जैसा कि पूरी दुनिया अधिक "डिजिटल" हो जाती है, अधिक से अधिक कंपनियों, विशेष रूप से एसएमई को शुरू करने के लिए "पुश" की आवश्यकता होती है। क्योंकि कई लोग पहले से ही इस विषय पर खुद को समर्पित करने या इससे निपटने के बारे में सोचने से भयभीत हैं।
वर्तमान लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि कागज के दस्तावेजों से डिजिटल दस्तावेजों में संक्रमण आपके बुरे सपने की तुलना में बहुत आसान है। हमारी सलाह का पालन करें कि यह आपके व्यवसाय के लिए भुगतान करेगा।
एक निश्चित सीमा तक, एनालॉग संग्रह आज भी एक आवश्यकता है। हालांकि, 99% समय इसके साथ काम करने की कोई आवश्यकता नहीं है।
इसके विपरीत, मुद्रित कागज एक एनाक्रोनिज़्म है जिसे या तो आदत से बाहर या विशुद्ध रूप से तकनीकी रूप से बनाए रखा जाता है क्योंकि कुछ दस्तावेजों को उस रूप में संरक्षित किया जाना चाहिए जिसमें उन्हें बनाया गया था, जैसे कि कर्म या अनुबंध। लेकिन कंप्यूटर पर अपनी संबंधित सामग्री के साथ काम करने के लिए इन्हें स्कैन भी किया जा सकता है।
संग्रह के लिए वास्तविक यात्रा, अलमारियों या फाइलिंग अलमारियाँ पर खोज, दस्तावेज़ को हटाने, इसके साथ काम करने और इसे वापस लाने और इसे संग्रह में फिर से व्यवस्थित करने के लिए। बस इस प्रक्रिया का वर्णन करने और पढ़ने में बहुत समय लगता है। दूसरी ओर, डिजिटल संग्रह को कॉल करने से कुछ क्लिक होते हैं और कुछ भी नहीं होता है।
इससे पहले कि हम लाभ में शामिल हों, आइए निम्नलिखित प्रश्न का उत्तर दें:
डिजिटलीकरण के मामले में पीछे नहीं रहना क्यों महत्वपूर्ण है?
एक जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में, आप निश्चित रूप से जानते हैं कि एनालॉग दस्तावेज़ अब अद्यतित नहीं हैं। हालाँकि, आप मौजूदा एनालॉग संग्रह को डिजिटल डेटा में कनवर्ट करने में शामिल जटिलताओं को भी देखते हैं। क्योंकि दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करना सिर्फ एक प्रवृत्ति से अधिक है। वास्तव में, यह अब एक ही क्षेत्र में अन्य सभी कंपनियों के साथ प्रतिस्पर्धी और अद्यतित रहने के लिए पूर्वशर्त है।
डिजिटाइजेशन कई फायदे लाता है, लेकिन पिछले वर्षों की सभी फाइलों को स्कैन करना, शीट द्वारा शीट, एक ऐसी प्रक्रिया है जो विशेष रूप से समय- और कर्मियों-गहन और हतोत्साहित करती है।
कागज के दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करने के 10 फायदे:
- लचीलापन
लचीला काम करना, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि आप कहां हैं - दक्षता
सभी वर्कफ़्लोज़ का ऑप्टिमाइज़ेशन - तेजी से
डिजिटल रसीद और प्रेषण - लागत बचत
सभी क्षेत्रों में लागत को कम करना - विश्वसनीयता
समय सीमा का सरलीकृत हैंडलिंग - साथ-साथ
तेजी से आंतरिक और बाहरी संचार - बिना जोड़ का
कार्यालय सॉफ़्टवेयर में एकीकरण - खोज "Google-like"
कीवर्ड का उपयोग करके सामग्री खोजें - समय सेवर
काम के घंटे सहेजना - अनंत काल के लिए
PDF/A प्रारूप में दीर्घकालिक संग्रहण
इसे एक नई मशीन में निवेश पर विचार करें!
