पेपरलेस ऑफिस: इस तरह से कंपनी में डिजिटलीकरण सफल होता है

पेपरलेस कार्यालय का दृष्टिकोण तेजी से मीडिया रिपोर्टों का ध्यान केंद्रित कर रहा है, लेकिन व्यवहार में शायद ही कभी उपयोग किया जाता है - विशेष रूप से छोटे और मध्यम आकार की कंपनियों में नहीं। यह सिर्फ समय और पैसे के बारे में शामिल नहीं है।

हालांकि, कुछ ही उपायों के साथ, कागज की खपत को बहुत कम किया जा सकता है। एसएमई फ्लैट पदानुक्रम और लचीली संरचनाओं से लाभान्वित होते हैं।

वर्तमान लेख में, हम पेपरलेस कार्यालय, या "डिजिटल कार्यालय" के विषय पर करीब से नज़र डालते हैं क्योंकि यह भी जाना जाता है। हम आपको दिखाएंगे कि संक्रमण आपकी कल्पना से कहीं अधिक आसान है। आपको कॉर्पोरेट संगठन के लिए सुझाव भी प्राप्त होंगे, हम आपको पेपरलेस काम करने के फायदे बताएंगे और सफल कार्यान्वयन के प्रभावों का वर्णन करेंगे।

तकनीक तेजी से और तेज हो रही है

ऐसे समय में जब प्रौद्योगिकी ने हमें अपने स्मार्टफोन के माध्यम से दुनिया से संपर्क करने के लिए प्रेरित किया है, यह कम समझ में आता है कि हम अभी भी अपनी कई दैनिक गतिविधियों में कागज का उपयोग करते हैं।

आज हम डिजिटल सामग्री (संगीत, फोटोग्राफी, टीवी श्रृंखला) से निपटने के लिए उपयोग किए जाते हैं, लेकिन दस्तावेजों का डिजिटलीकरण अभी तक काम और व्यावसायिक वातावरण में व्यापक नहीं है। आजकल लगभग सभी कंपनियों के पास कंप्यूटर और मोबाइल उपकरणों तक पहुंच है, तो हम अपने कार्यालयों को कागज से क्यों भरते रहते हैं?

कागज के निरंतर उपयोग के मुख्य कारण परिवर्तन और डिजिटलीकरण से निपटने की चुनौतियों में निहित हैं। बहुत से लोग उन दस्तावेजों की भौतिक प्रति रखना पसंद करते हैं जिनके साथ वे काम करते हैं।

हालांकि, जैसा कि आपके कर्मचारी कार्यालय में या पूरे संगठन में उपयोग किए जाने वाले कागज की मात्रा को समाप्त करना या कम से कम करना शुरू करते हैं, आप डेटा को डिजिटाइज़ करके, पेपरलेस तरीकों का उपयोग करके और इस प्रकार लागत को कम करके उत्पादकता बढ़ाने की प्रक्रियाओं में भी सुधार करते हैं।

खासकर वर्तमान में मुश्किल समय जैसे होम ऑफिस कोरोना की जरूरत में सभी कंपनियों के लिए यह बेहद जरूरी है कि वे कंपनी को पेपरलेस या डिजिटल बनाकर उसकी कॉम्पिटिटिविटी को मजबूत करें और यह सुनिश्चित करें कि कर्मचारी भी घर से ही घर से ही फ्लेक्सिबल तरीके से काम कर सकें। आखिरकार, कंपनी को डिजिटल युग के साथ रहना चाहिए और पेपरलेस कार्यालय के मार्ग का एहसास करना चाहिए।

आपको अपनी कंपनी में कागज की खपत को कम क्यों करना चाहिए?

पेपरलेस कार्यालय एक लक्ष्य है कि अधिक से अधिक कंपनियां निश्चित रूप से लागत बचत से परे और कंपनी के कार्बन पदचिह्न को कम करने से परे कई लाभ प्राप्त करने और प्रदान करने का प्रयास कर रही हैं।

यह अनुमान लगाया गया है कि एक कर्मचारी जो दस्तावेजों के साथ कुल दो घंटे बिताता है, वह प्रति वर्ष औसतन 10,000 कागज की शीट (संघीय पर्यावरण एजेंसी डेटा) का उपयोग करता है। इस कारण से, उन समाधानों और उपकरणों का उपयोग करना महत्वपूर्ण है जो जानकारी के उपयोग, प्रबंधन और स्थानीयकरण दोनों में सुधार करते हैं। हालांकि, व्यवसाय की प्रक्रिया में किसी भी बदलाव में समय लगता है और कॉर्पोरेट संस्कृति में क्रमिक परिवर्तन की आवश्यकता होती है।
बिजनेस पेपर की खपत को कम करके पर्यावरण पर सकारात्मक प्रभाव के अलावा, दस्तावेजों और कंपनी डेटा का डिजिटलीकरण कई अन्य लाभ प्रदान करता है।

पेपरलेस ऑफिस के फायदे

निम्नलिखित एक पेपरलेस कार्यालय के मुख्य लाभ हैं:

