ในบทความด้านล่างนี้ เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ผ่านความแม่นยำที่เพิ่มขึ้น ลดต้นทุนปัจจุบันของคุณ เพิ่มพื้นที่สำนักงานให้สูงสุด รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูล และปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูลได้อย่างไร
เรารวบรวมข้อดีของระบบจัดการเอกสาร PaperOffice สำหรับคุณ และวิธีที่คุณสามารถรับประกันการลดต้นทุนของคุณได้สูงถึง 92% จากการใช้งานระบบ DMS
เรายังอธิบายว่านิพจน์ปกติ (regex) คืออะไร และยกตัวอย่างการใช้งาน REGEX ที่เป็นรูปธรรมในส่วนของสองของบทความนี้
คุณจะได้เรียนรู้ว่าพวกเขาสามารถช่วยคุณดึงข้อมูลที่จำเป็นจากเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็ว มีประสิทธิภาพ และโดยไม่ต้องป้อนข้อมูลนั้นด้วยตนเอง
เทคนิคสามตัวอักษรวิเศษ - OCR
OCR หมายถึงอะไรและใช้เพื่ออะไร?
การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ปัจจุบันถูกใช้อย่างกว้างขวางในการดึงข้อมูลจากเอกสารต่างๆ เช่น ใบเสร็จ เพื่อทำให้เอกสารกระดาษทางกายภาพเป็นดิจิทัลและปรับปรุงกระบวนการจัดการเอกสารให้ราบรื่น
การใช้การรู้จำข้อความ OCR ให้ข้อได้เปรียบครั้งใหญ่แก่บริษัทเนื่องจากสามารถช่วยอัตโนมัติกระบวนการจัดการเอกสาร ซึ่งเป็นกระบวนการที่มีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมใดๆ
OCR ย่อมาจาก Optical Character Recognition อนุญาตให้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์สามารถรู้จำและดึงข้อความจากภาพดิจิทัล มันมีความสำคัญสำหรับการอ่านและวิเคราะห์เอกสารที่สแกน ตัวอย่างเช่น
แม้ว่าการใช้ OCR รับรองใบเสร็จจะสะดวกเมื่อธุรกิจต้องจัดการกับใบเสร็จจำนวนมากในแต่ละวัน แต่การใช้เครื่องสแกนใบ receipt ด้วย OCR เพียงอย่างเดียวก็ยังไม่เพียงพอที่จะให้ผลลัพธ์ที่แม่นยำพอ
ควรใช้ระบบจัดการเอกสารซึ่งมีฟังก์ชัน OCR ขนาดใหญ่ในตัวอยู่แล้วเป็นมาตรฐาน เช่น PaperOffice DMS
PaperOffice ดำเนินการจดจำข้อความด้วย OCR สำหรับแต่ละเอกสาร ดัชนีเนื้อหาข้อความทั้งหมด และด้วยการค้นหาขั้นสูงแบบอินทิเกรต ให้เครื่องมือค้นหา DMS ที่ทรงพลังที่สุดในโลกแก่คุณ โดยไม่ต้องทำงานใดๆ!
ข้อดีของการทำให้เป็นดิจิทัล
เกือบทุกคนที่จัดการกับหัวข้อการลดต้นทุนในบริษัทเคยได้ยินคำว่า "digitalization" มาแล้ว
โดยปกติ ใบเสร็จทั้งหมดของบริษัทจะถูกเก็บไว้ในที่เดียว การประมวลผลเอกสารจะเริ่มขึ้นหลังจากผ่านไปไม่กี่วัน การทำให้เป็นดิจิทัลด้วยตนเองเกี่ยวข้องกับการค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้อง กรอกข้อมูลลงในสเปรดชีต ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่กรอก แล้วจึงดำเนินการต่อจนกว่าคุณจะแปลงใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่นๆ จำนวนมากให้เป็นดิจิทัล
คุณอาจต้องเพิ่มขั้นตอนในการอัปโหลดสเปรดชีตไปยังระบบต่างๆ เพื่อวัตถุประสงค์ในการดำเนินงานหรือบัญชี
ฟังดูน่ากลัวใช่ไหม?