सूचीबद्ध 10 अंकों की उपरोक्त सूची किसी भी तरह से पूर्ण नहीं है, लेकिन केवल आवेदन के क्षेत्र के आधार पर अपनी रचनात्मकता और व्यावसायिकता को सीमित करती है! यदि एनालॉग संग्रह के डिजिटलीकरण को इन दृष्टिकोणों से देखा जाता है और एक काउंटर-गणना की जाती है, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि प्रयास सार्थक है और उदाहरण के लिए, एक नई, अधिक आधुनिक और तेज मशीन में निवेश को कैसे देखा जाना चाहिए।
इस त्रुटि से बचने के लिए सुनिश्चित करें
जबकि बड़ी कंपनियों ने लंबे समय से डिजिटलीकरण अधिकारियों को नियुक्त किया है जो एनालॉग दस्तावेजों को पूर्णकालिक रूप से परिवर्तित करने के विषय से निपटते हैं, छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों में आमतौर पर मानव संसाधनों की कमी होती है, खासकर जब से उपयुक्त पेशेवर योग्यता की आवश्यकता होती है।
हालांकि, यह एक आम गलती है और खराब निवेश की ओर जाता है, क्योंकि कई निर्माता इस अज्ञानता का लाभ उठाते हैं।
अंतरिम निष्कर्ष 1 / 3
आपको एक आईटी विशेषज्ञ या एक प्रशिक्षित लाइब्रेरियन की आवश्यकता नहीं है!
आप सभी को वास्तव में जरूरत है
कभी-कभी हार्डवेयर अक्सर पहले से ही होता है, पहले की तुलना में अधिक क्षमता होती है और तुरंत उपयोग किया जा सकता है।
- सही सॉफ्टवेयर
- विश्वसनीय आईटी भागीदार
- संगत हार्डवेयर
नोक
वैसे, "डिजिटल इनवॉइस प्रोसेसिंग" के विषय पर एक विशेष लेख है, जिसने डिजिटलीकरण या डिजिटल इनवॉइस प्रोसेसिंग के फायदों पर रिपोर्ट किया है:
दस्तावेजों के डिजिटलीकरण का विस्तार से क्या अर्थ है?
बहुत सरल शब्दों में कहें, तो यह एक भौतिक दस्तावेज़ को बदलने की प्रक्रिया है, कागज के अर्थ में, एक डिजिटल प्रारूप के साथ।
अधिकांश लोगों को प्रक्रिया से परिचित होना चाहिए, कम से कम एक अल्पविकसित तरीके से। एक दस्तावेज़ को स्कैन या फोटो खींचा जाता है, जिसके लिए स्कैनर का आमतौर पर उपयोग किया जाता है। हालांकि, यह संबंधित इंटरफ़ेस पर निर्भर करता है। एक दस्तावेज़ को सेल फोन कैमरे का उपयोग करके भी डिजिटाइज़ किया जा सकता है।
कई कंपनियों के लिए, कागज और फ़ोल्डरों से इलेक्ट्रॉनिक प्रारूपों में परिवर्तन डिजिटलीकरण प्रक्रिया में सबसे महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण उपायों में से एक है।
वीडियो "स्कैनर से स्वचालित रूप से संग्रह कागज दस्तावेजों"
PaperOffice में आपके पास वे सभी उपकरण हैं जिनकी आपको अपने दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने की आवश्यकता है।
PaperOffice के साथ, आपको बस इतना करना है कि आपके दस्तावेज़ को अपने स्कैनर के साथ स्कैन करें (PaperOffice हर किसी के साथ काम करता है), और PaperOffice एक डिजिटल संस्करण बनाता है।
नोक
"कागज दस्तावेजों का स्वचालित संग्रह" विषय पर YouTube पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से बताता है:
कागज दस्तावेजों को स्कैन करने के लिए कैसे
स्कैन दस्तावेजों को एकीकृत स्कैनर मॉड्यूल स्कैनकनेक्ट के माध्यम से जोड़ा जाता है, जो अन्य चीजों के अलावा, सभी स्कैनर, मल्टीफंक्शन डिवाइस, मोबाइल ऐप्स और बड़े कॉपियर्स से दस्तावेज़ कैप्चर करने में सक्षम बनाता है, जैसे कि कंपनी कोनिका मिनोल्टा, डेवलप, कैनन, ज़ेरॉक्स और अन्य।
मौजूदा दस्तावेज़ों के लिए स्वचालित संस्करण को ध्यान में रखा जाता है, और विभाजक पृष्ठों के लिए धन्यवाद स्कैन करने की विधि दस्तावेज़ स्टैक के बड़े पैमाने पर स्कैन और फिर व्यक्तिगत दस्तावेज़ों में उपखंड के लिए समर्थित होती है।
यदि आप बहुत सारे दस्तावेज़ों को स्कैन करते हैं, तो PaperOffice विशेष रूप से उपयोगी है क्योंकि यह विभाजक शीट को पहचानता है और संग्रह के लिए दस्तावेज़ों को अलग करता है। एक महान विशेषता जो विशेष रूप से उपयोगी है यदि आपकी कंपनी नियमित रूप से जटिल प्रारूप दस्तावेजों के साथ काम करती है, तो यह है कि PaperOffice आपके दस्तावेज़ों पर सामग्री को पहचानने के लिए एआई का उपयोग करता है, जैसे: योग, दस्तावेज़ प्रकार, दिनांक, संपर्क विवरण, आदि।
OCR या कागज के दस्तावेजों को खोजने योग्य कैसे बनाया जाता है?
