ข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุด 10 ประการของการแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล - วิธีการที่ถูกต้อง

เมื่อโลกทั้งใบกลายเป็น “ดิจิทัล” มากขึ้น บริษัทต่างๆ โดยเฉพาะ SMEs ก็ต้องการ “แรงผลักดัน” มากขึ้นในการเริ่มต้น เพราะหลายแห่งยังหวาดกลัวเพียงความคิดที่จะอุทิศเวลาให้กับหัวข้อนี้หรือจัดการกับมัน

ในบทความปัจจุบัน เราจะแสดงให้คุณเห็นว่า การเปลี่ยนจากเอกสารกระดาษเป็นเอกสารดิจิทัลนั้นง่ายกว่าที่คุณคิดมากในฝันร้ายของคุณ ติดตามคำแนะนำของเรา มันจะคุ้มค่าสำหรับธุรกิจของคุณ

ในระดับหนึ่ง คลังข้อมูลแบบอนาล็อกยังคงจำเป็นแม้ในทุกวันนี้ อย่างไรก็ตาม 99% ของเวลาไม่จำเป็นต้องทำงานกับมัน

ในทางตรงกันข้าม กระดาษพิมพ์เป็นสิ่งที่ล้าสมัยซึ่งคงอยู่เพราะความเคยชินหรือโดยเทคนิคล้วนๆ เนื่องจากเอกสารบางประเภทต้องเก็บรักษาในรูปแบบเดิม เช่น สัญญาหรือหนังสือสัญญา แต่เหล่านี้ก็สามารถสแกนเพื่อทำงานกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องบนคอมพิวเตอร์ได้

การเดินทางไปยังคลังข้อมูล การค้นหาบนชั้นวางหรือตู้เอกสาร การนำเอกสารออก ทำงานกับมัน นำกลับและจัดเรียงใหม่ในคลังข้อมูล เพียงแค่บรรยายและอ่านกระบวนการนี้ใช้เวลาอย่างมาก ในทางตรงกันข้าม การเรียกใช้คลังข้อมูลดิจิทัลใช้เวลาเพียงไม่กี่คลิกเท่านั้น

ก่อนที่เราจะเข้าสู่ประโยชน์ มาตอบคำถามต่อไปนี้:

ทำไมจึงสำคัญไม่ตามหลังเมื่อพูดถึงการทำให้เป็นดิจิทัล?

ในฐานะบุคคลที่มีความรับผิดชอบ คุณย่อมตระหนักดีว่าเอกสารแบบอนาล็อกนั้นล้าสมัยไปแล้ว อย่างไรก็ตาม คุณก็มองเห็นความยุ่งยากในการแปลงคลังเอกสารอนาล็อกที่มีอยู่ให้เป็นข้อมูลดิจิทัล เนื่องจากกระบวนการทำให้เป็นดิจิทัลไม่ใช่เพียงเทรนด์ แต่เป็นเงื่อนไขจำเป็นสำหรับการคงความได้เปรียบในการแข่งขันและทันสมัยเทียบเท่าบริษัทอื่นๆ ในอุตสาหกรรมเดียวกัน

การทำให้เป็นดิจิทัลนำมาซึ่งประโยชน์มากมาย BUT การสแกนไฟล์ทั้งหมดจากปีที่ผ่านมาทีละหน้า เป็นกระบวนการที่ใช้เวลาและทรัพยากรบุคคลอย่างมากจนอาจทำให้ท้อถอย

10 ข้อดีของการทำให้เอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล:

• ความยืดหยุ่น
  การทำงานแบบยืดหยุ่น ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด
• ประสิทธิภาพ
  การปรับปรุงกระบวนการทำงานทั้งหมดให้ดีขึ้น
• รวดเร็วขึ้น
  การรับและส่งเอกสารแบบดิจิทัล
• ประหยัดค่าใช้จ่าย
  ลดต้นทุนในทุกด้าน
• ความน่าเชื่อถือ
  การจัดการกำหนดเวลาได้ง่ายขึ้น
• การทำงานร่วมกัน
  การสื่อสารภายในและภายนอกที่รวดเร็วขึ้น
• ไร้รอยต่อ
  การผสานรวมกับซอฟต์แวร์สำนักงาน
• ค้นหาแบบ "Google-like"
  ค้นหาเนื้อหาโดยใช้คำสำคัญ
• ประหยัดเวลา
  ประหยัดชั่วโมงการทำงาน
• ถาวรตลอดไป
  การจัดเก็บระยะยาวในรูปแบบ PDF/A

มองว่าเป็นการลงทุนในเครื่องจักรใหม่!