• सभी कार्य प्रक्रियाओं का अनुकूलन
  एक पेपरलेस कार्यालय में स्विच करने के लिए धन्यवाद, आप अपनी कंपनी के डिजिटल परिवर्तन की दिशा में एक कदम उठाने वाले पहले व्यक्ति हो सकते हैं।
  क्योंकि आप से वर्कफ़्लो समाधानों के लिए धन्यवाद, अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को और सरल और तेज कर सकते हैं. वे बहुत सारे जटिल नियमित कार्य को लेकर क्लर्कों को राहत देते हैं। कानूनी आवश्यकताओं का पालन किया जाना चाहिए सीधे वर्कफ़्लो में एकीकृत कर रहे हैं।
• लचीला काम करना, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कहां हैं
  यदि आप अपने दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करते हैं, तो आप इसे कभी भी, कहीं भी और किसी भी डिवाइस के साथ दस्तावेज़ों तक पहुँच सकते हैं। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है यदि आपके पास कई शाखाएं हैं, तो आपके कर्मचारी अपने घर के कार्यालय से अपना काम करना चाहते हैं या अनुमोदन जारी करना चाहते हैं।
• सभी क्षेत्रों में भारी लागत में कमी
  दस्तावेज़ डिजिटलीकरण का आपकी कंपनी की लागत में कमी पर सीधा प्रभाव पड़ता है, न केवल इसलिए कि आप अब अधिक कागज नहीं खरीदते हैं, बल्कि इसलिए भी क्योंकि आप प्रिंटर रखरखाव और स्याही और स्पेयर पार्ट्स की खरीद पर बचत करते हैं।
  बेशक, यह भंडारण के लिए लागत को भी कम करता है, यानी फाइलें, फ़ोल्डर, अलमारियां, फाइलिंग अलमारियाँ। कागजी दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए मूल्यवान स्थान अब बर्बाद नहीं हुआ है।
  लब्बोलुआब यह है कि जैसे ही आप डिजिटल डेटा का उपयोग करते हैं, आपके कर्मचारी कार्यालय में अधिक कुशलता से काम करते हैं और कंपनी में समझदार और लक्षित तरीके से प्राप्त मूल्यवान समय का निवेश करते हैं।
  डिजिटलीकरण और / या कागज की खपत में कमी के माध्यम से भंडारण स्थान में महत्वपूर्ण कमी क्लीनर और टिडियर कार्यालयों की ओर ले जाती है।
• चोरी और नुकसान के खिलाफ अधिकतम सुरक्षा
  डेटाबेस भंडारण प्रणाली के साथ सॉफ़्टवेयर के उपयोग के माध्यम से उच्च सूचना सुरक्षा। डिजिटल रूप से संग्रहीत जानकारी की सुरक्षा कागज पर संग्रहीत दस्तावेजों की सुरक्षा से कहीं बेहतर है।

  अपनी कंपनी में क्लाउड समाधान का उपयोग न करने के लिए सावधान रहें, क्योंकि क्लाउड-आधारित डीएमएस समाधान और डीएमएस सॉफ़्टवेयर एक सुरक्षा अंतर हैं।

• स्वचालन के माध्यम से कम तनाव
  मैन्युअल से स्वचालित वर्कफ़्लोज़ में परिवर्तन के साथ, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को मानकीकृत किया जाता है और लागत कम हो जाती है. उदाहरण के लिए, वर्कफ़्लो ऑप्टिमाइज़ेशन के परिणामस्वरूप तेज़ संग्रह और अधिग्रहण लागत में कमी आ सकती है.
  चालान का भुगतान अब भुलाया नहीं जाता है, छूट को अच्छे समय में काटा जा सकता है।
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं में जोखिम को कम करना
• ग्राहक संबंधों में सुधार करना
  आपकी कंपनी में डिजिटलीकरण ग्राहक संबंधों को अधिक गहराई और मात्रा देता है। इसका मतलब यह है कि बड़े डेटा की मदद से व्यावसायिक लेनदेन में व्यापक डेटा संग्रह, आंतरिक प्रक्रियाओं को लगातार जोड़ने, सेकंड के भीतर प्रतिक्रिया समय, साथ ही साथ एक ही समय में बड़ी संख्या में ग्राहकों के साथ व्यक्तिगत संपर्क और सटीक, बेहद मांग-उन्मुख आवश्यकताओं की योजना आपकी कंपनी को आगे लाएगी।
  कंपनी के सभी क्षेत्रों में डिजिटलीकरण बढ़ रहा है - कम से कम ग्राहक सेवा में नहीं। किसी भी कंपनी के लिए इस क्षमता को कम आंकना एक गलती होगी। यदि आप प्रतिस्पर्धा से पीछे नहीं रहना चाहते हैं और यहां तक कि उनके आगे भी दौड़ना चाहते हैं, तो इस क्षेत्र में डिजिटलीकरण से निपटना आवश्यक है। इससे पहले कभी भी ग्राहक के साथ उनकी विशिष्ट आवश्यकताओं और इच्छाओं के बारे में अधिक फुर्तीली और व्यक्तिगत रूप से संवाद करना संभव नहीं हुआ है।
• आंतरिक पारदर्शिता बढ़ जाती है
• कर्मचारियों के बीच काम के माहौल में उल्लेखनीय सुधार
  जो कंपनियां उपयुक्त दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के उपयोग के माध्यम से अपने दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करना चुनती हैं, उन्हें बदले में महान लाभ प्राप्त होते हैं, जैसे:
  • अधिक मुक्त भौतिक स्थान
  • तेज़ दस्तावेज़ खोज
  • प्रलेखन का बेहतर संगठन
  • जिसके परिणामस्वरूप दस्तावेज़ों की खोज में कम समय बिताया जाता है और कम तनाव की ओर जाता है।
  • स्थिरता और प्रतिस्पर्धा
  • सरलीकृत संचार और कार्य को हल करना
  • आपकी कंपनी की उत्पादकता बढ़ जाती है
  • और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि - आप एक पेपरलेस कार्यालय के लिए सही रास्ते पर हैं।