अब किसी दस्तावेज़ पर पाठ न केवल पठनीय होना चाहिए, बल्कि इस तरह से भी उपलब्ध होना चाहिए कि आप आसानी से पाठ के एक स्निपेट की खोज कर सकें।
पूरी तरह से स्वचालित रूप से और मैन्युअल प्रयास के बिना फाइलिंग।
जैसे ही दस्तावेज़ों को PaperOffice में डाला जाता है, PIA सब कुछ का ख्याल रखता है जो अन्यथा आपको पकड़ रहा है।
PIA AI (PaperOffice Intelligent Filing) है जो PaperOffice में एकीकृत है और प्रत्येक जोड़ा गया दस्तावेज़ है:
- विश्लेषण और एकीकृत "कंप्यूटर दृष्टि" का उपयोग कर तथाकथित ब्लॉक चेन में टूट
- OCR पाठ पहचान का उपयोग करके पाठ को पहचानें और PaperOffice SmartSpell का उपयोग करके शब्दकोशों के साथ इसकी तुलना करें
- अनुक्रमणिका और कैटलॉग नेत्रहीन और एकीकृत PaperOffice खोज इंजन के लिए खोजशब्द द्वारा
- कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या और कोई फर्क नहीं पड़ता कि किस स्कैनर स्रोत से!
इसका मतलब यह है कि पीआईए आपको अपनी सभी जानकारी के लिए अपना शक्तिशाली खोज इंजन प्रदान करता है, जो Google जैसे क्लासिक खोज इंजन की तरह पाठ-आधारित खोज और खोज सकता है, लेकिन पूरी चीज को नेत्रहीन रूप से भी कर सकता है, यानी एक दस्तावेज़ की तुलना करें और पहचान सकते हैं नेत्रहीन कर सकते हैं।
PaperOffice स्वचालित रूप से उन सभी दस्तावेजों को पहचान लेगा जिन्हें पीआईए द्वारा इस बिंदु से पढ़ाया गया है, जो बदले में स्वचालित नियमों और फाइलिंग मास्क को ट्रिगर कर सकते हैं।
क्या दस्तावेज़ संग्रहण और पहचान स्वचालित हो सकती है?
