U sljedećem članku pokazat ćemo vam kako povećati svoju poslovnu učinkovitost, smanjiti ljudske pogreške povećanjem preciznosti, smanjiti trenutne troškove, maksimizirati prostor u uredu, održavati integritet podataka i poboljšati sigurnost podataka.
Navodimo prednosti PaperOffice sustava za upravljanje dokumentima i načine na koje možete osigurati smanjenje troškova do 92% upotrebom DMS-a.
Također ćemo vam objasniti što su redovni izrazi (Regex) i navesti konkretne primjere primjene REGEX-a u drugom dijelu ovog članka.
Saznat ćete kako vam mogu pomoći da brzo i učinkovito izvučete potrebne podatke iz dokumenata bez ručnog unosa tih podataka.
Tehnologija s tri čarobna slova - OCR
Što zapravo znači OCR i čemu služi?
Optičko prepoznavanje znakova (OCR) često se koristi danas za izvlačenje informacija iz raznih dokumenata, poput računa, kako bi se digitalizirali fizički papirnati dokumenti i optimizirao radni tijek za upravljanje dokumentima.
Korištenje OCR tehnologije pruža tvrtkama velike prednosti jer može pomoći u automatiziranju obrade dokumenata, procesa koji igra važnu ulogu u svakoj industriji.
OCR, skraćenica od izraza "Optical Character Recognition", omogućuje softverskom proizvodu prepoznavanje i izvlačenje teksta s digitalne slike. Na primjer, neophodno je za čitanje i analizu skeniranih dokumenata.
Međutim, iako je OCR za račune praktičan kada tvrtke svakodnevno rukuju s hrpom računa, sam OCR uređaj za račune nije dovoljan za postizanje dovoljno preciznih rezultata.
Za to je potrebno koristiti sustav za upravljanje dokumentima koji već u sebi ima naprednu OCR funkciju, poput PaperOffice DMS-a.
Za svaki dokument, PaperOffice izvodi postupak OCR prepoznavanja teksta, indeksira cijeli tekstualni sadržaj i putem ugrađenog naprednog pretraživanja pruža vam najmoćniji alat za pretraživanje DMS-a na svijetu. Sve bez ikakvog rada!
Prednosti digitalizacije
Svi koji su se bavili smanjenjem troškova u tvrtkama vjerojatno su se upoznali s pojmom "digitalizacija".
Obično se svi dokumenti u tvrtki čuvaju na jednom mjestu. Tek nakon nekoliko dana počinje se s obradom dokumenata. Da biste ih ručno digitalizirali, morate pronaći odgovarajuće informacije, unijeti ih u tablicu, provjeriti jesu li unosi točni, prijeći na sljedeće i na kraju digitalizirati hrpu računa i drugih dokumenata.
Možda morate čak i poduzeti dodatne korake kako biste tablicu učitali u razne sustave iz poslovnih ili računovodstvenih razloga.
Zvuči grozno, zar ne?
Pomoću sustava za upravljanje dokumentima koji ima unaprijed već ugrađenu automatsku OCR funkciju, možete skratiti proces od nekoliko sati ili čak dana na samo nekoliko minuta.
Nakon što postavite predložak i željena polja s podacima, informacije se izvlače iz pojedinačnih dokumenata ili hrpe dokumenata.
Obimne informacije o računima stoga se pohranjuju, dokument se označava i može se automatski, po potrebi, povezivati s odgovarajućim kontaktom zahvaljujući izvučenim podacima.
Sve što morate učiniti je digitalizirati datoteke skeniranjem ili ako su vam već dostavljene putem digitalnih kanala kao što su e-pošta i spremiti ih u PaperOffice.
Sustav za upravljanje dokumentima obavlja ostatak posla za vas.
Savjet
Usput, postoji poseban članak o temi "Top 10 koristi digitalizacije papirnih dokumenata":
Smanjite ljudske pogreške uz veću točnost
Obavljanje ponavljajućih zadataka kao što je ručni unos podataka može biti prilično dosadno i može utjecati na kvalitetu vaših podataka kada zaposlenici postanu umorni ili ometeni te zaborave ili zamijene sve brojeve i riječi.
