एक डीएमएस, एक दस्तावेज प्रबंधन प्रणाली पर मांग, हाल के वर्षों में बहुत या बल्कि स्वाभाविक रूप से बढ़ी है। एक डेटाबेस के रूप में क्या शुरू हुआ, जिसमें ज्यादातर मूल रूप से एनालॉग दस्तावेजों को स्कैनिंग और संग्रहीत करके डिजिटाइज़ किया गया था, व्यापक कार्यालय सॉफ्टवेयर बन गया है, जो आज कार्यालय के प्रशासनिक कार्यों के मुख्य भाग पर ले जाता है।
लेकिन मानक क्या है, ग्राहक डीएमएस से क्या उम्मीद कर सकता है?
वर्तमान लेख में हम आपको दिखाएंगे कि दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के पास कौन से महत्वपूर्ण कार्य होने चाहिए। यह अभिनव दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर PaperOffice DMS का उपयोग कर बिंदु दर बिंदु समझाया जा सकता है.
इससे पहले कि हम लाभ में शामिल हों, आइए निम्नलिखित प्रश्न का उत्तर दें:
Document Management System क्या है?
दस्तावेज़ों का कैप्चरिंग, वितरण, संग्रह और अनुक्रमण कई संगठनों में दिन-प्रतिदिन के काम के अभिन्न प्रक्रिया घटक हैं। और भूलने के लिए नहीं: दस्तावेज़ों को हटाना और खोजना।
इसका मतलब यह है कि विभिन्न प्रकार के उद्योगों की कंपनियां हर दिन महत्वपूर्ण दस्तावेज जमा करती हैं: दलीलें, अनुबंध दस्तावेज, ड्राफ्ट, बाहरी पत्र, अनुसंधान, विशेषज्ञ राय और बहुत कुछ। ये न केवल डाक से आते हैं, बल्कि कई दस्तावेज ईमेल द्वारा भी पहुंचते हैं।
इन सभी दस्तावेजों को डिजिटाइज़ करने की आवश्यकता होती है यदि वे कागज के रूप में आते हैं, तो संरचित फाइलिंग, कार्य और वर्कफ़्लो असाइनमेंट की आवश्यकता होती है, और मांग पर तुरंत उपलब्ध होने की आवश्यकता होती है।
यह बहुत महत्वपूर्ण है कि महत्वपूर्ण समय सीमा को पूरा किया जाए और दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए कानूनी उपाय किए जाएं।
यह न केवल समय लेने वाला है, बल्कि आपके बटुए पर एक अनावश्यक तनाव भी डालता है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत मुझे और मेरी कंपनी की मदद कैसे कर सकती है?
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरूआत, संक्षेप में डीएमएस, आपको अपने दस्तावेजों में एक स्पष्ट संरचना रखने में मदद करता है और आपको जानकारी की बाढ़ से निपटने में मदद करता है।
डीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर के लिए भी खड़ा है और इसका उद्देश्य दस्तावेज़ों, विशेष रूप से डिजिटल दस्तावेज़ों का प्रबंधन करना है, जिसमें एनालॉग से डिजिटल में रूपांतरण शामिल है। PaperOffice DMS एक ऐसा सॉफ्टवेयर है।
PaperOffice DMS सभी समय लेने वाली बाधाओं को समाप्त करता है और भविष्य में आपके डीएमएस में डिजिटल रूप से प्रबंधित करके अनुबंध या पत्र जैसे महत्वपूर्ण दस्तावेजों का एक स्पष्ट अवलोकन बनाता है।