अपने दस्तावेज़ों और रसीदों को स्वचालित रूप से संग्रहीत करने के लिए, दस्तावेज़ को पहले PaperOffice में पढ़ाया जाता है। PaperOffice में फाइलिंग मास्क अनुक्रमण और फाइलिंग स्थान का ख्याल रखते हैं।
जैसे ही एक सिखाया-इन दस्तावेज़ टेम्पलेट को पहचाना जाता है, एक भंडारण मुखौटा स्वचालित रूप से ट्रिगर हो जाता है, जो स्वचालित कीवर्डिंग और भंडारण स्थान के लिए जिम्मेदार होता है।
संग्रहण मास्क को न केवल सिखाया-इन दस्तावेज़ टेम्पलेट्स द्वारा स्वचालित रूप से ट्रिगर किया जा सकता है - उन्हें पीआईए संवाद में मैन्युअल रूप से भी चुना जा सकता है।
पीआईए पूरी तरह से स्वायत्त हो जाता है, बिना किसी उपयोगकर्ता इंटरैक्शन के और परिभाषित भंडारण मास्क के अनुसार असीमित संख्या में दस्तावेजों के लिए:
- स्वचालित रूप से बाहर पढ़ें
- टैग पूरी तरह से
- खोज योग्य बनाएँ
- उन कार्यों और वर्कफ़्लोज़ को जोड़ें और मॉनिटर करें जिन्हें किए जाने की आवश्यकता है
- अनुक्रमणिका
- नई लक्ष्य फ़ोल्डर संरचनाएँ बनाएँ
- लक्ष्य फ़ोल्डर में सहेजें
- थंबनेल बनाएँ
- आवश्यक फ़ील्ड को स्वयं भरें
- संपर्कों से लिंक करें और संपर्क खोज के लिए ऑप्टिमाइज़ करें
GoBD-अनुपालन डिजिटलीकरण और कानूनी नियमों के साथ अनुपालन
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से दस्तावेजों को संग्रहीत करते समय सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक कानूनी नियमों या GoBD की आवश्यकताओं का अनुपालन है।
संक्षिप्त नाम GoBD का अर्थ है "इलेक्ट्रॉनिक रूप में और डेटा एक्सेस के लिए पुस्तकों, रिकॉर्ड और दस्तावेजों के उचित प्रबंधन और भंडारण के लिए सिद्धांत"।
विशेष रूप से, ऑडिट-प्रूफ के कारण, एक केंद्रीय एसक्यूएल डेटाबेस पेपरऑफिस में सीधे अत्यधिक एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ भंडारण दस्तावेज़ मानकों और कानूनी दिशानिर्देशों या दुनिया के उच्चतम जर्मन मानक जीओबीडी के लिए सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है।
संस्करण शब्द एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) के भीतर एक विदेशी शब्द नहीं है। GoBD-समर्थक संस्करण नियंत्रण और ऑडिट-प्रूफ संस्करण संस्करण है जो किसी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने की आवश्यकता पहले से कहीं अधिक स्पष्ट है।
संस्करण सभी परिवर्तनों को ट्रेस करने योग्य बनाता है
शब्द संस्करण को बहुत आसानी से समझाया जा सकता है: कुल मिलाकर, यह दस्तावेज़ों या फ़ाइलों में परिवर्तन रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग की जाने वाली कार्यक्षमता के बारे में है। दस्तावेज़ परिवर्तन का पता लगाया जा सकता है और एक नए दस्तावेज़ संस्करण के रूप में छाया प्रतिलिपि के रूप में सहेजा जा सकता है.
अपरिवर्तनीयता सुनिश्चित करें
प्रत्येक दस्तावेज़ परिवर्तन किसी संगत संग्रह में दस्तावेज़ का "नया" संस्करण रखता है. लॉगिंग हर समय परिवर्तनों को पारदर्शी और ट्रेस करने योग्य बनाता है। इस बिंदु पर, बाद के दर्शक को पता है कि दस्तावेज़ में परिवर्तन कब और किस संपादक द्वारा किया गया था। यह आपको संपूर्ण दस्तावेज़ जीवनचक्र का अवलोकन देता है. संस्करण स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से किया जा सकता है।
संशोधन सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, दस्तावेज़ों और फ़ाइलों में परिवर्तन के सभी विवरण स्पष्ट रूप से ट्रेस करने योग्य होने चाहिए। यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि केवल अधिकृत कर्मचारी ही इस तरह का बदलाव कर सकते हैं। लेकिन यह जानना उतना ही महत्वपूर्ण है कि वर्षों बाद किन कर्मचारियों ने क्या और कब बदल दिया।
PaperOffice सभी कानूनी आवश्यकताओं से अधिक है
PaperOffice DMS का विकास GoBD-अनुरूप है, इसलिए आप किसी भी चिंता के बिना सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं ताकि आप एक नियम तोड़ सकें। उदाहरण के लिए, हर बार जब कोई कोई दस्तावेज़ बदलता है, तो उस दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाया जाता है. इस तरह आप ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किस समय कौन सी सामग्री थी।
डिजिटलीकरण के लिए सही रणनीति:
"Step by Step" और "Last in<>First Out"
तथ्य यह है कि एनालॉग दस्तावेजों के डिजिटलीकरण के फायदे हैं, यह स्पष्ट रूप से प्रदर्शित किया गया है।
लेकिन अल्पकालिक नुकसान को कैसे कम किया जा सकता है?