รายการ 10 ข้อข้างต้นนี้ไม่ได้หมายความว่าสมบูรณ์ แต่เพียงจำกัดความคิดสร้างสรรค์และความเป็นมืออาชีพของคุณเอง ขึ้นอยู่กับพื้นที่การใช้งาน! หากมองการแปลงไฟล์จากภาพเป็นดิจิทัลของคลังเอกสารแบบอนาล็อกจากมุมมองเหล่านี้และทำการคำนวณย้อนกลับ จะเห็นได้ชัดเจนว่าความพยายามนั้นคุ้มค่า และตัวอย่างเช่นการลงทุนในเครื่องจักรใหม่ที่มีเทคโนโลยีทันสมัยกว่าและเร็วกว่า ควรได้รับการพิจารณาอย่างไร

หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดนี้ให้จงได้

ในขณะที่บริษัทขนาดใหญ่ได้แต่งตั้งเจ้าหน้าที่ดิจิทัลไลเซชันซึ่งดูแลเรื่องการแปลงเอกสารจากอนาล็อกเป็นดิจิทัลอย่างเต็มเวลาไปนานแล้ว บริษัทขนาดกลางและขนาดเล็กมักขาดแคลนทรัพยากรบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งเนื่องจากจำเป็นต้องมีคุณสมบัติทางวิชาชีพที่เหมาะสม
อย่างไรก็ตาม นี่เป็นข้อผิดพลาดที่พบบ่อยและนำไปสู่การลงทุนที่ผิดพลาด เนื่องจากผู้ผลิตจำนวนมากใช้ประโยชน์จากความไม่รู้ดังกล่าว

บทสรุปชั่วคราว 1/3

คุณไม่จำเป็นต้องเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีหรือบรรณารักษ์ที่มีใบอนุญาต!

สิ่งที่คุณต้องการจริงๆ คือ

• ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม
• พันธมิตรด้านไอทีที่เชื่อถือได้
• ฮาร์ดแวร์ที่เกี่ยวข้อง

บางครั้งฮาร์ดแวร์อาจมีอยู่แล้ว มีศักยภาพมากกว่าเดิม และสามารถใช้งานได้ทันที

คำแนะนำ

โดยทางอ้อม มีบทความพิเศษเกี่ยวกับหัวข้อ "การประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล" ซึ่งรายงานเกี่ยวกับข้อดีของการแปลงไฟล์เป็นดิจิทัลหรือการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบดิจิทัล:

ความหมายของการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลโดยละเอียดคืออะไร?

พูดให้เข้าใจง่ายที่สุด คือกระบวนการแทนที่เอกสารทางกายภาพ ในความหมายของกระดาษ ด้วยรูปแบบดิจิทัล

ผู้คนส่วนใหญ่ควรคุ้นเคยกับกระบวนการนี้ อย่างน้อยก็ในระดับพื้นฐาน เอกสารจะถูกสแกนหรือถ่ายภาพ ซึ่งโดยปกติจะใช้เครื่องสแกน อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับอินเทอร์เฟซที่เกี่ยวข้อง เอกสารยังสามารถถูกแปลงเป็นดิจิทัลโดยใช้กล้องโทรศัพท์มือถือได้

สำหรับบริษัทจำนวนมาก การเปลี่ยนจากกระดาษและแฟ้มเอกสารไปสู่รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เป็นหนึ่งในมาตรการที่สำคัญและมีนัยสำคัญที่สุดในกระบวนการดิจิทัลไลเซชัน

วิดีโอ "จัดเก็บเอกสารกระดาษจากเครื่องสแกนอัตโนมัติ"

ใน PaperOffice คุณมีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการแปลงเอกสารของคุณเป็นดิจิทัล

ด้วย PaperOffice สิ่งที่คุณต้องทำคือสแกนเอกสารของคุณด้วยเครื่องสแกน (PaperOffice ทำงานร่วมกับเครื่องสแกนได้ทุกประเภท) และ PaperOffice จะสร้างเวอร์ชันดิจิทัลขึ้น

เคล็ดลับ

บน หัวข้อ "การจัดเก็บเอกสารกระดาษอัตโนมัติ" มีวิดีโอบน YouTube ซึ่งอธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย:

วิธีการสแกนเอกสารกระดาษ

เอกสารที่สแกนจะถูกเพิ่มผ่านโมดูลสแกนในตัว ScanConnect ซึ่งนอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถจับภาพเอกสารจากเครื่องสแกนทั้งหมด อุปกรณ์มัลติฟังก์ชัน แอปพลิเคชันบนมือถือ และเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ เช่น บริษัท Konica Minolta, พัฒนา, Canon, Xerox และอื่นๆ

