Q1 Energie AG
Q1 Energie AG mengoperasikan lebih dari 250 SPBU di Jerman. Dengan PaperOffice AI, pemrosesan dokumen untuk faktur pemasok, dokumen kepatuhan, dan laporan stasiun dipercepat sebesar 78%.
Dipercaya oleh perusahaan terkemuka di seluruh dunia
Satu-satunya DMS resmi
Situasi
Q1 Energie AG mengelola jaringan lebih dari 250 SPBU dengan aliran dokumen harian dari faktur pemasok, log pemeliharaan, sertifikat kalibrasi, dan dokumen kepatuhan.
Setiap stasiun menghasilkan rata-rata 40-60 dokumen per minggu. Entri dan penugasan manual memakan sumber daya personel yang signifikan di kantor pusat.
Persyaratan peraturan industri energi memerlukan ketertelusuran dokumen yang lengkap dengan masa penyimpanan hingga 10 tahun.
Dengan lebih dari 250 stasiun dan 60 dokumen per minggu per stasiun, kami berbicara tentang lebih dari 15.000 dokumen setiap bulan. Memprosesnya secara manual tidak lagi dapat dipertahankan.
Tantangan & Solusi
Tantangan-tantangan
- Lebih dari 15.000 dokumen per bulan dari 357+ SPBU
- Jenis dokumen yang beragam: faktur, sertifikat kalibrasi, laporan pemeliharaan
- Kewajiban penyimpanan peraturan hingga 10 tahun
- Penugasan manual dokumen ke stasiun dan pusat biaya individu
- Penundaan dalam penutupan bulanan karena dokumen yang hilang
Solusi dengan PaperOffice
- Klasifikasi otomatis dan ekstraksi data berbasis AI
- Penugasan otomatis ke stasiun melalui nomor stasiun yang dikenali OCR
- Pengarsipan jangka panjang yang aman dari audit dengan kepatuhan GoBD
- Dasbor waktu nyata untuk status dokumen semua stasiun
- Integrasi dengan akuntansi SAP dan ERP internal
Proses Implementasi
Hasil yang Terukur
Sebelum vs. Sesudah
PaperOffice telah mengubah pemrosesan dokumen kami dari hambatan permanen menjadi proses otomatisasi yang lancar. 250 stasiun, satu sistem.
Mengapa PaperOffice?
Optimalkan Jaringan SPBU Anda
Temukan bagaimana PaperOffice merevolusi proses dokumen di industri energi.