he
במאמר הבא נראה לך כיצד תוכל להגביר את היעילות התפעולית שלך, להפחית טעויות אנוש על ידי דיוק גבוה יותר, להוריד את ההוצאות הנוכחיות שלך, למקסם את שטח המשרד שלך, לשמר את שלמות הנתונים ולשפר את אבטחת הנתונים.
אנו מפרטים את היתרונות של מערכת ניהול מסמכים של PaperOffice, וכיצד באמצעות שימוש ב-DMS תוכל להוריד את ההוצאות שלך עד 92% באופן מובטח.
בנוסף נסביר לך מה הם ביטויים רגולריים (Regex) ונפרט בחלק השני של מאמר זה דוגמאות ספציפיות לשימוש ב-REGEX.
תלמד כיצד אלה יכולים לעזור לך לחלץ את הנתונים הנדרשים במהירות, ביעילות וללא הזנה ידנית של נתונים אלה מתוך המסמכים שלך.
טכנולוגיה עם שלוש אותיות קסומות - OCR
מה בעצם אומר OCR ולמה זה משמש?
זיהוי טקסט אופטי (OCR) משמש כיום לעיתים קרובות כדי לחלץ מידע ממסמכים שונים, כגון קבלות, כדי להמיר מסמכי נייר פיזיים לדיגיטליים ולייעל את זרימת העבודה של ניהול המסמכים.
שימוש בזיהוי טקסט OCR מספק לחברות יתרון עצום, מכיוון שהוא יכול לתרום לאוטומציה של עיבוד מסמכים, תהליך שממלא תפקיד חשוב בכל ענף.
OCR, קיצור של המונח "Optical Character Recognition", מאפשר למוצר תוכנה לזהות טקסט מתמונה דיגיטלית ולחלץ אותו. זה חיוני למשל לקריאה וניתוח של מסמכים סרוקים.
אבל גם אם OCR של קבלות הוא שימושי כאשר עסקים עוסקים בערימות קבלות מדי יום, סורק קבלות של OCR לבדו לא מספיק כדי להשיג תוצאות מדוייקות מספיק.
לשם כך יש להשתמש במערכת ניהול מסמכים שמביאה איתה פונקציית OCR נרחבת כברירת מחדל, כמו PaperOffice DMS.
PaperOffice מבצע זיהוי טקסט OCR לכל מסמך, מתייג את כל תוכן הטקסט ומספק לך את כלי החיפוש של מערכת ניהול המסמכים החזקה ביותר בעולם באמצעות החיפוש המורחב המשולב. ללא מאמץ!
יתרונות הדיגיטציה
כמעט כל מי שעוסק בהורדת עלויות בחברה בוודאי נתקל במונח "דיגיטציה".
באופן רגיל, כל הקבלות בחברה נשמרות במקום אחד. רק לאחר כמה ימים מתחילים לטפל במסמכים. כדי לדגט אותם ידנית, יש לחפש את המידע הרלוונטי, להזין אותו לטבלה, לוודא שההזנות נכונות, להמשיך עם הבאות, עד שדיגטת לבסוף ערימות של חשבוניות ומסמכים אחרים.
ייתכן אפילו שתצטרך לבצע שלב נוסף כדי לטעון את הטבלה למערכות שונות לצרכים תפעוליים או חשבונאיים.
נשמע נורא, נכון?
עם מערכת ניהול מסמכים שמביאה איתה זיהוי טקסט אוטומטי, תוכל לקצר את התהליך משעות או אפילו ימים לכמה דקות בלבד.
לאחר הגדרת התבנית ושדות הנתונים הספציפיים הרצויים, המידע נלכד ממסמכים בודדים או מערימות מסמכים.
מידע קבלות נרחב נשמר בהתאם, המסמך מתויג וניתן, בזכות המידע שנקלט, לקשר אותו באופן אוטומטי, אם יש צורך, ליצירת קשר מאוחרת.
כל מה שעליך לעשות הוא לדגט את הקבצים, אם באופן סריקה או מהתחלה באופן דיגיטלי, כמו למשל שנשלח אליך במייל ולשמור אותם ב-PaperOffice.
מערכת ניהול המסמכים תטפל בשאר עבורך.
טיפ
בנושא "10 היתרונות החשובים ביותר של דיגיטציה של מסמכי נייר" יש מאמר מיוחד:
צמצום טעויות אנוש על ידי דיוק גבוה יותר
ביצוע משימות חוזרות ונשנות, כמו הזנת נתונים ידנית, יכול להיות די משעמם וישפיע על איכות הנתונים שלך כאשר העובדים מתעייפים או מוסחים, ושוכחים או מבלבלים את כל המספרים והמילים.
בנוסף, גורם "הגישה וזכויות המשתמש" מהווה גם הוא מעגל מוגבל, משום שלא לכל העובדים שלך יש הזכות להיכנס לנתוני החברה שלך ולמידע.
