दुनिया भर के अधिकांश कार्यालयों में एक द्वंद्व है। एक तरफ व्यक्तिगत और नेटवर्क कंप्यूटर के साथ डिजिटल क्षेत्र, दूसरी ओर कागज के रूप में दस्तावेज। यह कभी-कभी अराजकता का कारण बनता है और, सबसे ऊपर, समय खो जाता है। सामग्री की खोज में बिताया गया समय.
मैकिन्से की एक अंतरराष्ट्रीय रिपोर्ट के अनुसार, कार्यालय के कर्मचारी प्रति दिन 1.8 घंटे खोज और जानकारी एकत्र करने में खर्च करते हैं, जो प्रति सप्ताह औसतन 9.3 घंटे है।
लेखाकार, सचिव, खरीदार, क्लर्क, डिस्पैचर और कई अन्य पेशेवर समूह हर दिन प्रशासनिक प्रक्रियाओं को संसाधित करने में व्यस्त हैं। एक कर्मचारी का काम अक्सर दूसरे के काम पर निर्भर करता है।
हर कंपनी के पास अब एक मल्टीफंक्शन डिवाइस है जो स्कैन फ़ंक्शन का भी समर्थन करता है। लेकिन कई लोगों के लिए, शब्द और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग अभी भी अज्ञात है।
वर्तमान लेख में हम समझाते हैं कि यह आपके स्कैनर के साथ एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने के लायक है। हम आपको इसका उपयोग करने के लिए कम से कम 15 कारण देंगे, जो आपको अपने कार्यालय को पेपरलेस और डिजिटल बनाने में सक्षम बनाएंगे और आप इसे अपनी कंपनी के मुख्य व्यवसाय की दक्षता बढ़ाने के लिए कैसे उपयोग कर सकते हैं।
इससे पहले कि हम कारणों में क्यों जाएं, आइए प्रश्न का उत्तर दें:
कंपनी में डीएमएस का क्या उपयोग है?
चालान, लदान के बिल, साथ में पत्र, शिपमेंट या नए उपकरणों और संबंधित गारंटी प्रमाण पत्र के लिए ऑपरेटिंग निर्देश, बस कुछ उदाहरणों का नाम देने के लिए? उनका डिजिटलीकरण अक्सर एक लंबा समय आ रहा है, सिर्फ इसलिए कि कर्मचारियों और समय की कमी है। नतीजतन, एनालॉग पर्वत बढ़ता है।
एक डीएमएस और स्कैनर के साथ जो आपकी आवश्यकताओं के लिए उपयुक्त है, आप डिकोटॉमी और नियंत्रण में समय के अनावश्यक नुकसान को प्राप्त कर सकते हैं।
डीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के लिए भी खड़ा है और इसका उद्देश्य दस्तावेज़ों, विशेष रूप से डिजिटल दस्तावेज़ों का प्रबंधन करना है, जिसमें एनालॉग से डिजिटल में रूपांतरण शामिल है। PaperOffice DMS एक ऐसा सॉफ्टवेयर है।
क्योंकि PaperOffice DMS एनालॉग पेपर के लिए डिजिटल सामग्री बनने के लिए संभव बनाता है जहां यह होता है।
बुद्धिमानी से संरचित अनुक्रमण एक कीवर्ड दर्ज करके प्रत्येक दस्तावेज़ को सही प्रक्रिया में असाइन करता है. PaperOffice में अपने स्वयं के खोज इंजन के साथ, सभी दस्तावेजों को तब पाया जा सकता है और बुलाया जा सकता है। आवश्यकताओं के आधार पर, रिकॉर्ड किए गए अक्षरों को संगत Office सॉफ़्टवेयर के साथ संसाधित करने में सक्षम होने के लिए OCR पाठ पहचान का उपयोग करके कनवर्ट किया जाता है.
हमने इसकी आवश्यकता को पहचाना है, लेकिन:
पेपरलेस ऑफिस के फायदे क्या हैं?
