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समस्या के अनुसार
दस्तावेज़ अराजकता जानकारी नहीं मिल रही है ज्ञान की हानि मैन्युअल डेटा प्रविष्टि प्रक्रियाएँ बहुत धीमी स्केलिंग असंभव बहुत अधिक त्रुटियाँ अनुपालन जोखिम समर्थन अधिभारित
प्रक्रिया के अनुसार
चालान प्रसंस्करण मेलरूम को डिजिटाइज़ करें ऑनबोर्डिंग अनुबंध प्रबंधन मानव संसाधन प्रक्रियाएँ Document Integrity Check रिपोर्टिंग और एनालिटिक्स आर्काइविंग और अनुपालन ग्राहक सेवा गुणवत्ता नियंत्रण
जोखिम के अनुसार
चालान धोखाधड़ी नकली दस्तावेज़ Document Integrity Check पहचान धोखाधड़ी VAT धोखाधड़ी खुफिया चालान में गणना त्रुटियाँ डेटा हेरफेर भुगतान धोखाधड़ी अनुपालन उल्लंघन गोपनीयता / GDPR ऑडिट गैप्स
दस्तावेज़ के अनुसार
चालान और रसीदें बैंक विवरण कर फॉर्म अनुबंध आईडी और दस्तावेज़ फॉर्म और आवेदन लिखावट वाले दस्तावेज़ तकनीकी दस्तावेज़ चिकित्सा दस्तावेज़
केस स्टडी
लोक प्रशासन | नगर पालिका

कैरिओन डे लॉस कोंडेस टाउन हॉल

पालेन्सिया, स्पेन

कैमिनो डी सैंटियागो पर एक प्रमुख पड़ाव, कैरिओन डे लॉस कोंडेस के ऐतिहासिक शहर ने सदियों पुराने ऐतिहासिक रिकॉर्ड को संरक्षित करते हुए अपने नगरपालिका प्रशासन का आधुनिकीकरण किया।

80%
तेज प्रसंस्करण
500+
वर्षों के रिकॉर्ड
50,000+
दस्तावेज डिजिटाइज्ड
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नागरिक पहुंच

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ISO 27001
ISO 27001 और SOC 2 Type II प्रमाणन प्रक्रिया में हैं। अनुरोध पर NDA के तहत मध्यवर्ती ऑडिट उपलब्ध।
SOC 2 Type 2
ISO 27001 और SOC 2 Type II प्रमाणन प्रक्रिया में हैं। अनुरोध पर NDA के तहत मध्यवर्ती ऑडिट उपलब्ध।
कैरिओन डे लॉस कोंडेस टाउन हॉल

स्थिति

1,000 से अधिक वर्षों के इतिहास वाले कैरिओन डे लॉस कोंडेस में सदियों पुराने नगरपालिका अभिलेखागार थे। कैमिनो डी सैंटियागो तीर्थयात्रा मार्ग पर एक लोकप्रिय पड़ाव के रूप में, टाउन हॉल न केवल नियमित प्रशासनिक कार्यों को संभालता है, बल्कि सालाना हजारों तीर्थयात्री-संबंधित पूछताछ भी करता है।

कागजी प्रक्रियाओं का मतलब था कि नागरिकों को अक्सर साधारण प्रमाणपत्रों के लिए दिनों तक इंतजार करना पड़ता था। ऐतिहासिक दस्तावेज खराब हो रहे थे, और संग्रहीत रिकॉर्ड तक पहुंचने के लिए भंडारण सुविधाओं का भौतिक दौरा आवश्यक था।

क्षेत्रीय सरकार ने सभी नगर पालिकाओं के लिए डिजिटल परिवर्तन अनिवार्य कर दिया, जिससे ऐतिहासिक रिकॉर्ड संरक्षित हों, यह सुनिश्चित करते हुए आधुनिकीकरण की तात्कालिकता पैदा हुई।