हर कीमत पर इस गलती से बचें!

विशेष रूप से डिजिटलीकरण के साथ परियोजनाओं के लिए अक्सर बड़ी अनिच्छा के साथ मुलाकात की जाती है, क्योंकि कई कंपनियों को डर है कि इस तरह की परियोजना एक अथाह गड्ढे में विकसित होगी। इसका सबसे आम कारण कंपनियों द्वारा स्वयं ज्ञान की कमी और अक्षम सॉफ़्टवेयर निर्माताओं में अतिरिक्त विश्वास है जो ऐसे सॉफ़्टवेयर की पेशकश करते हैं जो काम नहीं करते हैं। कई सॉफ्टवेयर निर्माता अज्ञानता का लाभ उठाते हैं।

इस बिंदु पर, PaperOffice डिजिटलीकरण के कार्यान्वयन के साथ आपकी मदद करने के लिए खुश होगा। दस्तावेज़ प्रबंधन और स्वचालन के क्षेत्र में 20 वर्षों के अनुभव के लिए धन्यवाद, PaperOffice आपको अभ्यास से काम करने के सुझाव ला सकता है और पूर्ण कार्यान्वयन के माध्यम से आपके साथ आ सकता है।

अंतरिम निष्कर्ष 1 / 3

न तो एक आईटी विशेषज्ञ की आवश्यकता है और न ही एक प्रशिक्षित लाइब्रेरियन!

आप सभी को वास्तव में जरूरत है

• सही सॉफ्टवेयर
• एक विश्वसनीय आईटी भागीदार
• संगत हार्डवेयर

कभी-कभी हार्डवेयर अक्सर पहले से ही होता है, पहले की तुलना में अधिक क्षमता होती है और तुरंत उपयोग किया जा सकता है।

नोक

वैसे, "कागजी दस्तावेजों का डिजिटलीकरण: 10 सबसे महत्वपूर्ण लाभ" विषय पर एक विशेष लेख है, जिसने सामान्य डिजिटलीकरण के फायदों पर रिपोर्ट की है:

अपने कार्यालय में कागज की खपत को कम करने के लिए आपको किन 5 चरणों का पालन करने की आवश्यकता है?

हमने कार्यालय में कागज की खपत को कम करने और डिजिटल जाने के लिए आपको पांच चरणों का पालन करने की आवश्यकता है:

• प्रक्रियाओं की रणनीति और विश्लेषण
  पेपरलेस ऑफिस में अपनी तैनाती की अच्छी तरह से योजना बनाएं। अपनी कंपनी में प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने के लिए पर्याप्त समय निकालें। कागज के रूप में क्या उपलब्ध या रखा जाना चाहिए? डिजिटल रूप में कौन से दस्तावेज पर्याप्त हैं? दस्तावेज़ और जानकारी विभिन्न स्रोतों से आते हैं आप सबसे अधिक संभावना है कि जानकारी है कि विभिन्न स्रोतों से और विभिन्न स्वरूपों में आता है भर में आ जाएगा। इसमें से कुछ डिजिटल रूप में, फ़ाइलों या डेटाबेस में संग्रहीत और कुछ मुद्रित दस्तावेजों के रूप में।

  आप सभी पिछले दस्तावेज़ों को स्कैन और डिजिटाइज़ करना चाह सकते हैं, या एक निश्चित तिथि तक पेपरलेस कार्यालय / सिस्टम में संक्रमण कर सकते हैं, साथ ही साथ भविष्य में कुशलतापूर्वक जारी रखने और काम करने के लिए डिजिटल डेटा का उपयोग कर सकते हैं। स्कैनिंग और निर्देशिका निगरानी या बड़ी मात्रा में दस्तावेज़ों के लिए बड़े पैमाने पर संग्रह के लिए एक multifunction प्रिंटर / स्कैनर का उपयोग करें।

