यह अब कोई रहस्य नहीं है कि दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के पास कंपनियों के लिए महान संभावना है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के उपयोग के कारण, आप न केवल अपने कंपनी की डिजिटलीकरण को आगे बढ़ाते हैं। इसके अलावा, आप अपने व्यावसायिक लक्ष्यों को प्राप्त करने और अपने दीर्घकालिक व्यावसायिक सफलता को सुरक्षित करने के लिए आधारशिला का निर्माण करते हैं।
क्योंकि डिजिटल दस्तावेज़ प्रबंधन यहाँ एक स्पष्ट समाधान बनाता है और आपको डिजिटल परिवर्तन में एक विशाल कदम आगे ले जाता है। वर्तमान लेख में, हम सूचीबद्ध करेंगे कि दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) कैसे काम करती है, क्या विचार किया जाना चाहिए और यह कंपनियों को क्या लाभ देता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग किसके लिए किया जाता है?
सरल शब्दों में: दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) का उपयोग संगठन के भीतर दस्तावेजों और जानकारी के प्रवाह को संग्रहीत करने, प्रबंधित करने और नियंत्रित करने के लिए किया जाता है।
आप सभी जानकारी, जैसे कि पेपर दस्तावेज़, विंडो फ़ाइलें या ईमेल, एक केंद्रीय स्थान पर व्यवस्थित कर सकते हैं, आपकी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, जिसमें कर्मचारी आसानी से और बिना किसी समस्या के पहुंच सकते हैं, साथ ही टीमवर्क और दस्तावेज़ साझाकरण के लिए अद्वितीय कार्यक्षमता और दुनिया भर में अद्वितीय एक नवीनतम प्रोग्राम इंटरफ़ेस।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ व्यवसायों के लिए अधिक महत्वपूर्ण हो रही हैं क्योंकि आज के व्यवसायों द्वारा उत्पन्न जानकारी की मात्रा घातांकीय रूप से बढ़ रही है।
सार्वजनिक या व्यापार प्रशासन में व्यापार प्रक्रियाओं का हिस्सा होने वाले बाह्य और आंतरिक दस्तावेज़ों के विशाल मात्रा का प्रबंधन और नियंत्रण एक चुनौती बन गया है, जो विभिन्न एप्लिकेशन अपनाने को प्रेरित करता है।
इस प्रकार, इन विभिन्न एप्लिकेशन को जानकारी और दस्तावेज़ों पर नियंत्रण में सुविधा प्रदान करनी चाहिए और खोज समय, हैंडलिंग और लागत बचत में महत्वपूर्ण कमी लानी चाहिए, जो हमारी प्रशासनिक प्रक्रियाओं में बहुत महत्वपूर्ण हैं।
लेकिन क्या यह एक लाभ नहीं होगा कि केवल एक ऐसा एप्लिकेशन हो जो सभी कार्यों को पूरा कर सके?
हम आपको दिखाएंगे कि PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपके कंपनी के लिए ठीक वही एक एप्लिकेशन हो सकती है जिसमें सभी आवश्यक कार्यक्षमताएं मौजूद हैं।
दस्तावेज़ कहाँ संग्रहीत किए जाते हैं?
स्वचालन विकल्पों, निगरानी और खोज के बाद, यह सबसे अधिक पूछा जाने वाला प्रश्न है, क्योंकि चाहे निजी हो या व्यापार - कोई भी डेटा को गलत हाथों में नहीं छोड़ना चाहता। पहले तो क्योंकि कानून द्वारा भी इसकी आवश्यकता होती है।
PaperOffice DMS सुरक्षित रास्ता अपनाता है, क्योंकि सभी डेटा एक अत्यंत सुरक्षित एन्क्रिप्टेड डेटाबेस में संग्रहीत होता है, जो आपके NAS पर स्थित हो सकता है, जैसे Synology या QNAP से। इसका मतलब है कि आप हमेशा अपने डेटा तक पहुंच और नियंत्रण रखते हैं।
इस प्रकार, दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का 'हृदय' एक डेटाबेस है जिसमें जानकारी को इस तरह संग्रहीत किया जाता है कि उसे सरल और नियंत्रित तरीके से खोजा और पुनः प्राप्त किया जा सके।
लेकिन जानकारी को संरचित तरीके से संग्रहीत करने से, हमारे पास समीकरण का केवल एक हिस्सा होता है।