עבור תוכנה שכוללת זיהוי טקסט אוטומטי, זה אף פעם לא קשה להישאר מרוכזת, והיא יכולה לזהות את הטקסטים, לראות נתונים רגישים, לחלץ אותם ולארגן את הפלטים בדיוק גבוה מבלי לנדב את סודות החברה.
במיוחד בתקופות הקשות הנוכחיות, חשוב מאוד לכל החברות לחזק את הכושר התחרותי של החברה על ידי כך שהן הופכות להיות ללא נייר או דיגיטליות ודואגות שהעובדים יוכלו לעבוד מהבית במשרד הביתי. בסופו של דבר, החברה חייבת לעמוד בקצב עם הזמן הדיגיטלי ולהגשים את הדרך למשרד ללא ניירות.
להפחית עלויות ולהגדיל את שטח המשרד
הזנת נתונים ידנית יכולה להיות מאוד אינטנסיבית והככל שצריך לעבד יותר קבלות, כך עלויות העובדים שלך יגדלו. בנוסף, עלולות להיווצר עלויות נוספות הקשורות לאי דיוקי נתונים שנגרמו על ידי טעויות אנוש.
באמצעות עיבוד אוטומטי וקריאת נתונים עם בינה מלאכותית (AI), מערכת ניהול מסמכים, כמו PaperOffice DMS, יכולה לעזור לך להוריד את העלויות הללו ולשחרר שטח במשרד, משום שלא תצטרך להעסיק עובדים נוספים כדי לדיגיטציה של קבלות ידנית או לאחסן ערמות של קבלות במשרד שלך.
שמור על תוקף הנתונים ושפר את אבטחת הנתונים.
למרות שגם קבצים דיגיטליים וגם מסמכי נייר פיזיים יכולים לאבד או להיפגע כתוצאה מסכנות פיזיות, סביבתיות או טכנולוגיות, רוב החברות עדיין משקיעות זמן באחסון הכל בארכיון הפיזי והשימוש במקומות אחסון מקומיים או אחסון בענן עבור מסמכים דיגיטליים.
טיפ
בנושא אחסון בענן ולמה אנו לא ממליצים על שיטת אחסון זו, יש מאמר מיוחד:
בזכות PaperOffice כל המסמכים שלך יישמרו ישירות בשרת הבסיסי שלך ויתנו לך שליטה מלאה ומגוברת על כל הנתונים. אינך צריך להקים שרת, כי PaperOffice דואג לכל הצעדים הנוספים לאחר ההתקנה.
או תשתמש ב-NAS של Synology או QNAP שלך ונהל את כל הקבלות שלך במכשיר ה-NAS שלך! אנו מציגים בפניך 7 אמצעים כיצד לנצל את המקסימום מה-Synology NAS שלך, כאן תוכל לדעת פרטים נוספים.
חובה לוודא אבטחת גיבוי
בנוסף, אבטחת הנתונים וניהול הגישה הופכים קלים יותר ברגע שהקבלות דיגיטליות באמצעות PaperOffice, שכן הנתונים מוצפנים ברמת אבטחה גבוהה וכן מאובטחים בארכיון בתוך המסד נתונים שלך, עליהם אף אחד אחר לא יכול לגשת מלבדך.
PaperOffice מבצע אוטומטית גרסה של כל מסמך ששונה, יוצר עותק צליל ושומר אותו בנפרד כדי שתמיד תוכל לפתוח את הגרסה הרצויה שוב.
אנו מתארים לך איך להבטיח את הגרסאות של המסמכים וניהול הארכיון לפי התקנות.
טיפ
בנושא "אבטחת גרסאות ועמידה בתקן GoBD עם ניהול מסמכים PaperOffice" יש גם סרטון ב-YouTube שמסביר את התהליך בצורה מובנת:
מהם האתגרים בעת דיגיטציה של קבלות עם OCR?
בעת חילוץ נתונים עם זיהוי טקסט OCR יש מספר אתגרים שיש לקחת בחשבון. פריסת החשבוניות משתנה מאוד, שכן כל חברה יש לה את הפורמט המיוחד שלה.
כדי שהקבלות שלך יקראו בצורה מדויקת, ל-PaperOffice יש זיהוי מסמכים אוטומטי עם בינה מלאכותית (AI) שנקראת PIA.
PIA משתמש באלגוריתמים מיוחדים וכן בטכנולוגיות זיהוי.
PIA כולל מילון משולב מקיף, שמזהה ומעדכן באופן אוטומטי מונחים שזוהו בצורה לא נכונה ומחליף אותם במונחים נכונים. תוכל תמיד להיות בטוח שזיהוי הטקסט הנכון התבצע עבור המסמך שלך.
