यद्यपि दस्तावेज़ प्रबंधन की मूल तकनीकों का उपयोग दशकों से कॉर्पोरेट दस्तावेज़ नियंत्रण में किया गया है और वर्षों से विकसित किया गया है, फिर भी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता और इसके अनुप्रयोग लाभों को अभी भी कम करके आंका गया है।
अध्ययनों से पता चला है कि कर्मचारी कंपनी में आवश्यक दस्तावेजों की खोज में अपना तीस प्रतिशत समय बिताते हैं। औसतन, कर्मचारी परिणामस्वरूप प्रति सप्ताह एक से अधिक कार्य दिवस खो देते हैं। यह और भी बदतर हो जाता है, क्योंकि: सभी मामलों के 70% में खोज असफल है। दस्तावेज़ फिर से बनाया गया है और सहकर्मी अब दस्तावेज़ों की वर्तमान स्थिति को नहीं समझ सकते हैं.
लेकिन मानक क्या है, ग्राहक डीएमएस से क्या उम्मीद कर सकता है?
वर्तमान लेख में, हम आपको इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रबंधन (दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली) का उपयोग करने के फायदे दिखाएंगे।
इसे PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके बिंदु दर बिंदु समझाया जा सकता है।
इससे पहले कि हम लाभ में आते हैं, आइए परिभाषा की व्याख्या करें:
Document Management System क्या है?
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) का उपयोग किसी संगठन के भीतर दस्तावेज़ों के प्रवाह को संग्रहीत करने, प्रबंधित करने और नियंत्रित करने के लिए किया जाता है।
इसका मतलब यह है कि विभिन्न प्रकार के उद्योगों की कंपनियां हर दिन महत्वपूर्ण दस्तावेज जमा करती हैं: दलीलें, अनुबंध दस्तावेज, ड्राफ्ट, बाहरी पत्र, अनुसंधान, विशेषज्ञ राय और बहुत कुछ। ये न केवल डाक से आते हैं, बल्कि कई दस्तावेज ईमेल द्वारा भी पहुंचते हैं।
आप सभी जानकारी, जैसे कि पेपर दस्तावेज़, Windows फ़ाइलें या ईमेल, किसी केंद्रीय स्थान पर, अपने दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम में व्यवस्थित कर सकते हैं, जिसे कर्मचारी आसानी से और बिना किसी समस्या के एक्सेस कर सकते हैं.
टीम वर्क और दस्तावेज़ साझा करने के लिए अद्वितीय कार्यों और एक अभिनव प्रोग्राम इंटरफ़ेस शामिल है जो दुनिया भर में अद्वितीय है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियां व्यवसायों के लिए तेजी से महत्वपूर्ण होती जा रही हैं क्योंकि आज के व्यवसायों द्वारा उत्पन्न जानकारी की मात्रा तेजी से बढ़ रही है।
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत, संक्षेप में डीएमएस, आपको अपने दस्तावेजों के लिए एक स्पष्ट संरचना लाने और जानकारी की बाढ़ से निपटने में भी मदद करता है।
डीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के लिए भी खड़ा है और इसका उद्देश्य दस्तावेज़ों, विशेष रूप से डिजिटल दस्तावेज़ों का प्रबंधन करना है, जिसमें एनालॉग से डिजिटल में रूपांतरण शामिल है। PaperOffice DMS एक ऐसा सॉफ्टवेयर है।
बाहरी और आंतरिक दस्तावेजों की भारी मात्रा का प्रबंधन और नियंत्रण जो सार्वजनिक या व्यावसायिक प्रशासन में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का हिस्सा हैं, एक चुनौती बन गया है। यह दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की शुरूआत को बढ़ावा देता है जो इसे प्रबंधित करना आसान बनाता है।
