Više nije tajna da sustavi upravljanja dokumentima imaju veliki potencijal za tvrtke.
Zahvaljujući korištenju sustava za upravljanje dokumentima, ne samo da unapređujete digitalizaciju svoje tvrtke. Osim toga, vi činite kamen temeljac za postizanje svojih korporativnih ciljeva i osiguravanje dugoročnog korporativnog uspjeha.
Budući da digitalno upravljanje dokumentima ovdje stvara jasan lijek i čini vam ogroman korak naprijed u digitalnoj transformaciji. U trenutnom članku navest ćemo kako funkcionira sustav upravljanja dokumentima (DMS), što treba uzeti u obzir i koje prednosti donosi tvrtkama.
Za što se koristi sustav upravljanja dokumentima?
Jednostavno rečeno: sustav upravljanja dokumentima (DMS) koristi se za pohranu, upravljanje i kontrolu protoka dokumenata i informacija unutar organizacije.
Sve informacije, kao što su papirnati dokumenti, Windows datoteke ili e-poruke, možete organizirati na središnjem mjestu, u sustavu upravljanja dokumentima, kojem zaposlenici mogu pristupiti jednostavno i bez ikakvih problema, uključujući jedinstvene funkcije za timski rad i dijeljenje dokumenata te inovativno programsko sučelje koje je jedinstveno u cijelom svijetu.
Sustavi upravljanja dokumentima postaju sve važniji za poduzeća jer količina informacija koje generiraju današnja poduzeća eksponencijalno raste.
Upravljanje i kontrola ogromne količine vanjskih i internih dokumenata koji su dio poslovnih procesa u javnoj ili poslovnoj upravi postala je izazov koji potiče usvajanje različitih aplikacija.
Stoga bi te različite aplikacije trebale olakšati kontrolu nad informacijama i dokumentima te osigurati znatna smanjenja vremena pretraživanja, rukovanja i uštede troškova, što je vrlo važno u našim administrativnim procesima.
Ali ne bi li bila prednost imati samo jednu aplikaciju koja može ispuniti sve funkcije?
Pokazat ćemo vam da paperOffice sustav upravljanja dokumentima može biti upravo ova aplikacija za vašu tvrtku koja ima sve potrebne funkcionalnosti na brodu.
Gdje su pohranjeni dokumenti?
Nakon mogućnosti automatizacije, praćenja i pretraživanja, ovo je najčešće postavljano pitanje, jer bilo privatno ili poslovno - nitko ne želi ostaviti podatke u pogrešnim rukama. Prije svega zato što je to također propisano zakonom.
PaperOffice DMS ide sigurnim putem, jer su svi podaci pohranjeni u vrlo sigurnoj šifriranoj bazi podataka, koja se može nalaziti na vašem NAS-u, poput Synology ili QNAP. To znači da uvijek imate pristup i kontrolu nad svojim podacima.
Dakle, "srce" sustava upravljanja dokumentima je baza podataka u kojoj se informacije pohranjuju na takav način da se mogu pronaći i dohvatiti na jednostavan i kontroliran način.
Ali pohranjivanjem informacija na strukturirani način, imamo samo dio jednadžbe.
"Mozak" koji kontrolira sustav je logika tijeka rada, koja omogućuje stvaranje ovisnosti između dokumenata i procesa i povezivanje tih informacija u fleksibilnim i prethodno definiranim tokovima.
Bitan korak u provedbi takvog sofisticiranog "tijeka rada" je da je što više dokumentacije dostupno u digitalnom obliku.
Digitalizacija i upravljanje dokumentima
Kada govorimo o sustavima upravljanja dokumentima, ne smije se zaboraviti: što je viši stupanj digitalizacije informacija koji je dio procesa, to je viši stupanj kontrole i automatizacije koji bi se mogao postići.
U prvom koraku određuje se koji dokumenti pripadaju procesima, kako se ti dokumenti mogu integrirati u sustav upravljanja dokumentima i koje informacije treba izdvojiti i spremiti zajedno s dokumentima u bazi podataka.
Nakon što se informacije uključe, definira se njezin životni ciklus, kako komunicira s drugim procesima i kako se mogu integrirati.
Najvjerojatnije će postojati i informacije koje dolaze iz različitih izvora iu različitim formatima. Neki od njih u digitalnom obliku, pohranjeni u datotekama ili bazama podataka, a neki u obliku tiskanih dokumenata.
Kada informacije dolaze iz drugih baza podataka ili su u XML formatu, postavljanje upita i izdvajanje je jednostavno, ali. Što se događa s digitalnim dokumentima u pdf formatu, doc itd.? Bit će malo složeniji, ali njegovom sadržaju može se pristupiti na različite načine, na primjer s određenim programima, izravno pristupiti datoteci ili je poslati na ispis i izvući informacije kroz tiskanu kalemu (red čekanja).
