גרסאות: ביצוע נכון של ארכיון מסמכים עמיד לבדיקה. כך זה עובד!

מהו התפקיד שמשחקת הגרסה במערכת ניהול המסמכים DMS?

פונקציות מתחום ניהול הגרסאות ממלאות תפקיד חשוב עבור משתמשים רבים בתוכנות DMS. גלו עוד על היתרונות כאן.

המונח 'ניהול גרסאות' אינו זר במערכת ניהול מסמכים (DMS). הצורך בשימוש במערכת ניהול מסמכים בעלת בקרת גרסאות עקבית עם GoBD וגרסאות חסינות לבדיקה הופך לברור יותר ויותר.

כי מי לא מכיר את המקרה הזה? חוזה מעובד מספר פעמים - שינוי כאן, הערה שם, השוואת פריטים, סך כל השינויים והסכמה בסוף. כל שינוי בודד נשמר מקומית במחשב לגיבוי ונשלח לבדיקה נוספת.

ועכשיו, אם העמית לא נוכח או שהלקוח מתקשר ושואל לערוך את הגרסה 'XYZ' מלפני חודש, הכל נתקע.

תוצאת הדבר היא כאוס גרסאות ורדנדנטיות.

בנקודה זו לפחות, כדאי לחשוב על ניהול גרסאות או ניהול מסמכים.

PaperOffice DMS כוללת ניהול גרסאות אוטומטי של מסמכים ובקרת גרסאות מקיפה. לא משנה האם אתה מסיר דפים עם PaperOffice, מסובב אותם או מכסה אזורים - הכל מנוהל בגרסאות חסינות לבדיקה לפי GoBD לאחסון מושלם.

יתרונות של תוכנת DMS

הכיוון המרכזי של תוכנת DMS מוביל למגוון יתרונות לחברה. לדוגמה, הוא מבטיח שכל העובדים עובדים עם אותם נתונים נכונים.

בנוסף, נמנעים מקטעי מדיה, כך שזרימת מידע רציפה אפשרית במסגרת תהליכי עבודה.

דבר זה הופך גם את תחזוקת נתונים כפולה למיותרת, כך שטעויות העברה נמנעות, מה שמשפיע באופן חיובי על איכות הנתונים המנוהלים.

חברות רבות, במיוחד קטנות ובינוניות (SMEs), רואות בכך מכשול לאבטחת מידע ולכן תומכות בשימוש במערכת ניהול מסמכים, DMS בקיצור, כזו של PaperOffice.

פתרון

בthanks ל-PaperOffice DMS ולמודול המובנה לניהול גרסאות VersionControl, תמיד יש לך שליטה מלאה על המסמכים שלך ועל השינויים בהם.

מהי גרסאות?

בקצרה: גרסאות הופכת את כל השינויים במסמכים למעקב.

המונח גרסאות קל מאוד להסביר: ברובו, זהו הפונקציונליות המשמשת לתיעוד שינויים במסמכים או בקבצים.

בדרך זו, כל שינוי במסמך מוכר ונשמר כעותק צל כגרסה חדשה של המסמך.

עם כל שינוי במסמך, נשמרת גרסה "חדשה יותר" של המסמך בארכיון מתאים. התיעוד הופך את השינויים לשקופים ומעקבים בכל עת.

בנקודה זו, הצופה הבא יודע מתי מסמך שונה על ידי איזה עורך. זה נותן לך סקירה של מחזור החיים המלא של המסמך.

ניהול גרסאות יכול להתבצע באופן אוטומטי או ידני.

אבל מה ההבדל? זה וכל שיטות ניהול הגרסאות ש-PaperOffice DMS תומך בהן מוסברות בפירוט ב-מדריך סדנת העבודה שלנו.

מהם סוגי ניהול הגרסאות?