Osim toga, faktor "pristup i korisnička prava" također predstavlja ograničeni krug jer svi zaposlenici vaše tvrtke nemaju pravo pristupa vašim poslovnim podacima i informacijama.
Za softver koji uključuje automatsko prepoznavanje teksta, nikada nije teško ostati koncentriran te može prepoznati tekstove, pregledavati osjetljive podatke, izvlačiti ih i organizirati izlaz s visokom točnošću, a da pritom ne otkriva poslovne tajne.
Posebno je važno za sve tvrtke da u ovim trenutno teškim vremenima povećaju konkurentnost tvrtke uređenjem poslovanja u „bez papira“ ili digitalan oblik i osiguraju da zaposlenici mogu fleksibilno raditi od kuće. U konačnici, tvrtka mora ići u korak s digitalnim vremenom i ostvariti put prema uredima bez papira.
Smanjite troškove i maksimizirajte uredski prostor
Ručni unos podataka može biti vrlo zahtjevan posao, a što više dokumenata morate obraditi, to će više porasti vaši troškovi radne snage. Osim toga, mogu se pojaviti i neki dodatni troškovi povezani s netočnostima podataka zbog ljudskih pogrešaka.
Automatiziranjem obrade i izdvajanjem podataka pomoću umjetne inteligencije (AI), sustav za upravljanje dokumentima poput PaperOffice DMS-a može vam pomoći u smanjenju tih troškova i istovremeno osloboditi uredski prostor, jer neće biti potrebno zapošljavati dodatno osoblje za ručno digitaliziranje dokumenata ili pohranjivanje hrpe dokumenata u uredu.
Očuvajte integritet podataka i poboljšajte sigurnost podataka.
Unatoč tome što digitalni dokumenti i fizički papirnati dokumenati mogu biti izgubljeni ili oštećeni zbog fizičkih, okolišnih ili tehnoloških opasnosti, većina tvrtki i dalje troši vrijeme na spremanje svega u fizički arhiv i korištenje lokalnih ili cloud pohrane za digitalne dokumente.
Savjet
O važnosti spremišta u oblaku i zašto ne preporučujemo ovu metodu pohrane postoji posebna objava:
Zahvaljujući PaperOffice-u, svi vaši dokumenti se pohranjuju izravno na bazu podataka poslužitelja na vašem vlastitom poslužitelju, pružajući vam potpunu i neometanu kontrolu nad svim podacima. Pritom ne morate postavljati poslužitelj jer PaperOffice preuzima sve korake nakon instalacije.
Ili koristite svoj Synology ili QNAP NAS i upravljajte svim svojim dokumentima na vlastitom NAS uređaju! Prikazujemo vam 7 mjera kako izvući maksimum iz svog Synology NAS uređaja, ovdje možete saznati više.
Mora se jamčiti sigurnost revizije
Također, nakon što su dokumenti digitalizirani pomoću PaperOffice-a, sigurnost podataka i upravljanje pristupom postaju jednostavniji jer se podaci sigurno šifriraju i arhiviraju u vašoj bazi podataka, kojoj nitko, osim vas, ne može pristupiti.
PaperOffice automatski stvara verzije svakog promijenjenog dokumenta, stvara sjenu kopiju i sprema je odvojeno kako biste uvijek mogli otvoriti željenu verziju.
Prikazujemo vam kako osigurati verzioniranje i reviziju dokumenata u skladu s propisima.
Savjet
Također postoji video na YouTubeu koji objašnjava postupak na razumljiv način za "Revizijsko sigurno i GoBD usklađeno verzioniranje dokumenata s Dokumentmenagemen
Učitavanje relevantnih informacija iz dokumenata
Relevantni sadržaji dokumenata poput datuma, iznosa, vrsta dokumenata, ključne riječi i podataka o dokazima se inteligentno prepoznaju, izdvajaju i koriste za indeksiranje. Također se traže i izdvajaju relevantne informacije o dokazima kao što su neto iznosi, bruto iznosi, stopa poreza na dodanu vrijednost i valuta dokumenata. Ovo inteligentno prepoznavanje podataka se provodi potpuno automatski u sustavu PaperOffice.