Malo je složenije kada dokument dođe u papirnatom obliku, poput obavijesti o isporuci ili fakture. Ali kada rješenje uključuje sofisticirani program optičkog prepoznavanja znakova (OCR), već je poduzet važan korak.
Skener i sustav upravljanja dokumentima
Sa skenerom ili drugim uređajem za digitalizaciju, dokument se ne pretvara samo u sliku, već se njegov sadržaj može i elektronički "pročitati".
Ako se sustav sada može koristiti za prepoznavanje i definiranje informacija o dokumentu zasebno u odjeljku Informacije u sustavu za upravljanje dokumentima su dovršene.
Digitalizacija informacija putem OCR-a olakšava integraciju širokog spektra dokumentacije u upravljanje procesima i tijekovima rada.
Kako možete imati koristi od PaperOffice sustava upravljanja dokumentima
PaperOfficeov sustav upravljanja dokumentima je poput svestranog talenta, jer osim općeg arhiviranja dokumenata, integrirane su i mnoge druge funkcije koje se odnose na dokumente i povezane informacije, poput nekih od njih:
- Pristupite svojim podacima bilo kada i bilo gdje
- Svi podaci pohranjuju se sigurno s vama, a ne u oblaku.
Ostanite neovisni tako da sami upravljate svim svojim podacima umjesto u oblaku treće strane s daljnjim troškovima.
PaperOffice podržava sve uređaje kao što su lokalno računalo, QNAP NAS, Synology NAS, Windows ili Linux poslužitelji i web usluge kao što su AWS ili Azure.
Sve prednosti oblaka dobivate, ali pomoću vlastitog poslužitelja baze podataka. Bazi podataka PaperOffice možete pristupiti šifrirano i sigurno s bilo kojeg drugog računala na svijetu.
Saznajte više. - Pretraživanje i pronalaženje dokumenata
- PaperOffice jednostavno indeksira sve, bilo da se radi o skeniranim dokumentima ili datotekama. Tekstualni sadržaj sigurno se pohranjuje u bazu podataka bez vaše intervencije. Tako možete jednostavno potražiti bilo koji isječak riječi, iznos i ključnu riječ u roku od nekoliko sekundi i pronaći odgovarajuće unose.
Saznajte više o integriranom pretraživanju. - Brzo i napredno pretraživanje
- Potpuno automatizirano
- Slobodno definirano praćenje automatski pohranjuje sve dokumente prema vašim specifikacijama.
Ne mogu se nadzirati samo cijeli direktoriji, već i računi e-pošte, Outlookove mape, pa čak i web-obrasci.
Saznajte više o automatizaciji nadzora. - Automatizacija i nadzor
- Zakonski usklađeno arhiviranje dokumenata otporno na reviziju
- Svaka tvrtka dužna je čuvati dokumente relevantne za porez za poreznu upravu.
Izazov je arhivirati sve veći broj digitalnih i papirnatih dokumenata kako to zahtijeva GoBD: u izvornom formatu i nepromjenjiv.
- PaperOffice DMS to omogućuje, saznajte kako:
- Zakonski usklađeno arhiviranje
- Automatizacija tijekova rada
- Kao što je već spomenuto, ključno je da napredno upravljanje dokumentima ima sve informacije u digitalnom i strukturiranom obliku u bazi podataka. To vam omogućuje jednostavno pronalaženje dokumenata i postavljanje pravila o tome tko može pristupiti, izmijeniti i izbrisati / arhivirati vaše podatke na jednom središnjem web-mjestu.
- Jedan od stupova rješenja za upravljanje dokumentima PaperOffice je opsežan modul tijeka rada. To vam omogućuje da odredite svaki korak poslovnog procesa s povezanim aktivnostima i ovisnostima, kao i uključene odjele i uloge. Ali također možete definirati automatske obavijesti koje se aktiviraju ovisno o aktivnostima i događajima koji se događaju tijekom cijelog procesa.
- Sve to ne samo da smanjuje vrijeme provedeno u upravljanju zadacima, već i smanjuje vjerojatnost zaborava i pogrešaka u procesu.
- PaperOffice vam pomaže automatizirati sve svoje radne procese, digitalno mapirati cijele radne procese, tako da uvijek ostanete informirani.
Uvijek imate pregled zadataka i procesa kroz tijekove rada koji vas podržavaju u automatizaciji svakodnevnog rada.
Postavite željeni tijek rada s krajnjim rokom, povežite ga s mogućim odlukama i zadacima, a od aktivacije, PaperOffice se brine o svemu ostalom do završetka. - To vam olakšava usklađivanje s pravilima tvrtke i zakonskim zahtjevima.
- Saznajte više o automatizaciji tijeka rada:
- Tijekovi rada
I još mnogo značajki.
Rad s dokumentima i upravljanje dokumentima može istovremeno biti jednostavno, sigurno i učinkovito.