קריאה של מידע מסמכים רלוונטי
תוכן מסמכים רלוונטיים כמו תאריך, סכומים, סוגי מסמכים, מילות מפתח ונתוני קבלה מזוהים באיטיליגנטיות, נשלפים ומשומשים לתיוג. בנוסף, מחפשים נתוני מסמכים רלוונטיים כמו סכום נטו, סכום ברוטו, שיעור מע"מ ומטבע מסמך ואז שולפים. הזיהוי האיטיליגנטי הזה של הנתונים מתבצע ב PaperOffice באופן אוטומטי לגמרי.
אבל למרבה הצער ישנם מספר גורמים במהלך תהליך הסריקה של הנמצאים בפורמט נייר שיכולים לפגוע באיכות התמונה כמו לדוגמה, יישור, קפלים, גדלי גופנים, בהירות, טקסטים בכתב יד ועוד. זה משפיע על איכות זיהוי הטקסט כמו גם הנתונים הנשלפים. כך יכול לקרות שתבניות מסמכים נשמרות כבר לא מזוהות או שתוכן מסמכים לא מושם נכון.
כאן נכנסים ביטויים רגולריים לשימוש.
ביטויים רגולריים (Regex) הם דרך נהדרת לחפש ערכים מדויקים בטקסט.
איך אתם יכולים להשיג את הביטויים הרגולריים בעזרת דוגמאות מפורשות, אנחנו מסבירים בחלק השני של המאמר.
להתחיל זה קל יותר ממה שאתם חושבים.
האם עדיין יש לכם ספקות שאתם לא תצליחו? קראו מחקרי מקרה של הלקוחות שלנו על אינטגרציית PaperOffice בחיי העסקים שלכם וראו בעצמכם את הקלות או בקשו פשוט התקנה נסיונית.
למי מתאים משרד ללא נייר?
התשובה המהירה והפשוטה לשאלה הזו היא: לכל חברה. משרד ללא נייר מתאים לכל תעשייה ולכל גודל של חברה, מחברות קטנות-בינוניות ועד סטארט-אפים וחברות גדולות. עם זאת, השינוי כדאי במיוחד לחברות קטנות ובינוניות: באמצעות ההפחתה בעומסי עבודה ועלויות משתחרר תקציב נדרש לאמצעי צמיחה נוספים.
האם אני יכול להשתמש בספק DMS מבוסס ענן עבור המשרד ללא נייר בארגון שלי?
לא. גורם נוסף שהפך למרכזי מאז כניסת ה-DSGVO לתוקף בשנת 2018 הוא הגנת המידע. פתרונות DMS ותוכנות DMS משמשות לעיבוד, ניהול ואחסון מסמכים, הכוללים לעיתים קרובות נתונים רגישים ואישיים. בגין הפרות של ה-DSGVO קובע מחוקק עונשים כבדים.
- היתרונות מצדיקים את המאמץ והעלויות
לעבוד בצורה דיגיטלית ולהביא מסמכים ישנים לעידן החדש תהיה ההשקעה המרכזית הטובה ביותר כדי לחסוך בעתיד בצורה בלתי רגילה בזמן, כסף ועצבים. - אתם צריכים מישהו שמכיר את הנושא
אינכם זקוקים למומחה IT כדי לנצל את כל היתרונות של הדיגיטליזציה.
מה שאתם צריכים הוא שותף נכון בצידך, שיכול ליישם בדיוק את מה שאתם צריכים מתוך ניסיונו. הימנעו ממישהו שמפיץ פאניקה ובחרו בניסויים מעשיים במקום מצגות PowerPoint מרשימות מבלי באמת לבדוק. - החומרה לרוב כבר קיימת
לפי ניסיון, כמעט לכל עסק, חברה וארגון יש מכונת צילום מרכזית שלא מנצלת את יכולותיה. מכשירים אלה אוהבים סריקות בהיקף רחב, סובלנים לעניין של סיכות נייר ויכולים להיות הבסיס להתחלה דיגיטלית ללא השקעה בסורק. - זול יותר ממה שציפיתם עם DMS נכון
הימנעו ממלכודות עלויות עם מערכות DMS / ECM שבהן אתם לחלוטין נתונים ליצרן. אל תעשו פשרות בכל הנוגע לאפשרויות ניהול עצמי כמו למשל לימוד מסמכים בעצמכם והגדרות. אם תזדקקו לעזרה, היצרן ישמח לעזור לכם, אבל הישארו עצמאיים ובלתי תלויים. - האוטומציה הדיגיטלית היא העתיד
התהליכים בעתיד יהיו זהים לחלוטין, אך אוטומטיים במלואם.
החשבונית הגיעה? ה-Workflow מופעל וכל דבר הולך בדרכו המתוכננת פעם אחת.
לסרוק את כל אלף התיקיות? אין בעיה, יש לכם את ה-Google שלכם!