  पहले विकल्प के लिए अधिक समय और संसाधनों की आवश्यकता होती है। आदर्श रूप से, आप और आपकी टीम यह तय करेगी कि इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइलों को कैसे व्यवस्थित किया जाए और चरण-दर-चरण एक निरंतर स्कैनिंग प्रक्रिया स्थापित की जाए ताकि भविष्य के सभी दस्तावेजों को डिजिटाइज़ किया जा सके।

  
  पेपरलेस कार्यालय परियोजना के लिए समय और कर्मियों की योजना
  एक चौथाई या 90 दिन पेपरलेस कार्यालय में संक्रमण के लिए आवश्यक कार्यों को लागू करने के लिए एक उचित समय सीमा है।
  यह एक अवधि भी है जो एक चिकनी संक्रमण के लिए अनुमति देती है। त्वरित फिक्स समाधान जो कर्मचारियों को एक दिन से अगले दिन में परिवर्तन करने के लिए मजबूर करते हैं, आमतौर पर अल्पकालिक होते हैं। इस तरह से संचालन को बाधित न करना भी संभव है।
  असल में, पेपरऑफिस डीएमएस के साथ पेपरलेस कार्यालय में स्विच करते समय, कई लोगों से बनी परियोजना टीम की कोई आवश्यकता नहीं होती है।
  कई एसएमई में, इन्हें उनके वास्तविक कार्यों से काटना न तो संभव है और न ही वांछनीय है। हालांकि, जो समझ में आता है, वह यह है कि सीडीओ, मुख्य डिजिटल अधिकारी को निर्देश जारी करने के अधिकार के साथ कम से कम एक व्यक्ति बनाना है। यदि आप अमेरिकी संक्षिप्त रूपों पर बहुत उत्सुक नहीं हैं, तो आप उसे पेपरलेस कार्यालय परियोजना प्रबंधक के रूप में नियुक्त कर सकते हैं।

  यह महत्वपूर्ण है कि संबंधित व्यक्ति खुद को पेपरऑफिस डीएमएस के साथ अच्छी तरह से परिचित कराए।

  सॉफ्टवेयर की स्पष्ट रूप से संरचित संरचना और हर पहलू पर व्यापक और आसानी से समझने वाले ट्यूटोरियल और वीडियो के कारण, यह कुछ ऐसा है जिसके लिए न तो आईटी डिग्री और न ही बाहरी प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, इसे पहले रूपांतरण उपायों के साथ "करके सीखने" के रूप में किया जा सकता है।

• पेपरलेस कार्यालय में संक्रमण के लिए अवधि का निर्धारण
  इच्छित 90 दिनों को छोटे समय अवधि में तोड़ने का उद्देश्य संक्रमण के प्रत्येक चरण पर ध्यान केंद्रित करने और इसमें शामिल प्रक्रियाओं पर प्रतिबिंबित करने में सक्षम होने का उद्देश्य है। इसके अलावा, चेंजओवर में सफलताओं को अधिक आसानी से प्रलेखित किया जा सकता है। कर्मचारियों को उपायों की बेहतर समझ मिलती है और वे अभिभूत महसूस नहीं करते हैं। साथ ही, लक्ष्यों को आंतरिक रूप से संप्रेषित किया जाना चाहिए, जो एक मानसिक परिवर्तन के अनुरूप है। यह कितना महत्वपूर्ण है, यह पहले ही प्रस्तावना में समझाया जा चुका है।
  90 दिनों को 30 दिनों के तीन वर्गों में विभाजित करना समझ में आता है।
  पहले 30 दिनों का उपयोग उन सभी प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने के लिए किया जाता है जिन्हें एनालॉग से डिजिटल में परिवर्तित किया जाना है।
  दूसरे 30 दिनों में पेपरऑफिस डीएमएस और आवश्यक हार्डवेयर पेश किए जाएंगे, लेकिन शुरू में केवल प्रशिक्षण उद्देश्यों के लिए और चल रही प्रक्रियाओं के साथ, यदि यह उत्पन्न होता है।
  पिछले 30 दिनों को एनालॉग से डिजिटल में प्रक्रिया संक्रमण करने के साथ लिया गया है, जिसमें कर्मचारियों के प्रश्न ों में कोई संदेह नहीं है। एक या अन्य गलत ऑपरेशन भी संभव है, लेकिन इसे किसी भी समय PaperOffice DMS की पदानुक्रमित संरचना के लिए धन्यवाद सही किया जा सकता है।

  पिछले 30 के अंत में और इस प्रकार 90 दिनों में भी, एक पूरी तरह से एकीकृत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है जो पहले से ही इस बिंदु पर विश्लेषण की अनुमति देती है कि बचत और लाभ कितने महान हैं और भविष्य में होंगे।

• अधिग्रहण पथ का पता लगाएं और डेटा संग्रहण निर्धारित करें
  पहले 30 दिनों में, अब ध्यान उन प्रक्रियाओं की जांच करने पर है जिनमें पेपर ने अब तक मुख्य भूमिका निभाई है। ऐसा करने के लिए, कंपनी में बाहरी और आंतरिक संचार के इंटरफेस को पहचानना और उनके जीवन चक्र का पालन करना आवश्यक है, जो वहां हो सकता है:
  