ระบบเวอร์ชันอัตโนมัติสำหรับเอกสารที่มีอยู่ได้รับการพิจารณาแล้ว และวิธีการสแกนโดยใช้หน้าคั่นรองรับการสแกนเอกสารจำนวนมาก จากนั้นจึงแยกออกเป็นเอกสารแต่ละฉบับ

หากคุณสแกนเอกสารจำนวนมาก PaperOffice มีประโยชน์อย่างยิ่งเนื่องจากสามารถจดจำแผ่นคั่นและแยกเอกสารเพื่อการจัดเก็บได้ เป็นฟีเจอร์ที่ยอดเยี่ยมและมีประโยชน์เป็นพิเศษหากบริษัทของคุณทำงานกับเอกสารที่มีรูปแบบซับซ้อนเป็นประจำ โดย PaperOffice ใช้ AI ในการจดจำเนื้อหาในเอกสารของคุณ เช่น ยอดรวม ประเภทเอกสาร วันที่ ข้อมูลติดต่อ เป็นต้น

OCR หรือวิธีการทำให้เอกสารกระดาษสามารถค้นหาได้?

ตอนนี้ข้อความในเอกสารไม่ควรเพียงแต่อ่านได้ แต่ยังต้องอยู่ในรูปแบบที่สามารถค้นหาข้อความบางส่วนได้ง่าย

การจัดเก็บบทอัตโนมัติโดยสมบูรณ์และไม่ต้องใช้แรงคน

ทันทีที่เอกสารถูกนำเข้าใน PaperOffice PIA จะจัดการทุกสิ่งที่เคยทำให้คุณติดขัด

PIA คือ AI (PaperOffice Intelligent Filing) ที่ผสานอยู่ใน PaperOffice และเอกสารที่เพิ่มเข้ามาทุกฉบับจะ:

• วิเคราะห์และแยกออกเป็นโซ่บล็อกที่เรียกว่า โดยใช้ "computer vision" ที่ผสานอยู่ภายใน
• จดจำข้อความโดยใช้การจดจำข้อความ OCR และเปรียบเทียบกับพจนานุกรมโดยใช้ PaperOffice SmartSpell
• จัดทำดัชนีและแคตตาล็อกทั้งแบบภาพและตามคำสำคัญสำหรับเครื่องมือค้นหา PaperOffice ที่ผสานอยู่ภายใน

ไม่ว่าจะอย่างไรและไม่ว่าจากแหล่งสแกนใดก็ตาม!

สิ่งนี้หมายความว่า PIA มอบเครื่องมือค้นหาที่ทรงพลังเป็นของคุณเองสำหรับข้อมูลทั้งหมดของคุณ ซึ่งสามารถค้นหาและพบข้อความแบบเดียวกับเครื่องมือค้นหาคลาสสิกเช่น Google แต่ยังสามารถทำงานในรูปแบบภาพได้ นั่นคือ เปรียบเทียบและจดจำเอกสารในเชิงภาพ

PaperOffice จะจดจำเอกสารทั้งหมดที่ป้อนผ่าน PIA โดยอัตโนมัติตั้งแต่จุดนี้เป็นต้นไป ซึ่งสามารถกระตุ้นกฎอัตโนมัติและหน้ากากการจัดเก็บได้

สามารถทำให้การจัดเก็บและการจดจำเอกสารเป็นอัตโนมัติได้หรือไม่?

เพื่อจัดเก็บเอกสารและใบเสร็จรับเงินของคุณโดยอัตโนมัติ เอกสารจะต้องถูกป้อนเข้าสู่ PaperOffice ก่อน หน้ากากการจัดเก็บใน PaperOffice จะดูแลการจัดทำดัชนีและตำแหน่งการจัดเก็บ

ทันทีที่แม่แบบเอกสารที่ป้อนไว้ถูกจดจำ หน้ากากการจัดเก็บจะถูกกระตุ้นโดยอัตโนมัติ ซึ่งรับผิดชอบต่อการเพิ่มคำสำคัญและการจัดเก็บตำแหน่ง

หน้ากากการจัดเก็บไม่เพียงแต่สามารถถูกกระตุ้นโดยอัตโนมัติจากแม่แบบเอกสารที่ป้อนไว้เท่านั้น แต่ยังสามารถเลือกได้ด้วยตนเองในหน้าต่าง PIA

PIA จะทำงานอย่างอิสระโดยสมบูรณ์ โดยไม่ต้องมีการโต้ตอบจากผู้ใช้งาน และสำหรับจำนวนเอกสารที่ไม่จำกัด ตามหน้ากากการจัดเก็บที่กำหนดไว้:

• อ่านออกเสียงอัตโนมัติ
• แท็กอย่างสมบูรณ์
• ทำให้สามารถค้นหาได้
• เพิ่มและติดตามงานและเวิร์กโฟลว์ที่ต้องดำเนินการ
• จัดทำดัชนี
• สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์เป้าหมายใหม่
• บันทึกไปยังโฟลเดอร์เป้าหมาย
• สร้างภาพขนาดย่อ
• กรอกข้อมูลในช่องที่กำหนดเอง
• ลิงก์ไปยังรายชื่อติดต่อและปรับให้เหมาะสมกับการค้นหาผู้ติดต่อ

ปฏิบัติตามหลัก GoBD เกี่ยวกับการแปลงเป็นดิจิทัลตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง

หนึ่งในแง่มุมที่สำคัญที่สุดเมื่อจัดเก็บเอกสารผ่านระบบจัดการเอกสารคือการปฏิบัติตามข้อบังคับทางกฎหมายหรือข้อกำหนดของ GoBD

ตัวย่อ GoBD ย่อมาจาก "หลักการสำหรับการจัดการและการจัดเก็บหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และการเข้าถึงข้อมูลอย่างถูกต้อง"

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เนื่องจากการจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยต่อการตรวจสอบและมีการเข้ารหัสสูงโดยตรงในฐานข้อมูล SQL กลาง PaperOffice ตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดสำหรับมาตรฐานเอกสารและแนวทางกฎหมาย หรือมาตรฐานเยอรมัน GOBD ที่สูงที่สุดในโลก

คำว่า versioning ไม่ใช่คำใหม่ในระบบจัดการเอกสาร (DMS) ความจำเป็นในการใช้ระบบจัดการเอกสารที่มีระบบควบคุมเวอร์ชันที่สอดคล้องกับ GoBD และการบันทึกเวอร์ชันที่ปลอดภัยต่อการตรวจสอบนั้นชัดเจนยิ่งขึ้นกว่าที่เคย



Versioning ทำให้การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดสามารถติดตามได้

คำว่า versioning สามารถอธิบายได้อย่างง่ายดาย: โดยรวมแล้ว มันเกี่ยวกับฟังก์ชันที่ใช้ในการบันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารหรือไฟล์ การเปลี่ยนแปลงเอกสารสามารถตรวจจับและบันทึกเป็นสำเนาเงาเป็นเวอร์ชันใหม่ของเอกสารได้

รับประกันความไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

การเปลี่ยนแปลงเอกสารแต่ละครั้งจะสร้างเวอร์ชัน "ใหม่" ของเอกสารไว้ในที่เก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การบันทึกประวัติทำให้การเปลี่ยนแปลงมีความโปร่งใสและสามารถติดตามได้ตลอดเวลา ณ จุดนี้ ผู้ดูในลำดับถัดไปจะทราบได้ว่ามีการเปลี่ยนแปลงเอกสารเมื่อใดและโดยใคร ซึ่งช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของวงจรชีวิตเอกสารทั้งหมด การจัดการเวอร์ชันสามารถทำได้ทั้งแบบอัตโนมัติและแบบแมนนวล

เพื่อให้มั่นใจในความมั่นคงของการตรวจสอบย้อนกลับ รายละเอียดทั้งหมดของการเปลี่ยนแปลงเอกสารและไฟล์ต้องสามารถติดตามได้อย่างชัดเจน ต้องมั่นใจว่ามีเพียงพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้ แต่สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือความสามารถในการระบุได้ว่าพนักงานคนใดเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อใด แม้จะผ่านไปหลายปีก็ตาม

PaperOffice เกินกว่าข้อกำหนดทางกฎหมายทั้งหมด

การพัฒนา PaperOffice DMS เป็นไปตามมาตรฐาน GoBD ดังนั้นคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์นี้ได้โดยปราศจากความกังวลว่าจะละเมิดกฎเกณฑ์ ตัวอย่างเช่น ทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลงเอกสาร จะมีการสร้างเวอร์ชันใหม่ของเอกสารนั้นขึ้น เพื่อที่คุณจะสามารถติดตามได้ว่าเอกสารมีเนื้อหาอย่างไรในแต่ละช่วงเวลา

กลยุทธ์ที่เหมาะสมสำหรับการแปลงเป็นดิจิทัล:
"ทีละขั้นตอน" และ "Last in First out"

ข้อเท็จจริงที่ว่าประโยชน์ของการแปลงเอกสารแบบอนาล็อกเป็นดิจิทัลนั้นชัดเจนอย่างยิ่ง

แต่เราจะลดข้อเสียเปรียบในระยะสั้นได้อย่างไร?

