป็นดิจิทัลโดยการสแกนและจัดเก็บ ได้กลายเป็นซอฟต์แวร์สำนักงานแบบครบวงจร ซึ่งในปัจจุบันรับหน้าที่หลักของงานบริหารสำนักงาน
แต่มาตรฐานคืออะไร ลูกค้าสามารถคาดหวังอะไรจาก DMS ได้บ้าง?
ในบทความปัจจุบัน เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสมบัติสำคัญใดที่ระบบการจัดการเอกสารต้องมี ซึ่งสามารถอธิบายเป็นข้อๆ โดยใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่ล้ำสมัย PaperOffice DMS
ก่อนที่เราจะเข้าสู่ประโยชน์ มาตอบคำถามต่อไปนี้กันก่อน:
ระบบการจัดการเอกสารคืออะไร?
การจับภาพ การกระจาย การจัดเก็บถาวร และการจัดทำดัชนีของเอกสาร เป็นองค์ประกอบกระบวนการที่สำคัญของการทำงานประจำวันในองค์กรจำนวนมาก และอย่าลืม: การลบและการค้นหาเอกสาร
นั่นหมายความว่าบริษัทจากหลากหลายอุตสาหกรรมสะสมเอกสารสำคัญทุกวัน: คำฟ้อง เอกสารสัญญา ร่างจดหมายภายนอก งานวิจัย คำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญ และอื่นๆ อีกมากมาย เอกสารเหล่านี้ไม่เพียงแต่มาถึงทางไปรษณีย์เท่านั้น แต่ยังมาถึงทางอีเมลด้วย
เอกสารทั้งหมดเหล่านี้จำเป็นต้องถูกแปลงเป็นดิจิทัลหากมาถึงในรูปแบบกระดาษ ต้องการการจัดเก็บที่มีโครงสร้าง การมอบหมายงานและเวิร์กโฟลว์ และต้องพร้อมใช้งานทันทีตามต้องการ
เป็นเรื่องสำคัญมากที่ต้องปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่สำคัญและดำเนินการทางกฎหมายเพื่อบันทึกเอกสาร
นี่ไม่ใช่เพียงการใช้เวลานาน แต่ยังสร้างความเครียดที่ไม่จำเป็นต่อกระเป๋าเงินของคุณ
การนำระบบจัดการเอกสารมาช่วยฉันและบริษัทของฉันได้อย่างไร?
การนำระบบจัดการเอกสาร (DMS) มาใช้ช่วยให้คุณมีโครงสร้างที่ชัดเจนในเอกสารของคุณ และช่วยให้คุณสามารถรับมือกับปริมาณข้อมูลมหาศาลได้
DMS ยังหมายถึงซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร ซึ่งมีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารดิจิทัล ซึ่งรวมถึงการแปลงจากอนาล็อกเป็นดิจิทัล PaperOffice DMS เป็นซอฟต์แวร์ประเภทนี้
PaperOffice DMS ขจัดจุดบอดที่ใช้เวลานานทั้งหมด และสร้างภาพรวมที่ชัดเจนของเอกสารสำคัญ เช่น สัญญาหรือจดหมาย โดยจัดการเอกสารเหล่านี้อย่างเป็นดิจิทัลในระบบ DMS ของคุณในอนาคต