आज की दुनिया में, कर्मचारी बड़ी संख्या में विभिन्न दस्तावेजों से निपटते हैं: मूल कागज दस्तावेज जैसे पत्र या अनुबंध, पीडीएफ और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज जैसे कि फाइलें और ईमेल।
कई कंपनियों में, इन दस्तावेजों को कॉपी किया जाता है, मुद्रित किया जाता है, अग्रेषित किया जाता है, वितरित किया जाता है और विभिन्न स्थानों पर दायर किया जाता है। महत्वपूर्ण जानकारी की खोज तेजी से कठिन होती जा रही है और अलाभकारी वर्कफ़्लो और ओवरबर्डन कर्मचारियों की ओर ले जाती है। हमारे पास एक विस्तृत लेख है, जिसमें दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों की आवश्यकता का वर्णन किया गया है और उनका उपयोग करने के लाभ सूचीबद्ध हैं।
हालांकि, यदि आपके कर्मचारी कार्यालयों या पूरी कंपनी में कागज की खपत को खत्म करना या कम से कम कम करना शुरू करते हैं, तो आप प्रक्रियाओं में भी सुधार करेंगे, डेटा को डिजिटाइज करके उत्पादकता बढ़ाएंगे, पेपरलेस तरीकों का उपयोग करेंगे और इस प्रकार लागत को कम करेंगे।
कई अन्य लाभों और पहलुओं पर पहले से ही "एक पेपरलेस कार्यालय में कार्यान्वयन" पर एक विस्तृत लेख में चर्चा की गई है।
कौन से स्कैनर सही सहयोग के लिए उपयुक्त हैं?
उदाहरण के लिए, मल्टीफंक्शन डिवाइस (एमएफपी) जैसे कि भाई या कोनिका मिनोल्टा और अन्य निर्माताओं से।
प्रिंटर, स्कैनर और कॉपियर ऑल-इन-वन: स्कैन किए गए दस्तावेज़ इन केंद्रीय उपकरणों के माध्यम से या "मेल करने के लिए प्रत्यक्ष स्कैन" के माध्यम से आपके Outlook में मेलबॉक्स के लिए ई-मेल के रूप में केंद्रीय निर्देशिका में जाते हैं, जो PaperOffice द्वारा मॉनिटर किया जाता है, उदाहरण के लिए और इस प्रकार स्वचालित रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में प्रवेश करता है।
या बस अपने स्कैनर में अपने कस्टम PaperOffice पते को एकीकृत करें, तथाकथित DropMail ईमेल पता, आपकी स्कैन की गई फ़ाइलों के लिए भंडारण स्थान के रूप में। PaperOffice ईमेल द्वारा आसानी से सभी फ़ाइलों को संग्रहीत करता है।
नोक
"स्कैनर से कागज के दस्तावेजों का पूरी तरह से स्वचालित संग्रह" विषय पर YouTube पर एक वीडियो भी है जो इस प्रक्रिया को एक सरल और समझने योग्य तरीके से बताता है:
उन लोगों के लिए जो सामान्य तरीके से कागज के दस्तावेजों को स्कैन करना चाहते हैं, PaperOffice में डिफ़ॉल्ट रूप से एकीकृत "ScanConnect" मॉड्यूल आदर्श है। क्योंकि यह एक एकीकृत स्कैन इकाई के साथ हर स्कैनर, मल्टीफंक्शन डिवाइस या बड़ी क्षमता वाले कॉपियर का समर्थन करता है और इसका उपयोग करना बहुत आसान है।
फिर भी, यह महत्वहीन है कि आपके पेपर दस्तावेज़ PaperOffice पर कैसे पहुंचते हैं, क्योंकि स्वचालित OCR पाठ मान्यता के लिए धन्यवाद, आपके सभी स्कैन किए गए दस्तावेज़ों की सामग्री को पहचाना जाता है।
कोई फर्क नहीं पड़ता कि कागज से क्या बना है, इसे स्कैन किया जाता है और एआई-आधारित अनुकूलन के लिए उच्च परिशुद्धता धन्यवाद के साथ दर्ज किया जाता है।
जैसे ही दस्तावेज़ रिकॉर्ड किए जाते हैं, उनकी सामग्री को कच्चे पाठ अपघटन का उपयोग करके अनुक्रमित किया जाता है। इसे सीधे शब्दों में कहें, तो सामग्री को एक विशेष रजिस्टर में शब्द द्वारा शब्द लिखा जाता है, जिसमें एल्गोरिथ्म एक शब्द संयोजन में व्यक्तिगत शब्दों को पहचानता है और उन्हें उसी तरह से रिकॉर्ड करता है।