डीएमएस की शुरूआत खोज समय, हैंडलिंग और लागत बचत में महत्वपूर्ण कटौती सुनिश्चित करती है, जो हमारी प्रशासनिक प्रक्रियाओं में बहुत महत्वपूर्ण हैं।
एक DMS का दिल
एक उन्नत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में एक डेटाबेस में इसका "दिल" होता है, जहां जानकारी को इस तरह से संग्रहीत किया जाता है जो इसे आसान और नियंत्रित तरीके से खोजने और पुनर्प्राप्त करने की अनुमति देता है।
डेटाबेस को स्थानीय रूप से या एनएएस सिस्टम पर सेट किया जा सकता है, जैसे कि QNAP NAS या Synology NAS। लेकिन संरचित तरीके से जानकारी को संग्रहीत करके, हमारे पास केवल समीकरण का हिस्सा है।
सिस्टम को नियंत्रित करने वाला "मस्तिष्क" वर्कफ़्लो तर्क है, जो दस्तावेज़ों और प्रक्रियाओं के बीच निर्भरताएं बनाना और इस जानकारी को लचीले और पहले से परिभाषित प्रवाहों में लिंक करना संभव बनाता है।
इस तरह के परिष्कृत "वर्कफ़्लो" के कार्यान्वयन में एक आवश्यक कदम यह है कि जितना संभव हो उतना प्रलेखन डिजिटल रूप में उपलब्ध है।
डिजिटलीकरण और दस्तावेज़ प्रबंधन
जब हम दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बारे में बात करते हैं, तो हमें यह नहीं भूलना चाहिए: प्रक्रियाओं का हिस्सा होने वाली जानकारी के डिजिटलीकरण का स्तर जितना अधिक होगा, नियंत्रण और स्वचालन का स्तर उतना ही अधिक होगा जिसे हम प्राप्त कर सकते हैं। हम पहले से ही डिजिटलीकरण के फायदों पर एक लेख लिख चुके हैं, यहां क्लिक करें।
पहले चरण में, आप निर्धारित करते हैं कि कौन से दस्तावेज़ हमारी प्रक्रियाओं से संबंधित हैं, हम उन्हें अपने दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में कैसे एकीकृत करते हैं और कौन सी जानकारी आपके डेटाबेस में दस्तावेज़ों के साथ निकाली और संग्रहीत की जानी है। एक बार जानकारी शामिल होने के बाद, हम इसके जीवन चक्र को परिभाषित करते हैं, यह अन्य प्रक्रियाओं के साथ कैसे बातचीत करेगा और हम इसे कैसे एकीकृत कर सकते हैं।
जानकारी विभिन्न स्रोतों से आती है
सबसे अधिक संभावना है, हम विभिन्न स्रोतों से और विभिन्न प्रारूपों में आने वाली जानकारी में आएंगे। इसमें से कुछ डिजिटल रूप में, फ़ाइलों या डेटाबेस में संग्रहीत और कुछ मुद्रित दस्तावेजों के रूप में।
हम पीडीएफ, डॉक्टर, आदि प्रारूप में डिजिटल दस्तावेजों के साथ क्या करते हैं? यहां प्रक्रिया बहुत सरल है।
Digital Document को PaperOffice इंटरफ़ेस में खींचें. या दस्तावेज़ प्राप्त होने के बाद आपके Windows फ़ोल्डर्स की आसानी से निगरानी की जाती है.
नोक
वैसे, YouTube पर "निर्देशिका निगरानी और दस्तावेजों के थोक संग्रह" विषय पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से बताता है:
कागज के रूप में दस्तावेजों को आसानी से स्कैन किया जा सकता है और एकीकृत स्कैनर के लिए धन्यवाद डिजिटल प्रारूप में परिवर्तित किया जा सकता है।
नोक
"स्कैनर से कागज के दस्तावेजों का पूरी तरह से स्वचालित संग्रह" विषय पर YouTube पर एक वीडियो भी है जो इस प्रक्रिया को एक सरल और समझने योग्य तरीके से बताता है:
ऑप्टिकल चरित्र मान्यता कार्यक्रम (OCR = ऑप्टिकल चरित्र मान्यता) के लिए धन्यवाद, हमने पहले से ही एक महत्वपूर्ण कदम उठाया है। एक स्कैनर या अन्य डिजिटाइज़िंग डिवाइस का उपयोग करके, हम न केवल दस्तावेज़ को एक छवि में परिवर्तित करते हैं, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप से इसकी सामग्री को "पढ़" भी सकते हैं।
न केवल शुद्ध ओसीआर पाठ डेटाबेस में शामिल है, पीआईए नामक कृत्रिम बुद्धिमत्ता (एआई) के लिए धन्यवाद, स्वचालन को या तो मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से निर्दिष्ट किया जा सकता है।
इस तरह हम सिस्टम का उपयोग यह पहचानने और परिभाषित करने के लिए करते हैं कि किन दस्तावेज़ क्षेत्रों को स्वचालित रूप से पढ़ने की आवश्यकता है। जैसे चालान संख्या, दिनांक, उत्पाद, मात्रा, आदि। तदनुसार, हमारे पास हमारे दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में सभी आवश्यक जानकारी है।
OCR के माध्यम से जानकारी का डिजिटलीकरण प्रक्रियाओं और वर्कफ़्लो के प्रबंधन में प्रलेखन की एक विस्तृत विविधता को एकीकृत करना आसान बनाता है।
वर्कफ़्लो और दस्तावेज़ प्रबंधन
जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, उन्नत दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए डेटाबेस में डिजिटल और संरचित रूप में सभी जानकारी होना आवश्यक है। तो आप Google की तरह PaperOffice में सहेजे गए सभी दस्तावेज़ों की खोज कर सकते हैं। आप यह भी नियम निर्धारित कर सकते हैं कि कौन आपकी जानकारी तक पहुँच सकता है, संशोधित कर सकता है और हटा सकता है/ संग्रहीत कर सकता है.
लेकिन हम और भी आगे बढ़ना चाहते हैं और अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करना चाहते हैं। हमारे दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान के स्तंभों में से एक वर्कफ़्लो इंजन है। यह हमें अपनी संबंधित गतिविधियों और निर्भरताओं के साथ-साथ इसमें शामिल विभागों और भूमिकाओं के साथ एक व्यावसायिक प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को निर्दिष्ट करने की अनुमति देता है।
हम स्वचालित सूचनाओं को भी परिभाषित कर सकते हैं जो पूरी प्रक्रिया में होने वाली गतिविधियों और घटनाओं के आधार पर सक्रिय हो जाएंगी।
यह सब न केवल कार्यों के प्रबंधन में बिताए गए समय को कम करता है, बल्कि प्रक्रिया में भूलने की बीमारी और त्रुटियों की संभावना को भी कम करता है।
इलेक्ट्रॉनिक डेटा संग्रह के अतिरिक्त मूल्य और लाभ
यहां दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के कुछ सबसे उत्कृष्ट लाभ दिए गए हैं:
- उपलब्धता: अपने सभी दस्तावेज़ों और उनके संस्करणों, अद्यतनों, नोट्स, संग्रहीत संपर्कों, दस्तावेज़ डेटा को एक केंद्रीय डेटाबेस में संग्रहीत और प्रबंधित करके, सभी जानकारी धीरे-धीरे एक केंद्रीय ज्ञान डेटाबेस बनाती है।
इस सभी प्रासंगिक कंपनी प्रलेखन के लिए केंद्रीय और आसान पहुंच और एक ही दस्तावेज़ पर सहयोग करने के लिए कई पार्टियों की क्षमता इसे लाभों की सूची में सबसे ऊपर बनाती है। - पहुँच अनुमति: यह नियंत्रित करें कि कौन दस्तावेज़ों तक पहुँच सकता है, कब, और कौन सी गतिविधियाँ उन पर की जा सकती हैं.