PaperOffice ไม่แบ่งแยกประเภทของเอกสาร ไม่ว่าคุณจะต้องการความช่วยเหลือในการจัดการสัญญาของลูกค้า คำฟ้อง ใบแจ้งค่าจ้าง คำพิพากษา หรือการสื่อสารทางอีเมล: ด้วยระบบจัดการเอกสาร กระบวนการก่อนหน้าของคุณในบริษัทหรือองค์กรจะถูกทำให้เป็นดิจิทัล ทำให้มีประสิทธิภาพ โปร่งใส และยืดหยุ่นมากขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ
เอกสารที่สแกนและดิจิทัลสามารถค้นหา แก้ไข บันทึก แจกจ่าย แท็ก และส่งต่อได้ภายในไม่กี่วินาทีโดยใช้ PaperOffice ข้อมูลจากเอกสารสามารถจดจำและอ่านออกได้อย่างอัตโนมัติและส่งต่อไปยังระบบภายนอกเช่น CRM หรือ ERP
คุณคงตระหนักดีว่าเอกสารแบบอนาล็อกนั้นล้าสมัยไปแล้ว อย่างไรก็ตาม คุณก็เห็นความซับซ้อนในการแปลงคลังเอกสารอนาล็อกที่มีอยู่ให้เป็นข้อมูลดิจิทัล เพราะการทำให้เอกสารเป็นดิจิทัลไม่ใช่แค่เทรนด์ แต่เป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการคงความได้เปรียบในการแข่งขันและทันสมัยเทียบกับบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมเดียวกัน
ดังนั้น การนำระบบจัดการเอกสารมาใช้งานในองค์กรของคุณจึงเป็นเรื่องสมเหตุสมผล
ดังนั้น เราได้ชี้แจงคำถามเกี่ยวกับ DMS คืออะไร และการนำเข้ามาจะได้อะไร และมาถึงคำถามหลักของบทความ:
7 ฟังก์ชันสำคัญที่ระบบจัดการเอกสารของคุณต้องปฏิบัติมีอะไรบ้าง?
ฟังก์ชันที่ 1: ตำแหน่ง. บันทึกในคลังดิจิทัล
ฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดและแรกสุดของระบบจัดการเอกสารทุกชนิดคือการรวบรวมเอกสารทั้งหมดและข้อมูลของพวกเขา นี่คือวิธีการจัดเก็บและบริหารเอกสารที่สแกนและดิจิทัลรวมถึงอีเมลในฐานข้อมูล คลังดิจิทัลกล่าวคือ
PaperOffice เก็บข้อมูลทั้งหมดโดยตรงในฐานข้อมูล MySQL / MariaDB ซึ่งสามารถดำเนินการได้โดยตรงที่สถานที่ของคุณบนแพลตฟอร์มใดก็ได้ ตั้งแต่พีซีในท้องถิ่นของคุณ ผ่านอุปกรณ์ NAS เช่น QNAP และ Synology หรือเซิร์ฟเวอร์ของคุณเองหรือเซิร์ฟเวอร์เฉพาะ รวมถึงการเข้าถึงจากระยะไกลจากบ้าน
ไม่สำคัญว่าเอกสารจะเป็นประเภทใด
เอกสารทุกประเภทสามารถเก็บไว้ใน DMS แบบรวมศูนย์และสามารถเข้าถึงได้โดยทุกแผนกและทุกส่วนของธุรกิจ
เอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับบริษัทถูกเก็บไว้แบบรวมศูนย์และสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วโดยพนักงานทุกคน
ควรจัดเก็บคลังข้อมูลดิจิทัลไว้ที่ไหน?