  • टेलीफोन कॉल (उदाहरण के लिए एक आदेश फ़ॉर्म जो तब भरा जाता है)
  • ई-मेल ट्रैफ़िक (उदाहरण के लिए मेल अगली मीटिंग के लिए मुद्रित किया जाएगा)
  • पत्र
  • व्यावसायिक ग्राहक यात्रा (जैसे: टेलीफोन कॉल देखें)
  • साथ के दस्तावेज़
  • आंतरिक पत्राचार
  
  यह निर्धारित करने के लिए अगली बात यह है कि इलेक्ट्रॉनिक रूपों के मामले में, मुद्रित कागज के लिए संक्रमण कब और कहां होता है, साथ ही साथ कागज से संग्रह या सिर्फ वेस्टबास्केट तक का रास्ता।
  अब से डिजिटल रूप से डिज़ाइन दस्तावेज़
  अब से, जहां तक संभव हो कागज के बिना करें: बैठकें, मिनट, आने वाले मेल, आउटगोइंग चालान और नोट्स सीधे पेपरऑफिस में बनाए जा सकते हैं। कार्य और वर्कफ़्लो भी डिजिटल रूप से लागू किए जाते हैं.
  चालान को डिजिटाइज़ करें और धीरे-धीरे पेपरलेस लेखांकन लागू करें
  इस तरह के रूप में चालान जारी करना भी पेपरलेस कार्यालय का हिस्सा है, हालांकि न केवल इस संदर्भ में देखा जाना चाहिए। डिजिटलीकरण और उचित प्रसंस्करण एक समस्या है और इसे अच्छी तरह से योजनाबद्ध और कार्यान्वित भी किया जाना चाहिए।
  जो कोई भी अपने चालान को डिजिटल रूप से बनाए रखता है और अपने डिजिटल बहीखाता को भी बनाता है, वह बचत के लिए अधिक क्षमता को पहचानता है और सामान्य लेखांकन प्रक्रिया को अधिक कुशल बना सकता है।
  डेटा संग्रहण
  यदि आपने पहले से ही तय कर लिया है कि आपकी भौतिक फ़ाइलें अब डिजिटल फ़ाइलें होने जा रही हैं, तो तत्काल सवाल यह है कि आप उन डिजिटल फ़ाइलों को कहां संग्रहीत करने जा रहे हैं। क्या आप उन्हें स्थानीय रूप से या बाहरी एनएएस डिवाइस पर डेटाबेस में संग्रहीत करेंगे?
  पेपरलेस कार्यालय में स्विच करते समय, आपको सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक पर स्किम्प नहीं करना चाहिए। स्थानीय डेटा भंडारण और NAS उपकरणों का उपयोग।
  या क्या आप अपनी कंपनी में डेटा स्टोरेज या डेटाबेस नहीं रखना चाहते हैं? आग, डकैती आदि से बचने के लिए, हालांकि, क्लाउड समाधान का उपयोग करना कानूनी कारणों से आपके लिए प्रश्न से बाहर है। फिर, निश्चित रूप से, एक समर्पित सर्वर पर डेटाबेस का उपयोग करने का समाधान, जो आपको अकेले सौंपा गया है, एक बहुत अच्छा समाधान है।
  चयन बड़ा है।

  वास्तव में, समाधान की खोज भी पहले 30 दिनों के अनुभाग में होती है। PaperOffice DMS दस्तावेज़ प्रबंधन और NAS हार्डवेयर के साथ, कंपनी नेटवर्क में एकीकृत, सभी समाधान कागज से डिजिटल में संक्रमण को लागू करने के लिए उपलब्ध हैं।