รูปแบบที่แพงกว่าของการทำดิจิทัลคือการว่าจ้างบริษัทที่เชี่ยวชาญด้านนี้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ไฟล์และโฟลเดอร์จากคลังเอกสารจะถูกส่งไปยังบริษัทในฐานะสินค้าขนส่ง ซึ่งจะถูกแปลงเป็นดิจิทัลและส่งกลับ รูปแบบของข้อมูลที่ต้องการทำดิจิทัลได้รับการกำหนดไว้ล่วงหน้าแล้ว แต่จะให้ข้อมูลสำคัญขององค์กรออกหรือไม่? แม้แต่บริษัททั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บข้อมูลดิจิทัลจะรับประกันความลับในระดับสูงสุด แต่ก็ไม่มีข้อรับประกัน

เมื่อมีคำขอ บริษัทสามารถนำรถบรรทุกพร้อมเครื่องสแกนแบบกลองมาทำดิจิทัลโดยตรงที่สถานที่ ในลานจอดรถของอาคารสำนักงานของตนเอง อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้จะทำให้ค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างมาก บริการนอกสถานที่ที่มีราคาแพง ซึ่งอาจใช้เวลาหลายวันขึ้นอยู่กับขนาดของคลังเอกสาร ต้องชำระแยกต่างหาก

โชคดีสำหรับทุกบริษัท แม้ว่าคลังเอกสารจะต้องเป็นคลังเอกสาร แต่ข้อมูลที่มีอยู่ ไม่ว่าจะเป็นแบบอนาล็อกหรือดิจิทัล ไม่จำเป็นต้องพร้อมใช้งานทั้งหมดในเวลาเดียวกัน สิ่งนี้ช่วยให้บริษัทสามารถทำดิจิทัลตามหลักโลจิสติกส์ของเข้าหลังออกก่อน (LIFO) โดยเริ่มจากเอกสารอนาล็อกที่ได้รับล่าสุด

เหตุผลนั้นง่ายมาก

เอกสารในยุคปัจจุบันมักจำเป็นมากกว่าเอกสารระยะไกลในกระบวนการทำงานประจำวัน ดังนั้นคุณควรสแกนเอกสารเหล่านี้ก่อน ซึ่งจะช่วยเร่งกระบวนการทำงานเนื่องจากความพร้อมใช้งานที่ดีขึ้น ในกรณีที่ดีที่สุด ควรมีความสมดุลระหว่างความพยายามในการสแกน (การนำออกจากคลัง, การสแกน, การบันทึกแบบดิจิทัล, และการนำเอกสารแบบอนาล็อกกลับคืน) และการเร่งกระบวนการที่ทำได้ตอนนี้ เนื่องจากไม่ต้องไปที่คลังและสามารถทำกระบวนการทั้งหมดบนคอมพิวเตอร์ได้

ผลกระทบเชิงบวกอีกประการหนึ่งของแนวทางนี้คือ สามารถใช้ระยะเวลาการเก็บรักษาได้อย่างเหมาะสม เพื่อลดปริมาณคลังเอกสารแบบอนาล็อก และไม่สแกนไฟล์ที่มีระยะเวลาการเก็บรักษาหมดอายุในอีกหกเดือนข้างหน้า

สิ่งสำคัญคือต้องจัดเตรียมฮาร์ดแวร์หรือการเชื่อมต่อที่ง่าย และกำหนดขอบเขตของการสแกนภายในองค์กร!

จำนวนพนักงานฝ่ายบริหารในบริษัทหรือจำนวนงาน VDU ที่เกี่ยวข้องอาจแตกต่างกันอย่างมาก ดังนั้นจึงเป็นไปไม่ได้ที่จะบอกว่าควรมอบหมายให้พนักงานกี่คนทำงานสแกน โดยพิจารณาจากขนาดของบริษัท

อย่างน้อยที่สุด พนักงานแต่ละคนควรมีสิทธิ์เข้าถึงอุปกรณ์ที่มีฟังก์ชันสแกน โดยเฉพาะเครื่องสแกนเอกสารที่อนุญาตให้สแกนหลายหน้าและรองรับรูปแบบต่างๆ

ขอบเขตของการทำดิจิทัลในแต่ละขั้นตอนนั้นซับซ้อนไม่แพ้จำนวนผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เนื่องจากในระบบนี้ การทำดิจิทัลมักเกิดขึ้นเป็นผลพลอยได้ ตัวอย่างเช่น พนักงาน Z สามารถดำเนินการกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับบริษัท XYZ ได้ พร้อมกันนั้น สิ่งนี้อาจเป็นจุดเริ่มต้นในการสแกนไฟล์เอกสารแบบอนาล็อกทั้งหมดของบริษัท XYZ ให้เป็นดิจิทัล