เราแนะนำให้ลูกค้าของเรากำหนดค่าข้อมูลดิจิทัลที่แปลงแล้วในฐานข้อมูลบนอุปกรณ์ NAS เช่น Synology หรือ QNAP หรือบนเซิร์ฟเวอร์เฉพาะ ด้วยเซิร์ฟเวอร์ PaperOffice เฉพาะของคุณ คุณจะได้รับประโยชน์ทั้งหมดของคลาวด์พร้อมการปกป้องข้อมูลที่สมบูรณ์แบบ และประหยัดเงินและงานจำนวนมากในแต่ละเดือน
ด้วยเซิร์ฟเวอร์ PaperOffice คุณมีประโยชน์ทั้งหมดของโซลูชันคลาวด์ด้วยความแตกต่างเพียงอย่างเดียว: มันเป็นเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลเฉพาะของคุณเอง และไม่มีใครเข้าถึงมันนอกจากคุณ
ไม่ต้องการใช้เซิร์ฟเวอร์? ไม่มีปัญหา
ทำไม NAS จึงเหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสาร
NAS (Network Attached Storage) ซึ่งเป็นอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่าย รวมถึงซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้สำหรับ PaperOffice DMS และคลาวด์ภายใน พร้อมใช้งานแล้ว ปลอดภัยจากการสอดแนมของรัฐและเอกชน และปลอดภัยจากความเสียหายของฮาร์ดดิสก์เนื่องจากฟังก์ชันการสำรองข้อมูล
ฟังก์ชันที่ 2:ค้นหาเอกสารได้ง่าย ค้นหาและพบ
PaperOffice สแกนเอกสารขาเข้าที่ยังไม่อยู่ในรูปแบบไบนารี และแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลแบบอ่าน-เขียน โดยใช้ซอฟต์แวร์ OCR ของตนเอง
ในเวลาเดียวกัน วันที่ เวลา หมายเลขเวอร์ชัน และคำสำคัญจะถูกบันทึกไว้ ซึ่งเครื่องมือค้นหาของ PaperOffice สามารถใช้เพื่อค้นหาเอกสารได้ แม้แต่ในกรณีที่ผู้ค้นหาจำเนื้อหาเอกสารได้เพียงบางส่วน
เพื่อให้สะดวกยิ่งขึ้น PaperOffice จะแสดงเอกสารที่บันทึกไว้ล่าสุดล่าสุดในรายการตัวอย่าง ทุกสิ่งที่คุณบันทึกใน PaperOffice จะถูกแปลงข้อความเป็นข้อความดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ด้วย PaperOffice FileOCRmax ปรับปรุงด้วยพจนานุกรมทางธุรกิจ และจัดทำดัชนีสำหรับการค้นหาด้วยคำสำคัญในฐานข้อมูล SQL ของคุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ
การตรวจจับภาษาอัตโนมัติและการปรับให้เหมาะสม: PaperOffice ตรวจจับภาษาของเอกสารโดยอัตโนมัติ และปรับปรุงการรู้จำข้อความเป็น OCR ให้สูงสุด เพื่อการรู้จำข้อความที่ดีที่สุดสำหรับเอกสารทั้งหมด
เคล็ดลับ
ในหัวข้อ "โซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานไร้กระดาษโดยไม่เพิ่มงาน + การจัดเก็บเอกสารโดยตรงจากเครื่องสแกนเนอร์" มีวิดีโอบน YouTube ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างชัดเจน:
ความสามารถในการอ่านเอกสารที่จัดเก็บไว้ในระยะยาว
ก่อนอื่น PaperOffice DMS เข้ารหัสเอกสารทั้งหมดเมื่อบันทึกเพื่อความปลอดภัย ตามมาตรฐานความปลอดภัยสูงสุดที่มีอยู่ในปัจจุบัน AES-1024bit.
การแปลงกลับเป็นเอกสารที่อ่านได้เป็นไปได้ในรูปแบบปัจจุบันใดๆ โดย PaperOffice อัปเดตรูปแบบไฟล์อย่างสม่ำเสมอ ซึ่งหมายความว่าเอกสารจะยังคงอ่านได้ในอนาคต
ฟังก์ชัน 3: การรักษาระยะเวลาตามกฎหมาย
หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดเมื่อจัดเก็บเอกสารผ่านระบบจัดการเอกสารคือการปฏิบัติตามกฎระเบียบทางกฎหมายหรือข้อกำหนดของ GoBD.