डिजिटलीकरण का अधिक महंगा संस्करण एक ऐसी कंपनी को कमीशन करना है जो इसमें माहिर है। परिस्थितियों के आधार पर, संग्रह से फ़ाइलों और फ़ोल्डरों को माल ढुलाई के रूप में कंपनी को भेजा जाता है, जहां उन्हें डिजिटाइज़ किया जाता है और फिर से वापस भेज दिया जाता है। डिजिटाइज़ किए जाने वाले डेटा का स्वरूप पहले निर्धारित किया गया था. लेकिन महत्वपूर्ण कंपनी डेटा दें? हालांकि सभी कंपनियां जो डिजिटल संग्रह से निपटती हैं, गोपनीयता के उच्चतम स्तर का आश्वासन देती हैं, कोई गारंटी नहीं है।
अनुरोध पर, कंपनियां ड्रम स्कैनर के साथ एक ट्रक भी ला सकती हैं और अपनी कंपनी परिसर की पार्किंग में सीधे साइट पर डिजिटाइज़ कर सकती हैं। हालांकि, यह बिल को काफी हद तक बढ़ाता है। महंगी आउट-ऑफ-होम सेवा, जिसमें संग्रह के आकार के आधार पर कई दिन लग सकते हैं, को अलग से भुगतान किया जाना चाहिए।
सौभाग्य से सभी कंपनियों के लिए, जबकि अभिलेखागार अभिलेखागार होना चाहिए, उनके पास जो जानकारी होती है, चाहे एनालॉग या डिजिटल हो, सभी को एक ही समय में उपलब्ध नहीं होना चाहिए। यह कंपनियों को पहले से बाहर पिछले के रसद सिद्धांत के अनुसार, कदम से कदम अभिलेखागार को डिजिटाइज़ करने में <> सक्षम बनाता है। सबसे हाल ही में प्राप्त एनालॉग दस्तावेज़ों को पहले डिजिटाइज़ करें.
कारण सरल है
समकालीन दस्तावेज़ों को आमतौर पर दैनिक वर्कफ़्लो में समय-दूर के दस्तावेज़ों की तुलना में कहीं अधिक की आवश्यकता होती है। इसलिए आपको पहले इन समय पर दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करना चाहिए, जो आपकी बेहतर उपलब्धता के लिए कार्य प्रक्रिया को गति देता है। सबसे अच्छे मामले में, डिजिटलीकरण (संग्रह को हटाने, स्कैन करने, डिजिटल रूप से सहेजने, एनालॉग दस्तावेज़ को वापस लाने) और प्रक्रिया त्वरण में शामिल प्रयास के बीच एक संतुलन है जो अब उपलब्ध है, क्योंकि संग्रह में जाने की कोई आवश्यकता नहीं है और आप कंप्यूटर पर सभी प्रक्रियाएं कर सकते हैं।
इस दृष्टिकोण का एक और सकारात्मक प्रभाव यह है कि अवधारण अवधि का उपयोग एनालॉग संग्रह स्टॉक को कम करने के लिए किया जा सकता है और उन फ़ाइलों को डिजिटाइज़ करने के लिए नहीं किया जा सकता है जिनकी अवधारण अवधि छह महीने बाद समाप्त हो जाती है।
हार्डवेयर या एक आसान कनेक्शन प्रदान करना और घर में डिजिटलीकरण के दायरे को निर्धारित करना आवश्यक है!