डिजिटलीकरण और दस्तावेज़ प्रबंधन
जब हम दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बारे में बात करते हैं, तो हमें यह नहीं भूलना चाहिए: प्रक्रियाओं का हिस्सा होने वाली जानकारी के डिजिटलीकरण का स्तर जितना अधिक होगा, नियंत्रण और स्वचालन का स्तर उतना ही अधिक होगा जिसे हम प्राप्त कर सकते हैं। हम पहले से ही डिजिटलीकरण के फायदों पर एक लेख लिख चुके हैं, यहां क्लिक करें।
पहले चरण में, आप निर्धारित करते हैं कि कौन से दस्तावेज़ हमारी प्रक्रियाओं से संबंधित हैं, हम उन्हें अपने दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में कैसे एकीकृत करते हैं और कौन सी जानकारी आपके डेटाबेस में दस्तावेज़ों के साथ निकाली और संग्रहीत की जानी है। एक बार जानकारी शामिल होने के बाद, हम इसके जीवन चक्र को परिभाषित करते हैं, यह अन्य प्रक्रियाओं के साथ कैसे बातचीत करेगा और हम इसे कैसे एकीकृत कर सकते हैं।
जानकारी विभिन्न स्रोतों से आती है
सबसे अधिक संभावना है, हम विभिन्न स्रोतों से और विभिन्न प्रारूपों में आने वाली जानकारी में आएंगे। इसमें से कुछ डिजिटल रूप में, फ़ाइलों या डेटाबेस में संग्रहीत और कुछ मुद्रित दस्तावेजों के रूप में।
हम पीडीएफ, डॉक्टर, आदि प्रारूप में डिजिटल दस्तावेजों के साथ क्या करते हैं? यहां प्रक्रिया बहुत सरल है।
Digital Document को PaperOffice इंटरफ़ेस में खींचें. या दस्तावेज़ प्राप्त होने के बाद आपके Windows फ़ोल्डर्स की आसानी से निगरानी की जाती है.
नोक
वैसे, YouTube पर "निर्देशिका निगरानी और बड़े पैमाने पर संग्रह" के विषय पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से बताता है:
कागज के रूप में दस्तावेजों को आसानी से स्कैन किया जा सकता है और एकीकृत स्कैनर के लिए धन्यवाद डिजिटल प्रारूप में परिवर्तित किया जा सकता है।
ऑप्टिकल चरित्र मान्यता कार्यक्रम (OCR = ऑप्टिकल चरित्र मान्यता) के लिए धन्यवाद, हमने पहले से ही एक महत्वपूर्ण कदम उठाया है। एक स्कैनर या अन्य डिजिटाइज़िंग डिवाइस का उपयोग करके, हम न केवल दस्तावेज़ को एक छवि में परिवर्तित करते हैं, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप से इसकी सामग्री को "पढ़" भी सकते हैं।
न केवल शुद्ध ओसीआर पाठ डेटाबेस में शामिल है, पीआईए नामक कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) के लिए धन्यवाद, स्वचालन को या तो मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से निर्दिष्ट किया जा सकता है।
इस तरह हम सिस्टम का उपयोग यह पहचानने और परिभाषित करने के लिए करते हैं कि किन दस्तावेज़ क्षेत्रों को स्वचालित रूप से पढ़ने की आवश्यकता है। जैसे चालान संख्या, दिनांक, उत्पाद, मात्रा, आदि। तदनुसार, हमारे पास हमारे दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में सभी आवश्यक जानकारी है।
OCR के माध्यम से जानकारी का डिजिटलीकरण प्रक्रियाओं और वर्कफ़्लो के प्रबंधन में प्रलेखन की एक विस्तृत विविधता को एकीकृत करना आसान बनाता है।
यह सब अच्छा लगता है, लेकिन स्कैनर से बड़े पैमाने पर संग्रह कैसे किया जाता है?