ניהול גרסאות אוטומטי

בניהול גרסאות אוטומטי, PaperOffice מזהה באופן עצמאי שמסמך שונה. זה יכול להתבצע עם מסמך Word או, הודות למודול WorkBench המובנה, עם מסמך PDF.
עותק עדכני של המסמך השתנה נוצר באופן אוטומטי על ידי PaperOffice לאחר העיבוד ואחסון באגן המסמכים "מסמכים בהתקדמות". הגרסה לא מתעדכנת עד שתלחץ על עצור עריכה.
זה מבטיח שמסמכים לא ייכתבו מעל ברשת. כי כל עוד אתה עובד על מסמך, הוא נמצא באגן המסמכים שכבר צוין.

לאחר שהגרסה "החדשה יותר" של המסמך הועלתה, PaperOffice מעדכן את תמונת התצוגה המקדימה ומבצע שוב את ההכרה בטקסט של המסמך. הגרסה הקודמת נשארת זמינה וניתן לגשת אליה.

ניהול גרסאות ידני

ניהול גרסאות ידני אידיאלי כאשר מסמכים מודפסים וחתימה ידנית, למשל, ואז צריך לסרוק כגרסה חדשה.

בגרסה ידנית, תהליך הגרסאות מופעל באופן ידני על ידי המשתמש.

טיפ

בנושא "גרסה בטוחה לביקורת ועמידה בהנחיות GoBD לגרסת מסמכים עם ניהול מסמכי PaperOffice", קיים סרטון ביוטיוב שמסביר תהליך זה בצורה מובנת:

PaperOffice משתמשת ב-AI המובנה כדי לזהות כי המסמך הוא קיים ומציעה לארכב את הסריקה החדשה כגרסה של מסמך קיים. או, אם המסמך שונה במראה ולא מזוהה על ידי ה-AI, ניתן לארכב אותו ידנית כגרסה חדשה למסמך קיים.

יתרונות השימוש ב-DMS לניהול גרסאות

ארכיון מאוחד

ברגע שמסמכים מאורכבים ב-PaperOffice, הגרסה המובטחת מבטיחה שכפולים רבים לא יישמרו כקבצים נפרדים. במקום זאת, הגרסאות השונות של מסמך נמצאות בקובץ אחד.

עמידה בבטיחות ביקורת ועמידה בהנחיות GoBD

גרסת מסמכים מבטיחה עמידה בבטיחות ביקורת ועמידה בהנחיות GoBD.

כדי להבטיח בטיחות ביקורת, כל פרט של שינוי במסמכים ובקבצים חייב להיות ניתן לעקוב בצורה ברורה. יש לוודא שרק עובדים מורשים יכולים לבצע שינוי כזה. אך חשוב לא פחות לדעת בעוד שנים אילו עובדים שינו מה ומה.

מבנה תחרות

PaperOffice היא לא רק מערכת ניהול מסמכים, אלא משמשת כאפליקציית שיתוף פעולה מקיפה. זה לא רק מספק כלי עבודה מתקדמים, חותמות וכלי משימות, אלא גם מקל על עבודה על מסמכים כחלק מתהליך העבודה.

בזכות בקרת גרסאות, כל משתמש יודע מתי וכיצד מסמך שונה ומי ביצע את השינוי. אם משתמש עורך מסמך, הוא ננעל עבור משתמשים אחרים ועריכה בו-זמנית אינה אפשרית.

בהקשר לנקודה האחרונה, תהליך ה-Check-out וה-Check-in המתאים מווסת את שיתוף הפעולה על מסמך ומסדיר הרשאות גישה. עם פונקציית ה-Check-out, העורך חוסם זמנית את המסמך.

ב-Check-in הבא, העורך הראשון יוצר את המסמך המתוקן כגרסה חדשה. נעילת העריכה שהוטלה מוסרת.

אבטחה ועמידה בתקנים משפטיים רבים ובהתאמה

הדבר החשוב ביותר בגרסאות הוא, כמובן, שכל הדרישות המשפטיות וההיבטים של התאמה, שהופכים לחשובים יותר ויותר, נשמרים בצורה מוכחת. כי כל שינוי במסמך ניתן לעקוב אחריו - עד למשתמש שביצע אותו.