हमारे अभिलेखागार में 16वीं सदी के दस्तावेज हैं। उनका डिजिटलीकरण केवल दक्षता के बारे में नहीं था - यह हमारी विरासत को भविष्य की पीढ़ियों के लिए संरक्षित करने के बारे में था।

चुनौती & समाधान

चुनौतियां

  • सदियों पुराने ऐतिहासिक रिकॉर्ड जिन्हें सावधानीपूर्वक डिजिटलीकरण की आवश्यकता है
  • नागरिकों को साधारण प्रमाणपत्रों और दस्तावेजों के लिए दिनों तक इंतजार करना पड़ता है
  • नागरिकों या तीर्थयात्रियों के लिए कोई दूरस्थ पहुंच नहीं
  • डिजिटल परिवर्तन के लिए क्षेत्रीय जनादेश
  • छोटे नगरपालिका में सीमित आईटी संसाधन

PaperOffice के साथ समाधान

  • संरक्षण प्रोटोकॉल के साथ ऐतिहासिक अभिलेखागार का सावधानीपूर्वक डिजिटलीकरण
  • प्रमाणपत्र अनुरोधों और ट्रैकिंग के लिए ऑनलाइन नागरिक पोर्टल
  • सदियों पुराने हस्तलिखित रिकॉर्ड में एआई-संचालित खोज
  • नगरपालिका भवनों में काम करने वाले कर्मचारियों के लिए मोबाइल पहुंच
  • सामान्य प्रशासनिक अनुरोधों के लिए स्वचालित वर्कफ़्लो

कार्यान्वयन प्रक्रिया

महीना 1-2
ऐतिहासिक मूल्यांकन
ऐतिहासिक दस्तावेजों की सूची बनाना और प्राथमिकता तय करना, संरक्षण प्रोटोकॉल स्थापित करना।
महीना 3-4
आधुनिक दस्तावेज
वर्तमान प्रशासनिक दस्तावेजों का डिजिटलीकरण और वर्कफ़्लो स्वचालन।
महीना 5-6
नागरिक पोर्टल
नागरिक सेवाओं और दस्तावेज़ अनुरोधों के लिए ऑनलाइन पोर्टल का शुभारंभ।
महीना 7+
ऐतिहासिक अभिलेखागार
एआई-संवर्धित खोज क्षमता के साथ ऐतिहासिक अभिलेखों का निरंतर डिजिटलीकरण।

मापने योग्य परिणाम

80%
तेज प्रसंस्करण
500+
वर्ष संरक्षित
50K+
दस्तावेज डिजिटाइज्ड
24/7
ऑनलाइन पहुंच

पहले vs. बाद में

माप
पहले
बाद में
प्रमाणपत्र प्रसंस्करण
3-5 दिन
उसी दिन
अभिलेख पहुंच
केवल व्यक्तिगत रूप से
ऑनलाइन 24/7
रिकॉर्ड खोज समय
घंटे से दिन
सेकंड
नागरिक संतुष्टि
62%
94%
कागज का उपयोग
15,000 शीट/वर्ष
2,000 शीट/वर्ष

PaperOffice ने हमें अपनी 1,000 साल की विरासत का सम्मान करते हुए 21वीं सदी में कदम रखने की अनुमति दी। दुनिया भर के तीर्थयात्री अब हमारे शहर के बारे में तुरंत जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।

क्यों PaperOffice?

ऐतिहासिक संरक्षण
सदियों पुराने दस्तावेजों के डिजिटलीकरण और संरक्षण के लिए विशेष प्रोटोकॉल।
नागरिक पोर्टल
नागरिक सेवाओं और दस्तावेज़ अनुरोधों के लिए तैयार ऑनलाइन पोर्टल।
बहुभाषी
अंतर्राष्ट्रीय आगंतुकों के लिए स्पेनिश, अंग्रेजी और अन्य भाषाओं के लिए पूर्ण समर्थन।

अपने नगर पालिका का आधुनिकीकरण करें

जानें कि PaperOffice लोक प्रशासनों को नागरिकों की बेहतर सेवा करने में कैसे मदद करता है।