PaperOffice दस्तावेज़ों के प्रकारों के बीच अंतर नहीं करता है, भले ही आपको क्लाइंट अनुबंधों, दलीलों, शुल्क कथनों, निर्णयों और ई-मेल पत्राचार के प्रबंधन में मदद की आवश्यकता हो: दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लिए धन्यवाद, आपकी कंपनी या संगठन में आपकी पिछली प्रक्रियाओं को डिजिटाइज़ किया जाता है, जिससे उन्हें अधिक कुशल, पारदर्शी और काफी अधिक लचीला बनाया जाता है।
स्कैन किए गए और डिजिटल दस्तावेज़ों को PaperOffice का उपयोग करके सेकंड में पाया, संपादित, सहेजा, वितरित, टैग और अग्रेषित किया जा सकता है। दस्तावेज़ों से डेटा को स्वचालित रूप से पहचाना जा सकता है और पढ़ा जा सकता है और बाहरी सिस्टम जैसे कि सीआरएम या ईआरपी को पारित किया जा सकता है।
आप निश्चित रूप से जानते हैं कि एनालॉग दस्तावेज़ अब अद्यतित नहीं हैं। हालाँकि, आप मौजूदा एनालॉग संग्रह को डिजिटल डेटा में कनवर्ट करने में शामिल जटिलताओं को भी देखते हैं। क्योंकि दस्तावेज़ों को डिजिटाइज़ करना सिर्फ एक प्रवृत्ति से अधिक है। वास्तव में, यह अब एक ही क्षेत्र में अन्य सभी कंपनियों के साथ प्रतिस्पर्धी और अद्यतित रहने के लिए एक शर्त है।
इसलिए, यह आपकी कंपनी में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पेश करने के लिए समझ में आता है।
तो हमने एक डीएमएस क्या है और परिचय मुझे क्या लाएगा और लेख के वास्तविक प्रश्न पर आने के सवालों को स्पष्ट किया है:
आपके दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को कौन से 7 महत्वपूर्ण कार्यों को पूरा करना है?
फ़ंक्शन 1: स्थान। किसी डिजिटल संग्रह में सहेजें
प्रत्येक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का सबसे महत्वपूर्ण और पहला कार्य सभी दस्तावेजों और उनकी जानकारी को एक साथ लाना है। यह है कि स्कैन किए गए और डिजिटल दस्तावेजों के साथ-साथ ईमेल का संग्रह और प्रशासन डेटाबेस में होता है, एक डिजिटल संग्रह तो बोलने के लिए।
PaperOffice सभी जानकारी को सीधे MySQL / MariaDB डेटाबेस में संग्रहीत करता है, जिसे आपके स्थानीय पीसी से किसी भी प्लेटफ़ॉर्म पर सीधे आपके परिसर में संचालित किया जा सकता है, एनएएस उपकरणों जैसे QNAP और Synology या घर कार्यालय से दूरस्थ पहुंच सहित अपने स्वयं के या समर्पित सर्वरों के माध्यम से।
इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह किस प्रकार का दस्तावेज़ है।
सभी दस्तावेज़ प्रकारों को DMS में केंद्रीय रूप से संग्रहीत किया जा सकता है और इसलिए सभी विभागों और व्यावसायिक क्षेत्रों के लिए सुलभ हैं।
सभी कंपनी-प्रासंगिक दस्तावेजों को केंद्रीय रूप से संग्रहीत किया जाता है और सभी कर्मचारियों द्वारा जल्दी से पाया जा सकता है।
Digital Archive कहाँ स्थित होना चाहिए?
