การควบคุมเวอร์ชัน: ดำเนินการจัดเก็บเอกสารที่ตรวจสอบได้ถูกต้อง นี่คือวิธีการทำงาน!

บทบาทของการควบคุมเวอร์ชันในระบบจัดการเอกสาร (DMS) คืออะไร?

ฟังก์ชันการทำงานในด้านการควบคุมเวอร์ชันมีบทบาทสำคัญสำหรับผู้ใช้ซอฟต์แวร์ DMS จำนวนมาก พบกับประโยชน์เพิ่มเติมได้ที่นี่

คำว่า 'การควบคุมเวอร์ชัน' ไม่ใช่เรื่องแปลกในระบบจัดการเอกสาร (DMS) ความจำเป็นในการใช้ระบบจัดการเอกสารที่มีการควบคุมเวอร์ชันที่สอดคล้องกับมาตรฐาน GoBD และมีการบันทึกเวอร์ชันที่ตรวจสอบได้กำลังชัดเจนขึ้นเรื่อยๆ

เพราะใครบ้างจะไม่เคยเจอกรณีแบบนี้? สัญญาหนึ่งฉบับถูกดำเนินการหลายครั้ง มีการแก้ไขจุดหนึ่ง เพิ่มความคิดเห็นอีกจุดหนึ่ง เปรียบเทียบตำแหน่ง สรุปการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด และตกลงกันในที่สุด การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งจะถูกบันทึกไว้ภายในเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อสำรองข้อมูลและส่งไปทดสอบเพิ่มเติม

แต่ถ้าเพื่อนร่วมงานไม่อยู่ หรือลูกค้าโทรมาขอแก้ไขเวอร์ชัน 'XYZ' ของเดือนที่แล้ว ทุกอย่างก็จะต้องหยุดชะงัก

ผลลัพธ์ที่ได้คือความวุ่นวายของเวอร์ชันและความซ้ำซ้อน

ถึงจุดนี้แล้ว ถึงเวลาแล้วที่ต้องพิจารณาเรื่องการควบคุมหรือการจัดการเวอร์ชันของเอกสาร

PaperOffice DMS มีระบบควบคุมเวอร์ชันเอกสารอัตโนมัติและการจัดการเวอร์ชันที่ครอบคลุม ไม่ว่าจะเป็นการลบหน้า หมุนหน้า หรือบดบังพื้นที่ด้วย PaperOffice ทุกอย่างจะถูกบันทึกเวอร์ชันอย่างตรวจสอบได้ตามมาตรฐาน GOBD เพื่อการจัดเก็บที่สมบูรณ์แบบ

ข้อดีของซอฟต์แวร์ DMS

การวางแนวศูนย์กลางของซอฟต์แวร์ DMS นำมาซึ่งข้อได้เปรียบต่างๆ สำหรับบริษัท ตัวอย่างเช่น มันช่วยให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนทำงานกับข้อมูลเดียวกันที่ถูกต้อง

นอกจากนี้ ยังหลีกเลี่ยงช่องว่างของสื่อ ทำให้สามารถไหลลื่นของข้อมูลภายในกรอบของเวิร์กโฟลว์ได้

สิ่งนี้ยังทำให้การบำรุงรักษาข้อมูลซ้ำซ้อนหมดไป จึงหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการส่งผ่าน ซึ่งส่งผลดีต่อคุณภาพของข้อมูลที่จัดการ

บริษัทจำนวนมาก โดยเฉพาะ SMEs มองว่านี่เป็นอุปสรรคต่อความปลอดภัยของข้อมูล และดังนั้นจึงสนับสนุนการใช้ระบบจัดการเอกสาร DMS ย่อ เช่น ของ PaperOffice

โซลูชัน

ด้วย PaperOffice DMS และโมดูลที่ผสานรวมสำหรับการจัดการเวอร์ชัน VersionControl คุณมีควบคุมเอกสารและการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคุณเสมอ

เวอร์ชันคืออะไร?

