वर्जनिंग: ऑडिट-प्रूफ दस्तावेज़ भंडारण को सही ढंग से करें। यह कैसे काम करता है!

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) में संस्करण निर्माण (versioning) क्या भूमिका निभाता है?

संस्करण निर्माण से संबंधित कार्य कई DMS सॉफ्टवेयर उपयोगकर्ताओं के लिए महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। लाभों के बारे में और जानें।

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) के भीतर 'संस्करण निर्माण' शब्द अजनबी नहीं है। GoBD-अनुपालन संस्करण नियंत्रण और ऑडिट-प्रूफ़ संस्करण निर्माण वाली दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करने की आवश्यकता increasingly स्पष्ट होती जा रही है।

क्योंकि कौन इस स्थिति को नहीं जानता? एक अनुबंध कई बार संसाधित किया जाता है - यहाँ एक परिवर्तन, वहाँ एक टिप्पणी, स्थिति की तुलना, कुल परिवर्तन और अंत में सहमति। प्रत्येक व्यक्तिगत परिवर्तन बैकअप के लिए कंप्यूटर पर स्थानीय रूप से सहेजा जाता है और आगे परीक्षण के लिए भेजा जाता है।

अब, यदि सहकर्मी अनुपस्थित हो या ग्राहक कॉल करे और पिछले महीने के संस्करण "XYZ" को संपादित करने का अनुरोध करे, तो सब कुछ अटक जाता है।

संस्करण की अव्यवस्था और अनावश्यकताएं इसका परिणाम हैं।

इस बिंदु पर, कम से कम दस्तावेज़ों के संस्करण निर्माण या संस्करण प्रबंधन के बारे में सोचना उचित है।

PaperOffice DMS में दस्तावेज़ों का स्वचालित संस्करण निर्माण और व्यापक संस्करण नियंत्रण होता है। चाहे आप PaperOffice के साथ पृष्ठ हटाएं, उन्हें घुमाएं या क्षेत्रों को ब्लैकआउट करें - GoBD के अनुसार ऑडिट-प्रूफ़ तरीके से सब कुछ संस्करणित होता है, जो पूर्ण फाइलिंग के लिए है।

DMS सॉफ्टवेयर के लाभ

DMS सॉफ्टवेयर की केंद्रीय ओरिएंटेशन कंपनी के लिए विभिन्न लाभ लाती है। उदाहरण के लिए, यह सुनिश्चित करता है कि सभी कर्मचारी एक ही, सही डेटा का उपयोग करें।

इसके अलावा, मीडिया ब्रेक से बचा जाता है, जिससे कार्यप्रवाह के ढांचे के भीतर जानकारी का निरंतर प्रवाह संभव होता है।

इससे डेटा की दोहराई गई रखरखाव भी अनावश्यक हो जाती है, जिससे स्थानांतरण त्रुटियों से बचा जाता है, जो आगे चलकर प्रबंधित डेटा की गुणवत्ता पर सकारात्मक प्रभाव डालती है।

बहुत सी कंपनियां, खासकर एसएमई (SMEs), इसे डेटा सुरक्षा के लिए एक बाधा के रूप में देखती हैं और इसलिए पेपरऑफिस जैसी दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (DMS) के उपयोग का समर्थन करती हैं।

समाधान

पेपरऑफिस DMS और संस्करण प्रबंधन के लिए एकीकृत मॉड्यूल VersionControl की मदद से, आप अपने दस्तावेज़ों और उनके परिवर्तनों पर पूर्ण नियंत्रण रखते हैं।

संस्करणन क्या है?