Nažalost, tijekom postupka skeniranja papirnih dokumenata mogu postojati mnogi faktori koji mogu utjecati na kvalitetu slike, poput poravnanja, nabora, veličine slova, osvjetljenosti, rukopisnih tekstova i drugih. To može utjecati na kvalitetu prepoznavanja teksta i izdvojenih podataka. Može se dogoditi da prethodno naučene predloške dokumenata nije moguće prepoznati ili da podaci dokumenta nisu ispravno pohranjeni.
Ovdje dolaze na scenu redoviti izrazi.
Redoviti izrazi (Regex) su fantastičan način da se u tekstu pronađu točne vrijednosti.
Detaljno ćemo objasniti kako pravilno koristiti redovite izraze uz pomoć konkretnih primjera u drugom dijelu članka.
Početak je jednostavniji nego što mislite.
Ako još uvijek imate sumnje da to ne možete napraviti, pročitajte studije slučaja naših korisnika o integraciji sustava PaperOffice u poslovni život i uvjerite se sami u jednostavnost ili jednostavno zatražite probnu instalaciju.
Za koga je pogodan papirnati ured?
Brzi i jednostavni odgovor na ovo pitanje je: za svako poduzeće. Sve poslovne grane i veličine poduzeća, od malih i srednjih poduzeća (MSP) pa do startupova i velikih tvrtki, profitiraju od papirnatog ureda. Pogotovo će male i srednje tvrtke imati koristi od prelaska na papirnato poslovanje, jer će smanjenjem troškova i obrade biti slobodan budžet za daljnji rast.
Mogu li koristiti cloud-based provider za DMS u svom papirnatom uredu?
Ne. Još jedan faktor koji je postao poznat od 2018. godine kada je GDPR stupio na snagu je zaštita podataka. DMS rješenja i DMS softver se koriste za obradu, upravljanje i pohranu dokumenata koji često sadrže osjetljive osobne podatke. Za kršenje GDPR-a, zakonodavac je predvidio visoke kazne.
- Prednosti opravdavaju trud i troškove
Rad u digitalnom formatu i prelazak starih dokumenata u novo doba će biti najbolja ulaganja koja će vam u budućnosti uštedjeti mnogo vremena, novca i živaca.- Treba vam neko ko zna kako
Nije vam potreban vlastiti IT stručnjak da biste iskoristili sve prednosti digitalizacije.
Ono što vam treba je pravi partner koji sa svojim iskustvom može ostvariti upravo ono što vam je potrebno. Izbjegavajte paniku i odaberite testiranje umjesto lijepih prezentacija u PowerPointu koje nisu stvarno testirane.- Hardver je većinom već prisutan
Ispitivanja pokazuju da gotovo svaki poslovni subjekt ima veliki fotokopirni stroj koji ne koristi svoje mogućnosti. Taj uređaj obožava masovno skeniranje, tolerantan je prema spajalicama i može biti temelj digitalnog početka bez ulaganja u skener.- Jeftinije nego što očekujete uz pravi DMS
Izbjegavajte zamke troškova u DMS / ECM sustavima u kojima ste bespomoćno predani proizvođačima. Ne činite kompromise u vezi vlastitih mogućnosti administracije kao što je samostalno učenje dokumenata i podešavanje postavki. Ako vam treba pomoć, proizvođač će vam rado pomoći, ali ostanite samostalni i neovisni.- Digitalna automatizacija je budućnost
Procesi će se u budućnosti odvijati na potpuno isti način, ali automatski.
Dobijete račun? Radni tijek se pokreće i sve ide prema definiranom putu.
Trebate pretražiti 1000 fascikli? Nema problema, jer imate svoj vlastiti Google!