हम अपने ग्राहकों को डिजीटल डेटा को या तो एनएएस डिवाइस जैसे कि Synology या QNAP या एक समर्पित सर्वर पर स्थित डेटाबेस में संग्रहीत करने की सलाह देते हैं। अपने स्वयं के बाहरी (समर्पित) PaperOffice सर्वर के साथ, आप सही डेटा सुरक्षा के साथ एक बादल के सभी लाभ प्राप्त करते हैं और हर महीने पैसे और बहुत सारे काम बचाते हैं।
एक PaperOffice सर्वर के साथ आप सिर्फ एक बड़ा अंतर के साथ एक बादल समाधान के सभी फायदे है: यह आपका अपना समर्पित डेटाबेस सर्वर है और कोई भी इसे एक्सेस नहीं करता है लेकिन आप।
एक सर्वर का उपयोग नहीं करना चाहते हैं? कोई बात नहीं।
दस्तावेज़ संग्रह के लिए एक NAS आदर्श क्यों है
एक एनएएस, एक नेटवर्क संलग्न भंडारण, जर्मन में एक नेटवर्क कनेक्शन के साथ एक भंडारण डिवाइस, साथ ही साथ PaperOffice DMS के लिए संगत सॉफ़्टवेयर और आंतरिक क्लाउड तैयार है। राज्य और गैर-राज्य जिज्ञासा से बिल्कुल सुरक्षित है और, बैकअप फ़ंक्शन के लिए धन्यवाद, हार्ड ड्राइव क्रैश से भी सुरक्षित है।
फ़ंक्शन 2: दस्तावेजों की आसान पुनर्प्राप्ति. खोजें और ढूँढें
PaperOffice आने वाले दस्तावेज़ों को स्कैन करता है जो अभी तक बाइनरी नहीं हैं और उन्हें अपने स्वयं के ओसीआर सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके डिजिटल रीड और राइट प्रारूप में परिवर्तित करता है।
उसी समय, दिनांक और समय, एक संस्करण संख्या और एक कीवर्ड सहेजे जाते हैं, जिसका उपयोग पेपरऑफिस खोज इंजन दस्तावेज़ों को खोजने के लिए कर सकता है, भले ही खोज करने वाला व्यक्ति केवल दस्तावेज़ की सामग्री को जानता हो।
इसे आसान बनाने के लिए, PaperOffice एक पूर्वावलोकन सूची में सबसे हाल ही में सहेजे गए दस्तावेज़ों को दिखाता है। PaperOffice में आप जो कुछ भी सहेजते हैं वह स्वचालित रूप से PaperOffice FileOCRmax के साथ पूरी तरह से पाठ-मान्यता प्राप्त है, जो व्यावसायिक शब्दकोशों के साथ अनुकूलित है और कीवर्ड खोज के लिए आपके SQL डेटाबेस में एक आदर्श कीवर्ड खोज के लिए अनुक्रमित है।
स्वचालित भाषा पहचान और ऑप्टिमाइज़ेशन: PaperOffice स्वचालित रूप से दस्तावेज़ भाषा को पहचानता है और इस प्रकार OCR पाठ मान्यता को सभी दस्तावेज़ों की सर्वोत्तम संभव पाठ पहचान के लिए पूर्ण अधिकतम करने के लिए ऑप्टिमाइज़ करता है.
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विषय पर "अतिरिक्त काम के बिना PAPERLESS कार्यालयों के लिए सबसे अच्छा समाधान + स्कैनर से सीधे दस्तावेजों को संग्रहीत करना" YouTube पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से बताता है:
संग्रहीत दस्तावेजों की दीर्घकालिक पठनीयता
सबसे पहले, PaperOffice DMS सभी दस्तावेज़ों को एन्क्रिप्ट करता है जब वे सुरक्षा के लिए सहेजे जाते हैं, वर्तमान में उपलब्ध उच्चतम सुरक्षा मानकों में से एक के अनुसार, AES-1024bit।
पठनीय दस्तावेज़ों में रूपांतरण किसी भी वर्तमान प्रारूप में संभव है, पेपरऑफिस नियमित रूप से अपने फ़ाइल प्रारूपों को अपडेट करता है, जिसका अर्थ है कि दस्तावेज़ भविष्य में भी पठनीय होंगे।
फ़ंक्शन 3: कानूनी अवधारण अवधि सुनिश्चित करना
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से दस्तावेजों को संग्रहीत करते समय सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक कानूनी नियमों या GoBD की आवश्यकताओं का अनुपालन है।
संक्षिप्त नाम GoBD का अर्थ है "इलेक्ट्रॉनिक रूप में और डेटा एक्सेस के लिए पुस्तकों, रिकॉर्ड और दस्तावेजों के उचित प्रबंधन और भंडारण के लिए सिद्धांत"।
विशेष रूप से, ऑडिट-प्रूफ के कारण, एक केंद्रीय एसक्यूएल डेटाबेस पेपरऑफिस में सीधे अत्यधिक एन्क्रिप्टेड दस्तावेज़ भंडारण दस्तावेज़ मानकों और कानूनी दिशानिर्देशों या दुनिया के उच्चतम जर्मन मानक जीओबीडी के लिए सभी आवश्यकताओं को पूरा करता है।
संस्करण शब्द एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) के भीतर एक विदेशी शब्द नहीं है। GoBD-समर्थक संस्करण नियंत्रण और ऑडिट-प्रूफ संस्करण संस्करण है जो किसी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने की आवश्यकता पहले से कहीं अधिक स्पष्ट है।
संस्करण सभी परिवर्तनों को ट्रेस करने योग्य बनाता है
शब्द संस्करण को बहुत आसानी से समझाया जा सकता है: कुल मिलाकर, यह दस्तावेज़ों या फ़ाइलों में परिवर्तन रिकॉर्ड करने के लिए उपयोग की जाने वाली कार्यक्षमता के बारे में है। दस्तावेज़ परिवर्तन का पता लगाया जा सकता है और एक नए दस्तावेज़ संस्करण के रूप में छाया प्रतिलिपि के रूप में सहेजा जा सकता है.