ตัวย่อ GoBD ย่อมาจาก "หลักการสำหรับการจัดการและการจัดเก็บหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกต้อง และการเข้าถึงข้อมูล"
โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากมีการจัดเก็บเอกสารที่ผ่านการตรวจสอบและเข้ารหัสอย่างสูงโดยตรงในฐานข้อมูล SQL กลาง PaperOffice ตอบสนองข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับมาตรฐานเอกสารและแนวทางกฎหมาย หรือมาตรฐานเยอรมัน GOBD ที่สูงที่สุดในโลก
คำว่า versioning ไม่ใช่คำที่ไม่คุ้นเคยภายในระบบจัดการเอกสาร (DMS) ความจำเป็นในการใช้ระบบจัดการเอกสารที่มีการควบคุมเวอร์ชันที่สอดคล้องกับ GoBD และการควบคุมเวอร์ชันที่ผ่านการตรวจสอบได้ชัดเจนยิ่งขึ้นกว่าที่เคย
Versioning ทำให้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดสามารถติดตามได้
สามารถอธิบายคำว่า versioning ได้อย่างง่ายดาย โดยรวมแล้ว หมายถึงฟังก์ชันที่ใช้บันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารหรือไฟล์ การเปลี่ยนแปลงเอกสารสามารถตรวจจับและบันทึกเป็นสำเนาเงา (shadow copy) ในฐานะเวอร์ชันใหม่ของเอกสารได้
เคล็ดลับ
โดยทางอ้อม มีวิดีโอเกี่ยวกับ การจัดเก็บอีเมล Outlook ที่สอดคล้องกับกฎหมาย บน YouTube ซึ่งอธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย:
รับประกันความไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ (immutability)
การเปลี่ยนแปลงเอกสารแต่ละครั้งจะสร้างเวอร์ชัน "ใหม่กว่า" ของเอกสารลงในคลังข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การบันทึกทำให้การเปลี่ยนแปลงโปร่งใสและติดตามได้ทุกเวลา ณ จุดนี้ ผู้ชมในอนาคตจะทราบได้ว่ามีการแก้ไขเอกสารเมื่อใดและโดยใคร ซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของวงจรชีวิตเอกสารทั้งหมด Versioning สามารถทำได้ทั้งแบบอัตโนมัติและแบบแมนนวล
เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของการตรวจสอบย้อนกลับ รายละเอียดทั้งหมดของการเปลี่ยนแปลงเอกสารและไฟล์ต้องสามารถติดตามได้อย่างชัดเจน ต้องรับประกันว่าเฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้ แต่สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือต้องทราบได้ว่าปีต่อๆ ไป พนักงานคนใดเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อใด
PaperOffice เกินกว่าข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมด
การพัฒนา PaperOffice DMS สอดคล้องกับมาตรฐาน GoBD ดังนั้นคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้โดยไม่มีข้อกังวลว่าจะละเมิดกฎ ตัวอย่างเช่น ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร จะมีการสร้างเวอร์ชันใหม่ของเอกสารนั้นขึ้น เพื่อที่คุณสามารถติดตามได้ว่าเอกสารมีเนื้อหาอย่างไรในแต่ละช่วงเวลา
เคล็ดลับ
โดยวิธี มีวิดีโอบน YouTube สำหรับ การตั้งค่า Synology NAS MariaDB 10 และระบบจัดการเอกสาร PaperOffice ซึ่งอธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย:
ในทั้งสองกรณี แม้ในสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด ก็มีการรับประกันว่าฐานข้อมูลที่เก็บถาวรจะถูกกู้คืนในระยะสั้น และระยะเวลาการเก็บรักษาจึงได้รับการปฏิบัติตามเสมอ
ฟังก์ชัน 4: การตรวจจับและกำหนดคำสำคัญอัตโนมัติ
PaperOffice มาพร้อม AI ที่สามารถระบุข้อมูลในเอกสารของคุณได้อย่างอิสระ และกำหนดค่าอย่างถูกต้องโดยอัตโนมัติ
PIA คือ AI (PaperOffice Intelligent Filing) ที่ผสานรวมอยู่ใน PaperOffice และเอกสารที่เพิ่มเข้ามาทุกฉบับจะ:
- วิเคราะห์และแยกออกเป็นโซ่บล็อกที่เรียกว่า โดยใช้ "computer vision" ที่ผสานรวมอยู่
- ระบุข้อความโดยใช้การจดจำข้อความ OCR และเปรียบเทียบกับพจนานุกรมโดยใช้ PaperOffice SmartSpell
- จัดทำดัชนีและแคตตาล็อกทั้งทางภาพและตามคำสำคัญสำหรับเครื่องมือค้นหา PaperOffice ที่ผสานรวมอยู่
ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด และไม่ว่าจะมาจากแหล่งสแกนเนอร์ใด!
