בית העירייה של קריון דה לוס קונדס
העיירה ההיסטורית קריון דה לוס קונדס, תחנה מרכזית בדרך סנטיאגו, מודרניזציה של המנהל העירוני שלה תוך שימור רשומות היסטוריות בנות מאות שנים.
מהימן על ידי חברות מובילות ברחבי העולם
ה-DMS הרשמי היחיד
המצב
קריון דה לוס קונדס, עם היסטוריה של למעלה מ-1,000 שנים, החזיקה בארכיונים עירוניים המתוארכים למאות שנים. כתחנה פופולרית במסלול העלייה לרגל של דרך סנטיאגו, בית העירייה מטפל לא רק במשימות אדמיניסטרטיביות רגילות אלא גם באלפי פניות הקשורות לעולי רגל מדי שנה.
תהליכים מבוססי נייר גרמו לכך שאזרחים המתינו לעיתים ימים לתעודות פשוטות. מסמכים היסטוריים התדרדרו, וגישה לרשומות בארכיון דרשה ביקורים פיזיים במתקני אחסון.
הממשלה האזורית הורתה על טרנספורמציה דיגיטלית לכל העיריות, מה שיצר דחיפות למודרניזציה תוך הבטחת שימור הרשומות ההיסטוריות.
הארכיונים שלנו מכילים מסמכים מהמאה ה-16. דיגיטציה שלהם לא הייתה רק עניין של יעילות - היא הייתה עניין של שימור המורשת שלנו לדורות הבאים.
אתגר & פתרון
אתגרים
- מאות שנות רשומות היסטוריות הדורשות דיגיטציה קפדנית
- אזרחים הממתינים ימים לתעודות ומסמכים פשוטים
- אין גישה מרחוק לאזרחים או לעולי רגל
- דרישה אזורית לטרנספורמציה דיגיטלית
- משאבי IT מוגבלים בעירייה קטנה
פתרונות עם PaperOffice
- דיגיטציה קפדנית של ארכיונים היסטוריים עם פרוטוקולי שימור
- פורטל אזרחים מקוון לבקשות תעודות ומעקב
- חיפוש מבוסס AI על פני מאות שנות רשומות בכתב יד
- גישה ניידת לצוות העובד במבנים עירוניים
- זרימת עבודה אוטומטית לבקשות אדמיניסטרטיביות נפוצות
תהליך היישום
תוצאות מדידות
לפני vs. אחרי
PaperOffice אפשר לנו להיכנס למאה ה-21 תוך כיבוד ההיסטוריה שלנו בת 1,000 השנים. עולי רגל מכל העולם יכולים כעת לגשת למידע על העיירה שלנו באופן מיידי.
למה PaperOffice?
מודרניזציה של העירייה שלכם
גלו כיצד PaperOffice עוזר למנהלים ציבוריים לשרת אזרחים טוב יותר.