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वैसे, YouTube पर कानूनी रूप से अनुपालन Outlook ईमेल संग्रह पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से बताता है:
अपरिवर्तनीयता सुनिश्चित करें
प्रत्येक दस्तावेज़ परिवर्तन किसी संगत संग्रह में दस्तावेज़ का "नया" संस्करण रखता है. लॉगिंग हर समय परिवर्तनों को पारदर्शी और ट्रेस करने योग्य बनाता है। इस बिंदु पर, बाद के दर्शक को पता है कि दस्तावेज़ में परिवर्तन कब और किस संपादक द्वारा किया गया था। यह आपको संपूर्ण दस्तावेज़ जीवनचक्र का अवलोकन देता है. संस्करण स्वचालित रूप से या मैन्युअल रूप से किया जा सकता है।
संशोधन सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, दस्तावेज़ों और फ़ाइलों में परिवर्तन के सभी विवरण स्पष्ट रूप से ट्रेस करने योग्य होने चाहिए। यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि केवल अधिकृत कर्मचारी ही इस तरह का बदलाव कर सकते हैं। लेकिन यह जानना उतना ही महत्वपूर्ण है कि वर्षों बाद किन कर्मचारियों ने क्या और कब बदल दिया।
PaperOffice सभी कानूनी आवश्यकताओं से अधिक है
PaperOffice DMS का विकास GoBD-अनुरूप है, इसलिए आप किसी भी चिंता के बिना सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं ताकि आप एक नियम तोड़ सकें। उदाहरण के लिए, हर बार जब कोई कोई दस्तावेज़ बदलता है, तो उस दस्तावेज़ का एक नया संस्करण बनाया जाता है. इस तरह आप ट्रैक कर सकते हैं कि दस्तावेज़ में किस समय कौन सी सामग्री थी।
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वैसे, Synology NAS सेटअप MariaDB 10 और दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली PaperOffice के लिए YouTube पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से समझाता है:
दोनों मामलों में, यहां तक कि सबसे खराब स्थिति परिदृश्य में, यह सुनिश्चित किया जाता है कि संग्रहीत डेटाबेस अल्पावधि में पुनर्स्थापित किए जाते हैं और इसलिए अवधारण अवधि हमेशा देखी जाती है।
फ़ंक्शन 4: स्वचालित पता लगाना और कीवर्डिंग
PaperOffice एक AI से सुसज्जित है जो स्वतंत्र रूप से आपके दस्तावेज़ में जानकारी को पहचानता है और स्वचालित रूप से इसे सही ढंग से असाइन करता है।
PIA AI (PaperOffice Intelligent Filing) है जो PaperOffice में एकीकृत है और प्रत्येक जोड़ा गया दस्तावेज़ है:
- विश्लेषण और एकीकृत "कंप्यूटर दृष्टि" का उपयोग कर तथाकथित ब्लॉक चेन में टूट
- OCR पाठ पहचान का उपयोग करके पाठ को पहचानें और PaperOffice SmartSpell का उपयोग करके शब्दकोशों के साथ इसकी तुलना करें
- अनुक्रमणिका और कैटलॉग नेत्रहीन और एकीकृत PaperOffice खोज इंजन के लिए खोजशब्द द्वारा
- कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या और कोई फर्क नहीं पड़ता कि किस स्कैनर स्रोत से!