PaperOffice DMS ने पाठ मान्यता, एआई एकीकरण और कीवर्डिंग से संबंधित सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं के लिए आपके स्कैनर से बड़े पैमाने पर संग्रह को भी ध्यान में रखा है।
ScanConnect मॉड्यूल न केवल आपके स्कैनर और PaperOffice DMS के बीच एक सीधा कनेक्शन प्रदान करता है। ScanConnect मैन्युअल स्कैन के लिए एक शक्तिशाली स्कैनर उपकरण है और थोक स्कैनिंग के साथ आपकी मदद करने के लिए अन्य दिलचस्प सुविधाओं को छुपाता है।
पहले स्कैनिंग के लिए सभी दस्तावेज़ पृष्ठ तैयार करें और फिर विभाजक पृष्ठों को उन अलग-अलग दस्तावेज़ों के बीच रखें जिन्हें आप अलग करना चाहते हैं.
PaperOffice विभाजक पृष्ठों को पहचानता है और दस्तावेज़ों को व्यक्तिगत रूप से सहेजता है।
PaperOffice DMS के साथ अपने स्कैनर का उपयोग करने के 15 कारण
-
कारण 1 - PaperOffice डीएमएस में जल्दी से दस्तावेजों का पता लगाएं
पूर्ण-पाठ अनुक्रमण और Google-Like खोज: PaperOffice DMS जैसे दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में, आप अपने स्कैन किए गए दस्तावेज़ों, रसीदों और जानकारी को सेकंड में पा सकते हैं। यह संभव है क्योंकि आपके दस्तावेज़ों का विश्लेषण किया जाता है और जैसे ही वे संग्रहीत होते हैं, पूर्ण-पाठ पहचान के साथ अनुक्रमित किए जाते हैं।
आप बस एक खोज शब्द दर्ज करते हैं, जैसे Google के साथ, और PaperOffice सभी परिणामों को सूचीबद्ध करता है। हाँ, Google की तरह: क्योंकि आप एकीकृत खोज इंजन, पूर्ण-पाठ खोज और अतिरिक्त फ़िल्टर फ़ंक्शंस का उपयोग करके सेकंड के मामले में किसी भी दस्तावेज़ की किसी भी पाठ सामग्री को पा सकते हैं।
आप PaperOffice में कीवर्ड खोज को फिर से छोड़ना नहीं चाहेंगे और खोज फ़िल्टर के साथ आपको हर दस्तावेज़ मिलेगा, चाहे कितना भी विस्तृत हो - ईमेल भेजने, एक्सेल या फ़ाइल सिस्टम को निर्यात करने सहित! -
कारण 2 - स्वचालित रूप से संस्करण कागज दस्तावेज़
PaperOffice स्वचालित रूप से प्रत्येक परिवर्तित दस्तावेज़ को संस्करण करता है, एक छाया प्रतिलिपि बनाता है और इसे अलग से सहेजता है ताकि आप किसी भी समय वांछित संस्करण को फिर से खोल सकें।
एकीकृत VersionControl के लिए धन्यवाद, प्रत्येक दस्तावेज़ परिवर्तन को पहचाना जाता है और एक नए दस्तावेज़ संस्करण के रूप में छाया प्रतिलिपि के रूप में सहेजा जाता है. आप प्रत्येक संस्करण को स्वतंत्र रूप से खोल, निर्यात और संपादित कर सकते हैं. -
कारण 3 - एकाधिक दस्तावेज़ों के बैच स्कैन के लिए विभाजक
बस प्रत्येक दस्तावेज़ के सामने एक PaperOffice विभाजक पृष्ठ रखें जिसे अलग किया जाना चाहिए। PaperOffice स्कैनिंग प्रक्रिया के दौरान विभाजक पृष्ठों को पहचानता है और दस्तावेज़ों को अलग से सहेजता है। -
कारण 4 - स्कैनर से सीधे फाइलिंग के लिए स्मार्ट विभाजक पृष्ठों