อย่างไรก็ตาม ความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ยาวนานอาจแสดงออกผ่านไฟล์จำนวนมากอีกหลายชุด รูปแบบหนึ่งคือการสแกนเฉพาะส่วนของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลบ่อยที่สุด เช่น ใบแจ้งหนี้หรือใบส่งของ ด้วยซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม การทำดิจิทัลควบคู่ไปกับกระบวนการสามารถดำเนินการได้อย่างราบรื่น

คู่มือ 5 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จสูงสุด

คำแนะนำ

เราได้จัดทำคู่มือ 5 ขั้นตอนสู่การเปลี่ยนไปใช้ระบบไร้กระดาษและดิจิทัลสำหรับธุรกิจของคุณ โดยอธิบายแต่ละขั้นตอนและระยะเวลาที่ใช้ไว้ดังนี้:



พัฒนาซอฟต์แวร์ DMS เองหรือใช้โอเพนซอร์ส?

ผู้ประกอบการหรือผู้รับผิดชอบที่ต้องการสร้างความยากลำบากให้กับตนเองและพนักงานในเรื่องการดิจิทัล化 สามารถประกอบซอฟต์แวร์ขึ้นมาเองได้โดย:

โปรแกรมสำหรับรวบรวมข้อมูลจากกระบวนการสแกน

ซอฟต์แวร์ OCR สำหรับการรู้จำข้อความ

โปรแกรมฐานข้อมูล

ซอฟต์แวร์ค้นหา และอื่นๆ

ในที่สุด ทุกอย่างก็จะถูกเก็บไว้ในคลาวด์

สรุปสั้นๆ: คนรุ่นใหม่ทำการวิจัยโดยไม่มีเหตุผลหรือแบบแผน

ซอฟต์แวร์ใดเหมาะกับฉัน?

โครงสร้างซอฟต์แวร์ของบริษัทหลายแห่งสะท้อนถึงประวัติความเป็นมาของบริษัท ซึ่งเติบโตขึ้นอย่างช้าๆ มีความซับซ้อนจนมีพนักงานรุ่นเก่าไม่กี่คนที่เข้าใจได้

โซลูชันที่ดีกว่าคือซอฟต์แวร์ที่ดำเนินการกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่การสแกน การจัดเตรียม ไปจนถึงการจัดเก็บ พร้อมกันนั้นยังเปิดโอกาสให้เชื่อมต่อซอฟต์แวร์อื่นๆ ได้ ซอฟต์แวร์ที่มีเมนูนำทางที่เข้าใจง่าย ซึ่งในที่สุดจะมอบที่อยู่ให้กับเอกสารดิจิทัลของบริษัท โดยตอบสนองข้อกำหนดทั้งหมดด้านการจัดการข้อมูล การประมวลผล และความปลอดภัย

ฟังดูน่าสงสารนิดหน่อยใช่ไหม?

ใช่ แต่สิ่งเรียบง่ายและใช้งานได้จริงพร้อมความน่าประทับใจย่อมดีกว่าการถล่มทลายด้วยศัพท์เทคนิคทางไอทีที่ทำให้พนักงานเหงื่อตก

PaperOffice เหมาะสมอย่างยิ่งสำหรับการแปลงเอกสารเป็นดิจิทัล

เอกสารที่ถูกต้อง

DMS ย่อมาจากซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร มีวัตถุประสงค์เพื่อจัดการเอกสาร โดยเฉพาะเอกสารดิจิทัล ซึ่งรวมถึงการแปลงจากอนาล็อกเป็นดิจิทัล PaperOffice DMS เป็นซอฟต์แวร์ประเภทนี้ ขอบเขตฟังก์ชันการทำงานของมันโดดเด่นไม่แพ้กันกับการออกแบบเมนูนำทางที่ใช้งานง่าย ซึ่งต้องการการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อย คุณไม่จำเป็นต้องจ้างที่ปรึกษาที่มีราคาแพงมาให้บริการที่สถานที่ บทเรียนวิดีโออธิบายอย่างละเอียดเกี่ยวกับ PaperOffice DMS สามารถทำได้เช่นเดียวกันและถูกกว่ามาก หรือแม้แต่ฟรี

การสแกน, OCR, การจัดเก็บถาวรพร้อมการระบุคำสำคัญอัตโนมัติ, การรวมเอกสารที่ควบคุมด้วย AI, เครื่องมือค้นหาแบบบูรณาการ, ฟังก์ชันเวิร์กโฟลว์, การเข้ารหัส 1024 บิต, การผสานรวมโดยตรงกับ MS Office, การป้องกันแรนซัมแวร์, การสร้างเทมเพลตอัตโนมัติ, ฟังก์ชันประทับตรา, การจัดการงานและบันทึก

นี่คือฟังก์ชันสำคัญบางประการของ PaperOffice DMS และตามที่กล่าวไว้ คุณหรือพนักงานของคุณไม่จำเป็นต้องมีปริญญาสาขาไอที

ควรจัดเก็บเอกสารที่สแกนไว้ในสถานที่ที่ดีที่สุดที่ไหน?

