निम्नलिखित लेख में, हम आपको दिखाएंगे कि आप अपनी संचालन दक्षता को कैसे बढ़ा सकते हैं, बढ़ी हुई सटीकता के माध्यम से मानवीय त्रुटियों को कम कर सकते हैं, अपने वर्तमान खर्चों को कम कर सकते हैं, अपने कार्यालय के स्थान का अधिकतम उपयोग कर सकते हैं, डेटा की अखंडता बनाए रख सकते हैं और डेटा सुरक्षा में सुधार कर सकते हैं।
हम आपके लिए PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के लाभों की सूची देते हैं, और यह भी कि आप DMS का उपयोग करके 92% तक लागत कमी को कैसे सुनिश्ित कर सकते हैं।
हम इस लेख के दूसरे भाग में यह भी समझाते हैं कि नियमित अभिव्यक्तियाँ (regex) क्या हैं और ठोस REGEX अनुप्रयोग उदाहरणों की सूची देते हैं।
आप सीखेंगे कि वे आपको अपने दस्तावेज़ों से आवश्यक डेटा को तेज़ी से, कुशलतापूर्वक और उस डेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज किए बिना कैसे निकालने में मदद कर सकते हैं।
तीन जादुई अक्षर तकनीक - OCR
OCR का वास्तव में क्या अर्थ है और इसका उपयोग किसके लिए किया जाता है?
ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) अब विभिन्न दस्तावेज़ों, जैसे कि रसीदों से जानकारी निकालने, भौतिक कागजी दस्तावेज़ों को डिजिटल बनाने और दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यप्रवाह को सरल बनाने के लिए व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है।
OCR टेक्स्ट रिकग्निशन का उपयोग कंपनियों को एक विशाल लाभ देता है क्योंकि यह दस्तावेज़ प्रसंस्करण को स्वचालित करने में मदद कर सकता है, जो किसी भी उद्योग में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
OCR, जिसका पूर्ण रूप ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन है, एक सॉफ़्टवेयर उत्पाद को डिजिटल छवि से टेक्स्ट को पहचानने और निकालने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, स्कैन किए गए दस्तावेज़ों को पढ़ने और विश्लेषित करने के लिए यह आवश्यक है।
जब व्यवसाय दैनिक आधार पर रसीदों के बैच से निपटते हैं तो रसीद OCR उपयोगी होता है, लेकिन पर्याप्त सटीक परिणाम प्रदान करने के लिए केवल एक OCR रसीद स्कैनर पर्याप्त नहीं है।
इसके लिए एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग किया जाना चाहिए, जिसमें मानक रूप से विस्तृत OCR कार्यक्षमता पहले से मौजूद हो, जैसे कि PaperOffice DMS।
PaperOffice प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए OCR टेक्स्ट पहचान करता है, पूरे टेक्स्ट सामग्री को इंडेक्स करता है और एकीकृत उन्नत खोज के कारण आपको दुनिया की सबसे शक्तिशाली DMS खोज उपकरण में से एक प्रदान करता है।बिना किसी काम के!
डिजिटलीकरण के लाभ
लगभग हर कोई जो कंपनी में लागत कमी के विषय से निपटा है, ने निश्चित रूप से तकनीकी शब्द "डिजिटलीकरण" से निपटा होगा।
आमतौर पर, कंपनी की सभी रसीदें एक ही स्थान पर रखी जाती हैं। दस्तावेज़ों का प्रसंस्करण कुछ दिनों बाद शुरू होता है। उन्हें मैन्युअल रूप से डिजिटलीकृत करने में प्रासंगिक जानकारी को खोजना, इसे स्प्रेडशीट में दर्ज करना, प्रविष्टियों की जांच करना शामिल है, और फिर अगले पर जाना, जब तक कि आप अंततः चालानों और अन्य दस्तावेज़ों के ढेर को डिजिटलीकृत न कर लें।
आपको संचालनात्मक या लेखा उद्देश्यों के लिए स्प्रेडशीट को अलग-अलग प्रणालियों में अपलोड करने के लिए एक अतिरिक्त कदम भी उठाना पड़ सकता है।
भयानक लग रहा है, है ना?
एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के साथ जिसमें स्वचालित टेक्स्ट पहचान पहले से मौजूद हो, आप प्रक्रिया को घंटों या यहां तक कि दिनों से केवल कुछ मिनटों में कम कर सकते हैं।
टेम्पलेट और वांछित विशिष्ट डेटा फ़ील्ड्स को सेटअप करने के बाद, जानकारी व्यक्तिगत दस्तावेज़ों या दस्तावेज़ बैचों से निकाली जाती है।
विस्तृत दस्तावेज़ जानकारी संग्रहीत की जाती है, दस्तावेज़ को टैग किया जाता है और पढ़ी गई जानकारी के कारण, यदि आवश्यक हो तो इसे संग्रहीत संपर्क के साथ स्वचालित रूप से लिंक किया जा सकता है।
आपको बस फ़ाइलों को स्कैन करके या शुरू से ही डिजिटल रूप से (जैसे ईमेल द्वारा) प्राप्त करके और उन्हें PaperOffice में सहेत करके डिजिटल बनाना है।
दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपके लिए बाकी सब कुछ करेगी।
सुझाव
वैसे, "कागजी दस्तावेजों को डिजिटल बनाने के 10 सबसे महत्वपूर्ण लाभ" विषय पर एक विशेष लेख उपलब्ध है:
उच्च सटीकता के साथ मानवीय त्रुटियों को कम करें
मैन्युअल डेटा प्रविष्टि जैसे दोहराए जाने वाले कार्यों को करने में काफी क्लेश हो सकता है और कर्मचारियों की थकान या ध्यान भटकने के कारण आपके डेटा की गुणवत्ता खराब हो सकती है, जिससे सभी संख्याएं और शब्द भूल जाते हैं या गलत हो जाते हैं।
इसके अलावा, "पहुंच और उपयोगकर्ता अधिकार" कारक भी एक सीमित समूह का प्रतिनिधित्व करता है, क्योंकि आपकी कंपनी के सभी कर्मचारियों को आपकी कंपनी की जानकारी और डेटा देखने का अधिक नहीं होता है।
स्वचालित पाठ पहचान वाली सॉफ्टवेयर के लिए, ध्यान बनाए रखना कभी भी कठिन नहीं होता है और यह संवेदनशील डेटा को देख सकता है, उसे निकाल सकता है और बिना "कंपनी के रहस्यों को लीक किए" उच्च सटीकता के साथ आउटपुट को व्यवस्थित कर सकता है।
विशेष रूप से इन कठिन समय में, सभी कंपनियों के लिए अपनी प्रतिस्पर्धात्मकता को मजबूत करना बहुत महत्वपूर्ण है। कागज़ रहित बनाने के लिए। डिजिटल व्यवस्था करें और सुनिश्चित करें कि कर्मचारी घर से लचीले ढंग से भी काम कर सकें। अंततः, कंपनी को डिजिटल युग के साथ चलना होगा और कागज़ रहित कार्यालय की ओर जाने वाले रास्ते को साकार करना होगा।.
लागत कम करें और कार्यालय स्थान को अधिकतम करें
मैन्युअल डेटा प्रविष्टि बहुत श्रमसाध्य हो सकती है और आपके पास जितने अधिक रसीदें हैं, आपकी कर्मचारी लागत उतनी ही अधिक होगी। इसके अलावा, मानवीय त्रुटियों के कारण डेटा की असटीकता से जुड़ी कुछ अतिरिक्त लागतें भी हो सकती हैं।
कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) के साथ डेटा के स्वचालित प्रसंस्करण और पढ़ने के माध्यम से, PaperOffice DMS जैसा दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली आपको इन लागतों को कम करने में मदद कर सकता है और एक ही समय में कार्यालय स्थान मुक्त कर सकता है, क्योंकि आपको रसीदों को मैन्युअल रूप से डिजिटल बनाने या अपने कार्यालय में रसीदों के ढेर को संग्रहीत करने के लिए अतिरिक्त कर्मचारी नहीं रखना पड़ेगा।
डेटा की अखंडता बनाए रखें और डेटा सुरक्षा को बेहतर बनाएं।
चाहे डिजिटल फाइलें या भौतिक कागज़ दस्तावेज़ भौतिक, पर्यावरणीय या तकनीकी खतरों के कारण खो या नष्ट हो सकते हैं, अधिकांश संगठन अभी भी सब कुछ भौतिक आर्काइव में संग्रहीत करने और डिजिटल रिकॉर्ड के लिए स्थानीय या क्लाउड स्टोरेज का उपयोग करने में समय बर्बाद करते हैं।
सुझाव
वैसे, क्लाउड में बचत के विषय पर एक विशेष लेख है और क्यों हम इस भंडारण विधि की अनुशंसा नहीं करते हैं:
PaperOffice की मदद से, आपकी सभी दस्तावेज़ सीधे आपके अपने सर्वर के डेटाबेस सर्वर में संग्रहीत होते हैं, जिससे आपको सभी डेटा पर पूर्ण, असीमित नियंत्रण मिलता है। आपको सर्वर सेटअप करने की आवश्यकता नहीं है, क्योंकि स्थापना के बाद PaperOffice आपके लिए अन्य सभी चरणों का ध्यान रखता है।