PaperOffice आपको बिना किसी हस्तक्षेप के पूरी तरह से स्वचालित फाइलिंग के लिए मैन्युअल फाइलिंग का विकल्प प्रदान करता है। सभी फ़ील्ड स्वचालित रूप से भरे जाते हैं और यहां तक कि संग्रहण पथ को दिनांक के आधार पर गतिशील रूप से उत्पन्न और उपयोग किया जा सकता है। - कारण 5 - XML/JSON विभाजक पृष्ठों पर QR कोड सक्षम
विभाजक पृष्ठों पर कीवर्ड के साथ XML/JSON-सक्षम QR कोड संग्रहीत करें और अपने दस्तावेज़ स्टैक को स्कैन करें - PaperOffice विभाजक पृष्ठों और QR कोड को आपके XML/JSON आदेशों के साथ पहचानता है और जब वे संग्रहीत होते हैं तो दस्तावेज़ों को कीवर्ड करते हैं.
इस तरह से आप अलग-अलग विभाजक पृष्ठों को दस्तावेज़ प्रकार के साथ सहेज सकते हैं, उदाहरण के लिए "इनवॉइस" और आपके द्रव्यमान स्कैन के लिए एक विशेष संग्रहण स्थान, और इस प्रकार अपनी स्कैन फ़ाइलों को लक्षित तरीके से सहेज सकते हैं। - कारण 6 - स्कैन फ़ोल्डर निर्देशिका निगरानी
आपका कॉपियर स्कैन को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में संग्रहीत कर सकता है? महान, बस इस फ़ोल्डर की निगरानी की है और आप सेकंड में पूरी तरह से स्वचालित फाइलिंग होगा!
PaperOffice स्वचालित रूप से किसी भी फ़ोल्डर की निगरानी है. जैसे ही नई फ़ाइलें इस फ़ोल्डर में दिखाई देती हैं, उन्हें आपके विनिर्देशों के अनुसार संग्रहीत किया जाता है और पूरी तरह से स्वायत्त रूप से संसाधित किया जाता है। -
कारण 7 - निर्देशिका मॉनिटर के लिए फाइलिंग नियम सेट करें
क्या आप स्कैनिंग के बाद स्वचालित रूप से पेपर दस्तावेज़ों को कैप्चर करना चाहेंगे, लेकिन स्वचालित रूप से उन्हें सबसे छोटे विवरण पर टैग भी करेंगे? पहले सभी दस्तावेज़ों को फ़ोल्डर में स्कैन करें, फिर निर्देशिका निगरानी सेट करें. फिर निर्दिष्ट करें कि फ़ोल्डर में कुछ होते ही एक विशिष्ट फाइलिंग मास्क का उपयोग किया जाता है।
निगरानी के अलावा, आप नाम, भंडारण स्थान, दस्तावेज़ प्रकार, आदि जैसी सभी प्रासंगिक जानकारी भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। PaperOffice आपके लिए पूरी फाइलिंग का ख्याल रखता है। - कारण 8 - मैनुअल स्कैन के लिए शक्तिशाली स्कैनर उपकरण
एकल पृष्ठ, बल्क स्कैन या फ़ोटो स्कैन: कोई फर्क नहीं पड़ता कि कागज से क्या बना है, इसे स्कैन किया जाता है और एआई-आधारित अनुकूलन के लिए उच्च परिशुद्धता धन्यवाद के साथ दर्ज किया जाता है।
एकीकृत स्कैनकनेक्ट एक एकीकृत स्कैन इकाई के साथ हर स्कैनर, मल्टीफंक्शन डिवाइस या बड़ी क्षमता वाले कॉपियर का समर्थन करता है और इसका उपयोग करना बहुत आसान है। - कारण 9 - स्कैन2फ़ोल्डर समर्थन
यदि आपका स्कैनर WIA या TWAIN स्कैनर नहीं है, तो PaperOffice स्कैन2फ़ोल्डर विकल्प प्रदान करता है। आप स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को PaperOffice द्वारा मॉनिटर किया गया है जो किसी फ़ोल्डर में सहेजें। - कारण 10 - 100 से अधिक भाषाओं में एनालॉग दस्तावेज़ों की OCR पाठ मान्यता