นั่นหมายความว่า PIA มอบเครื่องมือค้นหาที่ทรงพลังเป็นของคุณเองสำหรับข้อมูลทั้งหมดของคุณ ซึ่งสามารถค้นหาและพบข้อความได้เหมือนเครื่องมือค้นหาคลาสสิกเช่น Google แต่ยังสามารถทำทั้งกระบวนการทางภาพ นั่นคือ เปรียบเทียบและระบุเอกสารทางภาพได้
PaperOffice จะจดจำเอกสารทั้งหมดที่สอนโดย PIA โดยอัตโนมัติตั้งแต่จุดนี้เป็นต้นไป ซึ่งสามารถกระตุ้นกฎและหน้ากากการจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติได้
PIA จะจดจำค่าที่สำคัญที่สุดในเอกสารและกรอกแบบฟอร์มการทำคำสำคัญให้คุณล่วงหน้า คุณสามารถตรวจสอบค่าเหล่านี้และแก้ไขหรือเพิ่มหากจำเป็น กระบวนการนี้สามารถทำด้วยตนเองหรืออัตโนมัติในพื้นหลังได้
ฟังก์ชัน 5:ทำให้การจับภาพเอกสารเป็นอัตโนมัติ
การตรวจสอบโฟลเดอร์อัจฉริยะรับหน้าที่สิ่งที่ขัดขวางคุณ: โดยอัตโนมัติในพื้นหลังตามข้อกำหนดของคุณ มีความแม่นยำสูงและเชื่อถือได้
- รวมอุปกรณ์ทั้งหมด
รวมอุปกรณ์ทั้งหมดเช่นเครื่องถ่ายเอกสารหรือสแกนเนอร์ด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง ทันทีที่ไฟล์ปรากฏในโฟลเดอร์ที่กำหนด ระบบจะดำเนินการประมวลผล - จำนวนจอภาพใด ๆ
สร้างโฟลเดอร์ที่แตกต่างกันได้ไม่จำกัดจำนวนเพื่อตรวจสอบและระบุสิ่งที่ควรเกิดขึ้นหลังการนำเข้า PaperOffice สามารถย้ายไฟล์ที่เก็บถาวรไปยังโฟลเดอร์ย่อยใหม่ได้ - เทมเพลตเอกสารที่ใช้ AI
การทำดัชนีอัตโนมัติโดย PIA AutoFill และการจดจำผู้ติดต่อผ่าน PIA AutoContact ทำงานร่วมกันได้อย่างยอดเยี่ยมกับการตรวจสอบ เนื้อหาเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดถูกจดจำและเอกสารจะถูกทำดัชนีอัตโนมัติ สิ่งนี้ยังทำงานกับผู้ติดต่ออีกด้วย! - การทำคำสำคัญและเวิร์กโฟลว์แบบคงที่
เปิดใช้งานโหมดการนำเข้าแบบกลุ่มที่ปรับให้เหมาะสม โดยข้ามการประมวลผล AI เพื่อความเร็วสูงสุดในการจัดเก็บ
คุณสามารถระบุตำแหน่งที่แน่นอนสำหรับการบันทึกไฟล์ใหม่ใน PaperOffice, กำหนดประเภทเอกสารและสถานะเอกสารคงที่ให้กับเอกสารใหม่แต่ละฉบับ และแม้แต่เริ่มทำงานเวิร์กโฟลว์ได้
ฟังก์ชัน 6: การจัดการผู้ใช้และการอนุญาตการเข้าถึง