בחירת תוכנת DMS הנכונה לגרסאות

לסיכום, ברור כי ניהול גרסאות המופעל על ידי DMS מציע יתרונות רבים.

הדבר הטוב ביותר בגרסאות הוא, עם זאת, שחברות יכולות לאוטומציה את יצירה, סקירה והפצה של מסמכי עסקים חשובים.

ניהול המסמכים של PaperOffice מאפשר למגוון רחב של חברות להשיג ביטחון בדיקת רואי. חשוב להיות מסוגלים להבין את כל השינויים במסמכי העסק במהירות ובכל עת.

התחלה קלה יותר ממה שאתם חושבים.

האם אתם עדיין מודאגים מכך שלא תצליחו? קראו מקרי בוחן של לקוחותינו על שילוב PaperOffice בחיי העסק שלכם והתרשמו מעצמכם מפשטות הדברים, או פשוט הגישו בקשה להתקנת ניסיון.

למי מתאים משרד ללא ניירות?

התשובה המהירה והקלה לשאלה זו היא: לכל חברה. כל תחומי העסק וגודליהם נהנים ממשרד ללא ניירות, מעסקים קטנים ובינוניים וסטארט-אפים ועד לחברות גדולות. עם זאת, המעבר בעל ערך מיוחד לעסקים קטנים ובינוניים:הפחתת מאמץ העיבוד והעלויות משחררת את התקציב הנדרש למניעי צמיחה נוספים.

האם אוכל להשתמש בספק DMS מבוסס ענן עבור המשרד ללא ניירות שלי?

לא. גורם נוסף שעלה על שפת כולם מאז תחילת היישום של GDPR ב-2018 לפחות הוא הגנת הנתונים. פתרונות DMS ותוכנות DMS משמשים לעיבוד, ניהול ואחסון מסמכים שלעיתים קרובות מכילים נתונים אישיים רגישים. במקרה של הפרות של GDPR, המחוקק מחייב קנסות גבוהים.

• היתרונות מצדיקים את המאמץ והעלויות
  לעבוד דיגיטלית ולהביא מסמכים ישנים לעידן החדש יהיה ההשקעה הטובה ביותר כדי לחסוך כמות עצומה של זמן, כסף ועצבים בעתיד.
• אתה צריך מישהו שיודע
  אתה לא צריך איש IT משלך כדי ליהנות מכל היתרונות של המיזוג הדיגיטלי.
  מה שאתה צריך הוא השותף הנכון לצידך, שיודע לממש בדיוק את מה שאתה צריך בזכות ניסיונו. הימנע מפחדנות ובחר במיקומי בדיקה במקום מצגות פאוורפואנט מרשימות ללא בדיקה אמיתית.
• החומרה לרוב כבר קיימת
  ניסיון מראה שכמעט כל מפעל, חברה וארגון מחזיק מכונת צילום גדולה שאינה מנצלת את הפוטנציאל שלה. מכשירים אלו אוהבים סריקות המוניות, עמידים בקליפסים ויכולים לשמש בסיס להתחלה דיגיטלית ללא השקעה בסורק.
• זול יותר ממה שציפית עם מערכת DMS מתאימה
  הימנע ממלכודות עלויות במערכות DMS/ECM שבהן אתה נתון לחסדי היצרנים. אל תתפשר כאשר מדובר באפשרויות הניהול העצמי שלך, כמו הכשרת מסמכים ועריכת הגדרות בעצמך. אם אתה זקוק לעזרה, היצרן ישמח לעזור לך, אך שמור על עצמאות.
• אוטומציה דיגיטלית היא העתיד
  הליכים יהיו זהים לחלוטין בעתיד, אך מאוטים לחלוטין.
  חשבונית נכנסת? תהליך העבודה מופעל והכל מתקדם בדרך המוגדרת.
  לחפש בכל 1000 התיקיות? אין בעיה, כי יש לך את Google שלך!