PaperOffice मज़बूती से 100 से अधिक भाषाओं से एनालॉग पाठ कनवर्ट करता है, जिसमें सिरिलिक और एशियाई चरित्र सेट शामिल हैं।
इस तरह आपकी कंपनी में अंतरराष्ट्रीय दस्तावेजों को स्कैन किया जा सकता है - PaperOffice DMS भाषा को पहचानता है और पाठ मान्यता करता है। यह आपको अपने डेटाबेस के भीतर दस्तावेज़ की खोज करने और सेकंड के भीतर खोजने की अनुमति देता है। - कारण 11 - लंबी अवधि के संग्रह के लिए पीडीएफ / ए के लिए स्वचालित रूपांतरणकागजी दस्तावेज़ स्वचालित रूप से कानूनी रूप से मान्य आईएसओ मानक 19005 पीडीएफ / ए में सहेजे जाते हैं। पीडीएफ / ए -1 प्रारूप सबसे अधिक प्रतिबंधात्मक प्रारूप है, जिसमें 2 स्तर होते हैं: दृश्य पुनरुत्पादन के लिए पीडीएफ / ए -1 बी और यूनिकोड मैपिंग और सामग्री संरचना के लिए पीडीएफ / ए -1 ए।
- कारण 12 - कोई बादल तैनात और / या आवश्यक नहीं है
PaperOffice उन डेटाबेस पर निर्भर करता है जिनका उपयोग आप स्थानीय रूप से या अपने NAS पर करते हैं, जैसे कि Synology या QNAP. इस तरह, आपके दस्तावेज़ों के बारे में सभी जानकारी, जैसे थंबनेल और पाठ पहचान जो की गई है, साथ ही साथ अन्य कीवर्ड, आपके डेटाबेस में संग्रहीत की जाती हैं।
इस तरह, डेटा तृतीय-पक्ष क्लाउड प्रदाताओं में समाप्त नहीं होता है और आपको डेटा भंडारण के लिए मासिक लागत का भुगतान करने की आवश्यकता नहीं है। - कारण 13 - GDPR और GOBD भंडारण
भले ही आप पृष्ठों को हटा दें, उन्हें घुमाएं या पेपरऑफिस के साथ क्षेत्रों को काला करें - सब कुछ सही फाइलिंग के लिए जीओबीडी के अनुसार ऑडिट-प्रूफ तरीके से संस्करण किया जाता है।
PaperOffice स्वचालित रूप से प्रत्येक परिवर्तित दस्तावेज़ को संस्करण करता है, एक छाया प्रतिलिपि बनाता है और इसे अलग से सहेजता है ताकि आप किसी भी समय वांछित संस्करण को फिर से खोल सकें। - कारण 14 - क्यूआर कोड (कैम स्कैन) के माध्यम से डिजिटल दस्तावेजों को कॉल करें
PaperOffice QR कोड का उपयोग उत्कृष्ट संभावनाओं को खोलता है, जैसे कि पहले से संग्रहीत और परिवर्तित किए गए पेपर दस्तावेज़ों का स्वचालित संस्करण जिसमें एक ही QR कोड होता है।
आप QR कोड का उपयोग करके PaperOffice में दस्तावेज़ों की खोज भी आसानी से कर सकते हैं - QR कोड खोज खोलें और PaperOffice दस्तावेज़ के QR कोड को PaperOffice में प्रदर्शित करने के लिए वेबकैम में रखें। - कारण 15 - पैसे के लिए अपराजेय मूल्य
PaperOffice खरीद लाइसेंस अनुवर्ती लागत के बिना एक जीवन भर की वैधता है और वैकल्पिक PaperOffice प्लस के साथ भी सभी अनुवर्ती अद्यतन, नए वार्षिक संस्करणों और टेलीफोन और Teamviewer द्वारा मुफ्त व्यक्तिगत समर्थन किसी भी बुरा आश्चर्य के बिना एक calculable निश्चित मूल्य पर.