ผู้ใช้ PaperOffice จะได้รับประกันว่าจะเห็นเฉพาะสิ่งที่อนุญาตตามระดับการเปิดเผยข้อมูลที่ได้กำหนดไว้ และด้วย FolderLock คุณสามารถซ่อนทั้งโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยรวมถึงเนื้อหาได้
คุณยังสามารถระบุได้ว่าผู้ใช้รายใดสามารถทำอะไรได้บ้าง โดยแบ่งพวกเขาออกเป็นกลุ่มผู้ใช้และแผนกที่กำหนดไว้คงที่ เพื่อให้คุณสามารถควบคุมได้ว่าใครสามารถเห็นอะไรและที่ไหน
- ระดับการเปิดเผยข้อมูลและสิทธิ์
นั่นหมายความว่าแต่ละผู้ใช้จะเห็นเฉพาะสิ่งที่สอดคล้องกับระดับการเปิดเผยข้อมูลของพวกเขาหรือต่ำกว่านั้น และได้รับอนุญาตให้ทำเฉพาะสิ่งที่คุณได้กำหนดไว้ล่วงหน้าเท่านั้น - ซ่อนโฟลเดอร์และเอกสาร
ด้วย PaperOffice FolderLock คุณสามารถซ่อนทั้งโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยรวมถึงเอกสารจากผู้ใช้บางรายได้อย่างถาวร เพื่อหลีกเลี่ยงคำถามที่สอดรู้สอดเห็น ใช้ FolderLock เพื่อซ่อนทั้งโฟลเดอร์พร้อมทั้งโฟลเดอร์ย่อยและเอกสารจากผู้ใช้บางรายอย่างถาวร - กลุ่มและแผนก
กำหนดผู้ใช้ให้กับกลุ่มและแผนกที่สามารถกำหนดได้อย่างอิสระ ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้กับเวิร์กโฟลว์และงานได้ - สิทธิ์ของผู้ใช้ที่กำหนดได้หลายระดับ
คุณสามารถตัดสินใจได้ด้วยตนเองว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึงฟังก์ชันใดใน PaperOffice อย่างแม่นยำ โดยสามารถกำหนดสิทธิ์ของผู้ใช้อย่างละเอียดซึ่งจะนำไปใช้ทั่วทั้งเครือข่ายได้
ฟีเจอร์ 7: ระบบเวิร์กโฟลว์ที่ทรงพลัง
ปัญหาใหญ่ในอดีตและยังคงเป็นอยู่ในปัจจุบันคือไฟล์ซ้ำซ้อนเนื่องจากการจัดเก็บหลายแห่งและความไม่ชัดเจนเกี่ยวกับสถานะการประมวลผลของเอกสารหรือโครงการ PaperOffice มีระบบจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ครอบคลุมพร้อมการมอบหมายงาน ซึ่งเก็บข้อมูลกระบวนการทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลาง ไม่ว่าจะเป็นการทำงานในโครงการหรือการประมวลผลเอกสาร
เวิร์กโฟลว์ดิจิทัลช่วยอัตโนมัติกระบวนการทำงานของคุณ: เมื่อกำหนดแล้ว ทุกอย่างจะดำเนินการโดยอัตโนมัติ: เพียงมอบหมายเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้าให้กับเอกสารหรือให้ PIA ตัดสินใจโดยอัตโนมัติ พร้อมส่งการแจ้งเตือนทางอีเมล!