या अपनी Synology या QNAP NAS का उपयोग करें और अपने स्वयं के NAS डिवाइस पर सभी रसीदों का प्रबंधन करें! हम 7 उपाय सूचीबद्ध करते हैं ताकि आप अपनी Synology NAS से अधिकतम लाभ उठा सकें यहाँ इसके बारे में और जानें।
संशोधन सुरक्षा की गारंटी दी जानी चाहिए
इसके अलावा, डेटा सुरक्षा और एक्सेस प्रबंधन आसान हो जाता है जैसे ही रसीदों को PaperOffice के साथ डिजिटल किया जाता है, क्योंकि डेटा उच्च स्तर पर सुरक्षित रूप से एन्क्रिप्टेड होता है और आपके डेटाबेस में ऑडिट-प्रूफ तरीके से संग्रहीत होता है, जिस तक कोई भी नहीं पहुँच सकता सिवाय आपके।
PaperOffice हर बदले गए दस्तावेज़ को स्वचालित रूप से संस्करणित करता है, एक छाया प्रतिलिपि बनाता है और इसे अलग से सहेजता है ताकि आप हमेशा वांछित संस्करण को फिर से खोल सकें।
हम वर्णन करते हैं कि आप संस्करणन और ऑडिट-प्रूफ दस्तावेज़ भंडारण कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं।
सुझाव
पर विषय "PaperOffice दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ संशोधन-प्रूफ और GoBD-अनुपालन दस्तावेज़ों का संस्करणन" पर YouTube पर एक वीडियो भी है, जो इस प्रक्रिया को समझने योग्य तरीके से समझाता है:
OCR के साथ दस्तावेज़ों को डिजिटल करने की चुनौतियाँ क्या हैं?
OCR टेक्स्ट पहचान के साथ डेटा निकालते समय, कुछ चुनौतियों पर विचार करना आवश्यक है। चूंकि प्रत्येक कंपनी का अपना फॉर्मेट होता है, इसलिए इनवॉइस लेआउट बहुत भिन्न होते हैं।
ताकि आपके रसीद सटीक रूप से पढ़े जा सकें, PaperOffice ने कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI) का उपयोग करके स्वचालित दस्तावेज़ पहचान, जिसे PIA कहा जाता है, प्रदान किया है।
PIA विशेष एल्गोरिदम और पहचान तकनीकों का उपयोग करता है।
PIA में एक व्यापक, एकीकृत शब्दकोश है जो गलत रूप से पहचाने गए पदों को स्वचालित रूप से पहचानता है, उनका तुलना करता है और उन्हें सही पदों से बदल देता है। आप हमेशा यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आपके दस्तावेज़ के लिए सही टेक्स्ट पहचान संग्रहीत की गई है।
संबंधित दस्तावेज़ जानकारी पढ़ना
तिथियाँ, राशियाँ, दस्तावेज़ प्रकार, कीवर्ड और दस्तावेज़ डेटा जैसे संबंधित दस्तावेज़ सामग्री को बुद्धिमान रूप से पहचाना, निकाला और इंडेक्सिंग के लिए उपयोग किया जाता है। इसके अलावा, शुद्ध कुल राशि, ब्रॉट कुल राशि, VAT दर और दस्तावेज़ मुद्रा जैसे दस्तावेज़ से संबंधित जानकारी खोजी जाती है और फिर निकाली जाती है। PaperOffice के साथ डेटा की यह बुद्धिमान पहचान पूरी तरह से स्वचालित है।
दुर्भाग्यवश, कागजी दस्तावेजों के स्कैनिंग प्रक्रिया के दौरान, कई ऐसे कारक होते हैं जो छवि की गुणवत्ता को प्रभावित कर सकते हैं, जैसे कि: संरेखण, मोड़, फ़ॉन्ट आकार, चमक, हस्तलिखित पाठ और अधिक। इससे पाठ पहचान की गुणवत्ता और पढ़े गए डेटा में कमी आती है। इसका मतलब यह हो सकता है कि पहले से सिखाए गए दस्तावेज़ टेम्पलेट को पहचाना नहीं जाता है या दस्तावेज़ सामग्री सही ढंग से संग्रहीत नहीं की जाती है।
यहाँ नियमित अभिव्यक्तियाँ (regular expressions) काम में आती हैं।
नियमित अभिव्यक्तियाँ (regex) पाठ में सटीक मानों को खोजने का एक शानदार तरीका हैं।
हम विस्तार से समझाते हैं कि आप स्पष्ट उदाहरणों का उपयोग करके नियमित अभिव्यक्तियों का उपयोग कैसे कर सकते हैं लेख के दूसरे भाग में।
शुरुआत करना आपके विचार से आसान है।
क्या आप अभी भी डरे हुए हैं कि आप इसे नहीं कर पाएंगे? PaperOffice के अपने व्यापार जीवन में एकीकरण के बारे में हमारे ग्राहकों के केस स्टडी पढ़ें और सरलता से खुद को convinced करें या बस एक परीक्षा स्थापना के लिए आवेदन करें।
कागज रहित कार्यालय किसके लिए उपयुक्त है?