किसी कंपनी में प्रशासनिक कर्मचारियों की संख्या या वीडीयू नौकरियों की संख्या जो प्रश्न में आती है, कभी-कभी बहुत भिन्न होती है, इसलिए यह कहना असंभव है कि कंपनी के आकार के संबंध में डिजिटलीकरण के साथ आपको कितने कर्मचारियों को कमीशन करना चाहिए।
बहुत कम से कम, प्रत्येक कर्मचारी को स्कैनर फ़ंक्शन के साथ एक डिवाइस तक पहुंच होनी चाहिए, अधिमानतः एक दस्तावेज़ स्कैनर जो कई फ़ीड को स्कैन करने के साथ-साथ विभिन्न प्रारूपों की अनुमति देता है।
प्रत्येक डिजिटलीकरण का दायरा डिजिटलीकरण में शामिल लोगों की संख्या के रूप में उतना ही मुश्किल है, क्योंकि इस प्रणाली के साथ, डिजिटलीकरण लगभग आकस्मिक है। इसे लागू किया जा सकता है, उदाहरण के लिए, उस रूप में जो कर्मचारी Z कंपनी XYZ के संबंध में एक प्रक्रिया को संसाधित करता है। उसी समय, यह कंपनी XYZ पर पूरे एनालॉग संग्रहीत फ़ाइल को डिजिटाइज़ करने के लिए ट्रिगर हो सकता है।
हालांकि, एक दीर्घकालिक व्यावसायिक संबंध, उदाहरण के लिए, काफी बड़ी संख्या में फ़ाइलों में खुद को प्रकट कर सकता है। एक अन्य संस्करण व्यापार संबंधों के केवल कुछ खंडों को डिजिटाइज़ करना होगा, ठीक उन लोगों को जो सबसे अधिक बार प्रसंस्करण के अधीन हैं। उदाहरण के लिए, इनवॉइसिंग या डिलीवरी नोट्स. सही सॉफ़्टवेयर के साथ, प्रक्रिया के साथ डिजिटलीकरण को बिना किसी समस्या के लागू किया जा सकता है।
अंतिम 5-चरण गाइड
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हमने पेपरलेस होने और आपके व्यवसाय को डिजिटाइज़ करने के लिए अंतिम 5-चरण मार्गदर्शिका बनाई है, प्रत्येक 5 चरणों का विवरण देते हुए और इसमें कितना समय लगता है:
अपने आप को डीएमएस सॉफ्टवेयर या खुला स्रोत बनाएँ?
कोई भी, जो एक उद्यमी या जिम्मेदार व्यक्ति के रूप में, डिजिटलीकरण के मामले में अपने और अपने कर्मचारियों के लिए जीवन को वास्तव में मुश्किल बनाना चाहता है, सॉफ्टवेयर को एक साथ रखता है:
स्कैनिंग प्रक्रिया से डेटा एकत्र करने के लिए एक प्रोग्राम.
पाठ पहचान के लिए एक OCR सॉफ़्टवेयर.
एक डेटाबेस प्रोग्राम.
एक खोज सॉफ्टवेयर और इतने पर.
अंत में सब कुछ कुछ बादल में समाप्त होता है।
संक्षेप में: युवा लोग कविता या कारण के बिना शोध करते हैं।
कौन सा सॉफ़्टवेयर मुझे सूट करता है?
कई कंपनियों की सॉफ्टवेयर संरचना उनकी कंपनी के इतिहास से मिलती-जुलती है, एक संरचना जो धीरे-धीरे बढ़ी है। यह इतना जटिल है कि केवल कुछ लंबे समय के कर्मचारी इसे समझते हैं।
बेहतर समाधान वह सॉफ़्टवेयर है जो स्कैनिंग से लेकर प्रावधान तक सभी प्रक्रियाओं को संग्रहीत करने के लिए करता है और साथ ही अन्य सॉफ़्टवेयर को कनेक्ट करने के लिए इंटरफेस प्रदान करता है। स्व-व्याख्यात्मक मेनू नेविगेशन के साथ एक सॉफ्टवेयर जो अंततः एक कंपनी के डिजिटल दस्तावेजों को एक घर देता है जो डेटा हैंडलिंग और प्रसंस्करण के साथ-साथ सुरक्षा के संदर्भ में सभी आवश्यकताओं को भी पूरा करता है।
यह थोड़ा दयनीय लगता है?
यह सही है, लेकिन कुछ सरल और कामकाजी पैथोस आईटी तकनीकी शब्दजाल की धार से बेहतर है जो कर्मचारियों को पसीने में तोड़देता है।
PaperOffice दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करने के लिए एकदम सही है।
सही दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर एनालॉग-डिजिटल समस्या को हल करता है
डीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के लिए खड़ा है और इसका उद्देश्य दस्तावेज़ों, विशेष रूप से डिजिटल दस्तावेज़ों का प्रबंधन करना है, जिसमें एनालॉग से डिजिटल में रूपांतरण शामिल है। PaperOffice DMS एक ऐसा सॉफ्टवेयर है। कार्यों की इसकी सीमा इसके सहज रूप से डिज़ाइन किए गए मेनू नेविगेशन के रूप में उल्लेखनीय है, जिसके लिए केवल मामूली प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है। आपको साइट पर महंगे सलाहकारों की आवश्यकता नहीं है। PaperOffice डीएमएस पर अच्छी तरह से समझाया वीडियो ट्यूटोरियल यह बस के रूप में अच्छी तरह से और बहुत सस्ता, मुक्त करने के लिए कर सकते हैं.