โดยย่อ: เวอร์ชันทำให้การเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดสามารถติดตามได้

คำว่าการทำเวอร์ชันอธิบายได้ง่ายมาก: โดยทั่วไปแล้ว มันคือฟังก์ชันที่ใช้เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงของเอกสารหรือไฟล์

ด้วยวิธีนี้ การเปลี่ยนแปลงเอกสารทุกชิ้นจะถูกจดจำและบันทึกเป็นสำเนาเงาเป็นเวอร์ชันใหม่ของเอกสาร

ด้วยการเปลี่ยนแปลงเอกสารทุกครั้ง เวอร์ชัน "ใหม่กว่า" ของเอกสารจะถูกเก็บในคลังข้อมูลที่เกี่ยวข้อง การบันทึกทำให้การเปลี่ยนแปลงโปร่งใสและติดตามได้ทุกเวลา

ณ จุดนี้ ผู้ชมคนถัดไปจะทราบว่าเอกสารถูกแก้ไขโดยผู้แก้ไขคนใดเมื่อใด สิ่งนี้ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของวงจรชีวิตเอกสารทั้งหมด

การทำเวอร์ชันสามารถทำได้ทั้งแบบอัตโนมัติและแบบแมนนวล

แต่ความแตกต่างคืออะไร? วิธีทำเวอร์ชันทั้งหมดที่ PaperOffice DMS รองรับ รวมถึงวิธีนี้ อธิบายไว้โดยละเอียดใน บทช่วยสอนเวิร์กช็อปของเรา.

มีประเภทการทำเวอร์ชันอะไรบ้าง?

การทำเวอร์ชันอัตโนมัติ

ด้วยการทำเวอร์ชันอัตโนมัติ PaperOffice จะตรวจจับได้เองว่ามีการแก้ไขเอกสาร ซึ่งสามารถทำได้กับเอกสาร Word หรือ ด้วยโมดูล WorkBench ที่ผสานรวม สามารถทำได้กับเอกสาร PDF
สำเนาปัจจุบันของเอกสารที่แก้ไขจะถูกสร้างโดย PaperOffice โดยอัตโนมัติหลังจากการประมวลผล และจัดเก็บในพูลเอกสาร "Documents in progress" เวอร์ชันจะไม่ได้รับการอัปเดตจนกว่าคุณจะคลิกหยุดแก้ไข
สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจว่าเอกสารจะไม่ถูกเขียนทับในเครือข่าย เพราะตราบใดที่คุณกำลังทำงานกับเอกสาร เอกสารนั้นจะอยู่ในพูลเอกสารที่กล่าวถึงแล้ว

หลังจากที่เวอร์ชัน "ใหม่กว่า" ของเอกสารถูกตรวจสอบเข้า PaperOffice จะอัปเดตภาพตัวอย่างและทำการรู้จำข้อความของเอกสารอีกครั้ง เวอร์ชันก่อนหน้ายังคงสามารถเข้าถึงได้

การทำเวอร์ชันแบบแมนนวล

การทำเวอร์ชันแบบแมนนวลเหมาะสำหรับกรณีเอกสารถูกพิมพ์ออกและลงนามด้วยมือ จากนั้นต้องสแกนเป็นเวอร์ชันใหม่

ในการเวอร์ชันแมนนวล กระบวนการเวอร์ชันจะถูกกระตุ้นโดยผู้ใช้ด้วยตนเอง

เคล็ดลับ

ในหัวข้อ "การเก็บรักษาเอกสารแบบป้องกันการแก้ไขและสอดคล้องกับมาตรฐาน GoBD ด้วยระบบจัดการเอกสาร PaperOffice" มีวิดีโอบน YouTube ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย: there is a video on YouTube which explains this process in an understandable way:

PaperOffice ใช้ AI ในตัวเพื่อระบุว่าเอกสารนี้เป็นเอกสารที่มีอยู่แล้ว และแนะนำให้อัปเดตสแกนใหม่เป็นเวอร์ชันของเอกสารเดิม หรือหากเอกสารมีลักษณะแตกต่างและไม่ถูกตรวจจับโดย AI ก็สามารถอัปเดตด้วยตนเองเป็นเวอร์ชันใหม่สำหรับเอกสารเดิมได้

ข้อดีของการใช้ DMS สำหรับการจัดการเวอร์ชัน

การจัดเก็บแบบรวมศูนย์

เมื่อมีการจัดเก็บบันทึกใน PaperOffice ระบบเวอร์ชันในตัวจะช่วยให้มั่นใจว่าสำเนาจำนวนมากจะไม่ถูกบันทึกเป็นไฟล์แยกต่างหาก แต่เวอร์ชันต่างๆ ของเอกสารจะอยู่ในไฟล์เดียว

การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของการตรวจสอบและความสอดคล้องกับ GoBD

การเวอร์ชันของเอกสารช่วยให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความปลอดภัยของการตรวจสอบและความสอดคล้องกับ GoBD

เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยของการตรวจสอบ รายละเอียดทั้งหมดของการเปลี่ยนแปลงเอกสารและไฟล์ต้องสามารถติดตามได้อย่างชัดเจน ต้องมีการรับประกันว่าเฉพาะพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถทำการเปลี่ยนแปลงดังกล่าวได้ แต่สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือต้องรู้ได้ว่าพนักงานคนใดเปลี่ยนแปลงอะไรและเมื่อไหร่ในอนาคต

การจัดโครงสร้างความพร้อมใช้งานพร้อมกัน

PaperOffice ไม่ใช่เพียงระบบจัดการเอกสาร แต่ทำหน้าที่เป็นแอปพลิเคชันการทำงานร่วมกันแบบครบวงจร ซึ่งไม่เพียงแต่ให้เครื่องมือเวิร์กโฟลว์ การประทับตรา และงานที่ครอบคลุมเท่านั้น แต่ยังช่วยให้การทำงานกับเอกสารในระหว่างกระบวนการทำงานง่ายขึ้น

ด้วยการควบคุมเวอร์ชัน ผู้ใช้ทุกคนจะทราบเมื่อใดและอย่างไรที่เอกสารถูกแก้ไขและโดยใคร หากผู้ใช้แก้ไขเอกสาร เอกสารจะถูกล็อกสำหรับผู้ใช้รายอื่นและไม่อนุญาตให้แก้ไขพร้อมกัน

ในประเด็นดังกล่าว ระบบเช็คเอาต์และเช็คอินซึ่งเป็นการจัดการการทำงานร่วมกันบนเอกสารอย่างง่ายดายและประสานสิทธิ์การเข้าถึง ด้วยฟังก์ชันเช็คเอาต์ ผู้แก้ไขจะบล็อกเอกสารชั่วคราว

ด้วยการเช็คอินตามมา ผู้แก้ไขคนแรกจะสร้างเอกสารที่เปลี่ยนแปลงแล้วเป็นเวอร์ชันใหม่ ล็อกการแก้ไขที่บังคับไว้ก่อนหน้านี้จะถูกยกเลิก

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามมาตรฐานกฎหมายและข้อกำหนดจำนวนมาก

สิ่งสำคัญที่สุดของการควบคุมเวอร์ชันคือ การปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายและด้านความสอดคล้องที่สำคัญซึ่งมีความสำคัญเพิ่มขึ้น สามารถพิสูจน์ได้ เนื่องจากทุกการเปลี่ยนแปลงในเอกสารสามารถติดตามได้จนถึงผู้ใช้ที่ทำมัน

การเลือกซอฟต์แวร์ DMS ที่เหมาะสมสำหรับการควบคุมเวอร์ชัน

โดยสรุป จะเห็นได้ชัดเจนว่าการจัดการเวอร์ชันที่สนับสนุนโดย DMS มีข้อดีมากมาย

สิ่งที่ดีที่สุดของการควบคุมเวอร์ชันคือ บริษัทสามารถสร้าง แก้ไข และแจกจ่ายเอกสารธุรกิจสำคัญได้อย่างอัตโนมัติ

ระบบจัดการเอกสารของ PaperOffice ช่วยให้บริษัทจำนวนมากสามารถสร้างความมั่นใจในการตรวจสอบได้ การเข้าใจการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในเอกสารธุรกิจอย่างรวดเร็วและทุกเวลาเป็นสิ่งสำคัญ

เริ่มต้นใช้งานง่ายกว่าที่คุณคิด

คุณยังกังวลว่าจะไม่สำเร็จหรือไม่? อ่านกรณีศึกษาจากลูกค้าของเราเกี่ยวกับการบูรณาการ PaperOffice เข้ากับชีวิตธุรกิจของคุณ และพิสูจน์ความเรียบง่ายด้วยตัวเอง หรือสมัครติดตั้งทดสอบเลย

สำนักงานไร้กระดาษเหมาะสำหรับใคร?