संक्षेप में: संस्करणन दस्तावेज़ों में किए गए सभी परिवर्तनों को ट्रैस करने योग्य बनाता है।

संस्करणन शब्द को बहुत आसानी से समझाया जा सकता है: बड़े पैमाने पर, यह वह कार्यक्षमता है जिसका उपयोग दस्तावेज़ों या फ़ाइलों में किए गए परिवर्तनों को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है।

इस तरह, हर दस्तावेज़ परिवर्तन को एक नए दस्तावेज़ संस्करण के रूप में छाया प्रतिकृति (shadow copy) के रूप में पहचाना और सहेजा जाता है।

दस्तावेज़ में हर परिवर्तन के साथ, एक संगत आर्काइव में दस्तावेज़ का एक "नया" संस्करण संग्रहीत किया जाता है। लॉगिंग परिवर्तनों को हर समय पारदर्शी और ट्रैस करने योग्य बनाती है।

इस बिंदु पर, अगला दर्शक जानता है कि किसी दस्तावेज़ को किस संपादक ने कब बदला था। यह आपको पूरे दस्तावेज़ जीवन चक्र की एक झलक देता है।

संस्करण निर्माण स्वचालित या دستی रूप से किया जा सकता है।

लेकिन अंतर क्या है? यह और PaperOffice DMS द्वारा समर्थित सभी संस्करण विधियाँ हमारे कार्यशाला ट्यूटोरियल में विस्तार से समझाई गई हैं।.

कौन सी प्रकार की संस्करण निर्माण मौजूद है?

स्वचालित संस्करण निर्माण

स्वचालित संस्करण निर्माण के साथ, PaperOffice स्वतंत्र रूप से पहचानता है कि एक दस्तावेज़ बदल गया है। यह एक Word दस्तावेज़ के साथ किया जा सकता है, या एकीकृत WorkBench मॉड्यूल की मदद से, एक PDF दस्तावेज़ के साथ।
बदले गए दस्तावेज़ का वर्तमान प्रतिलिपि PaperOffice द्वारा प्रसंस्करण के बाद स्वचालित रूप से बनाई जाती है और "प्रगति में दस्तावेज़" दस्तावेज़ पूल में संग्रहीत की जाती है। संस्करण तब तक अपडेट नहीं होता जब तक आप 'संपादन बंद करें' पर क्लिक नहीं करते।
यह सुनिश्चित करता है कि दस्तावेज़ नेटवर्क में ओवरराइट नहीं किए जा सकते हैं। क्योंकि जब तक आप किसी दस्तावेज़ पर काम कर रहे होते हैं, यह पहले उल्लिखित दस्तावेज़ पूल में होता है।

दस्तावेज़ का "नया संस्करण" चेक इन करने के बाद, PaperOffice पूर्वावलोकन छवि को अपडेट करता है और दस्तावेज़ के लिए पाठ पहचान फिर से करता है। पूर्व संस्करण उपलब्ध रहता है और उस तक पहुंचा जा सकता है।

मैनुअल संस्करण निर्माण

जब दस्तावेज़ों को छपा जाता है और हाथ से हस्ताक्षरित किया जाता है, उदाहरण के लिए, और फिर एक नए संस्करण के रूप में स्कैन करना होता है, तो मैन्युअल संस्करण निर्बंध आदर्श होता है।

मैन्युअल वर्जनिंग में, वर्जनिंग प्रक्रिया उपयोगकर्ता द्वारा मैन्युअल रूप से ट्रिगर की जाती है।

सुझाव

विषय "PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ दस्तावेज़ों के संशोधन-सुरक्षित और GoBD-अनुकूल वर्जनिंग" पर यूट्यूब पर एक वीडियो है जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से समझाता है:

PaperOffice एकीकृत AI का उपयोग करता है यह पहचानने के लिए कि यह दस्तावेज़ मौजूदा है और मौजूदा दस्तावेज़ के संस्करण के रूप में नए स्कैन किए गए को संग्रहीत करने का सुझाव देता है। या, यदि दस्तावेज़ दिखावट में अलग है और AI द्वारा पहचाना नहीं गया है, तो इसे मौजूदा दस्तावेज़ के लिए नए संस्करण के रूप में मैन्युअल रूप से संग्रहीत किया जा सकता है।