स्कैनिंग, OCR, स्वचालित कीवर्ड के साथ संग्रह, AI-नियंत्रित दस्तावेज़ विलय, एकीकृत खोज इंजन, वर्कफ़्लो फ़ंक्शन, 1024Mbit के साथ एन्क्रिप्शन, एमएस ऑफिस में प्रत्यक्ष एकीकरण, ransomware के खिलाफ सुरक्षा, स्वचालित टेम्पलेट निर्माण, स्टांप फ़ंक्शन, कार्य और नोट प्रबंधन।
ये PaperOffice डीएमएस के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक जोड़े हैं और जैसा कि मैंने कहा, न तो आपको और न ही आपके कर्मचारियों को आईटी डिग्री पूरी करनी है।
स्कैन दस्तावेज़ों को सहेजने के लिए सबसे अच्छी जगह कहां है?
हम अपने ग्राहकों को डिजीटल डेटा को या तो एनएएस डिवाइस जैसे कि Synology या QNAP या एक समर्पित सर्वर पर स्थित डेटाबेस में संग्रहीत करने की सलाह देते हैं। अपने स्वयं के बाहरी (समर्पित) PaperOffice सर्वर के साथ, आप सही डेटा सुरक्षा के साथ एक बादल के सभी लाभ प्राप्त करते हैं और हर महीने पैसे और बहुत सारे काम बचाते हैं।
एक PaperOffice सर्वर के साथ आप सिर्फ एक बड़ा अंतर के साथ एक बादल समाधान के सभी फायदे है: यह आपका अपना समर्पित डेटाबेस सर्वर है और कोई भी इसे एक्सेस नहीं करता है लेकिन आप।
एक सर्वर का उपयोग नहीं करना चाहते हैं? कोई बात नहीं।
दस्तावेज़ संग्रह के लिए एक NAS आदर्श क्यों है
एक एनएएस, एक नेटवर्क संलग्न भंडारण, जर्मन में एक नेटवर्क कनेक्शन के साथ एक भंडारण डिवाइस, साथ ही साथ PaperOffice DMS के लिए संगत सॉफ़्टवेयर और आंतरिक क्लाउड तैयार है। राज्य और गैर-राज्य जिज्ञासा से बिल्कुल सुरक्षित है और, बैकअप फ़ंक्शन के लिए धन्यवाद, हार्ड ड्राइव क्रैश से भी सुरक्षित है।
अंतरिम निष्कर्ष 3/
1. पता है कि कैसे और सॉफ्टवेयर है कि GOBD (और भी GDPR) के साथ अनुपालन के साथ एक निर्माता से संपर्क करें!
2. वहाँ कोई भी एक उपयुक्त डीएमएस सॉफ्टवेयर है. प्रत्येक डीएमएस का अपना औचित्य है और अंततः उत्पाद को उद्देश्य को फिट करना होगा।
3. चाहे वह अपने स्वयं के सर्वर है, बर्लिन (जर्मनी) या एनएएस में स्ट्रैटो एजी के डेटा केंद्र में PaperOffice समर्पित सर्वर - सहेजने तुम्हारा कभी नहीं तीसरे पक्ष के बादल भंडारण पर दस्तावेज़ जो एक) एक समर्पित आधार पर इस्तेमाल नहीं किया जाता है और बी) एक सुरक्षित देश में स्थित नहीं है सी) आप एक क्लिक के साथ निर्यात नहीं कर सकते
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यदि आप सलाह का पालन करते हैं और इन-हाउस सुरक्षित दस्तावेज़ भंडारण के लिए एक एनएएस का उपयोग करेंगे - PaperOffice न केवल इसके लिए एकदम सही है, बल्कि दुनिया के सबसे बड़े एनएएस निर्माता के लिए एकमात्र आधिकारिक डीएमएस भी है - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
डीएमएस के लिए किस स्कैनर का उपयोग करना है?