ด้วยระบบจัดการเอกสารที่มีฟังก์ชันจดจำข้อความอัตโนมัติในตัว คุณสามารถลดกระบวนการจากชั่วโมงหรือหลายวันให้เหลือเพียงไม่กี่นาที
หลังจากตั้งค่าเทมเพลตและฟิลด์ข้อมูลเฉพาะที่ต้องการแล้ว ข้อมูลจะถูกดึงออกจากเอกสารแต่ละฉบับหรือชุดเอกสาร
ข้อมูลเอกสารจำนวนมากจะถูกจัดเก็บตามนั้น เอกสารจะถูกติดแท็ก และด้วยข้อมูลที่อ่านได้ สามารถเชื่อมโยงกับที่ติดต่อที่จัดเก็บไว้โดยอัตโนมัติหากจำเป็น
สิ่งที่คุณต้องทำคือทำให้ไฟล์เป็นดิจิทัลโดยการสแกนหรือส่งไฟล์ให้คุณทางดิจิทัลตั้งแต่แรก เช่น ผ่านอีเมล และบันทึกไว้ใน PaperOffice
ระบบจัดการเอกสารจะทำส่วนที่เหลือให้คุณ
เคล็ดลับ
โดยวิธีนี้ มีบทความพิเศษเกี่ยวกับหัวข้อ "ข้อได้เปรียบ 10 อย่างที่สำคัญที่สุดของการทำให้เอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล":
ลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ด้วยความแม่นยำที่สูงขึ้น
การทำงานซ้ำๆ เช่น การป้อนข้อมูลด้วยมือ อาจเป็นเรื่องน่าเบื่อและลดคุณภาพของข้อมูลของคุณเมื่อพนักงานเหนื่อยล้าหรือเสียสมาธิ และตัวเลขกับคำต่างๆ ก็ถูกลืมหรือสับสน
นอกจากนี้ ปัจจัย "การเข้าถึงและสิทธิ์ผู้ใช้" ยังแสดงถึงกลุ่มที่จำกัด เนื่องจากพนักงานทุกคนในบริษัทของคุณไม่มีสิทธิ์ในการดูข้อมูลและข้อมูลของบริษัทคุณ
สำหรับซอฟต์แวร์ที่มีคุณสมบัติการรู้จำข้อความอัตโนมัติ การคงสมาธิไม่ใช่เรื่องยาก และมันสามารถรู้จำข้อความ เห็นข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดึงข้อมูลเหล่านั้นออกมา และจัดระเบียบผลลัพธ์ด้วยความแม่นยำสูงโดยไม่ "รั่วไหล" ความลับของบริษัท
โดยเฉพาะในช่วงเวลาที่ยากลำบากเหล่านี้ การที่บริษัททุกแห่งจะเสริมสร้าง ความสามารถในการแข่งขัน ขององค์กรโดยการทำให้ ไร้กระดาษ นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่ง ควรจัดระบบให้เป็น ดิจิทัล และรับรองว่าพนักงานสามารถทำงานจากที่บ้านหรือออฟฟิศที่บ้านได้อย่างยืดหยุ่น ท้ายที่สุดแล้ว บริษัทต้องก้าวทันยุคดิจิทัลและตระหนักถึงเส้นทางสู่สำนักงานไร้กระดาษ.
ลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพการใช้พื้นที่สำนักงาน
การป้อนข้อมูลด้วยตนเองอาจใช้แรงงานมาก และยิ่งมีใบเสร็จที่ต้องดำเนินการมากเท่าใด ค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรก็ยิ่งสูงขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ อาจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกี่ยวข้องกับความไม่ถูกต้องของข้อมูลเนื่องจากข้อผิดพลาดของมนุษย์
ผ่านกระบวนการประมวลผลและอ่านข้อมูลอัตโนมัติด้วยปัญญาประดิษฐ์ (AI) ระบบจัดการเอกสารเช่น PaperOffice DMS สามารถช่วยคุณลดต้นทุนเหล่านี้ และในเวลาเดียวกันก็ประหยัดพื้นที่สำนักงาน เนื่องจากคุณไม่ต้องจ้างพนักงานเพิ่มเพื่อแปลงใบเสร็จเป็นดิจิทัลด้วยตนเอง หรือเก็บกองใบเสร็จไว้ในสำนักงานของคุณ
รักษาความสมบูรณ์ของข้อมูลและปรับปรุงความปลอดภัยของข้อมูล
แม้ว่าทั้งไฟล์ดิจิทัลและเอกสารกระดาษทางกายภาพอาจสูญหายหรือเสียหายจากภัยคุกคามทางกายภาพ สิ่งแวดล้อม หรือเทคโนโลยี แต่องค์กรส่วนใหญ่ยังคงเสียเวลาในการจัดเก็บทุกอย่างในคลังเอกสารทางกายภาพ และใช้ที่จัดเก็บข้อมูลแบบท้องถิ่นหรือคลาวด์สำหรับบันทึกดิจิทัล
เคล็ดลับ
โดยทางเรามีบทความพิเศษเกี่ยวกับหัวข้อการบันทึกข้อมูลบนคลาวด์และเหตุผลที่เราไม่แนะนำให้ใช้วิธีการจัดเก็บข้อมูลนี้
ด้วย PaperOffice เอกสารทั้งหมดของคุณจะถูกจัดเก็บโดยตรงในเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูลของเซิร์ฟเวอร์ของคุณเอง ทำให้คุณมีการควบคุมข้อมูลทั้งหมดอย่างเต็มที่และไม่มีข้อจำกัด คุณไม่ต้องตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ เพราะ PaperOffice จะดูแลขั้นตอนอื่นๆ ทั้งหมดให้คุณหลังจากการติดตั้งแล้ว
หรือใช้ NAS ของ Synology หรือ QNAP และจัดการใบเสร็จรับเงินทั้งหมดของคุณบนอุปกรณ์ NAS ของคุณเอง! เราได้ระบุ 7 ขั้นตอนเพื่อให้คุณได้รับประโยชน์สูงสุดจาก Synology NAS ของคุณที่นี่เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติม
ต้องมีการรับประกันความปลอดภัยของการแก้ไขเอกสาร
นอกจากนี้ ความปลอดภัยของข้อมูลและการจัดการการเข้าถึงจะง่ายขึ้นทันทีหลังจากที่ใบเสร็จรับเงินถูกทำให้เป็นดิจิทัลด้วย PaperOffice เนื่องจากข้อมูลจะถูกเข้ารหัสอย่างปลอดภัยและจัดเก็บในฐานข้อมูลของคุณในรูปแบบที่ตรวจสอบได้ ซึ่งไม่มีใครสามารถเข้าถึงได้ยกเว้นคุณ
PaperOffice จะสร้างเวอร์ชันใหม่สำหรับเอกสารที่เปลี่ยนแปลงทุกฉบับ สร้างสำเนาเงา และบันทึกแยกไว้ เพื่อให้คุณสามารถเปิดเวอร์ชันที่ต้องการได้ทุกเมื่อ
เราอธิบายวิธีการรับประกันการจัดทำเวอร์ชันและการจัดเก็บเอกสารในรูปแบบที่ตรวจสอบได้
เคล็ดลับ
บนหัวข้อ"การทำเวอร์ชันของเอกสารให้ปลอดภัยและสอดคล้องกับ GoBD ด้วยระบบจัดการเอกสาร PaperOffice"ยังมีวิดีโอใน YouTube ที่อธิบายกระบวนการนี้อย่างเข้าใจง่าย:
ความท้าทายในการทำให้เอกสารเป็นดิจิทัลด้วย OCR คืออะไร?