เราแนะนำให้ลูกค้าจัดเก็บบันทึกข้อมูลที่แปลงเป็นดิจิทัลไว้ในฐานข้อมูลบนอุปกรณ์ NAS เช่น Synology หรือ QNAP หรือบนเซิร์ฟเวอร์เฉพาะทาง ด้วย PaperOffice Server ส่วนตัวของคุณ คุณจะได้รับความได้เปรียบทั้งหมดของคลาวด์พร้อมการปกป้องข้อมูลที่ยอดเยี่ยม และประหยัดเงินรวมถึงลดงานจำนวนมากในแต่ละเดือน



ด้วย PaperOffice Server คุณจะได้รับข้อดีทั้งหมดของโซลูชันคลาวด์ แต่มีความแตกต่างครั้งใหญ่เพียงอย่างเดียว: นั่นคือเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลเฉพาะของคุณเอง และไม่มีใครเข้าถึงมันนอกจากคุณ

ไม่ต้องการใช้เซิร์ฟเวอร์? ไม่มีปัญหา

ทำไม NAS จึงเหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสาร

NAS (Network Attached Storage) หรืออุปกรณ์จัดเก็บข้อมูลที่มีเครือข่ายเชื่อมต่อ รวมถึงซอฟต์แวร์ที่เข้ากันได้สำหรับ PaperOffice DMS และคลาวด์ภายใน พร้อมใช้งานแล้ว ปลอดภัยจากการสอดรู้สอดเห็นของรัฐและเอกชน และปลอดภัยจากความล้มเหลวของฮาร์ดดิสก์อีกด้วย เนื่องจากมีฟังก์ชันการสำรองข้อมูล

บทสรุปชั่วคราว 3/3

1. ติดต่อผู้ผลิตที่มีความรู้และซอฟต์แวร์ที่สอดคล้องกับ GOBD (และ GDPR)! 2. ไม่มีซอฟต์แวร์ DMS ใดที่เหมาะสมที่สุด ทุกๆ DMS มีเหตุผลในการใช้งาน และสุดท้ายผลิตภัณฑ์ต้องตรงกับวัตถุประสงค์ 3. ไม่ว่าจะเป็นเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง เซิร์ฟเวอร์เฉพาะของ PaperOffice ในศูนย์ข้อมูลของ Strato AG ในเบอร์ลิน (เยอรมนี) หรือ NAS - ห้ามบันทึกเอกสารของคุณบนคลาวด์ของบุคคลที่สามซึ่ง a) ไม่ได้ใช้แบบเฉพาะเจาะจง b) ไม่ได้อยู่ในประเทศที่ปลอดภัย c) คุณไม่สามารถส่งออกได้ด้วยการคลิกเดียว

คำแนะนำ

หากคุณปฏิบัติตามคำแนะนำและใช้ NAS สำหรับการเก็บเอกสารภายในองค์กรอย่างปลอดภัย - PaperOffice ไม่เพียงแต่สมบูรณ์แบบสำหรับเรื่องนี้ แต่ยังเป็นผู้จัดการเอกสาร (DMS) ทางการเพียงรายเดียวของผู้ผลิต NAS รายใหญ่ที่สุดในโลก - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:



ควรใช้สแกนเนอร์ใดสำหรับ DMS?

สำหรับการสแกนเอกสารที่เข้าเล่ม แนะนำให้ใช้สแกนเนอร์แบบป้อนกระดาษด้วยความละเอียดอย่างน้อย 300 dpi สแกนเนอร์ควรมีฟังก์ชันสแกนไปยังโฟลเดอร์ และไดรเวอร์ WIA/TWAIN เป็นตัวเลือก เราได้รับประสบการณ์ที่ดีกับ Fujitsu Scansnap ซึ่งทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือมาก

วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ดีที่สุดคืออะไร?