बाउंड दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए, कम से कम 300dpi के साथ एक sheetfed स्कैनर की सिफारिश की जाती है। स्कैनर एक स्कैन-टू-फोडलर फ़ंक्शन और वैकल्पिक WIA / TWAIN ड्राइवरों को चाहता था। हमारे पास Fujitsu Scansnap के साथ अच्छे अनुभव हैं, जो बहुत मज़बूती से काम करते हैं।
दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
कागज के दस्तावेजों को आम तौर पर पीडीएफ / ए प्रारूप में स्कैन किया जाना चाहिए और फिर डीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में सहेजा जाना चाहिए - या सीधे यदि सॉफ़्टवेयर इसका समर्थन करता है या इसे स्वचालित करता है, उदाहरण के लिए निगरानी के माध्यम से।
क्या मैं मूल दस्तावेजों को फेंक सकता हूं?
यदि आप सभ्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं जो नियमित रूप से अपडेट प्राप्त करता है और डेटा बैकअप रणनीति है, तो उत्तर गैर-महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए हाँ है। सब कुछ है कि कानूनी रूप से मूल की आवश्यकता हो सकती है भी मूल में रखा जाना चाहिए. उदाहरण के लिए, PaperOffice DMS दस्तावेज़ गुणों में मूल संग्रहण स्थान संग्रहीत करने का विकल्प है।
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लाभ प्रयास और लागत को सही ठहराते हैं
डिजिटल रूप से काम करना और पुराने दस्तावेजों को नए युग में लाना भविष्य में समय, पैसा और नसों की अविश्वसनीय राशि को बचाने के लिए सबसे अच्छा महत्वपूर्ण निवेश होगा। -
आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो जानता हो
डिजिटलीकरण के सभी फायदों का लाभ उठाने के लिए आपको अपने स्वयं के आईटी विशेषज्ञ की आवश्यकता नहीं है।
आपको जो चाहिए वह आपके पक्ष में सही साथी है, जो अपने अनुभव के लिए धन्यवाद, आपको जो चाहिए उसे लागू कर सकता है। डराने से बचें और वास्तव में इसका परीक्षण किए बिना फैंसी PowerPoint प्रस्तुतियों के बजाय परीक्षण पदों का चयन करें। -
हार्डवेयर आमतौर पर पहले से ही उपलब्ध है
अनुभव से पता चला है कि लगभग हर ऑपरेशन, कंपनी और कंपनी के पास एक बड़ा कॉपियर होता है जो अपनी क्षमता का उपयोग नहीं करता है। ये उपकरण बड़े पैमाने पर स्कैन से प्यार करते हैं, पेपरक्लिप के सहिष्णु हैं और स्कैनर निवेश के बिना डिजिटल शुरुआत के लिए आधार हो सकते हैं। -
सही डीएमएस के साथ उम्मीद से सस्ता
डीएमएस / ईसीएम सिस्टम के साथ लागत जाल से बचें जहां आप निर्माताओं की दया पर बेरहमी से हैं। जब अपने स्वयं के प्रशासन विकल्पों की बात आती है, तो कोई समझौता न करें, जैसे कि दस्तावेजों को पढ़ाना और स्वयं सेटिंग्स बनाना। यदि आपको मदद की आवश्यकता है, तो निर्माता आपकी मदद करने में खुश होगा, लेकिन स्वतंत्र रहें। -
डिजिटल स्वचालन भविष्य है
प्रक्रियाएं भविष्य में पूरी तरह से समान होंगी, लेकिन पूरी तरह से स्वचालित होंगी।
चालान में आ रहा है? वर्कफ़्लो ट्रिगर किया गया है और सब कुछ अपने निर्धारित तरीके से चला जाता है।
सभी 1000 फ़ोल्डरों के माध्यम से खोजें? कोई समस्या नहीं है, क्योंकि आपके पास अपना खुद का Google है!
सही रणनीति के साथ, एनालॉग से डिजिटल अभिलेखागार में रूपांतरण एक महंगी प्रक्रिया नहीं होगी। प्रत्येक उद्यमी को यह महसूस करना चाहिए कि यह कदम किसी बिंदु पर उठाया जाना चाहिए, कल की तुलना में आज बेहतर है।
जैसा कि यहां दिखाया गया है, सही उपकरणों के साथ, परिवर्तन निवेश के तेजी से परिशोधन का कारण बन सकता है और भविष्य की प्रक्रियाओं के लिए आवश्यक लागत और समय को काफी कम कर सकता है।
बदलाव तो बस होना ही है।
PaperOffice टीम 20 साल के अनुभव को साझा करने और गलतियों से आपकी रक्षा करने के लिए खुश है!