เมื่อทำการดึงข้อมูลด้วยการรู้จำข้อความด้วย OCR มีความท้าทายบางประการที่ต้องพิจารณา การจัดรูปแบบใบแจ้งหนี้มีความแตกต่างกันอย่างมาก เนื่องจากแต่ละบริษัทมีรูปแบบของตัวเอง
เพื่อให้ใบเสร็จรับเงินของคุณสามารถอ่านได้อย่างแม่นยำ PaperOffice จึงมีการรู้จำเอกสารอัตโนมัติโดยใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) ที่เรียกว่า PIA
PIA ใช้ขั้นตอนวิธีและเทคโนโลยีการรู้จำพิเศษ
PIA มีพจนานุกรมแบบบูรณาการที่กว้างขวาง ซึ่งสามารถรู้จำคำที่รู้จำผิดโดยอัตโนมัติ เปรียบเทียบ และแทนที่ด้วยคำที่ถูกต้อง คุณจึงมั่นใจได้เสมอว่าข้อความที่รู้จำอย่างถูกต้องจะถูกบันทึกไว้สำหรับเอกสารของคุณ
การอ่านข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้อง
เนื้อหาเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น วันที่ จำนวน ประเภทเอกสาร คำสำคัญ และข้อมูลเอกสาร จะถูกวิเคราะห์ ดึง และใช้สำหรับการจัดทำดัชนีอย่างชาญฉลาด นอกจากนี้ ข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น ยอดรวมก่อนหักภาษี อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม และสกุลเงินของเอกสาร จะถูกค้นหาและดึงออกมา การรู้จำข้อมูลที่ชาญชาบนนี้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติทั้งหมดกับ PaperOffice
ขออภัย ในระหว่างกระบวนการสแกนเอกสารกระดาษ มีหลายปัจจัยที่อาจส่งผลต่อคุณภาพของภาพ เช่น การจัดตำแหน่ง การพับ ขนาดตัวอักษร ความสว่าง ข้อความลายมือ และอื่นๆ ซึ่งสิ่งเหล่านี้จะลดทอนคุณภาพของการรู้จำข้อความและข้อมูลที่อ่านได้ อาจทำให้เทมเพลตเอกสารที่เคยเรียนรู้ไว้ไม่ถูกจดจำ หรือเนื้อหาเอกสารไม่ถูกบันทึกอย่างถูกต้อง
นี่คือที่ที่ regular expressions เข้ามาเกี่ยวข้อง
Regular expressions (regex) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการค้นหาค่าที่แน่นอนในข้อความ
เราอธิบายโดยละเอียดว่าคุณสามารถใช้ regular expressions ได้อย่างไรผ่านตัวอย่างที่ชัดเจน ในส่วนที่สองของบทความนี้
การเริ่มต้นใช้งานง่ายกว่าที่คุณคิด
คุณยังกังวลว่าจะทำไม่ได้หรือไม่? อ่านกรณีศึกษาจากลูกค้าของเราเกี่ยวกับการผสานรวม PaperOffice เข้ากับชีวิตธุรกิจของคุณ และพิสูจน์ความเรียบง่ายด้วยตัวเอง หรือสมัครติดตั้งทดสอบเลย
สำนักงานไร้กระดาษเหมาะสำหรับใคร?
คำตอบที่รวดเร็วและง่ายต่อคำถามนี้คือ: สำหรับทุกบริษัท ทุกภาคส่วนธุรกิจและขนาดต่างได้รับประโยชน์จากสำนักงานไร้กระดาษ ตั้งแต่ SMEs และสตาร์ทอัพไปจนถึงบริษัทขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม การแปลงระบบนี้มีคุณค่าเป็นพิเศษสำหรับบริษัทขนาดเล็กและขนาดกลาง: การลดความพยายามและต้นทุนในการประมวลผลช่วยปลดปล่อยงบประมาณที่จำเป็นสำหรับตัวเร่งการเติบโตเพิ่มเติม
ฉันสามารถใช้ผู้ให้บริการ DMS แบบคลาวด์สำหรับสำนักงานไร้กระดาษของฉันได้หรือไม่?