इसका मतलब यह है कि पीआईए आपको अपनी सभी जानकारी के लिए अपना शक्तिशाली खोज इंजन प्रदान करता है, जो Google जैसे क्लासिक खोज इंजन की तरह पाठ-आधारित खोज और खोज सकता है, लेकिन पूरी चीज को नेत्रहीन रूप से भी कर सकता है, यानी एक दस्तावेज़ की तुलना करें और पहचान सकते हैं नेत्रहीन कर सकते हैं।
PaperOffice स्वचालित रूप से उन सभी दस्तावेजों को पहचान लेगा जिन्हें पीआईए द्वारा इस बिंदु से पढ़ाया गया है, जो बदले में स्वचालित नियमों और फाइलिंग मास्क को ट्रिगर कर सकते हैं।
PIA दस्तावेज़ में सबसे महत्वपूर्ण मानों को पहचान लेगा और पहले से ही आपके लिए कीवर्डिंग फ़ॉर्म भरेगा. फिर आप मानों की जांच कर सकते हैं और यदि आवश्यक हो तो उन्हें सही या जोड़ सकते हैं। यह प्रक्रिया पृष्ठभूमि में मैन्युअल रूप से या स्वचालित रूप से की जा सकती है।
फ़ंक्शन 5: दस्तावेज़ कैप्चर स्वचालित करें
इंटेलिजेंट फ़ोल्डर की निगरानी आपको वापस पकड़ रही है: स्वचालित रूप से आपके विनिर्देशों के अनुसार पृष्ठभूमि में, अत्यधिक सटीक और विश्वसनीय।
- सभी उपकरणों को एकीकृत करें
केवल कुछ ही क्लिक के साथ कॉपियर या स्कैनर जैसे सभी उपकरणों को एकीकृत करें। जैसे ही कोई फ़ाइल किसी निर्दिष्ट फ़ोल्डर में प्रकट होती है, उसे संसाधित किया जाता है। - मॉनिटर की किसी भी संख्या
मॉनिटर करने के लिए विभिन्न फ़ोल्डरों की कोई भी संख्या बनाएँ और निर्दिष्ट करें कि आयात के बाद क्या होना चाहिए। PaperOffice भी संग्रहीत फ़ाइलों को एक नए सबफ़ोल्डर में ले जा सकता है। - AI-आधारित दस्तावेज़ टेम्पलेट्स
पीआईए AutoFill द्वारा स्वचालित अनुक्रमण और पीआईए AutoContact के लिए संपर्क मान्यता धन्यवाद निगरानी के साथ शानदार ढंग से एक साथ काम करते हैं. सभी प्रासंगिक दस्तावेज़ सामग्री पहचानी जाती है और दस्तावेज़ स्वचालित रूप से अनुक्रमित होता है. यह भी संपर्कों के साथ काम करता है! - निश्चित कीवर्डिंग और वर्कफ़्लोज़
अधिकतम फाइलिंग गति के लिए AI प्रसंस्करण को छोड़ते हुए बल्क आयात-ऑप्टिमाइज़्ड मोड सक्षम करें.
आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि PaperOffice में नई फ़ाइलें कहाँ सहेजी जाती हैं, प्रत्येक नए दस्तावेज़ को एक निश्चित दस्तावेज़ प्रकार और दस्तावेज़ स्थिति असाइन करें और वर्कफ़्लोज़ को ट्रिगर भी करें.