सिस्टम को नियंत्रित करने वाला 'मस्तिष्क' वर्कफ़्लॉज तर्क है, जो दस्तावेज़ों और प्रक्रियाओं के बीच निर्भरताएं बनाने और इस जानकारी को लचीले और पूर्व-परिभाषित प्रवाह में लिंक करने की सुविधा देता है।
इस प्रकार के उन्नत 'वर्कफ़्लॉज' के कार्यान्वयन में एक महत्वपूर्ण कदम यह है कि जितना संभव हो उतना दस्तावेज़ीकरण डिजिटल रूप में उपलब्ध हो।
डिजिटलीकरण और दस्तावेज़ प्रबंधन
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बारे में बात करते समय, यह न भूलना चाहिए: जो जानकारी प्रक्रियाओं का हिस्सा है, उसकी डिजिटलीकरण की डिग्री जितनी अधिक होगी, प्राप्त किया जा सकने वाला नियंत्रण और स्वचालन उतना ही अधिक होगा।
पहले चरण में यह निर्धारित किया जाता है कि कौन से दस्तावेज़ प्रक्रियाओं से संबंधित हैं, इन दस्तावेज़ों को दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में कैसे एकीकृत किया जा सकता है और डेटाबेस में दस्तावेज़ों के साथ किस जानकारी को निकालकर सहेजा जाना चाहिए।
एक बार जब जानकारी शामिल हो जाती है, तो उसका जीवन चक्र परिभाषित किया जाता है, यह अन्य प्रक्रियाओं के साथ कैसे इंटरैक्ट करता है और इसे कैसे एकीकृत किया जा सकता है।
सबसे अधिक संभावना है कि अलग-अलग स्रोतों से और अलग-अलग प्रारूपों में भी जानकारी आएगी। इसमें से कुछ डिजिटल रूप में, फ़ाइलों या डेटाबेस में संग्रहीत होगा और कुछ मुद्रित दस्तावेज़ों के रूप में होगा।
जब जानकारी अन्य डेटाबेस से आती है या XML प्रारूप में होती है, तो उसे क्वेरी करना और निकालना आसान होता है, लेकिन। पीडीएफ, डॉक आदि प्रारूप में डिजिटल दस्तावेज़ों के साथ क्या होता है? यह थोड़ा अधिक जटिल होगा, लेकिन इसके सामग्री को अलग-अलग तरीकों से एक्सेस किया जा सकता है, उदाहरण के लिए कुछ कार्यक्रमों का उपयोग करके, फ़ाइल को सीधे एक्सेस करके या उसे प्रिंट करने के लिए भेजकर और प्रिंट स्पूल (कतार) के माध्यम से जानकारी निकालकर।
जब दस्तावेज़ कागज़ के रूप में आता है, जैसे कि डिलीवरी नोट या चालान, तो यह थोड़ा अधिक जटिल होता है। लेकिन जब समाधान में एक उन्नत ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) प्रोग्राम शामिल होता है, तो एक महत्वपूर्ण कदम पहले ही उठाया जा चुका होता है।
स्कैनर और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली
स्कैनर या अन्य डिजिटलीकरण उपकरण के साथ, दस्तावेज़ न केवल एक छवि में परिवर्तित होता है, बल्कि उसकी सामग्री को इलेक्ट्रॉनिक रूप से "पढ़ा" भी जा सकता है।
यदि प्रणाली अब इसका उपयोग करके यह पहचान और परिभाषित कर सकती है कि दस्तावेज़ में कौन सी जानकारी अलग-अलग है, तो दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में जानकारी पूर्ण हो जाती है।
OCR के माध्यम से जानकारी का डिजिटलीकरण प्रक्रियाओं और कार्यप्रवाहों के प्रबंधन में विभिन्न प्रकार की दस्तावेज़ीकरण को एकीकृत करना आसान बना देता है।
आप PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली से कैसे लाभान्वित हो सकते हैं
PaperOffice का दस्तावेज़ प्रबंधन सिस्टम एक बहुमुखी प्रतिभा की तरह है, क्योंकि सामान्य दस्तावेज़ भंडारण के अलावा, दस्तावेज़ों और संबंधित जानकारी से जुड़ी कई अन्य कार्यक्षमताएँ एकीकृत हैं, जैसे कि कुछ:
- अपनी जानकारी कभी भी, कहीं भी एक्सेस करें
- दस्तावेज़ खोजें और ढूंढें
- पूर्ण रूप से स्वचालित
- दस्तावेज़ों का कानूनी रूप से अनुपालन करने वाला और ऑडिट-प्रूफ़ आर्काइविंग