ไม่ใช่ ปัจจัยอีกประการหนึ่งที่ทุกคนพูดถึงตั้งแต่ GDPR มีผลบังคับใช้ในปี 2018 อย่างน้อยที่สุดคือ การปกป้องข้อมูล โซลูชัน DMS และซอฟต์แวร์ DMS ถูกใช้เพื่อประมวลผล จัดการ และจัดเก็บเอกสารที่มักมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและเป็นส่วนตัว หากมีการละเมิด GDPR ผู้บัญญัติกฎหมายกำหนดโทษปรับสูง
-
ประโยชน์ที่ได้รับทำให้ความพยายามและค่าใช้จ่ายคุ้มค่า
การทำงานแบบดิจิทัลและนำเอกสารเก่าเข้าสู่ยุคใหม่จะเป็นการลงทุนที่ดีที่สุดเพื่อประหยัดเวลา เงินทอง และความเครียดได้อย่างมากในอนาคต -
คุณต้องการคนที่มีความรู้
คุณไม่จำเป็นต้องมีผู้เชี่ยวชาญด้าน IT ในองค์กรของตัวเองเพื่อใช้ประโยชน์จากข้อดีทั้งหมดของการทำดิจิทัล
สิ่งที่คุณต้องการคือพันธมิตรที่เหมาะสมที่อยู่เคียงข้างคุณ ซึ่งด้วยความเชี่ยวชาญสามารถดำเนินการตามความต้องการของคุณได้อย่างแม่นยำ หลีกเลี่ยงการสร้างความกลัวและเลือกทดลองใช้งานจริงแทนที่จะเป็นนำเสนอ PowerPoint ที่ดูดีแต่ไม่ได้ทดสอบอย่างแท้จริง -
ฮาร์ดแวร์มักมีอยู่แล้ว
ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าเกือบทุกองค์กร บริษัท และหน่วยงานมีเครื่องถ่ายเอกสารขนาดใหญ่ที่ไม่ได้ใช้ศักยภาพเต็มที่ อุปกรณ์เหล่านี้ชอบการสแกนจำนวนมาก ทนต่อคลิปหนีบกระดาษ และสามารถเป็นพื้นฐานสำหรับการเริ่มต้นแบบดิจิทัลโดยไม่ต้องลงทุนซื้อสแกนเนอร์ใหม่ -
ถูกกว่าที่คาดไว้เมื่อมี DMS ที่เหมาะสม
หลีกเลี่ยงกับดักต้นทุนในระบบ DMS/ECM ที่ทำให้คุณตกอยู่ภายใต้การควบคุมของผู้ผลิตอย่างสิ้นเชิง อย่าประนีประนอมในเรื่องตัวเลือกการบริหารจัดการของคุณเอง เช่น การสอนเอกสารและการตั้งค่าด้วยตนเอง หากคุณต้องการความช่วยเหลือ ผู้ผลิตยินดีที่จะช่วยเหลือ แต่จงรักษาความเป็นอิสระไว้ -
การทำงานอัตโนมัติแบบดิจิทัลคืออนาคต
ขั้นตอนต่างๆ จะเหมือนกันโดยสมบูรณ์ในอนาคต แต่จะทำงานอัตโนมัติอย่างเต็มที่
มีใบแจ้งหนี้เข้ามา? กระบวนการทำงานจะถูกกระตุ้นและทุกอย่างจะดำเนินไปตามที่กำหนด
ค้นหาในโฟลเดอร์ 1,000 โฟลเดอร์? ไม่มีปัญหา เพราะคุณมี Google ของคุณเอง!