คำตอบที่รวดเร็วและง่ายคือ: สำหรับทุกบริษัท ทุกภาคส่วนและขนาดของธุรกิจได้รับประโยชน์จากสำนักงานไร้กระดาษ ตั้งแต่ SMEs และสตาร์ทอัพไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม การเปลี่ยนแปลงนี้มีค่ามากเป็นพิเศษสำหรับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง: การลดความพยายามและต้นทุนในการประมวลผลช่วยปลดปล่อยงบประมาณที่จำเป็นสำหรับการกระตุ้นการเติบโตเพิ่มเติม

ฉันสามารถใช้ผู้ให้บริการ DMS แบบคลาวด์สำหรับสำนักงานไร้กระดาษของฉันได้หรือไม่?

ไม่ ปัจจัยอีกประการหนึ่งที่ทุกคนพูดถึงตั้งแต่ GDPR มีผลบังคับใช้ในปี 2018 อย่างน้อยที่สุดคือความเป็นส่วนตัวของข้อมูล โซลูชันและซอฟต์แวร์ DMS ถูกใช้เพื่อประมวลผล จัดการ และจัดเก็บเอกสารที่มักมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อน ในกรณีที่มีการละเมิด GDPR ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดโทษปรับสูง

• ประโยชน์ที่ได้อาจคุ้มค่ากับความพยายามและต้นทุน
  การทำงานแบบดิจิทัลและการนำเอกสารเก่าเข้าสู่ยุคใหม่จะเป็นการลงทุนที่ดีที่สุดเพื่อประหยัดเวลา เงิน และความเครียดได้อย่างมหาศาลในอนาคต
• คุณต้องการคนที่มีความรู้
  คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้านไอทีในองค์กรของตัวเองเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อดีของการทำดิจิทัล
  สิ่งที่คุณต้องการคือพันธมิตรที่เหมาะสมที่อยู่เคียงข้างคุณ ซึ่งด้วยความเชี่ยวชาญของเขาสามารถดำเนินการตามที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ หลีกเลี่ยงการสร้างความกลัวและเลือกทดลองใช้งานจริงแทนที่จะเป็นนำเสนอด้วยสไลด์ PowerPoint ที่สวยงามแต่ไม่ได้ทดสอบอย่างแท้จริง
• ฮาร์ดแวร์มักจะมีอยู่แล้ว
  ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเกือบทุกองค์กร บริษัท หรือธุรกิจมีเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ที่ไม่ได้ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ อุปกรณ์เหล่านี้ชอบการสแกนจำนวนมาก ทนต่อคลิปหนีบกระดาษ และสามารถเป็นพื้นฐานสำหรับการเริ่มต้นทำดิจิทัลโดยไม่ต้องลงทุนซื้อสแกนเนอร์ใหม่
• ประหยัดกว่าที่คาดไว้เมื่อใช้ระบบ DMS ที่เหมาะสม
  หลีกเลี่ยงกับดักค่าใช้จ่ายในระบบ DMS/ECM ที่ทำให้คุณตกอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ผลิตอย่างสิ้นเชิง อย่าประนีประนอมเมื่อพูดถึงความสามารถในการจัดการด้วยตนเอง เช่น การสอนระบบให้รู้จักเอกสารและการตั้งค่าต่างๆ ด้วยตัวเอง หากต้องการความช่วยเหลือ ผู้ผลิตยินดีที่จะช่วยเหลือ แต่คุณควรคงความเป็นอิสระไว้
• การทำงานอัตโนมัติแบบดิจิทัลคืออนาคต
  กระบวนการต่างๆ ในอนาคตจะเหมือนกันทุกประการ แต่จะทำงานอัตโนมัติอย่างสมบูรณ์
  มีใบแจ้งหนี้เข้ามา? กระบวนการทำงานจะถูกกระตุ้นและทุกอย่างจะดำเนินไปตามที่กำหนด
  ค้นหาในโฟลเดอร์ทั้งหมด 1,000 โฟลเดอร์? ไม่มีปัญหา เพราะคุณมี Google ของคุณเอง!