फ़ंक्शन 6: उपयोगकर्ता प्रबंधन और पहुँच अनुमतियाँ
PaperOffice उपयोगकर्ताओं को केवल यह देखने की गारंटी दी जाती है कि निर्दिष्ट रिलीज़ स्तर के कारण क्या अनुमति है, और FolderLock के साथ आप पूरे फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर के साथ-साथ सामग्री को भी छिपा सकते हैं।
आप यह भी निर्दिष्ट कर सकते हैं कि किन उपयोगकर्ताओं को क्या करने की अनुमति है, और उन्हें निश्चित उपयोगकर्ता समूहों और विभागों में विभाजित करें ताकि आप यह नियंत्रित कर सकें कि कौन कहां और क्या देख सकता है।
- क्लीयरेंस स्तर और अधिकार
इसका मतलब यह है कि प्रत्येक उपयोगकर्ता केवल यह देखता है कि उनके रिलीज़ स्तर या निम्न से मेल खाता है और केवल वही करने की अनुमति है जो आपने पहले परिभाषित किया है। - फ़ोल्डर और दस्तावेज़ छुपाएँ
PaperOffice FolderLock के साथ आप स्थायी रूप से पूरे फ़ोल्डर और उनके सबफ़ोल्डर के साथ-साथ कुछ उपयोगकर्ताओं से दस्तावेज़ों को छिपा सकते हैं और इस प्रकार प्रश्नों को दूर कर सकते हैं। कुछ उपयोगकर्ताओं से सबफ़ोल्डर और दस्तावेज़ों सहित संपूर्ण फ़ोल्डर्स को स्थायी रूप से छुपाने के लिए FolderLock का उपयोग करें. - समूह और विभाग
उपयोगकर्ताओं को स्वतंत्र रूप से परिभाषित समूहों और विभागों को असाइन करें, जिनका उपयोग आप वर्कफ़्लो और कार्यों के लिए भी कर सकते हैं। - बहु-स्तरीय परिभाषित करने योग्य उपयोगकर्ता अधिकार
आप अपने लिए यह तय कर सकते हैं कि उपयोगकर्ता अधिकारों को परिभाषित करने में सक्षम होने के कारण पेपरऑफिस में कौन से कार्यों तक वास्तव में पहुंच है जो तब पूरे नेटवर्क पर लागू होते हैं।
सुविधा 7: शक्तिशाली वर्कफ़्लो सिस्टम
अतीत में एक बड़ी समस्या, लेकिन आज भी, दस्तावेजों या परियोजनाओं की प्रसंस्करण स्थिति के बारे में कई भंडारण और अस्पष्टता के कारण फ़ाइलों का दोहराव है। PaperOffice में कार्य असाइनमेंट के साथ एक बहुत ही व्यापक वर्कफ़्लो प्रबंधन है, जो सभी प्रक्रियाओं को केंद्रीय रूप से संग्रहीत करता है। चाहे प्रोजेक्ट कार्य हो या दस्तावेज़ संसाधन.
डिजिटल वर्कफ़्लो आपकी कार्य प्रक्रियाओं को स्वचालित करते हैं: एक बार परिभाषित होने के बाद, सब कुछ पूरी तरह से स्वचालित रूप से आगे बढ़ता है: बस किसी दस्तावेज़ को एक पूर्वनिर्धारित वर्कफ़्लो असाइन करें या PIA को स्वचालित रूप से निर्णय लेने दें। ई-मेल अधिसूचना शामिल हैं!
प्रत्येक कर्मचारी हमेशा PaperOffice वर्कफ़्लो फ़ंक्शन के माध्यम से अद्यतित होता है। यदि आवश्यक हो, तो किसी दस्तावेज़ को दूसरों के लिए तब तक अवरुद्ध किया जा सकता है जब तक कि कोई परिवर्तन नहीं किया जाता है. बेशक, संस्करण भी यहाँ लागू होता है.