- कार्यप्रवाह को स्वचालित करें
सभी डेटा आपके साथ सुरक्षित रूप से संग्रहीत है और क्लाउड में नहीं।
तीसरे पक्ष के क्लाउड के बाद लागत के साथ अपने डेटा को स्वयं प्रबंधित करके स्वतंत्र रहें।
PaperOffice स्थानीय पीसी, QNAP NAS, Synology NAS, विंडोज़ या लिनक्स सर्वर जैसे सभी उपकरणों और AWS या Azure जैसे वेब सेवाओं का समर्थन करता है।
आप अपने स्वयं के डेटाबेस सर्वर का उपयोग करके क्लाउड के सभी लाभ प्राप्त करते हैं। आप दुनिया में किसी भी अन्य पीसी से एन्क्रिप्टेड और सुरक्षित रूप से अपने PaperOffice डेटाबेस तक एक्सेस कर सकते हैं।
और जानें।
PaperOffice बस सब कुछ इंडेक्स करता है, चाहे वह स्कैन किए गए दस्तावेज़ हों या फ़ाइलें। आपकी हस्तक्षेप के बिना टेक्स्ट सामग्री डेटाबेस में सुरक्षित रूप से संग्रहीत होती है। इसलिए आप सेकंडों में किसी भी शब्द खंड, राशि और कीवर्ड को आसानी से खोज सकते हैं और मेल खाते प्रविष्टियाँ ढूंढ सकते हैं।
एकीकृत खोज के बारे में अधिक जानें।
स्वतंत्र रूप से परिभाषित निगरानी आपके निर्देशानुसार सभी दस्तावेज़ों को स्वचालित रूप से संग्रहीत करती है।
केवल पूरे निर्देशांक ही नहीं, बल्कि ईमेल खाते, आउटलुक फ़ोल्डर और यहां तक कि वेब-आधारित फॉर्म भी निगरानी में लाए जा सकते हैं।
ऑटोमेटिंग मॉनिटरिंग के बारे में अधिक जानें।
हर कंपनी कर-संबंधित दस्तावेज़ों को कर कार्यालय के लिए रखने के लिए बाध्य है।
चुनौती GoBD की आवश्यकताओं के अनुसार बढ़ते डिजिटल और कागजी दस्तावेज़ों को आर्काइव करना है: मूल प्रारूप में और अपरिवर्तनीय.
PaperOffice DMS इसे संभव बनाता है, जानें कैसे:
कानूनी रूप से अनुपालन करने वाला आर्काइविंगजैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, उन्नत दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए सभी जानकारी को एक डेटाबेस में डिजिटल और संरचित रूप में होना आवश्यक है। इससे आपको दस्तावेज़ों को आसानी से खोजने और नियम तय करने की सुविधा मिलती है कि कौन आपकी जानकारी तक पहुंच सकता है, उसे संशोधित कर सकता है या हटा/आर्काइव कर सकता है, एक केंद्रीकृत वेबसाइट पर।
PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन समाधान के स्तंभों में से एक विस्तृत कार्यप्रवाह इंजन है। इससे आप किसी व्यापार प्रक्रिया के हर चरण को उसके संबंधित गतिविधियों और निर्भरताओं, साथ ही शामिल विभागों और भूमिकाओं के साथ निर्दिष्ट कर सकते हैं। लेकिन आप स्वचालित सूचनाएं भी परिभाषित कर सकते हैं जो प्रक्रिया भर में होने वाली गतिविधियों और घटनाओं के आधार पर सक्रिय होती हैं।
यह सब न केवल कार्यों के प्रबंधन में लगा समय कम करता है, बल्कि प्रक्रिया में भूलने और त्रुटियों की संभावना को भी न्यूनतम करता है।
PaperOffice आपको अपने सभी कार्य प्रक्रियाओं को स्वचालित करने में मदद करता है, पूरे कार्य प्रक्रियाओं को डिजिटल रूप से मैप करता है, ताकि आप हमेशा सूचित रहें।
कार्यप्रवाह के माध्यम से आपको कार्यों और प्रक्रियाओं पर हमेशा अवलोकन प्राप्त रहता है, जो आपके दैनिक कार्य को स्वचालित करने में आपकी सहायता करते हैं।
इच्छित कार्यप्रवाह को एक नियत तिथि के साथ सेट करें, इसे संभावित निर्णयों और कार्यों से लिंक करें, और सक्रियण से लेकर पूर्ण होने तक PaperOffice बाकी सब कुछ संभाल लेता है।
इससे आपको कंपनी की नीतियों और कानूनी आवश्यकताओं का पालन करना आसान हो जाता है।
कार्यप्रवाह स्वचालन के बारे में अधिक जानें:
कार्यप्रवाहऔर भी कई अन्य सुविधाएं।
दस्तावेजों के साथ काम करना और उनका प्रबंधन करना एक ही समय में आसान, सुरक्षित और कुशल हो सकता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन का मूल्य और लाभ
नीचे हम PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के सबसे उत्कृष्ट लाभों में से कुछ की सूची दे रहे हैं:
- यह नियंत्रण कि कौन दस्तावेजों तक पहुंच सकता है, कब, और उन पर क्या गतिविधियां की जा सकती हैं
- सभी प्रासंगिक कंपनी दस्तावेज़ीकरण तक केंद्रीकृत और आसान पहुंच और एक ही दस्तावेज़ पर कई पक्षों के सहयोग की संभावना
- सुरक्षा, न केवल पहुंच नियंत्रण में, बल्कि नई तकनीकों और डेटाबेस के परिचय से आने वाली रखरखाव और सुरक्षा में भी
- दस्तावेज़ीकरण की खोज में समय बचाएं और प्रबंधन व भंडारण की लागत कम करें
- दस्तावेजों की प्रतिलिपि, फोटोकॉपी, डेटा रिकॉर्डिंग जैसे अनावश्यकताओं में कमी
- प्रशासनिक कार्यों में लचीलापन और स्वचालन, दस्तावेज़ों और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को एक नियंत्रित वातावरण में एकीकृत करने वाले कार्यप्रवाह के निर्माण के साथ, और स्पष्ट रूप से परिभाषित एवं निगरानी की गई गतिविधियाँ
- उच्च आंतरिक और बाहरी ग्राहक संतुष्टि के सकारात्मक "साइड इफेक्ट" को न भूलें
PaperOffice के साथ काम करने के लिए मुझे इंटरनेट की आवश्यकता है?
नहीं! PaperOffice के काम करने के लिए इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता नहीं है।
इंटरनेट केवल सेटअप पैकेज डाउनलोड करने, उपयोगकर्ता खाता बनाने, डेटाबेस बनाने और डिवाइस जोड़ने के लिए आवश्यक है।
क्या मैं डेटाबेस भंडारण के लिए अपने Synology NAS का उपयोग कर सकता हूँ?
हाँ, निश्चित रूप से! PaperOffice Synology NAS के साथ पूरी तरह से काम करता है।
दस्तावेज़ और फ़ाइलें कहाँ संग्रहीत होती हैं?
सभी दस्तावेज़ और फ़ाइलें या तो सीधे आपके पास, आपके पीसी पर, एक एन्क्रिप्टेड डेटाबेस में संग्रहीत होती हैं, या यदि आपके दस्तावेज़ "मेरे विंडोज़ दस्तावेज़" के तहत संग्रहीत हैं, तो वे आपके स्थानीय विंडोज़ निर्देशिका में अएन्क्रिप्टेड रूप में होते हैं।
आपके पास डेटाबेस को एक NAS डिवाइस पर सेट करने और अपने डेटा को NAS पर सहेजने का विकल्प भी है।
सभी मामलों में, आपको किसी भी समय अपने डेटा तक पहुंच होती है।
क्या मेरा डेटा क्लाउड में संग्रहीत है?
नहीं, आपका डेटा सामान्य रूप से क्लाउड में संग्रहीत नहीं है!
यदि आपका डेटाबेस एक NAS सर्वर (जैसे QNAP या Synology) पर सेटअप किया गया है, तो आपका डेटा NAS सर्वर पर डेटाबेस में संग्रहीत होगा।
क्या PaperOffice द्वारा बनाए गए डेटाबेस हमेशा एन्क्रिप्टेड होते हैं?
PaperOffice द्वारा बनाया गया प्रत्येक डेटाबेस उच्च स्तरीय पासवर्ड से सुरक्षित है। सभी शामिल दस्तावेज़ PaperOffice ChunkCrypt द्वारा 1024-बिट के सैन्य एन्क्रिप्शन से एन्क्रिप्ट किए गए हैं।
यह मायने नहीं रखता कि आप केवल अपने दस्तावेज़ों और संबंधित जानकारी को खोजना चाहते हैं, या क्या आपको दस्तावेज़ों को टैग करना है, उन्हें कार्यप्रवाह में एकीकृत करना है, लेकिन साथ ही यह सुनिश्चित करना है कि आप विभिन्न दिशानिर्देशों और नियमों के अनुसार काम करें - PaperOffice DMS आपके लिए मदद करने के लिए कार्यों की एक विविधता रखता है।
शुरुआत करना आपके सोचने से आसान है।
अभी भी चिंतित हैं कि आप इसे नहीं कर पाएंगे?
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