इस सवाल का त्वरित और आसान उत्तर है: हर कंपनी के लिए। सभी व्यापार क्षेत्र और आकार कागज रहित कार्यालय से लाभान्वित होते हैं, छोटे और मध्यम उद्यमों और स्टार्टअप्स से लेकर बड़ी कंपनियों तक। हालाँकि, रूपांतरण विशेष रूप से छोटे और मध्यम उद्यमों के लिए मूल्यवान है: प्रसंस्करण प्रयास और लागत में कमी ने आगे की वृद्धि को बढ़ावा देने के लिए आवश्यक बजट को मुक्त कर दिया है।
क्या मैं अपने कागज रहित कार्यालय के लिए क्लाउड-आधारित DMS प्रदाता का उपयोग कर सकता हूँ?
नहीं। जीडीपीआर का 2018 में अंतिम रूप से लागू होने के बाद से हर किसी के मुंह पर एक और कारक है, यानी डेटा सुरक्षा। डीएमएस समाधान और डीएमएस सॉफ्टवेयर का उपयोग उन दस्तावेजों को संसाधित करने, प्रबंधित करने और संग्रहीत करने के लिए किया जाता है जिनमें अक्सर संवेदनशील, व्यक्तिगत डेटा होता है। जीडीपीआर के उल्लंघन की स्थिति में, विधायी उच्च जुर्माने का प्रावधान करता है।
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लाभ प्रयास और लागत को न्यायसंगत बनाते हैं
डिजिटल रूप से काम करना और पुराने दस्तावेजों को नए युग में लाना भविष्य में अविश्वसनीय मात्रा में समय, पैसा और तनाव बचाने के लिए सर्वोत्तम कुंजी निवेश होगा। -
आपको किसी ऐसे व्यक्ति की आवश्यकता है जो जानता हो
डिजिटलीकरण के सभी लाभों का लाभ उठाने के लिए आपको अपने पास अपना आईटी विशेषज्ञ नहीं चाहिए।
आपको जो चाहिए वह आपके पक्ष में सही साझेदार है जो अपने अनुभव के कारण ठीक वही लागू कर सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है। डर फैलाने से बचें और बिना वास्तव में परखे fancy पावरपॉइंट प्रस्तुतियों के बजाय परीक्षण स्थितियों का चयन करें। -
हार्डवेयर आमतौर पर पहले से ही उपलब्ध होता है
अनुभव से पता चला है कि लगभग हर संस्थान, कंपनी और संगठन के पास एक बड़ी कॉपी मशीन होती है जो अपने क्षमता का उपयोग नहीं करती है। ये उपकरण भारी स्कैन को पसंद करते हैं, पेपरक्लिप के प्रति सहिष्णु होते हैं और बिना स्कैनर निवेश के डिजिटल शुरुआत की नींव बन सकते हैं। -
सही डीएमएस के साथ अपेक्षा से सस्ता
DMS/ECM प्रणालियों में लागत के फंदों से बचें जहां आप निर्माताओं की कठोर नियंत्रण में होते हैं। अपने स्वयं के प्रशासनिक विकल्पों, जैसे कि दस्तावेजों को शिक्षित करना और सेटिंग्स स्वयं बनाने, के मामले में कोई समझौता न करें। यदि आपको मदद की आवश्यकता है, तो निर्माता आपकी सहायता करने में खुशी महसूस करेगा, लेकिन स्वतंत्र रहें। -
डिजिटल स्वचालन भविष्य है
प्रक्रियाएं भविष्य में पूरी तरह से समान होंगी, लेकिन पूर्णतः स्वचालित होंगी।
इनवॉइस आ रही है? कार्यप्रवाह सक्रिय हो जाता है और सब कुछ अपने परिभाषित तरीके से चलता है।
1000 फोल्डरों में खोजें? कोई समस्या नहीं, क्योंकि आपके पास अपना Google है!