พนักงานทุกคนจะได้รับการอัปเดตข้อมูลเสมอผ่านฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์ของ PaperOffice หากจำเป็น เอกสารสามารถถูกบล็อกไม่ให้ผู้อื่นเข้าถึงได้จนกว่าจะมีการเปลี่ยนแปลง当然 การควบคุมเวอร์ชันก็ใช้ที่นี่ด้วย
- การกำหนดค่าเวิร์กโฟลว์ใดๆ
เวิร์กโฟลว์สามารถซ้อนกันได้หลายระดับและประกอบด้วยตัวเลือกตัดสินใจแบบเขียว/แดงจำนวนเท่าใดก็ได้ เพื่อเชื่อมโยงเวิร์กโฟลว์และกระบวนการถัดไป - ความรับผิดชอบและกำหนดเวลา
กำหนดว่าผู้ใช้หรือแผนกทั้งหมดสามารถดำเนินการงานได้หรือไม่ PaperOffice จะมอบหมายเวิร์กโฟลว์ให้กับผู้รับผิดชอบโดยอัตโนมัติ - ควบคุมได้อย่างเต็มที่
หากจำเป็น สถานะของเอกสารสามารถปรับแต่งได้ตามเหตุการณ์ต่างๆ ตามที่คุณระบุ และยังสามารถส่งอีเมลแจ้งเตือนได้อีกด้วย
หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้
แม้ว่าบริษัทขนาดใหญ่จะแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ดิจิทัลมาอย่างยาวนานเพื่อจัดการกับการแปลงเอกสารแบบอะนาล็อกเต็มเวลา แต่บริษัทขนาดกลางและเล็กมักขาดทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากจำเป็นต้องมีคุณสมบัติทางวิชาชีพที่เหมาะสม
อย่างไรก็ตาม นี่เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและนำไปสู่การลงทุนที่ไม่ดี เนื่องจากผู้ผลิตจำนวนมากใช้ประโยชน์จากความไม่รู้ดังกล่าว
คู่มือ 5 ขั้นตอนสุดท้าย
เคล็ดลับ
เราได้สร้างคู่มือ 5 ขั้นตอนสุดท้ายสำหรับการเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษและดิจิทัลไลเซชันธุรกิจของคุณเป็นเอกสารที่ดาวน์โหลดได้ โดยอธิบายแต่ละขั้นตอนทั้ง 5 และระยะเวลาที่ใช้:
ควรใช้สแกนเนอร์ใดสำหรับ DMS?
สำหรับการสแกนเอกสารที่เข้าเล่ม แนะนำให้ใช้สแกนเนอร์แบบป้อนกระดาษที่มีความละเอียดอย่างน้อย 300 dpi สแกนเนอร์ควรมีฟังก์ชันสแกนไปยังโฟลเดอร์ และตัวเลือกไดรเวอร์ WIA/TWAIN เราเคยมีประสบการณ์ที่ดีกับ Fujitsu Scansnap ซึ่งทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือมาก
วิธีการจัดเก็บบันทึกเอกสารที่ดีที่สุดคืออะไร?
โดยทั่วไป เอกสารกระดาษควรสแกนในรูปแบบ PDF/A แล้วบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร DMS - หรือโดยตรงหากซอฟต์แวร์รองรับหรือทำให้เป็นอัตโนมัติ เช่น ผ่านการตรวจสอบ
ฉันสามารถทิ้งเอกสารต้นฉบับได้หรือไม่?
หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ที่มีคุณภาพซึ่งได้รับการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอและมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูล คำตอบคือ ใช่ สำหรับเอกสารที่ไม่สำคัญ ทุกสิ่งที่อาจต้องใช้อ้างอิงทางกฎหมายตามต้นฉบับควรเก็บรักษาไว้ในรูปแบบต้นฉบับ ตัวอย่างเช่น PaperOffice DMS มีตัวเลือกในการจัดเก็บตำแหน่งที่เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ในคุณสมบัติของเอกสาร
คงความนวัตกรรมไว้
คำว่า การจัดการเอกสาร ครอบคลุมมากกว่าที่หลายคนอาจจินตนาการในตอนแรก การนำระบบการจัดการเอกสารมาใช้ในบริษัทของคุณเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับประสิทธิภาพและความสำเร็จของบริษัท ความต้องการในการแปลงเป็นดิจิทัลเป็นประเด็นสำคัญสำหรับทุกคนแล้ว
รายการฟังก์ชันทั้ง 7 ด้านข้างบนนี้ไม่ได้หมายความว่าครบถ้วนสมบูรณ์ แต่เป็นการจำกัดความคิดสร้างสรรค์และความเป็นมืออาชีพของคุณเอง ขึ้นอยู่กับขอบเขตของการใช้งาน! หากพิจารณาการแปลงคลังเอกสารแบบอนาล็อกเป็นดิจิทัลจากมุมมองเหล่านี้และทำการคำนวณเปรียบเทียบ จะเห็นได้ชัดเจนว่าความพยายามนั้นคุ้มค่า และตัวอย่างเช่น การลงทุนในเครื่องจักรใหม่ที่ทันสมัยและรวดเร็วขึ้น ควรได้รับการพิจารณา