संस्करण प्रबंधन के लिए DMS का उपयोग करने के लाभ

एकीकृत संग्रहण

जैसे ही दस्तावेज़ PaperOffice में संग्रहीत होते हैं, एकीकृत वर्जनिंग सुनिश्चित करती है कि कई प्रतियां अलग-अलग फ़ाइलों के रूप में सहेजी नहीं जाती हैं। इसके बजाय, एक दस्तावेज़ के विभिन्न संस्करण एक ही फ़ाइल में होते हैं।

संशोधन सुरक्षा और GoBD अनुपालन का पालन

दस्तावेज़ों का वर्जनिंग संशोधन सुरक्षा और GoBD अनुपालन के पालन को सुनिश्चित करता है।

संशोधन सुरक्षा को सुनिश्चित करने के लिए, दस्तावेज़ों और फ़ाइलों में परिवर्तन की सभी विवरण स्पष्ट रूप से ट्रैसेबल होने चाहिए। यह सुनिश्चित किया जाना चाहिए कि केवल अधिकृत कर्मचारी ही ऐसे परिवर्तन कर सकते हैं। लेकिन यह भी उतना ही महत्वपूर्ण है कि सालों बाद पता चले कि किस कर्मचारी ने क्या और कब बदला।

सह-कार्य संरचना

PaperOffice न केवल एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है, बल्कि एक व्यापक सहयोग अनुप्रयोग के रूप में भी कार्य करता है। यह न केवल विस्तृत वर्कफ़्लो, मुहर और कार्य उपकरण प्रदान करता है, बल्कि वर्कफ़्लो के हिस्से के रूप में दस्तावेज़ों पर काम करना भी आसान बनाता है।

संस्करण नियंत्रण के कारण, हर उपयोगकर्ता को यह पता होता है कि एक दस्तावेज़ कब और कैसे बदला गया और किसने बदला। यदि कोई उपयोगकर्ता एक दस्तावेज़ में संपादन करता है, तो वह अन्य उपयोगकर्ताओं के लिए लॉक हो जाता है और समानांतर संपादन संभव नहीं होता है।

अंतिम बिंदु के संबंध में, दस्तावेज़ पर सहज सहयोग को नियंत्रित करने और पहुंच अधिकारों का समन्वय करने के लिए चेक-आउट और चेक-इन की प्रक्रिया काम आती है। चेक-आउट फ़ंक्शन के साथ, संपादक दस्तावेज़ को अस्थायी रूप से ब्लॉक कर देता है।

अनुवर्ती चेक-इन के साथ, पहला संपादक बदले हुए दस्तावेज़ को एक नए संस्करण के रूप में बनाता है। पहले लगाई गई संपादन लॉक को हटा दिया जाता है।

सुरक्षा और कई कानूनी मानकों और अनुपालन का पालन

संस्करण निर्माण के बारे में सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सभी कानूनी आवश्यकताओं और अनुपालन पहलुओं का प्रदर्शनपूर्वक पालन किया जाता है, जो दिन-प्रतिदिन अधिक महत्वपूर्ण हो रहे हैं। क्योंकि दस्तावेज़ में हर बदलाव को उस उपयोगकर्ता तक ट्रैस किया जा सकता है जिसने इसे बनाया था।

संस्करण निर्माण के लिए सही DMS सॉफ़्टवेयर का चयन

संक्षेप में, यह स्पष्ट हो जाता है कि DMS-समर्थित संस्करण प्रबंधन के कई लाभ हैं।

हालाँकि, संस्करण निर्माण की सबसे अच्छी बात यह है कि कंपनियां महत्वपूर्ण व्यापारिक दस्तावेज़ों के निर्माण, समीक्षा और वितरण को स्वचालित करने में सक्षम हैं।

PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन कई कंपनियों को ऑडिट सुरक्षा प्रदान करने में सक्षम बनाता है। यह महत्वपूर्ण है कि व्यापार दस्तावेजों में सभी परिवर्तनों को तेजी से और किसी भी समय समझा जा सके।

शुरुआत करना आपके विचार से आसान है।

क्या आप अभी भी असफल होने की चिंता कर रहे हैं? अपने व्यापार जीवन में PaperOffice एकीकरण के बारे में हमारे ग्राहकों के केस स्टडी पढ़ें और सरलता को स्वयं समझें या परीक्षण इंस्टॉलेशन के लिए आवेदन करें।

कागज रहित कार्यालय किसके लिए उपयुक्त है?