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• PaperOffice DMS प्लस हार्डवेयर का परिचय
  कंपनी में कंप्यूटर पर सॉफ़्टवेयर स्थापित करने के बाद, पदानुक्रम स्तर असाइन किए गए हैं और NAS सर्वर स्थापित किए गए हैं और नेटवर्क किए गए हैं, सॉफ़्टवेयर को प्रशिक्षित किया गया है।
  बाहरी (आमतौर पर "महंगा" का पर्याय) सलाहकारों की कोई आवश्यकता नहीं है। यदि आवश्यक हो तो पेपरऑफिस कर्मचारी निश्चित रूप से उपलब्ध हैं। दुनिया भर में PaperOffice डीएमएस के साथ काम करने वाली एक मिलियन से अधिक कंपनियों ने अब तक विस्तृत ट्यूटोरियल और वीडियो के साथ या पेपरऑफिस डीएमएस के बारे में प्रश्नों पर टेलीफोन सलाह के साथ बहुत अच्छी तरह से प्राप्त किया है।
  अधिकांश प्रक्रियाएं आत्म-व्याख्यात्मक हैं और एक बहुत ही अच्छी तरह से रखी गई सहायता मेनू के साथ हैं। वैसे, आपको 30 दिनों तक चिपके रहने के बारे में जिद्दी होने की आवश्यकता नहीं है। यदि एनालॉग से डिजिटल में बदलाव में शामिल हर किसी की राय है कि यह काम करेगा, तो प्रक्रिया को वांछित के रूप में छोटा किया जा सकता है।
  फ़ोल्डर संरचना
  एक सार्थक फ़ोल्डर संरचना महत्वपूर्ण है ताकि आप आसानी से बदलाव के बाद खुद को पा सकें। आसानी से अपने मौजूदा "वास्तविक" फ़ोल्डर संरचना के अनुसार अपने डिजिटल फ़ोल्डर संरचना को व्यवस्थित करें।
  स्वचालन पर भरोसा करें
  बुद्धिमान AI मान्यता के लिए धन्यवाद, आप दस्तावेज़ में महत्वपूर्ण दस्तावेज़ डेटा को पहचान सकते हैं, इसे निकाल सकते हैं और दस्तावेज़ कीवर्डिंग के लिए इसका उपयोग कर सकते हैं। इससे समय और इसलिए पैसे की बचत होती है।
• पेपरलेस कार्यालय में संक्रमण पूरा करें
  पिछले 30 दिन (या उससे कम) शुरू होते हैं और कर्मचारी शिक्षा और प्रशिक्षण चरण को पूरा करते हैं। ई-मेल अब मुद्रित नहीं किए जाते हैं, लेकिन सहेजे जाते हैं.
  वर्कफ़्लोज़ और स्टैम्प का उपयोग करें
  दस्तावेज़ों और ईमेल तक पहुँचा जा सकता है, संपादित किया जा सकता है और PaperOffice DMS में वर्कफ़्लो फ़ंक्शन के माध्यम से किसी भी समय अन्य कर्मचारियों के लिए उपलब्ध कराया जा सकता है। डिलीवरी या आने वाले अक्षरों से माल ढुलाई दस्तावेजों को एक स्कैनर या सेल फोन कैम का उपयोग करके डिजिटाइज़ किया जाता है और पेपरऑफिस के ओसीआर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके पाठ दस्तावेज़ों में परिवर्तित किया जाता है।
  स्टाम्प फ़ंक्शन विभिन्न वर्कफ़्लोज़ को ट्रिगर करने और आगे की कार्रवाइयों को करने में सक्षम बनाता है. गतिशील चर को टिकटों में जोड़ा जा सकता है और यहां तक कि ईमेल सूचनाएं स्वचालित रूप से उपयोग पर भेजी जाती हैं।
  बैकअप लेने के लिए मत भूलना
  बैकअप फ़ंक्शन के साथ केवल एक केंद्रीय भंडारण है। यह सवाल फिर कभी नहीं उठता है कि किस कर्मचारी के पास अपने कंप्यूटर पर एक विशिष्ट दस्तावेज संग्रहीत है और इसे कैसे प्राप्त किया जाए क्योंकि वह छुट्टी पर है और अनुपलब्ध है।
  एक डेटा एन्क्रिप्शन विधि जिसका उपयोग अमेरिकी सेना द्वारा भी किया जाता है। Ransomware के साथ हैकर्स के वर्तमान में लोकप्रिय और आकर्षक खेल PaperOffice बंद bounces.
  सुसंगत रहें: शुरुआत हमेशा मुश्किल होती है, क्योंकि वर्षों से पूर्वाभ्यास की जाने वाली प्रक्रियाएं समय के लिए नई हैं। पुराने पैटर्न में वापस मत आओ।
• सुसंगत रहें और पेपरलेस कार्यालय का अनुभव करें।

• अंतिम 5-चरण गाइड

  नोक

  हमने पेपरलेस जाने और आपके व्यवसाय को डाउनलोड करने योग्य दस्तावेज़ के रूप में डिजिटल करने के लिए अंतिम 5-चरणीय मार्गदर्शिका बनाई है, प्रत्येक 5 चरणों का विवरण देते हुए और इसमें कितना समय लगता है:

  

  

• अंतरिम निष्कर्ष 2 / 3

  सही सॉफ्टवेयर के साथ, एक पेपरलेस कार्यालय का मतलब है कि कोई अतिरिक्त काम नहीं है!

  वास्तव में जो कुछ भी आवश्यक है वह कुछ सॉफ़्टवेयर है

  • यदि इनवॉइस डिजिटल रूप से उपलब्ध हैं, तो व्यक्तिगत ई-मेल के माध्यम से इनवॉइस की प्राप्ति को पूरी तरह से स्वचालित करें
  • कागज चालान के मामले में, स्कैनर अखंडता के लिए धन्यवाद, वे स्वचालित रूप से बैच स्कैनिंग द्वारा कब्जा कर लिया जा सकता है
  • स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को अनुक्रमणिका और पठन-पाठन
  • और सबसे महत्वपूर्ण बात: स्वचालित रूप से उनकी सामग्री के आधार पर डिजिटल और स्कैन किए गए दस्तावेजों को स्टोर कर सकते हैं!