โดยทั่วไป เอกสารกระดาษควรสแกนในรูปแบบ PDF/A แล้วบันทึกไว้ในซอฟต์แวร์จัดการเอกสาร DMS - หรือโดยตรงหากซอฟต์แวร์รองรับหรือทำให้เป็นอัตโนมัติ เช่น ผ่านการตรวจสอบ

ฉันสามารถทิ้งเอกสารต้นฉบับได้หรือไม่?

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์ที่ดีที่มีการอัปเดตเป็นประจำและมีกลยุทธ์การสำรองข้อมูล คำตอบคือใช่สำหรับเอกสารที่ไม่สำคัญ ทุกสิ่งที่อาจต้องใช้อ้างอิงทางกฎหมายควรเก็บไว้ในรูปแบบต้นฉบับ ตัวอย่างเช่น PaperOffice DMS มีตัวเลือกในการจัดเก็บตำแหน่งที่เก็บไฟล์ต้นฉบับในคุณสมบัติของเอกสาร

• ประโยชน์ที่ได้รับคุ้มค่ากับความพยายามและค่าใช้จ่าย
  การทำงานแบบดิจิทัลและนำเอกสารเก่าเข้าสู่ยุคใหม่จะเป็นการลงทุนที่ดีที่สุดเพื่อประหยัดเวลา เงินทอง และความเครียดได้อย่างมากในอนาคต
• คุณต้องการผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้
  คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีในองค์กรเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อดีของการทำดิจิทัลทั้งหมด
  สิ่งที่คุณต้องการคือพันธมิตรที่เหมาะสมที่อยู่เคียงข้างคุณ ซึ่งด้วยความเชี่ยวชาญสามารถดำเนินการตามความต้องการของคุณได้อย่างแม่นยำ หลีกเลี่ยงการสร้างความกลัวและเลือกทดลองใช้งานจริงแทนที่จะเป็นนำเสนอ PowerPoint ที่ดูดีแต่ไม่ได้ทดสอบอย่างแท้จริง
• ฮาร์ดแวร์มักมีอยู่แล้ว
  ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเกือบทุกหน่วยงาน บริษัท และองค์กรมีเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ที่ไม่ได้ใช้ศักยภาพเต็มที่ อุปกรณ์เหล่านี้รองรับการสแกนจำนวนมาก ทนต่อคลิปหนีบกระดาษ และสามารถเป็นพื้นฐานสำหรับการเริ่มต้นทำดิจิทัลโดยไม่ต้องลงทุนซื้อสแกนเนอร์ใหม่
• ถูกกว่าที่คาดไว้เมื่อใช้ DMS ที่เหมาะสม
  หลีกเลี่ยงกับดักต้นทุนจากระบบ DMS/ECM ที่ทำให้คุณตกอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ผลิตโดยสิ้นเชิง อย่าประนีประนอมในส่วนของตัวเลือกการบริหารจัดการของคุณเอง เช่น การสอนระบบด้วยเอกสารและการตั้งค่าด้วยตนเอง หากคุณต้องการความช่วยเหลือ ผู้ผลิตยินดีที่จะช่วยเหลือ แต่จงรักษาความเป็นอิสระไว้
• การทำงานอัตโนมัติแบบดิจิทัลคืออนาคต
  ขั้นตอนต่างๆ จะเหมือนกันทั้งหมดในอนาคต แต่จะทำงานอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์
  มีใบแจ้งหนี้เข้ามา? กระบวนการทำงานจะถูกกระตุ้นและทุกอย่างจะดำเนินไปตามที่กำหนด
  ค้นหาใน 1,000 โฟลเดอร์? ไม่มีปัญหา เพราะคุณมี Google ของคุณเอง!

ด้วยกลยุทธ์ที่ถูกต้อง การเปลี่ยนจากคลังเอกสารแบบอนาล็อกเป็นดิจิทัลจะไม่เป็นกระบวนการที่มีค่าใช้จ่ายสูง ผู้ประกอบการทุกคนต้องตระหนักว่าขั้นตอนนี้เป็นสิ่งที่ต้องทำในสักวันหนึ่ง ทำวันนี้ดีกว่าทำพรุ่งนี้

ดังที่แสดงที่นี่ ด้วยเครื่องมือที่เหมาะสม การเปลี่ยนแปลงสามารถนำไปสู่การคืนทุนจากการลงทุนอย่างรวดเร็ว และลดต้นทุนและเวลาที่ต้องใช้สำหรับกระบวนการในอนาคตได้อย่างมีนัยสำคัญ

การเปลี่ยนแปลงจำเป็นต้องเกิดขึ้นเท่านั้น
ทีม PaperOffice ยินดีแบ่งปันประสบการณ์กว่า 20 ปี และปกป้องคุณจากความผิดพลาด!