फ़ोल्डरों और दस्तावेज़ों के लिए सेटिंग्स, रिलीज़ स्तर और अधिकारों के साथ-साथ समूह और विभाग संवेदनशील दस्तावेज़ों तक पहुंच को पारदर्शी और सुरक्षित बनाते हैं. - सुरक्षा, न केवल पहुंच नियंत्रण में, बल्कि हिरासत और सुरक्षा में भी जो नई प्रौद्योगिकियों और डेटाबेस की शुरुआत के साथ आती है।
सबसे पहले, PaperOffice DMS सभी दस्तावेज़ों को एन्क्रिप्ट करता है जब वे सुरक्षा के लिए सहेजे जाते हैं, वर्तमान में उपलब्ध उच्चतम सुरक्षा मानकों में से एक के अनुसार, AES-1024bit।
पठनीय दस्तावेज़ों में रूपांतरण किसी भी वर्तमान प्रारूप में संभव है, पेपरऑफिस नियमित रूप से अपने फ़ाइल प्रारूपों को अपडेट करता है, जिसका अर्थ है कि दस्तावेज़ भविष्य में भी पठनीय होंगे। - पुनर्प्राप्ति और समय की बचत: आपके सभी दस्तावेज़, पहले कागज में, अब डिजिटल रूप से उपलब्ध हैं, साथ ही ईमेल, आपके डेटाबेस में केंद्रीय रूप से संग्रहीत किए जाते हैं। उसी समय, दिनांक और समय, एक संस्करण संख्या और कीवर्ड सहेजे जाते हैं, जिसका उपयोग पेपरऑफिस खोज इंजन दस्तावेज़ों को खोजने के लिए कर सकता है, भले ही खोज करने वाला व्यक्ति केवल दस्तावेज़ की सामग्री को जानता हो।
PaperOffice DMS में संग्रहीत सब कुछ भी OCR पाठ-मान्यता प्राप्त है, जो व्यवसाय शब्दकोशों के साथ अनुकूलित है और कीवर्ड खोज के लिए आपके SQL डेटाबेस में एक आदर्श कीवर्ड खोज के लिए अनुक्रमित है।
प्रलेखन के लिए खोज में समय बचाएं और इसे प्रबंधित करने और संग्रहीत करने की लागत। - दस्तावेजों का दोहराव, फोटोकॉपी, डेटा रिकॉर्डिंग जैसी निरर्थकताओं में कमी।
- वर्कफ़्लो के निर्माण के साथ प्रशासनिक कार्यों की चपलता और स्वचालन जो एक नियंत्रित वातावरण में दस्तावेज़ों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के एकीकरण की अनुमति देता है और स्पष्ट रूप से परिभाषित और निगरानी गतिविधियों की अनुमति देता है।
- उच्च आंतरिक और बाहरी ग्राहक संतुष्टि के सकारात्मक "साइड इफेक्ट" को न भूलें। एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग आपको तेजी से और अधिक मज़बूती से प्रतिक्रिया करने में सक्षम बनाता है और इस प्रकार अपने ग्राहकों की इच्छाओं के लिए बेहतर होता है।
ग्राहक संतुष्टि में वृद्धि बहुत जल्दी ध्यान देने योग्य है और, सबसे ऊपर, स्थायी रूप से - बिक्री और कंपनी की प्रतिष्ठा दोनों के संदर्भ में। - दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से दस्तावेजों को संग्रहीत करते समय सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक कानूनी नियमों या GoBD के विनिर्देशों का अनुपालन है।
- संक्षिप्त नाम GoBD का अर्थ है "इलेक्ट्रॉनिक रूप में और डेटा एक्सेस के लिए पुस्तकों, रिकॉर्ड और दस्तावेजों के उचित प्रबंधन और भंडारण के लिए सिद्धांत"।
- विशेष रूप से, ऑडिट-प्रूफ के कारण, एक केंद्रीय एसक्यूएल डेटाबेस पेपरऑफिस में सीधे अत्यधिक एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ भंडारण दस्तावेज़ मानकों और कानूनी दिशानिर्देशों या दुनिया के उच्चतम जर्मन मानक जीओबीडी के लिए सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है।
- संस्करण शब्द एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) के भीतर एक विदेशी शब्द नहीं है। GoBD-समर्थक संस्करण नियंत्रण और ऑडिट-प्रूफ संस्करण संस्करण है जो किसी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने की आवश्यकता पहले से कहीं अधिक स्पष्ट है।
PaperOffice सभी कानूनी आवश्यकताओं से अधिक है
PaperOffice DMS का विकास GoBD-अनुरूप है, इसलिए आप किसी भी चिंता के बिना सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं ताकि आप एक नियम तोड़ सकें। उदाहरण के लिए, हर बार जब कोई कोई दस्तावेज़ बदलता है, तो उस दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाया जाता है. इस तरह आप ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किस समय कौन सी सामग्री थी।
- वैसे, Synology NAS सेटअप MariaDB 10 और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली PaperOffice के लिए YouTube पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से समझाता है:
- दोनों मामलों में, यहां तक कि सबसे खराब स्थिति परिदृश्य में, यह सुनिश्चित किया जाता है कि संग्रहीत डेटाबेस अल्पावधि में पुनर्स्थापित किए जाते हैं और इसलिए अवधारण अवधि हमेशा देखी जाती है।
इस त्रुटि से बचने के लिए सुनिश्चित करें
जबकि बड़ी कंपनियों ने लंबे समय से डिजिटलीकरण अधिकारियों को नियुक्त किया है जो एनालॉग दस्तावेजों को पूर्णकालिक रूप से परिवर्तित करने के विषय से निपटते हैं, छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों में आमतौर पर मानव संसाधनों की कमी होती है, खासकर जब से उपयुक्त पेशेवर योग्यता की आवश्यकता होती है।
हालांकि, यह एक आम गलती है और खराब निवेश की ओर जाता है, क्योंकि कई निर्माता इस अज्ञानता का लाभ उठाते हैं।
अंतरिम निष्कर्ष
आपको एक आईटी विशेषज्ञ या एक प्रशिक्षित लाइब्रेरियन की आवश्यकता नहीं है!