  और इस आम गलती से बचें

  किसी भी मामले में, सुनिश्चित करें कि आपका सॉफ़्टवेयर विकल्प एक डीएमएस पर पड़ता है जिसके साथ आप स्वचालित रिकॉर्डिंग (जैसे निर्देशिका निगरानी) और दस्तावेजों के शिक्षण को स्वयं कर सकते हैं ताकि बेकाबू लागत जाल में कदम न रखा जा सके और निर्माता पर निर्भर न हो!

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Digital Transformation का निष्कर्ष

कई कंपनियों के लिए, एक आधुनिक और कुशल पेपरलेस कार्यालय रातोंरात उपलब्धि नहीं है, लेकिन यह एक यूटोपिया भी नहीं है। अंत में अपने दस्तावेजों के डिजिटलीकरण को प्राप्त करने के लिए, आपको पेपर रिडक्शन नीतियों को स्थापित करने और उन सभी चीजों से छुटकारा पाने के लिए समाधान खोजने की आवश्यकता है जिनकी आपको अब आवश्यकता नहीं है।

PaperOffice से दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर आपको दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने और पेपरलेस कार्यालय को लागू करने में मदद कर सकता है. डीएमएस समाधान पूर्ण समाधान हैं जो एक सुसंगत बुनियादी ढांचे की पेशकश करते हैं।
नतीजतन, व्यावसायिक प्रक्रियाओं को पारदर्शी रूप से मैप किया जाता है, वर्कफ़्लो को डिजिटल रूप से किया जा सकता है और सभी महत्वपूर्ण जानकारी को आसानी से देखा जा सकता है।

डीएमएस समाधानों के लिए धन्यवाद, आप ऑडिट-प्रूफ तरीके से डिजिटल दस्तावेज़ों और सामग्री को संसाधित करने और संग्रहीत करने में भी सक्षम हैं, उदाहरण के लिए कंपनी और टैक्स ऑडिट के दौरान खुद को परेशानी से बचाने के लिए।

एक डिजिटल कार्यालय के लिए युक्तियाँ और चालें

हमने आपके लिए 9 युक्तियों को संक्षेप में प्रस्तुत किया है ताकि पेपरलेस कार्यालय वास्तव में काम करे!

संक्षेप में, यह कंपनी में विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करने के बारे में है, जैसे कि अनुबंध, रसीदें, डिलीवरी नोट्स, इनकमिंग इनवॉइस, यानी वह सब कुछ जो कागज पर है। इसके अलावा, न केवल अतीत पर पेपर, बल्कि भविष्य के पेपर भी सवालों के घेरे में आते हैं।

संचार भी पेपरलेस कार्यालय में एक प्रासंगिक भागीदार है। आपको कानूनी रूप से चिंता करने की ज़रूरत नहीं है, बस कुछ "सूक्ष्मताओं" पर ध्यान दें। फ़ोल्डर संरचना और पीडीएफ प्रारूप में सहित कुछ दस्तावेजों को आसानी से कर सलाहकार या सहयोगियों को एक स्व-सहायक संग्रह के रूप में सौंपा जा सकता है - यह केवल कुछ माउस क्लिक के साथ किया जाता है।

सही दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एनालॉग-डिजिटल समस्या को हल करता है

DMS का पूरा नाम Document Management System है और इसका उद्देश्य दस्तावेज़ों, विशेष रूप से डिजिटल दस्तावेज़ों को प्रबंधित करना है, जिसमें एनालॉग से डिजिटल में रूपांतरण शामिल है। PaperOffice DMS एक ऐसी प्रणाली है। कार्यों की इसकी सीमा इसके सहज रूप से डिज़ाइन किए गए मेनू नेविगेशन के रूप में उल्लेखनीय है, जिसके लिए केवल मामूली प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। आपको साइट पर महंगे सलाहकारों की आवश्यकता नहीं है। PaperOffice डीएमएस पर अच्छी तरह से समझाया वीडियो ट्यूटोरियल यह बस के रूप में अच्छी तरह से और बहुत सस्ता, मुक्त करने के लिए कर सकते हैं.

स्कैनिंग, OCR, स्वचालित कीवर्ड के साथ संग्रह, AI-नियंत्रित दस्तावेज़ विलय, एकीकृत खोज इंजन, वर्कफ़्लो फ़ंक्शन, 1024Mbit के साथ एन्क्रिप्शन, एमएस ऑफिस में प्रत्यक्ष एकीकरण, ransomware के खिलाफ सुरक्षा, स्वचालित टेम्पलेट निर्माण, स्टांप फ़ंक्शन, कार्य और नोट प्रबंधन।

ये PaperOffice डीएमएस के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक जोड़े हैं और जैसा कि मैंने कहा, न तो आपको और न ही आपके कर्मचारियों को आईटी डिग्री पूरी करनी है।

अंतरिम निष्कर्ष 3/

1. पता है कि कैसे और सॉफ्टवेयर है कि GOBD (और भी GDPR) के साथ अनुपालन के साथ एक निर्माता से संपर्क करें!