ये सिर्फ 15 कारण थे कि आपको दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ अपने स्कैनर का उपयोग क्यों करना चाहिए। ऊपर सूचीबद्ध लोगों के अलावा, PaperOffice आपको कई और कारण प्रदान करता है: जीवन चक्र (अवधारण अवधि), पहुंच का लॉगिंग, अनधिकृत पहुंच और एन्क्रिप्शन के खिलाफ सुरक्षा, Outlook / Office में सहज ज्ञान युक्त एकीकरण, दस्तावेज़ों की अनुक्रमणिका (मेटाडेटा), वर्कफ़्लो समाधान और बहुत कुछ।
आप हमारी साइट पर जाकर और "PaperOffice क्या कर सकते हैं" पर जाकर सुविधाओं को देख सकते हैं।
दस्तावेजों को स्कैन करना और उन्हें डीएमएस में संग्रहीत करना कंपनियों को भारी लाभ प्रदान करता है। दस्तावेज़ों से जुड़ी सभी प्रक्रियाओं को ऑप्टिमाइज़ किया जाता है। डेटा सुरक्षा और डेटा सुरक्षा की गारंटी बनी हुई है।
पेपरलेस कार्यालय कर्मचारियों को राहत देता है। आप खोज प्रयास और लागत का एक बहुत कुछ बचाने के लिए। और आप अपनी प्रशासनिक प्रक्रियाओं की कानूनी निश्चितता में सुधार करते हैं।
कई कंपनियों के लिए, पेपरऑफिस डीएमएस डिजिटलीकरण की दिशा में पहला कदम है। दस्तावेज़ों को स्कैन करके और उन्हें डिजिटल रूप से संग्रहीत करके, आप मूल की केवल एक डिजिटल प्रतिलिपि की तुलना में बहुत अधिक बनाते हैं। स्कैनिंग असंरचित जानकारी को संरचित डेटा में बदल देती है।
इस त्रुटि से बचने के लिए सुनिश्चित करें
जबकि बड़ी कंपनियों ने लंबे समय से डिजिटलीकरण अधिकारियों को नियुक्त किया है जो एनालॉग दस्तावेजों को पूर्णकालिक रूप से परिवर्तित करने के विषय से निपटते हैं, छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों में आमतौर पर मानव संसाधनों की कमी होती है, खासकर जब से उपयुक्त पेशेवर योग्यता की आवश्यकता होती है।
हालांकि, यह एक आम गलती है और खराब निवेश की ओर जाता है, क्योंकि कई निर्माता इस अज्ञानता का लाभ उठाते हैं।
अंतरिम निष्कर्ष
आपको एक आईटी विशेषज्ञ या एक प्रशिक्षित लाइब्रेरियन की आवश्यकता नहीं है!
आप सभी को वास्तव में जरूरत है
कभी-कभी हार्डवेयर अक्सर पहले से ही होता है, पहले की तुलना में अधिक क्षमता होती है और तुरंत उपयोग किया जा सकता है।
- सही सॉफ्टवेयर
- विश्वसनीय आईटी भागीदार
- संगत हार्डवेयर
नोक
वैसे, "डिजिटल इनवॉइस प्रोसेसिंग" के विषय पर एक विशेष लेख है, जिसने डिजिटलीकरण या डिजिटल इनवॉइस प्रोसेसिंग के फायदों पर रिपोर्ट किया है:
पेपरलेस कार्यालय किसके लिए उपयुक्त है?