इस सवाल का त्वरित और आसान उत्तर है: हर कंपनी के लिए। सभी व्यापार क्षेत्र और आकार कागज रहित कार्यालय से लाभान्वित होते हैं, एसएमई और स्टार्टअप्स से लेकर बड़ी कंपनियों तक। हालांकि, परिवर्तन विशेष रूप से छोटे और मध्यम आकार की कंपनियों के लिए मूल्यवान है: प्रसंस्करण प्रयास और लागत में कमी ने आगे के विकास को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक बजट को मुक्त कर दिया है।

क्या मैं अपने कागज रहित कार्यालय के लिए क्लाउड-आधारित डीएमएस प्रदाता का उपयोग कर सकता हूं?

नहीं। 2018 में जीडीपीआर के लागू होने के बाद से हर किसी की जुबान पर एक और कारक है, यानी डेटा सुरक्षा। डीएमएस समाधान और डीएमएस सॉफ्टवेयर का उपयोग अक्सर संवेदनशील, व्यक्तिगत डेटा वाले दस्तावेजों को संसाधित करने, प्रबंधित करने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है। जीडीपीआर के उल्लंघन की स्थिति में, विधायी उच्च जुर्माने का प्रावधान करता है।

• लाभ प्रयास और लागत को न्यायसंगत बनाते हैं
  डिजिटल रूप से काम करना और पुराने दस्तावेजों को नए युग में लाना भविष्य में अद्भुत मात्रा में समय, पैसा और तनाव बचाने के लिए सर्वश्रेष्ठ प्रमुख निवेश होगा।
• आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो जानता हो
  डिजिटलीकरण के सभी लाभों का लाभ उठाने के लिए आपको अपने पास अपना खुद का आईटी विशेषज्ञ नहीं चाहिए।
  आपको जो चाहिए वह आपके साथ सही साझेदार है जो अपनी अनुभव के कारण ठीक वही लागू कर सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है। डर फैलाने से बचें और बिना वास्तव में परखे हुए शानदार पावरपॉइंट प्रस्तुतियों के बजाय परीक्षण स्थितियों का चयन करें।
• हार्डवेयर आमतौर पर पहले से ही उपलब्ध होता है
  अनुभव से पता चला है कि लगभग हर संस्थान, कंपनी और संगठन के पास एक बड़ी कॉपी मशीन होती है जो अपने क्षमता का उपयोग नहीं करती। ये उपकरण भारी स्कैनिंग को पसंद करते हैं, पेपरक्लिप के प्रति सहिष्णु होते हैं और बिना स्कैनर निवेश के डिजिटल शुरुआत के लिए आधार बन सकते हैं।
• सही DMS के साथ अपेक्षा से सस्ता
  DMS / ECM प्रणालियों में लागत चालों से बचें जहां आप निर्माताओं के हाथों बेबस हैं। अपने स्वयं के प्रशासनिक विकल्पों, जैसे दस्तावेजों को शिक्षित करना और सेटिंग्स स्वयं करना, के मामले में कोई समझौता न करें। यदि आपको मदद की आवश्यकता है तो निर्मात आपकी सहायता करने के लिए तैयार रहेगा, लेकिन स्वतंत्र रहें।
• डिजिटल स्वचालन भविष्य है
  प्रक्रियाएं भविष्य में पूरी तरह से समान होंगी, लेकिन पूर्णतः स्वचालित।
  चालान आ रहा है? कार्यप्रवाह सक्रिय हो जाता है और सब कुछ अपने परिभाषित मार्ग पर चलता है।
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