2. वहाँ कोई भी एक उपयुक्त डीएमएस सॉफ्टवेयर है. प्रत्येक डीएमएस का अपना औचित्य है और अंततः उत्पाद को उद्देश्य को फिट करना होगा।

3. चाहे वह अपने स्वयं के सर्वर है, बर्लिन (जर्मनी) या NAS में Strato AG के डेटा केंद्र में PaperOffice समर्पित सर्वर - सहेजने तुम्हारा कभी नहीं तीसरे पक्ष के बादल भंडारण पर दस्तावेज़ जो एक) एक समर्पित आधार पर इस्तेमाल नहीं किया जाता है और ख) एक सुरक्षित देश में स्थित नहीं है सी) एक क्लिक के साथ निर्यात नहीं किया जा सकता

नोक

यदि आप सलाह का पालन करते हैं और इन-हाउस सुरक्षित दस्तावेज़ भंडारण के लिए एक एनएएस का उपयोग करेंगे - PaperOffice न केवल इसके लिए एकदम सही है, बल्कि दुनिया के सबसे बड़े एनएएस निर्माता के लिए एकमात्र आधिकारिक डीएमएस भी है - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:

पेपरलेस कार्यालय किसके लिए उपयुक्त है?

इस सवाल का त्वरित और आसान जवाब है: हर कंपनी के लिए। सभी व्यावसायिक क्षेत्रों और आकारों को एक पेपरलेस कार्यालय से लाभ होता है, एसएमई और स्टार्ट-अप से लेकर बड़ी कंपनियों तक। हालांकि, रूपांतरण छोटे और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए विशेष रूप से मूल्यवान है: प्रसंस्करण प्रयास और लागत में कमी आगे के विकास बूस्टर के लिए आवश्यक बजट को मुक्त करती है।

क्या मैं अपने पेपरलेस कार्यालय के लिए क्लाउड-आधारित डीएमएस प्रदाता का उपयोग कर सकता हूं?

नहीं। एक और कारक जो 2018 में GDPR लागू होने के बाद से हर किसी के होठों पर रहा है, वह डेटा सुरक्षा है। डीएमएस समाधान और डीएमएस सॉफ़्टवेयर का उपयोग उन दस्तावेज़ों को संसाधित करने, प्रबंधित करने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है जिनमें अक्सर संवेदनशील, व्यक्तिगत डेटा होता है। GDPR के उल्लंघन की स्थिति में, विधायक उच्च जुर्माना प्रदान करता है।

• लाभ प्रयास और लागत को सही ठहराते हैं
  डिजिटल रूप से काम करना और पुराने दस्तावेजों को नए युग में लाना भविष्य में समय, पैसा और नसों की अविश्वसनीय राशि को बचाने के लिए सबसे अच्छा महत्वपूर्ण निवेश होगा।
• आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो जानता हो
  डिजिटलीकरण के सभी फायदों का लाभ उठाने के लिए आपको अपने स्वयं के आईटी विशेषज्ञ की आवश्यकता नहीं है।
  आपको जो चाहिए वह आपके पक्ष में सही साथी है, जो अपने अनुभव के लिए धन्यवाद, आपको जो चाहिए उसे लागू कर सकता है। डराने से बचें और वास्तव में इसका परीक्षण किए बिना फैंसी PowerPoint प्रस्तुतियों के बजाय परीक्षण पदों का चयन करें।
• हार्डवेयर आमतौर पर पहले से ही उपलब्ध है
  अनुभव से पता चला है कि लगभग हर ऑपरेशन, कंपनी और कंपनी के पास एक बड़ा कॉपियर होता है जो अपनी क्षमता का उपयोग नहीं करता है। ये उपकरण बड़े पैमाने पर स्कैन से प्यार करते हैं, पेपरक्लिप के सहिष्णु हैं और स्कैनर निवेश के बिना डिजिटल शुरुआत के लिए आधार हो सकते हैं।
• सही डीएमएस के साथ उम्मीद से सस्ता
  डीएमएस / ईसीएम सिस्टम के साथ लागत जाल से बचें जहां आप निर्माताओं की दया पर बेरहमी से हैं। जब अपने स्वयं के प्रशासन विकल्पों की बात आती है, तो कोई समझौता न करें, जैसे कि दस्तावेजों को पढ़ाना और स्वयं सेटिंग्स बनाना। यदि आपको मदद की आवश्यकता है, तो निर्माता आपकी मदद करने में खुश होगा, लेकिन स्वतंत्र रहें।
• डिजिटल स्वचालन भविष्य है
  प्रक्रियाएं भविष्य में पूरी तरह से समान होंगी, लेकिन पूरी तरह से स्वचालित होंगी।
  चालान में आ रहा है? वर्कफ़्लो ट्रिगर किया गया है और सब कुछ अपने निर्धारित तरीके से चला जाता है।
  सभी 1000 फ़ोल्डरों के माध्यम से खोजें? कोई समस्या नहीं है, क्योंकि आपके पास अपना खुद का Google है!