- कोई भी वर्कफ़्लो परिभाषाएँ
वर्कफ़्लोज़ को किसी भी गहराई तक नेस्टेड किया जा सकता है और इसमें बाद के वर्कफ़्लोज़ और प्रक्रियाओं को श्रृंखलाबद्ध करने के लिए लाल/हरे रंग के निर्णयों की किसी भी संख्या शामिल हो सकती है. - जिम्मेदारी और नियत तिथि
निर्धारित करें कि क्या कोई उपयोगकर्ता या संपूर्ण विभाग कार्य को पूरा कर सकता है. PaperOffice स्वचालित रूप से जिम्मेदार व्यक्ति को वर्कफ़्लो असाइन करता है। - पूर्ण नियंत्रण
यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ की स्थिति को आपके विनिर्देशों के अनुसार विभिन्न ईवेंट के लिए स्वतंत्र रूप से समायोजित किया जा सकता है और यहां तक कि अधिसूचना ई-मेल भी भेज सकते हैं।
इस त्रुटि से बचने के लिए सुनिश्चित करें
जबकि बड़ी कंपनियों ने लंबे समय से डिजिटलीकरण अधिकारियों को नियुक्त किया है जो एनालॉग दस्तावेजों को पूर्णकालिक रूप से परिवर्तित करने के विषय से निपटते हैं, छोटी और मध्यम आकार की कंपनियों में आमतौर पर मानव संसाधनों की कमी होती है, खासकर जब से उपयुक्त पेशेवर योग्यता की आवश्यकता होती है।
हालांकि, यह एक आम गलती है और खराब निवेश की ओर जाता है, क्योंकि कई निर्माता इस अज्ञानता का लाभ उठाते हैं।
अंतिम 5-चरण गाइड
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हमने पेपरलेस जाने और आपके व्यवसाय को डाउनलोड करने योग्य दस्तावेज़ के रूप में डिजिटल करने के लिए अंतिम 5-चरणीय मार्गदर्शिका बनाई है, प्रत्येक 5 चरणों का विवरण देते हुए और इसमें कितना समय लगता है:
डीएमएस के लिए किस स्कैनर का उपयोग करना है?
बाउंड दस्तावेज़ों को स्कैन करने के लिए, कम से कम 300dpi के साथ एक sheetfed स्कैनर की सिफारिश की जाती है। स्कैनर एक स्कैन-टू-फोडलर फ़ंक्शन और वैकल्पिक WIA / TWAIN ड्राइवरों को चाहता था। हमारे पास Fujitsu Scansnap के साथ अच्छे अनुभव हैं, जो बहुत मज़बूती से काम करते हैं।
दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?
कागज के दस्तावेजों को आम तौर पर पीडीएफ / ए प्रारूप में स्कैन किया जाना चाहिए और फिर डीएमएस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में सहेजा जाना चाहिए - या सीधे यदि सॉफ़्टवेयर इसका समर्थन करता है या इसे स्वचालित करता है, उदाहरण के लिए निगरानी के माध्यम से।
क्या मैं मूल दस्तावेजों को फेंक सकता हूं?
यदि आप सभ्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं जो नियमित रूप से अपडेट प्राप्त करता है और डेटा बैकअप रणनीति है, तो उत्तर गैर-महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए हाँ है। सब कुछ है कि कानूनी रूप से मूल की आवश्यकता हो सकती है भी मूल में रखा जाना चाहिए. उदाहरण के लिए, PaperOffice DMS दस्तावेज़ गुणों में मूल संग्रहण स्थान संग्रहीत करने का विकल्प है।
अभिनव रहो
शब्द दस्तावेज़ प्रबंधन में एक से अधिक शामिल हैं जो शुरू में कल्पना कर सकते हैं। आपकी कंपनी में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की शुरुआत अब आपकी कंपनी की दक्षता और सफलता के लिए एक शर्त है। डिजिटलीकरण की आवश्यकता अब हर किसी के लिए एक महत्वपूर्ण पहलू है।
7 कार्यों की उपरोक्त सूची किसी भी तरह से पूर्ण नहीं है, लेकिन केवल आवेदन के क्षेत्र के आधार पर अपनी रचनात्मकता और व्यावसायिकता को सीमित करती है! यदि एनालॉग संग्रह के डिजिटलीकरण को इन दृष्टिकोणों से माना जाता है और एक काउंटर-गणना की जाती है, तो यह स्पष्ट हो जाता है कि प्रयास सार्थक है और उदाहरण के लिए, एक नई, अधिक आधुनिक और तेज मशीन में निवेश पर विचार किया जाना चाहिए।