आप सभी को वास्तव में जरूरत है
कभी-कभी हार्डवेयर अक्सर पहले से ही होता है, पहले की तुलना में अधिक क्षमता होती है और तुरंत उपयोग किया जा सकता है।
- सही सॉफ्टवेयर
- विश्वसनीय आईटी भागीदार
- संगत हार्डवेयर
नोक
वैसे, "डिजिटल इनवॉइस प्रोसेसिंग" के विषय पर एक विशेष लेख है, जिसने डिजिटलीकरण या डिजिटल इनवॉइस प्रोसेसिंग के फायदों पर रिपोर्ट किया है:
डीएमएस के लिए किस स्कैनर का उपयोग करना है?
बाउंड दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए, कम से कम 300dpi के साथ एक sheetfed स्कैनर की सिफारिश की जाती है। स्कैनर एक स्कैन-टू-फोडलर फ़ंक्शन और वैकल्पिक WIA / TWAIN ड्राइवरों को चाहता था। हमारे पास Fujitsu Scansnap के साथ अच्छे अनुभव हैं, जो बहुत मज़बूती से काम करते हैं।
दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
कागज के दस्तावेजों को आम तौर पर पीडीएफ / ए प्रारूप में स्कैन किया जाना चाहिए और फिर डीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में सहेजा जाना चाहिए - या सीधे यदि सॉफ़्टवेयर इसका समर्थन करता है या इसे स्वचालित करता है, उदाहरण के लिए निगरानी के माध्यम से।
क्या मैं मूल दस्तावेजों को फेंक सकता हूं?
यदि आप सभ्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं जो नियमित रूप से अपडेट प्राप्त करता है और डेटा बैकअप रणनीति है, तो उत्तर गैर-महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए हाँ है। सब कुछ है कि कानूनी रूप से मूल की आवश्यकता हो सकती है भी मूल में रखा जाना चाहिए. उदाहरण के लिए, PaperOffice DMS दस्तावेज़ गुणों में मूल संग्रहण स्थान संग्रहीत करने का विकल्प है।
निवेश जो भुगतान करता है
शब्द दस्तावेज़ प्रबंधन में एक से अधिक शामिल हैं जो शुरू में कल्पना कर सकते हैं। आपकी कंपनी में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरुआत अब आपकी कंपनी की दक्षता और सफलता के लिए एक शर्त है। डिजिटलीकरण की आवश्यकता अब हर किसी के लिए एक महत्वपूर्ण पहलू है।
इलेक्ट्रॉनिक डेटा प्रबंधन के फायदों के ऊपर की सूची किसी भी तरह से पूर्ण नहीं है, लेकिन केवल आवेदन के क्षेत्र के आधार पर आपकी अपनी रचनात्मकता और व्यावसायिकता को सीमित करती है! यदि एनालॉग संग्रह के डिजिटलीकरण को इन दृष्टिकोणों से माना जाता है और एक काउंटर-गणना की जाती है, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि प्रयास सार्थक है और उदाहरण के लिए, एक नई, अधिक आधुनिक और तेज मशीन में निवेश पर विचार किया जाना चाहिए।