इस सवाल का त्वरित और आसान जवाब है: हर कंपनी के लिए। सभी व्यावसायिक क्षेत्रों और आकारों को एक पेपरलेस कार्यालय से लाभ होता है, एसएमई और स्टार्ट-अप से लेकर बड़ी कंपनियों तक। हालांकि, रूपांतरण छोटे और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए विशेष रूप से मूल्यवान है: प्रसंस्करण प्रयास और लागत में कमी आगे के विकास बूस्टर के लिए आवश्यक बजट को मुक्त करती है।
क्या मैं अपने पेपरलेस कार्यालय के लिए क्लाउड-आधारित डीएमएस प्रदाता का उपयोग कर सकता हूं?
नहीं। एक और कारक जो 2018 में GDPR लागू होने के बाद से हर किसी के होठों पर रहा है, वह डेटा सुरक्षा है। डीएमएस समाधान और डीएमएस सॉफ़्टवेयर का उपयोग उन दस्तावेज़ों को संसाधित करने, प्रबंधित करने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है जिनमें अक्सर संवेदनशील, व्यक्तिगत डेटा होता है। GDPR के उल्लंघन की स्थिति में, विधायक उच्च जुर्माना प्रदान करता है।
-
लाभ प्रयास और लागत को सही ठहराते हैं
डिजिटल रूप से काम करना और पुराने दस्तावेजों को नए युग में लाना भविष्य में समय, पैसा और नसों की अविश्वसनीय राशि को बचाने के लिए सबसे अच्छा महत्वपूर्ण निवेश होगा। -
आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो जानता हो
डिजिटलीकरण के सभी फायदों का लाभ उठाने के लिए आपको अपने स्वयं के आईटी विशेषज्ञ की आवश्यकता नहीं है।
आपको जो चाहिए वह आपके पक्ष में सही साथी है, जो अपने अनुभव के लिए धन्यवाद, आपको जो चाहिए उसे लागू कर सकता है। डराने से बचें और वास्तव में इसका परीक्षण किए बिना फैंसी PowerPoint प्रस्तुतियों के बजाय परीक्षण पदों का चयन करें। -
हार्डवेयर आमतौर पर पहले से ही उपलब्ध है
अनुभव से पता चला है कि लगभग हर ऑपरेशन, कंपनी और कंपनी के पास एक बड़ा कॉपियर होता है जो अपनी क्षमता का उपयोग नहीं करता है। ये उपकरण बड़े पैमाने पर स्कैन से प्यार करते हैं, पेपरक्लिप के सहिष्णु हैं और स्कैनर निवेश के बिना डिजिटल शुरुआत के लिए आधार हो सकते हैं। -
सही डीएमएस के साथ उम्मीद से सस्ता
डीएमएस / ईसीएम सिस्टम के साथ लागत जाल से बचें जहां आप निर्माताओं की दया पर बेरहमी से हैं। जब अपने स्वयं के प्रशासन विकल्पों की बात आती है, तो कोई समझौता न करें, जैसे कि दस्तावेजों को पढ़ाना और स्वयं सेटिंग्स बनाना। यदि आपको मदद की आवश्यकता है, तो निर्माता आपकी मदद करने में खुश होगा, लेकिन स्वतंत्र रहें। -
डिजिटल स्वचालन भविष्य है
प्रक्रियाएं भविष्य में पूरी तरह से समान होंगी, लेकिन पूरी तरह से स्वचालित होंगी।
चालान में आ रहा है? वर्कफ़्लो ट्रिगर किया गया है और सब कुछ अपने निर्धारित तरीके से चला जाता है।
सभी 1000 फ़ोल्डरों के माध्यम से खोजें? कोई समस्या नहीं है, क्योंकि आपके पास अपना खुद का Google है!
